Я наняла личного ассистента. Всегда были помощники для решения рабочих вопросов, но вот чтобы кто-то заботился об организации и моей личной жизни, учитывая то, что я живу в другой стране — это что-то новенькое.
Если вы, как и я, из тех, кто любит выжимать из себя все соки, проверять и расширять свои возможности, успевать все за вчера, работать по 24/7 и в итоге света белого не видеть и жить вот в таком режиме:
То найм ассистента, это то, что доктор прописал, ибо он поможет вам ощутить какое-то спокойствие, сбавить темпы, внедрить систему и порядок, как в бизнес, так и в личную жизнь..
В ЧЕМ ВЫГОДА?
Действительно, ведь ассистенту нужно платить зарплату.
Окупится ли он и как скоро это произойдет?
Даже если пройтись по верхам, можно вынести достаточно мощный список, они же причины, почему нужно нанимать ассистента:
1. Экономит ваше время — самый ценный и невосполнимый ресурс. Не платите временем, платите деньгами! Тем более что стоимость ассистента несопоставима с ценностью времени.
Как нанять помощника в свой бизнес и увеличить выручку в несколько раз? | Бизнес Молодость
2. Повышает ваш доход. Да, да, особенно для начинающих предпринимателей, и делает он это двумя способами:
- помогая привлекать вам новых клиентов, выполняя простые задачи по рассылкам и прочие
- позволяет вам заниматься только тем, что приносит прибыль и больше времени уделять на манимейкенговые действия
3. Избавляет от стресса и сохраняет энергию, когда делает за вас задачи, которые вам делать не хочется или не нравится, которые занимают у вас много времени, сил, отнимают энергию и портят настроение))
4. Помогает масштабироваться.
- и за счет прямой помощи в решении задач, я думаю вы и так все знаете, что проекты становятся масштабными за счет команды, и если у вас ее еще нет, то ассистент — это первый человек, которого нужно нанять
- и за счет повышения ответственности, т.к. у вас есть сотрудник, которому нужно платить, и ваш мозг будет работать иначе и создавать все возможные условия привлечения денежных средств
5. Помогает быстро решать любые задачи. Пока вы размышляете как лучше поступить или саботируете какой-либо процесс, за это время ваш ассистент уже все может организовать (проверено ) кому надо написать, что нужно найти, всех сконектить и т.д.
КАК НЕ ПОТЕРЯТЬ ДЕНЬГИ?
Понятно, что всегда можно нанять не того человека, который будет стоить дорого, который не справится с задачами. Как этого избежать?
1. Тут к нам на помощь приходят классические инструменты воронки найма — описание портрета должности, подходящее тестовое здание и стажировка.
С помощью которых вы сможете:
- понять, кто вообще вам нужен
- проверить компетентность человека
- понять на сколько он с вами на одной волне и подходит для этой работы
Эти и другие готовые инструменты можете получить в закрытом канале мастер класса по найму:
2. Плюс, если вам совсем не спокойно, всегда можно договориться об испытательном сроке. Это позволит вам:
- договориться о конкретной сумме за обговоренный период работы ассистента, думаю вы точно найдете способ заработать 5 или 10 тысяч рублей, чтобы заплатить ассистенту за месяц работы
- плюс вы можете так спланировать задачи ассистента, чтобы он сам на себя заработал решая нужные задачи.
ЧТО И КАК ДЕЛЕГИРОАТЬ?
Знаю, что иногда есть ощущение, что делегировать нечего или непонятно, как объяснить выполнение той или иной задачи, чтобы она была сделана верно, как будто проще сделать самому (спойлер: не проще). А как поручать что-то личное?
На самом деле все сильно проще чем вы думаете.
Ассистенту мы не делегируем стратегические задачи, которые определяют ход событий в вашем бизнесе или жизни.
Ассистент не будет за вас решать, куда вам ехать в отпуск, хотя может предложить варианты) Или какой продукт вам нужно создать для ваших клиентов, но может собрать продукты конкурентов для анализа.
Он также не будет за вас делать продажи, но может помочь с лидогенерацией)
Надеюсь вам понятна суть и различие этих действий.
Ну а по постановке задач, рекомендую обратиться снова к классическим инструментам, проверенным веками:
- Формулируйте задачи чётко, без воды и супер понятным языком, как если бы вы объясняли какую-то школьную тему первокласснику. Не используйте (хотя бы на старте сотрудничества) проф. терминологию
- Перечисляйте задачи тезисно, только суть и сразу прописывайте какой результат ожидаете получить и в каком виде
- Сразу устанавливайте дедлайны
- Предоставляйте примеры результатов, на что можно ориентироваться
- Предоставляйте сразу все документы, папки с доступами, от куда можно брать информацию
- Предупредите, что человек может к вам обращаться с вопросами в случае чего. Или дайте контакты лиц, к кому можно с этими вопросами идти
- Составьте список задач и организуйте по нему созвон, где пройдетесь по списку, сразу разберете непонятные моменты (встречи такие записывайте и сделайте запись ассистенту, чтобы он всегда мог к ним обратиться)
Вот тут можно собрать готовую таблицу для ведения и постановки задач: https://t.me/allasystem/12 (не забудьте подписаться)
Эти пункты могут казаться и так понятными и очевидными, но не пренебрегайте ими, поверьте они сэкономят вам уйму времени и нервов.
Я работаю в сфере онлайн образования с 2016 года, была на разных должностях и в разных проектах, руководила командами по 40+ человек и всегда этот алгоритм срабатывал.
ОШИБКИ ПРИ НАЙМЕ АССИСТЕНТА
- Не заморачиваться над описанием вакансии. Не пишите тупо требования и условия, вам нужно подать себя кандидатам
- Не давать тестовое задание или давать не релевантное, которое не поможет отобрать кандидатов, выбирайте задания задачи из реальных обязанностей
- Делать мало размещений и собирать мало откликов или просто брать первого попавшегося кандидата без этапов отбора. Чем уже ваша воронка найма, тем сложнее подобрать того самого кандидата на те самые ваши условия
- Не тестировать сразу несколько кандидатов на стажировке
- Выбирать кандидата не на свои условия, лишь бы уже взять и закрыть задачу
- Выбирать уж совсем неопытных кандидатов, точнее отсутствие опыта не так страшно, но вот софт скилы и качества которые важны ассистенту, вы обязательно должны выявить в кандидате перед наймом
ПЛАТИТЬ ВРЕМЕНЕМ ИЛИ ДЕНЬГАМИ?
Это риторический вопрос скорее, но я постаралась дать на него ответ тут.
ТАК И КАК ТЕПЕРЬ ЕГО НАНЯТЬ?
Об этот вопросе вам не нужно больше ломать голову, так как я подготовила для вас готовую пошаговую инструкцию и шаблоны для воронки найма:
• Чек-лист воронки найма
• Шаблон портрета должности
• Пример описания вакансии
• Пример формы для отклика
• Примеры тестовых заданий
• Список каналов для поиска ассистента
Все эти ништяки и бонусы стоимостью 15 000 рублей можно забрать на мастер-классе по найму:
Как нанять ассистента, который справится
со всеми вашими задачами за 5 тысяч в месяц?
Разберем общие принципы с упором на найм мощного ассистента!
И совершим переход из режима «пашу как лошадь» в хаосе и завалах к спокойной размеренной жизни, за счет найма личного ассистента
Вы узнаете:
— Зачем нужен ассистент и что можно ему делегировать
— Как найти того, кто сможет делать все, что вам нужно
— Где найти того самого, с которым сработаетесь душа в душу
— Как измерить эффективность работы личного ассистента
— Сколько платить ассистенту и как быстро он себя окупит
— Как работать с ассистентом и систематизировать бизнес и жизнь его руками
В результате:
Получите готовые шаблоны и план найма ассистента, который освободит вам 10 часов в неделю для работы или отдыха! Плюс все эти знания и инструменты можно применить на найм любого другого сотрудника.
Стоит дешевле чем один шаблон из списка бонусов: 1390 р
Записаться на МК можно в тут: https://t.me/lalagoldfish
Источник: teletype.in
Как найти ассистента руководителя и чем он отличается от личного помощника
Делегирование поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. 3 шага по поиску ассистента руководителя.
Ассистент, или личный помощник, успешно выполняет часть задач, которые отнимают у руководителя бесценное время и отвлекают от более важных вопросов. Востребованность таких специалистов в Екатеринбурге, по данным Авито Работы , за год выросла в три раза. Вакансии ассистентов пользуются спросом и среди соискателей — их интерес к этой должности увеличился более чем в 3,5 раза. Как и где найти личного помощника, на что при этом обратить внимание? Об этом DK.RU рассказала Елизавета Чурина, региональный представитель Авито Работы на Урале.
Бизнес-ассистент или личный помощник: в чем разница
— У руководителя или владельца бизнеса, независимо от масштабов компании, рано или поздно возникает потребность переложить часть обязанностей на плечи помощника. Делегирование простых поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. Но прежде чем приступать к поискам, руководителю самому нужно четко понять, какие вопросы будет решать помощник и какие задачи ему можно делегировать.
Исходя из описания вакансий бизнес-ассистентов, размещенных на Авито, им поручают планировать рабочий день начальника, вести деловую переписку, участвовать в рабочих совещаниях, готовить документы на подпись и выполнять другие обязанности вплоть до самостоятельного принятия деловых решений.
А персональному помощнику обычно передают личные дела вроде покупки подарков родственникам и коллегам, организации трансфера из аэропорта или бронирования столика в ресторане. Однако и он следит за расписанием шефа и тоже принимает участие в бизнес-процессах.
Чаще руководители предпочитают видеть в качестве помощника настоящую «палочку-выручалочку» — человека, которому можно полностью доверить часть своей жизни, как личной, так и рабочей. Однако лучше сразу четко разграничить эти роли и не поручать бизнес-ассистенту покупку билетов в театр, а личному помощнику — сведение бюджета.
Где подыскать помощника
Вакансию ассистента руководителя, как и любого другого специалиста, можно разместить на сайтах по поиску персонала. Описание должно включать обязательную информацию об условиях работы, обязанностях сотрудника, требованиях к его опыту и навыкам, о зарплатной вилке с учетом премий и других бонусах. Стоит добавить в него подробности о компании и задачах, которые предстоит решать ассистенту.
Если текст будет написан от имени самого директора, он станет более привлекательным, чем шаблонное описание должности. И такую «личную» вакансию можно опубликовать в соцсетях руководителя.
Этот вариант может показаться даже более подходящим, но нужно обязательно учитывать количество подписчиков и их соответствие целевой аудитории. Иначе можно получить тысячи откликов, а релевантной окажется всего десятая часть из них.
Поисками личного ассистента можно заняться и в собственной компании — достойные кандидаты, возможно, уже есть среди действующих сотрудников. Например, если открывается вакансия ассистента, можно рассмотреть сотрудника с позиции секретаря-референта Преимущество такого подхода в том, что помощник будет знаком с деятельностью предприятия и сможет сразу включиться в процесс, не проходя период адаптации.
Еще один вариант — рекомендации коллег из профессионального сообщества. Правда, в этом случае подбор может затянуться, хотя среди рекомендованных специалистов может найтись тот самый, единственный.
Как выбрать одного ассистента из числа многих
После публикации вакансии на job-сервисе придется просмотреть большое количество откликов. Первичный отсев нерелевантных кандидатов помогут осуществить фильтры сервисов, например, конкретный стаж работы, наличие высшего образования или уверенное владение иностранным языком. Сэкономит время наличие сопроводительного письма.
Если кандидат не ограничился шаблонной отпиской, а составил текст непосредственно под указанную вакансию, значит, он действительно заинтересовался должностью, а не откликается на все объявления подряд.
На собеседовании стоит подробнее расспросить кандидата о профессиональных навыках, его достижениях на предыдущих местах, смоделировать проблемные ситуации и узнать, как он будет их решать. Тестовое задание помогает понять, как мыслит потенциальный сотрудник, и выбрать наиболее подходящего по типу личности и мышления.
На этапе индивидуального интервью принимать участие в подборе ассистента должен уже сам руководитель, если он еще раньше не подключился к поиску. Будет ли комфортно работать с помощником, возникнет ли с ним взаимопонимание, легко ли установится определенная степень доверия — это может понять только сам глава компании.
И в завершение несколько слов о заработках личного помощника. По данным аналитиков Авито, в Екатеринбурге медианная зарплата* ассистентов руководителей составляет 30 тыс. руб. В базе сервиса встречаются вакансии и с более высокой оплатой — от 60 до 100 тыс. руб., что, в первую очередь, зависит от навыков и опыта специалиста.
Особенно ценят кандидатов, которые трудились на одном месте по несколько лет, а не меняли работу каждые полгода. От «правой руки» руководителя также ожидают умения работать в режиме многозадачности и готовности быть на связи 24/7.
*Медианная зарплата — сумма, больше и меньше которой получают по 50% работников.
Источник: www.dk.ru
Как Найти Эффективного Персонального Ассистента Собственнику Бизнеса
Как Найти Эффективного Персонального Ассистента Собственнику Бизнеса
Данную статью мы хотим посветить теме правильного выбора личного помощника (правой руки) владельца компании или генерального директора.
Почему так популярна вакансия личного ассистента?
Если вы — руководитель предприятия, рано или поздно вы сталкиваетесь с проблемой подбора персонального ассистента. Исторически сложилось, что в этом качестве в основном выступает женщина. Но «просто» секретарша, отвечающая на звонки, сегодня мало кого интересует.
Нанимая на работу помощницу, вы как руководитель ожидаете видеть в ее лице надежного профессионала, совмещающего многие функции.
Вне зависимости от того, первый ли это для вас волнующий опыт, суровая производственная необходимость или романтический поиск идеала – вы все равно отдаете себе отчет в том, что
«выбор правильного ассистента по своей серьезности сравним с намерением жениться. Разница состоит в том, что с женой вам жить, а с ассистентом – работать».
И в том, и в другом случае неправильный выбор сулит роковые последствия. Поэтому руководитель, как правило, рассчитывает на базовые навыки и качества, которые должны быть присущи профессиональному ассистенту.
Высокая организованность, владение оргтехникой, законченные курсы ассистентов, знание языков, презентабельная внешность и уровень культуры – такие вещи в обсуждении не нуждаются, это просто должно быть.
А дальше начинается самое интересное: нюансы, исходя из которых один работодатель формирует с ассистентом настоящую «команду двоих», а другой мучается «тяжелой неволей» от неэффективного взаимодействия.
Но есть ли критерии безошибочного выбора?
В жизни, как в семейной, так и в деловой, единого рецепта не существует. «Каждый выбирает для себя», — как писал поэт. Но наряду с тем, как человечество разделяется на четыре основных психотипа, так и незримая армия персональных ассистентов может быть разделена на четыре основных типажа.
1. «Секретарь-исполнитель».
Тип такого ассистента благополучно перекочевал в нашу среду из «совковой» бюрократической действительности. Мысленно мы представляем себе женщину среднего возраста, неторопливо шелестящую на своем рабочем месте и сосредоточенно глядящую в монитор компьютера. По телефону такая женщина ласковым и неформальным голосом отвечает: «Слушаю вас. А его нет. А кто это?
Передать? Обождите, я запишу…»
Для вас у нее всегда будет готов чай или кофе, она позаботится о любых ваших бытовых нуждах и четко, хотя и медленно, выполнит все ваши поручения. Если вы – человек, для которого преданность и исполнительность стоят во главе угла, то с такой женщиной-секретаршей вы проработаете долгие годы в тишине и согласии.
2. «Красотка».
Этот тип был анекдотично популярен у нас в 90-е годы. Тогда считалось в порядке вещей выбирать себе личную помощницу «по каталогу», исходя прежде всего из внешних данных и соответствующих предпочтений руководителя.
Стильно одетая «Барби» с хорошей фигурой могла украшать собой приемную, бесконечно полируя свои ноготки, чтобы время от времени сопровождать своего босса на встречах, в поездках и т.д. При наличии соответствующей «вышколенности» такие девушки способны продемонстрировать незаурядные таланты и сделать себе впоследствии неплохую карьеру. С вашей, разумеется, помощью.
3. «Безотказная и двужильная».
Такой ассистент – мечта любого руководителя, который настолько в полете мысли, что нуждается в «телепате», способном уловить его ожидания и выполнять ежесекундно меняющиеся поручения. Она всегда готова «пойти туда, не знаю куда и принести то, не знаю что».
В ненормированном режиме она всегда будет на боевом посту, тем более что те условия стресса, в которых она постоянно пребывает, можно сравнить именно с боевыми. Она всегда готова «упасть грудью на амбразуру», решить нерешаемые вопросы и сделать невозможное, втайне считая, что босс в вашей команде – именно она.
4. «Партнер».
Безупречность – вот девиз такого типа ассистента. Ее административные качества, благодаря которым вы сможете делегировать ей решение любых оргвопросов, дополняются удивительной проницательностью.
Такой ассистент даст вам почувствовать себя «как за каменной стеной», уловит любые ваши пожелания и предвидит любые трудности и способы их решения. Скоро вы почувствуете, что без вашего ассистента вам не обойтись на переговорах, что она будет не только регулировать, но и планировать ваш рабочий график, что вы во всем можете на нее положиться.
С таким ассистентом вам придется быть готовым лишь к одному неприятному сюрпризу: в отсутствие мотивации и карьерного роста она просто перейдет туда, где ее больше ценят.
Все эти типы способны построить отношения с руководителем вполне эффективно.
Хорошего ассистента формирует именно наниматель. Поэтому от того, насколько четко вы себе представляете, какие именно функции и личные качества ассистента для вас важнее всего, зависит успешность вашего выбора.
Основные проблемы, при условии, что вы имеете дело с грамотным профессионалом, заключаются в отсутствии контакта и обратной связи. И если на начальном этапе вы не пожалеете времени и усилий на выстраивание взаимодействия со своим ассистентом, внятно озвучите, чего именно ожидаете и какая форма взаимодействия удобна вам обоим – вы непременно получите то, на что рассчитываете.
Важно понимать, какой именно помощник вам нужен и для каких конкретных задач.
Существует 10 абсолютно разных помощников руководителя.
1) Бизнес-ассистент.
«Правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
2) Личный помощник.
Ведет административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
3) Персональный ассистент.
Выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
4) Секретарь.
Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
5) Секретарь-помощник.
Совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
6) Секретарь на ресепшн.
Выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,
7) Секретарь-референт.
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Он отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
8) Администратор.
Встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе. Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
9) Офис-менеджер.
Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
10) Делопроизводитель.
Отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
Большинство руководителей берут помощников с целью разгрузить себя, быть более эффективным, успевать больше, с желанием делегировать большинство задач. Но есть одно «НО».
Перед тем как искать себе помощника нужно очень конкретно составить не ПОРТРЕТ девушки с привлекательной внешностью, а четкий перечень задач, который она будет на ежедневной основе выполнять. Важна ясность в зонах ее ответственности.
По другому, вопрос на который следует ответить звучит так:
«с появлением помощника, какой круг задач я хочу делегировать, как должна изменится моя жизнь с появлением данного сотрудника?».
Если Вам нужен личный ассистент и Вы уже составили список задач, которые он будет выполнять, то Вам будет интересной:
Похожие записи:
- Гайд по самым распространенным вопросам и ответам на собеседованииГайд по самым распространенным вопросам и ответам на собеседовании Разве не было бы здорово, если бы вы точно знали, какие вопросы задаст вам менеджер по.
- Примеры достижений и результатовПримеры достижений и результатов Узнайте, как отвечают на вопросы про достижения и результаты кандидаты с опытом и без опыта работы. Им удалось успешно пройти собеседование.
- Должностная инструкция ассистента кафедрыДолжностная инструкция ассистента кафедры ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Ассистент кафедры относится к категории специалистов. 1.2 На должность ассистента кафедры назначается лицо, имеющее высшее образование по профилю.
- Должностная инструкция ассистента по подбору персоналаДолжностная инструкция ассистента по подбору персонала Общие положения 1.1. Ассистент по подбору персонала относится к категории специалистов. 1.2. Ассистент по подбору персонала назначается на должность.
- Какие вопросы задают на собеседовании выпускникам?Как подготовиться к первому собеседованию специалисту без опыта работы? Собеседование пройти – не поле перейти. Что может быть сложнее, чем выпускные экзамены? Собеседование. Почему? К.
- Чем и как мотивировать руководителейЧем и как мотивировать руководителей По каким причинам снижается мотивация? Многие сотрудники, приходя на работу, полны инициатив. Однако при неосуществлении трудовой мотивации персонала может прийти.
Источник: hr-metod.com