Писать деловые письма приходится довольно часто: в государственные инстанции, сопроводительное к резюме, на работе. И оно должно быть составлено правильно и написано корректно, вежливо и по делу. Можно даже завести шаблоны таких писем, а мы поможем правильно его составить.
Виды деловых писем
Так как общаться нам приходится с разными людьми, разными инстанциями и по разным поводам, то и письма должны придерживаться определенного стиля. Стиль должен соответствовать учреждению и причине, по которой вы пишете обращение. Например, написать претензию в стиле поздравления будет, конечно, оригинально, но некорректно. Или гарантийное письмо в стиле соболезнования.
Деловые письма бывают:
- гарантийные — содержат обещания в будущем выполнять возложенные на сторону обязательства. В тексте обязательно указывают срок или промежуток времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
- информационные письма — составляют, чтобы донести какую-то информацию. Такие документы могут не подразумевать ответа;
- сопроводительные — передаются для удобства при направлении большого количества бумаг;
- коммерческие предложения — направление потенциальному контрагенту интересного варианта сотрудничества;
- запросы и просьбы — подразумевают требование предоставить какую-то информацию. Просьба — это мягкий вариант запроса, то есть такое послание выражает желание получить информацию;
- претензии — направляют при нарушении, например, условий сделки;
- по нерабочим вопросам. А вот сюда и входят поздравления, приглашения и подобные документы.
К каждому из этих видов обращений нужен свой подход, как к людям.
7 психологических трюков, которые усилят ваш текст | GeniusMarketing
Как правильно оформить
Строгих требований к составлению деловых писем не предъявляется. Но рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором прописаны основные рекомендации. А так как составляем не письмо подружке в другой город, а возможному деловому партнеру, например, то лучше придерживаться установленных рекомендаций.
- использовать официальный бланк организации;
- если в документе больше 1 страницы, листы нужно пронумеровать;
- установить отступ первой строки абзаца 1,25 см, выравнивание текста — по ширине листа;
- используйте бесплатные общепринятые шрифты, размер лучше использовать 12, 13, 14;
- установите поля: левое, верхнее и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.
Как писать не надо
Естественно, деловое послание подразумевает вежливость и корректность при обращении. А также деловой тон. Можно, конечно, написать «Привет, дорогой». Но тогда ваш деловой партнер решит, что вы перепутали адресата, дальше читать не станет и просто выкинет послание в корзину.
Что еще недопустимо в деловых посланиях:
- ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование сленга или жаргона;
- невежливое обращение;
- искажение, пространное изложение информации или просто непроверенная информация.
Поэтому часто рекомендуют начать с черновика, потом перечитывать и вносить правки.
КАК НАПИСАТЬ БИЗНЕС ПЛАН / Опросник+Пояснения [Часть 1/2] / Схема из 10 блоков: от Продукта до SWOT
Структура письма
Требования к деловому посланию мы теперь знаем, осталось сесть и написать. Чтобы произвести благоприятное впечатление, будем действовать по шагам:
Шаг 1. Подготовить фирменный бланк. Обычно это лист А4 с данными вашей компании или даже с личными.
Шаг 2. Указать, кому и куда направлено обращение. Будьте внимательны, перепроверьте адрес и данные адресата. Если есть сомнения, воспользуйтесь поиском на сайте ФНС.
Шаг 3. Ставим дату и исходящий номер.
Шаг 4. Начинаем обращение со слов «Уважаемый(-ая). !». Обязательно укажите имя и отчество.
Шаг 5. Опишите причину, по которой вы обратились.
Шаг 6. Грамотно, подробно, но без излишеств, доступно расскажите, какую цель вы преследуете. Будьте конкретны. Если вам нужны какие-то документы, перечислите их. Если хотите заключить сотрудничество, опишите условия. Есть к посланию есть приложения, укажите их.
Шаг 7. Поставьте подпись и печать, если вы ее используете.
Посмотрите наш пример официального письма. Если потребуется, используйте его как образец, не забыв указать свои данные.
Источник: dzen.ru
Как правильно писать и оформлять деловые письма
Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.
Бланк письма и оформление
Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».
В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:
- название (и сокращённое наименование);
- фактический и почтовый адреса;
- адрес электронной почты;
- контактные телефоны;
- адрес сайта.
Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.
Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:
- минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
- если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
- отдельно нумеруется каждое приложение;
- в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
- в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
- в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
- обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.
Общие правила написания
Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:
- вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
- содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
- резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.
Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.
Язык письма
Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.
Несколько практических советов:
- используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
- чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
- не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
- избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
- пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
- избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
- проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.
Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.
Особенности обращения к адресату
Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.
- Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
- Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
- При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».
В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:
- «С уважением,» «Искренне ваш»;
- «С наилучшими пожеланиями»;
- «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
- «Всегда рады оказать вам услугу»;
- и т. д.
Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.
Этика делового письма
Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.
Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:
- «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
- «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
- «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?
Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.
Составление электронных писем
Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.
Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.
Предлагаем вам образец делового письма.
Подводя итоги
Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:
- объективность;
- краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
- нейтральность тона изложения;
- отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
- отсутствие эмоциональных оценок;
- чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.
Источник: dezhur.com
Учимся писать деловые письма
Деловая переписка значительно отличается от личной. К ней предъявляются требования, начиная с оформления согласно инструкции по делопроизводству, заканчивая формой подачи мысли.
Письма – форма обмена информацией между исполнителями, заказчиками,
партнерами по бизнесу, участниками производства, педагогического процесса, иными участниками рабочего процесса. Один из быстрых, удобных способов решения вопросов. Узнаем, как писать деловое письмо по всем правилам, выглядеть достойно в глазах клиентов.
Правила написания
Корреспонденция касается исключительно деятельности организации, обстоятельств, связанных с ней. Предложения сотрудничества, изменение условий, уведомления и так далее. Независимо от того, кто пишет – крупная корпорация, индивидуальный предприниматель, государственная организация – существуют общие требования, как писать письма правильно.
- реквизиты отправителя, получателя;
- дата написания, исходящий номер, индекс документа;
- обращение к получателю по имени-отчеству, перед ним пишется слово «уважаемый(-ая)»
- изложение проблемы;
- объяснения, просьбы, предложения;
- заключение;
- подпись, расшифровка отправителя.
Если адресовано не начальнику, руководителю, определенному сотруднику, а коллективу, начинать допускается с обращения в виде приветствия. Чаще всего это фраза «Добрый день!». Используется вежливая форма обращения с соблюдением субординации. Завершать можно фразами «Всего доброго!», «Надеемся на сотрудничество!», «Ждем предложений».
Оформляют на офисной бумаге, лист формата А4 либо на фирменном бланке. Для электронной рассылки может использоваться электронная подпись. Писать можно вручную, разборчивым аккуратным почерком. Либо набирать на компьютере. Чаще используется шрифт Times New Roman, размер 14-15, если нет иных требований.
Уточните, как пишется письмо, образец допустимых шрифтов в инструкции по делопроизводству, принятой в вашей сфере деятельности.
Зачем нужна деловая переписка
Потребность обусловлена развитием рыночных отношений, когда необходимость в передаче информации между партнерами возрастает. Деловое письмо – основной вид корреспонденции. Официальная документация имеет юридическую силу, в отличие от устных договоренностей или, допустим, переписки в мессенджерах. Именно поэтому корреспонденция такого рода регистрируется в журнале входящих, исходящих документов организаций.
В зависимости от того, какая информация изложена, послания условно классифицируются по видам:
- Предложение. Самый распространенный вариант. Компания, организация информирует потенциальных, постоянных клиентов о роде деятельности, предлагая определенные товары, услуги.
- Гарантийное. Также нередкий документ. В нем излагается просьба, даются гарантии (обязательства) в обмен на ее исполнение.
- Извещение. Отправляется при условии изменений условий сотрудничества, в том числе при изменении реквизитов, сроков договоров и так далее.
- Сопроводительное. Исходя из названия понятно, что таким посланием сопровождается документ или пакет документов, отправляемых одновременно. Разъясняется, с какой целью они высланы.
- Напоминание. Сообщается о том, что подходят сроки по выполнению каких-либо обязательств. Может выступать в качестве вежливого предложения о продлении дальнейшего сотрудничества.
Существуют оферты, резюме, рекламации, подтверждения, просьбы, приглашения, поздравления, претензии, благодарности, другие разновидности. Для каждого случая – свой вид отправления. Перед тем, как писать деловые письма, убедитесь, что вид, стиль выбраны правильно, соответствуют ситуации.
Отличия деловых писем от других
В названии документа кроется подсказка, зачем он составляется: по делу. Это значит, что используется исключительно деловая терминология, независимо от того, в каких отношениях вы состоите с получателем. В зависимости от сферы деятельности организации могут применяться экономические, юридические, производственные, коммерческие, иные термины. Стиль объективный, нейтральный, изложение мыслей краткое, понятное.
Перед тем, как начать деловое письмо, подумайте о том, кто именно его будет читать, какую мысль вам нужно донести. Обдумайте сообщение в канцелярский язык, если не хотите, чтобы информацию трактовали двусмысленно. Сленг, сложные грамматические конструкции, эпитеты под запретом. Юмору, грубости, сарказму здесь тоже не место.
Если сомневаетесь в том, как грамотно оформлять письмо, не наделать ошибок на русском языке, проверьте орфографию, пунктуацию в специальных программах в интернете. Или дайте прочесть тому, кому доверяете в этом плане. Мысль важно верно донести всем участникам переписки во избежание недоразумений.
Как написать письмо после проведенной встречи
Знакомство с потенциальным партнером, запланированная встреча, обсуждение новых перспектив сотрудничества состоялось. Теперь необходимо сделать предложение. Удобнее всего уведомить об этом.
Как пишутся письма после встречи:
- в тексте указывается дата прошедшей встречи;
- кратко излагается суть прошедшего разговора;
- вносится предложение о сотрудничестве либо готовность к предложениям партнера;
- указывается дата, время, когда можно с вами связаться, формы связи;
- выражаются пожелания к сотрудничеству.
Используются короткие емкие фразы, отражающие готовность к продолжению переписки, обсуждению деталей. Если это отказ сотрудничества, он выражается в вежливой корректной форме. Обтекаемые фразы не рекомендованы, если вы не хотите получить в ответ несколько навязчивых писем.
Как писать электронные сообщения
Один из распространенных вариантов переписки. В отличие от бумажного послания, доходит до адресата мгновенно. Оформленное на бланке организации, с реквизитами, подписью, в том числе электронной, является таким же официальным документом. Поэтому если в данном случае необязательно получение уведомления о том, что послание доставлено лично в руки, электронный вариант – очень удобный.
Требования к оформлению такие же, как и к тому, что отправляется в конверте. Чтобы оно не затерялось в потоке информации, обязательно заполняйте строку «Тема» перед отправлением. Ее увидит получатель, когда откроет свой почтовый ящик. Что касается программного обеспечения, обычный WORD вполне подойдет. Это самая распространенная программа для составления деловой корреспонденции, есть в любом офисе, точно откроется на компьютере партнера.
Письмо можно отсканировать, отправить копию, например, в формате pdf, в виде фотографии. Это поможет сохранить реквизиты в цвете: подпись, оттиски печатей, бланки. Не стоит отражать суть сообщения в самом окошке электронной почты. Его будет невозможно оформить в соответствии с требованиями.
Если не планируете распечатывать корреспонденцию, подшивать его в папку «Входящие», сохраните всю переписку в электронном виде. Так можно вернуться к тому или иному посланию в будущем, чтобы уточнить некоторые моменты, возобновить переписку.
В какие сроки нужно давать ответ
Если после встречи вы первым получили предложение, не стоит затягивать с ответом. Желательно дать его в первые три дня. Возможно, вы еще не готовы углубленно изучить вопрос о сотрудничестве, но планируете сделать это в перспективе. Тогда просто напишите, что предложение получено, вы рассмотрите его в определенные сроки, о чем дополнительно сообщите.
Существуют письма, для которых сроки ответа закреплены законодательно. Обычно это 14 рабочих либо 30 календарных дней. Ваш секретарь, делопроизводитель должен владеть информацией, чтобы не пропустить дату ответа. Этих сотрудников учат тому, как пишут письма подобного рода. Либо же вам самостоятельно следует изучить данный вопрос в зависимости от сферы деятельности компании.
Если провести ряд работ в установленные сроки не получается, важно уведомить об этом отправителя, попросив о продлении сроков, указав причину.
Распространенные ошибки в написании деловых писем
Даже если первое впечатление о вас как о партнере давно сложилось положительное, неверно составленная корреспонденция может его подпортить.
Написание письма – это своего рода искусство. Можно следовать всем правилам, но только со временем приходит качество, опыт. Интернет, специальная литература подробно объясняют, как писать деловое письмо, предлагая образец или пример на каждый случай. Но единого шаблона все же не существует.
Чего не следует делать в переписке:
- Использовать термины, не относящиеся к вашей сфере деятельности. Получатель должен с первого раза понять, что вы пытаетесь донести.
- Писать на несколько страниц. Письмо должно уложиться в 2-4 небольших абзаца на лист формата А4. Все остальное лучше выслать приложением.
- Повторять одну мысль несколько раз. Тавтология утомляет, такие послания редко дочитывают до конца. Заканчивать тоже нужно вовремя.
- Допускать ошибки. Это касается всего: названия компании, имени ее директора, написания слов. Перед тем, как писать письмо на русском языке, любом другом, уточните не только его образец, но и правила орфографии.
- Употреблять архаизмы. К ним относятся устаревшие слова типа «сей», «сего», «посему», «каковой». Пишите тем языком, который принят на переговорах, в деловом общении.
- Фамильярничать. Даже если сотрудничаете в сфере юмора, развлечений, обращения в форме «чуваки», слова «зажжем», «будет круто», тому подобные неприемлемы. Их лучше оставить для личного общения. И то, если это будет уместно.
Забудьте об угрозах, ультиматумах. Напоминаем, что деловая корреспонденция имеет юридическую силу. Если ваше сообщение носит предупреждающий, упреждающий характер, уместно сослаться лишь на нормы законодательства. В противном случае можно стать ответчиком в суде.