Большинство современных предпринимателей владеют английским языком. И, как правило, этого уровня более чем достаточно для ведения деловой и личной переписки. О правилах деловой переписки мы и хотим поговорить.
Большинство современных предпринимателей на том или ином уровне владеют английским языком. И, как правило, этого уровня достаточно для изучения определенных материалов в своей сфере или ведения деловой и личной переписки. И если в личной переписке нет строгих правил, то в деловой — таких правил довольно много, о них-то мы и хотим поговорить.
В этом материале мы собрали и подробно описали все основные правила, которые могут пригодиться для переписки с иностранными партнерами.
Общие правила
Письмо должно быть ясным, кратким и вежливым.
Делайте выбор в пользу простых слов и выражений. Чем проще вы пишите, тем быстрее вас поймут. Но не перебарщивайте и не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются сокращения типа “I`m” и сленговые выражения. Например, вместо фразы “We are the recipients of”, лучше сказать “We received”.
БИЗНЕС С ПАРТНЕРОМ: как выбрать, как не облажаться. ТОП СОВЕТОВ
Также, используя короткие и средней длины предложения без сложных оборотов, вы добьётесь краткости и ясности в своих письмах. Грамотное деление на абзацы облегчит зрительное восприятие текста и задаст определённый ритм.
Шапка
· В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя, должность и/или название компании с адресом, информация для обратной связи.
ВАЖНО : Имя всегда пишется в таком порядке: Имя Отчество Фамилия (отчество лучше вовсе опустить и писать только Имя, Фамилию). Пишите свое имя в таком порядке и на своих визитках, иначе иностранные партнёры будут в полной уверенности, что Ваше имя — Сидоров. Также порядок меняется и в адресе. В России пишут адрес по убывающей: страна, город, индекс, улица, дом, квартира или офис. Почти во всех европейских странах и в США порядок написания адреса идет по возрастающей, от квартиры/офиса до страны.
· Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
· Укажите дату отправления в формате дата/месяц/год (для Европейских стран) или месяц/дата/год (для США). Чтобы избежать путаницы, можно писать дату в более развернутом виде: October 10, 2010. Обратите внимание, что в русском языке дата пишется через точку (10.10.2010), в английском же дата пишется через слэш (10/10/2010).
ПРИМЕЧАНИЕ : Название российской компании никогда не переводится, только транслитерируется. Форма регистрации компании тоже транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Пример: ООО, Romashka. Неправильно: Camomile, Ltd. Как вариант, можно дополнительно в скобочках добавить перевод формы регистрации компании: ООО, Romashka (Limited Liability Company).
Обращение
Правила УСПЕШНОГО ПАРТНЕРСТВА в бизнесе от Давлатова
После обращения ставится запятая. В России принято в обращении ставить восклицательный знак (Здравствуйте, Владимир Владимирович!), в западной же культуре восклицательный знак воспринимается как крик.
Тело письма
Сразу представьтесь , если это первое письмо. Если это уже не первое письмо, то следует выразить благодарность :
Далее, в первую очередь укажите цель обращения. И в зависимости от цели вашего письма, воспользуйтесь следующими шаблонными фразами:
Спасибо за внимание! Для удобства весь материал можно скачать тут.
Надеемся, эти правила окажутся полезными для вас.
Источник: spark.ru
Деловой этикет: пишите правильные письма!
Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.
Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.
После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.
Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).
Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).
Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».
Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.
Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.
Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).
Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .».
Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.
О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.
В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.
В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.
Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.
Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.
Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.
В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.
Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!
Источник: www.pravda.ru
Корпоративная переписка: 5 золотых правил этикета в корпоративной почте
На работе ежедневно мы общаемся с большим потоком людей — и 70% этого общения происходит по электронной почте. Если по формату коммуникации с коллегами вопросов практически не возникает, то деловая переписка с клиентами подразумевает определенный этикет. Подготовили для вас чек-лист золотых правил этикета в корпоративной почте.
1. Всегда здоровайтесь и обращайтесь по имени
Несмотря на возмущения Артемия Лебедева по поводу постоянных “Привет” в переписке, поздороваться с собеседником — это важно. В корпоративном этикете можно воспользоваться правилом “нового дня” — когда наступает следующий рабочий день, нужно поприветствовать собеседника, даже если вы продолжаете ветку обсуждений со вчерашнего дня. Во-первых, это элементарная культура общения, во-вторых — способ сегментирования цепочки писем по дням.
Плохой пример письма
Если вы пишете письмо 1-3 людям, то можно обращаться к каждому по имени, либо обобщить адресатов в “коллег”. Например:
- Наталья, Юлия, Владислав, добрый день!
- Коллеги, приветствую!
Если же адресат у вас один — обязательно обратитесь к нему по имени (желательно прописать имя полностью, если адресат не представился коротким именем). Избегайте уменьшительно-ласкательных вариаций имен, даже если вы знакомы с человеком уже давно. Помните, что хоть корпоративная переписка — это коммерческая тайна, всегда есть шанс, что к ней подключаться коллеги или ее придется показать руководству. Натусик, Юлек и Владик будут просто неуместны в такой ситуации.
2. Следите за грамматикой и пунктуацией
Даже после тяжелого рабочего дня, дописывая в 18.45 последнее письмо клиенту, не забывайте про грамотность. Не все из нас критичны к опечаткам, но если представитель компании совершает элементарные ошибки и не соблюдает пунктуацию, то осудят весь бренд. Особенно это актуально для отдела продаж большой редакции — продавая копирайтинг, ошибаться в словах и запятых чревато отказом от сотрудничества.
Доверились бы такой редакции?
Для большего удобства настройте вордовскую проверку на вашу почту или включите проверку грамматики в браузере.
3. Подключая коллег к переписке — знакомьте их с собеседником
Частая ситуация во время работы над проектом — требуется помощь коллеги или руководителя. Подключая их к деловой переписке, обязательно знакомьте собеседников между собой. Приведем два простых примера — один из них негативный, а второй соответствует деловому этикету:
- Надя, проверь ТЗ, во вложении.
- Коллеги, подключаю к проекту Надежду — это наш контент-менеджер. Надя — Максим из агентства “Рога и Копыта” прислал ТЗ — проверь его, пожалуйста.
Корректное подключение коллеги к деловой переписке
В первом случае растеряется и сама Надя, и агентство, с которым вы работаете. Объясняя порядок работы, задачу и представляя собеседников друг другу, вы сократите количество вопросительных писем в своей почте.
4. Постарайтесь соблюдать график работы (свой и коллег)
Запары бывают у всех, но по правилам делового этикета поддерживать коммуникацию с коллегами лучше в рабочее время. Если бы каждый сотрудник или подрядчик, который задерживается на работе до 21.30 писали бы вам письма в удобное для них время, с утра ваша почта была бы похожа на папку “Спам”. Если вы не успели отправить ответ до конца рабочего дня, лучше сохраните его в черновиках, а отправку запланируйте на 9-10 утра.
Не надо так!
Более того, отправка писем в рабочее время повышает скорость ответа — проверено на практике.
5. Проверяйте вложения перед отправкой
Сколько раз мы получали пустые письма с отметкой “во вложении”? Будьте внимательны при отправке файлов коллегам — извиниться и отправить вложение следующим письмом, конечно, можно, но лучше сделать это сразу.
Проверяйте название вложений перед отправкой!
Не менее частые ошибки — отправка не тех вложений или некорректно названные файлы. Ваш собеседник сразу должен понимать, какое из вложений ему открыть — это упросит и вашу с ним коммуникацию, и сохранит нервы коллеги.
Источник: dzen.ru