Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).
На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи. К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).
Как выбрать персонального помощника? Функции персонального помощника
На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.
В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.
Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.
I. Общие положения
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое,
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
8 вопросов будущему руководителю / Как провести собеседование на должность руководителя?
II. Должностные обязанности
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
Административный помощник имеет право:
1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Административный помощник несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Вид документа:
Источник: hr-portal.ru
Должностная инструкция помощника руководителя
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.
Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя
І. Общие положения
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- данной должностной инструкцией.
6. Помощник руководителя должен знать:
- установленный порядок обращения с документами в организации;
- правила делового общения и этикета;
- порядок ведения отчетной документации;
- правила пользования офисной техникой, средствами связи;
- основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
- основы делопроизводства;
- организационно-штатную структуру компании;
- порядок заключения и исполнения договоров.
ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
ІІІ. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
ІV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
Источник: working-papers.ru
Как еще зовут помощника администратора?
Некоторые компании используют термины «секретари» и «помощники по административным вопросам» как синонимы.
Какое еще звание у помощника?
Административный помощник начального уровня. Младший административный помощник. Работник по вводу данных. Помощник администратора I (использует AmerisourceBergen)
Что еще можно назвать административным?
На этой странице вы можете найти 45 синонимов, антонимов, идиоматических выражений и связанных слов для административных, таких как: директорский, директивный, организационный, управленческий, правительственный, командующий, направляющий, регулирующий, организационный, председательствующий и официальный.
Администратор офиса — это то же самое, что и помощник администратора?
Обычно канцелярские администраторы берут на себя задачи начального уровня, когда у административных помощников есть дополнительные обязанности в компании, и часто перед одним или двумя высокопоставленными сотрудниками в организации.
Помощник по административным вопросам — это то же самое, что и секретарь?
Секретарь является канцелярским, и его роль включает в себя такие задачи, как расшифровка, набор документов, копирование и обработка вызовов, в основном поддержка помощника администратора. … Самое заметное отличие состоит в том, что помощник по административным вопросам будет контролировать других членов команды.
Офис-менеджер выше помощника руководителя?
Основное различие между офис-менеджером и исполнительным помощником заключается в том, что офис-менеджеры обслуживают более широкие потребности всех сотрудников в небольшой организации, в то время как исполнительные помощники обслуживают конкретные потребности только нескольких руководителей высшего звена.
Администратор выше помощника?
Роль офисного администратора охватывает практически все, как и роль помощника. Разница в том, что у вас будет более надежный набор навыков, и вам будет намного легче брать на себя дополнительные обязанности. Администратора часто считают сердцем любого офиса.
Административный — это слово?
прилагательное. относящиеся к администрации; исполнительный: административные способности.
Что такое административная роль?
Административные работники — это те, кто оказывает поддержку компании. Эта поддержка может включать общее управление офисом, ответ на телефонные звонки, разговор с клиентами, помощь работодателю, канцелярскую работу (включая ведение записей и ввод данных) или множество других задач.
Что значит режиссерский?
1: служит для направления. 2: режиссера или режиссера, режиссера театра или кино. 3: относится к каталогу или управляется им.
Какая самая высокооплачиваемая административная работа?
10 высокооплачиваемых административных должностей, которые нужно найти в 2021 году
- Менеджер по эксплуатации. …
- Служба поддержки участников / менеджер по регистрации. …
- Помощник руководителя. …
- Помощник врача. …
- Менеджер колл-центра. …
- Сертифицированный профессиональный кодировщик. …
- Специалист по кадровым льготам / координатор. …
- Менеджер по обслуживанию клиентов.
Админ выше менеджера?
Фактически, хотя обычно администратор в структуре организации стоит выше менеджера, эти двое часто поддерживают связь и общаются, чтобы определить политику и методы, которые могут принести пользу компании и увеличить прибыль.
Сколько нужно платить администратору офиса?
Средняя зарплата офисного администратора в США по состоянию на 43,325 февраля 26 года составляет 2021 38,783 долларов США, но диапазон зарплат обычно находится между 49,236 XNUMX и XNUMX XNUMX долларами.
Помощник по административным вопросам — хорошая работа?
Работа помощником по административным вопросам — отличный выбор для людей, которые предпочли бы работать, а не продолжать учебу после окончания средней школы. Широкий круг обязанностей и отраслевых секторов, в которых работают помощники по административным вопросам, делают эту должность интересной и сложной.
Какова почасовая оплата помощника администратора?
Люди, занимающие должности офисной поддержки начального уровня, обычно зарабатывают около 13 долларов в час. Средняя почасовая оплата для большинства ролей административного помощника более высокого уровня составляет около 20 долларов в час, но она зависит от опыта и местоположения.
В чем разница между помощником администратора и помощником руководителя?
Административный помощник или помощник администратора отвечает за выполнение широкого круга административных задач на своем рабочем месте, в то время как исполнительный помощник может выполнять более сложные и продвинутые административные обязанности, как правило, для высшего руководства и других руководителей в организации.
Источник: frameboxxindore.com
