Как начать бизнес письмо на английском

Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.

Формат записи адреса

По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.

Отправитель

Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.

Как начать деловое письмо на английском языке. Фразы-заготовки и грамматика.

ul. Komsomolskaya, d. 8, kv.37

ul.Lenina, d.15, kv.12

Дата

После данных отправителя располагается дата. Ее формат может быть разным, но в последнее время наблюдается тенденция не использовать записи с порядковыми числительными. Чаще всего встречается вариант с цифровым обозначением дня и года, и указанием месяца в полном или сокращенном виде.

Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме. Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.

• 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
• 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)

Чтобы не возникало расхождений, рекомендуется пользоваться обозначениями с полным или сокращенным написанием названия месяца, которые приведены выше.

Получатель

Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.

Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:

• Имя и фамилия, или название учреждения;
• № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
• Город и почтовый индекс;
• Указание страны.

Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.

7 Abby road, apt. 3

London SW19 2LZ

Great Russell Street,

London WC1B 3DG,

В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.

Как начать письмо на английском – приветственные клише

Dear Mr*. Brown, …

Уважаемый мистер Браун, …

Dear Ms. Peterson**, …

Уважаемая госпожа Петерсон, …

Dear partners, …

Dear heads of departments, …

Уважаемые начальники отделов, …

Dear colleagues, …

Dear Sir, …

Dear Madam, …

Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям:

Dear Imperial Tobacco Group plc, …

Dear Sirs and Madams, …

Уважаемые дамы и господа, …

Ladies and Gentlemen, …

Dear Sir or Madam, …

Уважаемый господин или госпожа…

Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение:

Dear K.L. Gridd, …

To whom it may concern***:

Всем, кого это касается:

Канцелярский вариант перевода:

По месту требования:

Dear Lucy, …

Hello John, …

Hi Pamela, …

Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, …

Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон…

Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми:

Dear Nick and Jessica, …

Дорогие Ник и Джессика, …

Hello Bob and Mary, …

*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister, Mistress + фамилия и т.п.

**Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss, подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя. Однако, чаще используется нейтральное Ms.

***Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.

Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.

Причины письма и вежливое прощание

Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.

Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.

После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.

И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:

На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!

Видео

Источник: speakenglishwell.ru

Правила и тренды деловой переписки на английском языке

У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.

Екатерина Зейналова

Высшее образование в сфере Бизнес Менеджмента. Свободно владеет английским и русским языками. Также знает немецкий и арабский. Автор и редактор проектов по маркетингу, гемблингу, Амазону, HR, и многим другим тематикам.

Многие компании открывают для себя новые рынки, выходят на международную арену. Приходится не только изучать язык, но и осваивать этику общения с иностранными партнерами. У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.

Деловая этика при общении с представителями разных стран

Интернет и взаимная доступность, независимо от местонахождения собеседника, дают нам иллюзию того, что мы похожи друг на друга, что у нас примерно одинаковые взгляды, привычки и принципы. Но в каждой стране свои культурные особенности, разный темп жизни, правила обращений и прочее.

Большинство предпринимателей считают, что в освоении новых рынков бизнесу мешают эти различия. Наш опыт подсказывает, что проявляя внимание и уважение к особенностям коммуникации в стране партнера, эти барьеры можно преодолеть.

Во Франции, например, не принято писать просто «Добрый день!», нужно добавить «мадам» или «месье» — французы очень трепетны к чинам и званиям, как и к своему языку в целом. Поэтому если вы решили написать французу на английском, на всякий случай извинитесь, что у вас нет возможности говорить по-французски.

В Китае, Японии и арабских странах важно быть максимально вежливым и тактичным, даже если в русском переводе эти фразы кажутся чрезмерными:

• “I would be grateful if you could…”→ «Я был бы крайне признателен…»
• “I hope this email finds you well” → «Я надеюсь, что это письмо застанет вас в хорошем расположении духа»

Таких особенностей много в каждой стране. Поэтому, планируя письмо деловому партнеру, изучите «характер» страны, в которой он живет.

Правила инфостиля на английском

Есть несколько советов, которые актуальны для любого языка. Помните, что даже если будут нарушены какие-то правила — обилие смайликов и эпитетов, сложные фразы и прочее — письма, составленные с учетом пользы для получателя, будут эффективными.

Множество исследований показывает, что тема бизнес-письма должна быть простой и понятной. Как заголовок статьи, отражающий ее суть. Никаких “Cooperation”, “Photos” или “Contract”. Добавьте деталей — “We offer placement in our magazine”, “Photos for the travel section”.

Это увеличивает открываемость писем и позволяет быстро найти нужную ветку. Если в процессе переписки что-то изменилось — вы начинали с предложения о сотрудничестве, а потом перешли к согласованию договора — создайте новую ветку.

Придерживайтесь правила: «Для каждого значимого обсуждения — отдельная ветка».

Избегайте восклицательных знаков

В русском языке восклицательный знак после «Здравствуйте» выглядит вполне естественно, но при приветствии в деловой переписке на английском это создает лишний эмоциональный контекст.

Восклицательный знак в письме полезен, если вы хотите что-то эмоционально подчеркнуть или привлечь внимание. Но во втором случае он может быть воспринят как повышение тона.

Избегайте «воды» и сложных конструкций

Задача вашего письма — кратко и емко донести суть. Прочтите текст несколько раз и уберите все, что не несет смысла или может затруднить понимание. Например, такой текст письма вряд ли вызовет интерес:

“Our dynamically developing N-company is a market leader in the field of integration of innovative digital solutions for business. We have been working for more than 8 years and have carried out many integrations. We would like to offer you a win-win relationship. If you are interested in cooperation, please, write your phone number to discuss details.”

Лучше заменить на что-то вроде:

“My name is Andrey, I represent the N-company. In the last 8 years, we have conducted 56 projects to integrate Cisco, Mikrotik and IPsec systems into small and medium-sized business projects. We would like to offer you a solution to integrate the Cisco system into your business. How can I contact you to discuss our offer?”

Используйте простое человеческое объяснение: зачем вы пишете и что хотите получить от человека.

Используйте списки

Это удобно, если вам нужно обсудить в одном письме несколько вопросов или предложить какие-то варианты. Нумерованные списки позволяют избежать риска что-то упустить из виду, а также сократить время собеседника на ответ. Ему гораздо проще написать:

1. Да
2. Дайте 2 дня, нужно подумать
3. Точно нет.

А не расписывать ответ на каждый вопрос.

Источник: contenteam.ru

Деловая переписка на английском

​В современном мире деловая переписка на английском является частью ежедневной работы сотрудников различных компаний, так как многие из них плотно сотрудничают с зарубежными коллегами и партнерами. Поэтому будет полезно знать как грамотно вести деловую переписку на английском языке.

Однако, умение написать деловое письмо на английском важно не только для деловых людей, но и для изучающих английский язык, так как эта тема очень часто встречается на экзаменах.

Как написать деловое письмо на английском?

На первый взгляд может показаться трудным написать деловое письмо на английском языке, однако существует набор стандартных фраз для деловой переписки на английском языке, при помощи которых составить деловое письмо на английском будет намного проще.

Используя деловой английский язык в своих письмах вы сможете придать им официальный, но в то же время вежливый тон и соблюсти правила приличия. При ведении деловой переписки помните, что деловые люди ценят краткость и лаконичность.

Старайтесь не допускать грамматических ошибок и опечаток, так как деловое письмо показывает не только ваш уровень знания языка и деловой этики, но и формирует общее представление у зарубежных партнеров и клиентов о вас и вашей компании, поэтому перед отправкой обязательно перечитайте свое письмо несколько раз.

Можно выделить правила по которым составляется любое деловое письмо на английском языке:

1. Текст письма разделяется на абзацы, красная строка не используется.
2. В левом верхнем углу письма указывается полное имя отправителя и/или название компании отправителя и ее адрес.
3. Далее указывается имя адресата, название и адрес компании получателя (с новой строки).
4. Тремя строчками ниже, либо в верхнем правом углу письма указывается дата отправки письма.
5. Письмо может начинаться с причины обращения.
6. В центральной части письма размещается основной текст.
7. Обычно письмо заканчивают словами благодарности и словами «Yours sincerely,» (если известно имя адресата) или ‘Yours faithfully’ (если имя адресата неизвестно).
8. Полное имя автора и его должность идет четырьмя строками ниже.

Обращение в деловой переписке на английском

Очень важно грамотно начать деловое письмо на английском, как правило, оно начинается с обращения. Письмо может быть обращено, как к знакомым людям, так и к незнакомцам и такие нюансы необходимо учитывать при составлении делового письма, чтобы не показаться грубым или невоспитанным в деловой переписке на английском с зарубежными коллегами.

Dear . — Уважаемый . (В обращении к знакомому человеку).
Dear Sirs, — Уважаемые господа ( если неизвестно имя адресата).
Dear Sir or Madam – Уважаемые дамы и господа (если вам не известно имя адресата).
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms . – Уважаемый/ая (если известно имя адресата; если вы не знаете семейное положение женщины, следует писать Ms).

Вступление в деловом письме на английском

В зависимости от ситуации деловое письмо на английском может начинаться по разному. Если вы отвечаете на чье-то письмо, необходимо, дать понять получателю с первых строк, что ваше письмо — это именно ответ на письмо, а не начало новой переписки. Также не лишним будет указать ссылку на предыдущие письма (например поставить дату), что позволит избежать путаницы в понимании того о чем идет речь в письме.

Thank you for your e-mail of (date)… — Спасибо за ваше письмо от . (дата)
I apologise for not getting in contact with you before now… — Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
With reference to. – Относительно; Ссылаясь на.
Thank you for enquiring — Благодарим за ваш запрос.

Если же ваше письмо не является ответом, а вы являетесь инициатором деловой переписки, то после обращения вступления не будет, и вы должны указать причины по которым пишете письмо.

Укажите причину написания делового письма на английском

После обращения и вступления указывается причина по которой вы пишете деловое письмо на английском. Причин по которым вы пишете письмо может быть много: от согласия до просьб и извинений, но в независимости от ситуации, каждая из причин должна быть выражена в адекватной и вежливой манере, чтобы не навредить своей репутации. Первый блок состоит из нейтральных фраз, с которых можно начать указание причины.

I am writing to apologise for. — Я пишу Вам, чтобы извиниться за…
I am writing to enquire about . — Я пишу Вам, чтобы узнать…
I am writing in connection with. — Я пишу Вам в связи с …
I’m writing to let you know that… — Я пишу, чтобы сообщить о …
I am delighted to tell you that… — Мы с удовольствие сообщаем о …
I am writing to confirm. — Я пишу Вам, чтобы подтвердить…
We are able to confirm to you… — Мы можем подтвердить …
We would like to point out that… — Мы хотели бы обратить ваше внимание на .

Просьба в деловой переписке на английском

Причина по которой вы пишете деловое письмо на английском языке может содержать просьбу. С просьбы может начинаться основной текст делового письма, но она может содержаться в тексте письма, где это будет уместно по контексту.

I would be grateful if you could… — Я был бы признателен Вам, если бы вы .
We would like to receive. — Мы хотели бы получить.
Could you possibly… — Не могли бы Вы…
Please could you send me… — Не могли бы Вы выслать мне…

Сообщение о неприятных новостях в деловой переписке на английском

Не всегда причиной написания деловых писем бывают только хорошие новости, иногда необходимо написать вежливый отказ или корректно сообщить о каких-то плохих известиях.

We regret to inform you that… — К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Unfortunately… — К сожалению…
I am sorry to inform you that. — Мне тяжело сообщать вам, но…
I am afraid that… — Боюсь, что…

Выражение согласия в деловом письме на английском

Отвечая на чужое письмо вы можете начать с выражения согласия, а далее продолжить, к примеру, обсуждением каких-либо деталей.

I would be glad / delighted to… — Я был бы рад .
I would be happy to. — Я был бы счастлив…

Переход к другому вопросу и уточнение информации

Зачастую в деловой переписке на английском необходимо уточнить какие-то детали, переспросить собеседника о его намерениях или ответить на вопросы. Для таких ситуаций также существует ряд стандартных фраз.

I am a little unsure about… — Я немного не уверен в …
Could you possibly explain… — Не могли бы вы объяснить…
I do not fully understand what… — Я не до конца понял…

We would also like to inform you. — Мы так же хотели бы сообщить вам о…
I also wonder if… — Меня также интересует…
Regarding your question about. — Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about. — В ответ на ваш вопрос о…

Приложение дополнительных материалов к письму на английском

Как правило, любая деловая переписка сопровождается обменом документами и вложениями, которые прикрепляются к электронным письмам. Для того, чтобы уметь общаться на тему прикрепленных документов вам понадобятся следующие слова и выражения.

Forward — пересылать.
Attachment — вложение, прикрепление.
I have forwarded (something to someone). — я переслал (что-либо кому-либо).
We enclose. — Мы прилагаем…
We are pleased to enclose. — Мы с удовольствием прилагаем…
Attached you will find. — В прикрепленном файле вы найдете.
I have attached the document. — Я прикрепил(а) документ во вложении.
Please find attached. — К настоящему письму прилагается.
The document is attached. — Документ во вложении.

Please take a look at the attached document.
Пожалуйста, ознакомьтесь с документом во вложении.

You will find the document attached to this e-mail.
Вы найдёте документ во вложении.

Replace the old document with the new one which is attached.
Замените старый документ новым, приложенным во вложении.

Предложение помощи в деловой переписке на английском

Бывают ситуации, когда в деловом письме необходимо предложить клиентам, партнерам или коллегам свою помощь. Сделать это можно при помощи следующих фраз.

Would you like me to…? — Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to… — Если хотите, я с радостью…
For further details. — более подробно, для более подробной информации.

Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.

Ожидание ответа, напоминание о встрече в деловом письме

Иногда необходимо напомнить собеседнику о встрече или о том, что вы ожидаете ответ. Как правило, все подобные фразы в деловой переписке на английском начинаются с фразы: I look forward to.

I look forward to. — Я с нетерпением ожидаю / жду.
I look forward to hearing from you. — Я с нетерпением ожидаю услышать от вас.
I look forward to your reply – Я с нетерпением жду вашего ответа.
I look forward to meeting / seeing you. — Я с нетерпением жду встречи / увидеться с вами.

Подпись в деловой переписке на английском

Как правило, любое деловое письмо на английском заканчивается одной из вежливых фраз (Best regards, Best wishes и т.п.), с которыми вы могли уже сталкиваться. После такой фразы с новой строки указываются имя и должность отправителя, после чего так же с новой строки можно указать телефон, e-mail или другую контактную информацию.

Kind regards, / Best regards, / Regards — С уважением.

Yours faithfully, / sincerely, / truly — Искренне Ваш.

Best wishes, — С наилучшими пожеланиями.

+ ваше имя и должность с новой строки

Образец делового письма на английском

Ниже приведен образец делового письма на английском языке, который поможет вам в составлении собственных писем для деловой переписки.

Mr John Green
CCC-company
Office 198, Entrance 4С
Wall Street
New York
USA

4 February 2017

Thank you for your e-mail of 25 January.

I’m writing to let you know that our hotel is situated in the historical centre of Florence and is surrounded by the extremely beautiful churches, monuments and ancient buildings.
The hotel is arranged on three floors. On the ground floor you will find the receprion, there is also a splendid terrace, where you can relax in an armchair reading or drinking coffee. The rooms are on the second and the third floor. You will enjoy the wonderful view from the windows of the rooms.

Breakfast is included in the price of the room and is served on the second floor from 9.00 a.m. till 11.00 a.m.

We would like to point out that pets are not allowed in our hotel.
Please take a look at the attached brochures of our hotel.

If you wish, I would be happy to reserve a room in our hotel for you and your family.

Martin Black
Managing Director

Источник: thelang.ru