Деловое письмо – это официальный документ, целью которого является установление контактов между различными организациями, учреждениями, предприятиями или же между членами одного рабочего коллектива внутри такового. Таким образом, деловое письмо является одним из жанров официально-делового стиля. Написание делового письма требует определённых знаний и навыков. С основными из них мы познакомимся в данной статье.
Во-первых, необходимо определить цель делового письма. Выделяются следующие возможные типы писем по цели их написания:
| Тип письма | Назначение письма |
| письмо-прошение | содержит просьбу сделать или прекратить какое-то действие |
| письмо-уведомление | информирует о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес для адресата или могут его заинтересовать |
| письмо-предупреждение | предупреждает о прекращении предыдущей договорённости в случае невыполнения адресатом данных им обязательств |
| письмо-запрос | содержит вопрос или некое деловое предложение |
| письмо-ответ | содержит запрошенные сведения |
| письмо-предложение (оферта) | разновидность коммерческого письма, содержит заявление лица о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий |
| письмо-претензия (рекламация) | другая разновидность коммерческого письма: содержит претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков |
| письмо-напоминание | содержит напоминание о выполнении обязательств и описание мер, которые будут приняты в случае их неисполнения |
| письмо-гарантия | содержит в себе подтверждения обязательств или оговоренных ранее условий |
| письмо-подтверждение | содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п. |
| письмо-благодарность | содержит выражение благодарности по какому-либо поводу |
| письмо-поздравление | содержит поздравления по какому-либо поводу |
| письмо-приглашение | содержит приглашение на какое-либо мероприятие |
| письмо-рекомендация | письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы, или письмо с рекомендациями известного адресату человека (организации) |
| письмо-соболезнование | содержит соболезнования по какому-то поводу |
| инструктивное письмо | содержит указания и разъяснения подведомственным организациям |
| сопроводительное письмо | состоит в сообщении адресату о направлении каких-либо сопроводительных (неадресованных) документов, материальных ценностей и т. п. |
Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Итак, какое именно письмо вы собираетесь написать, выполняя первое задание проекта?
Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Определив цель, мы можем приступать к составлению плана письма.
Для этого нам нужно знать, как строится деловое письмо. Оно имеет чёткую структуру. Рассмотрим её по пунктам.
Пункт 1. Деловое письмо должно быть озаглавлено. В заголовке в краткой форме отражается цель письма. Например, заголовок делового письма может быть следующим: «Просьба», «Информация», «Приглашение» и т.д.
Пункт 2. Текст делового письма обязательно должно начинаться с обращения к адресату. Для этого используются общепринятые формы вежливости:
Глубокоуважаемый (имя, отчество)!
В переписке принято указывать звание адресата или его профессию:
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Обращение завершают восклицательным знаком, а первое слово текста письма пишут с большой буквы и с нового абзаца.
Если адресат письма знаком вам лично, то допустимо начать деловое письмо с пожелания здоровья:
Здравствуйте, уважаемый Александр Фёдорович!
Уважаемый Александр Фёдорович! Здравствуйте.
* Примечание 1. Отсутствие обращения является нарушением этикета деловой переписки и будет истолковано как пренебрежение к адресату.
** Примечание 2. Не следует использовать при обращении сокращения (например: Здравствуйте, ув. А.Ф.!) – это также является нарушением этикета деловой переписки и выказывает пренебрежительное отношение к адресату.
Пункт 3. Если вы пишете адресату впервые, необходимо начать с представления. К примеру:
Здравствуйте, уважаемый Дмитрий Данилович!
Меня зовут Мария Романова, я являюсь ученицей 8 «А» класса школы 1235.
Пункт 4. Основной текст делового письма состоит из двух частей, логически связанных между собой.
Пример основного текста делового письма:
Уважаемые коллеги, выезд экспертов в структурные подразделения МГПУ в рамках аккредитации состоится с 23 по 27 июня.
По распоряжению проректора заведующие кафедрами в эти дни должны находиться на рабочих местах. Преподаватели обязаны работать строго по расписанию. Отклонения от расписания без уважительной причины не допускаются.
В первой абзаце письма содержится описание событий, послуживших поводом для его написания. Это вводная часть. Второй абзац – основная часть, в ней выражается требование к адресатам письма: находиться на рабочих местах и работать строго по расписанию.
Пункт 5. Деловое письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и подписывается. Для подписи используются стандартные обороты: «С уважением… (И.О.Ф.)»*, «С благодарностью…», «Искренне Ваш…».Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости.
Благодарю Вас за оказанное доверие.
С уважением, Елена Сергеевна Степанова.
(если письмо пишется от руки)
*Замечание.После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай. Однако старшая норма русского языка сохраняет запись без запятой, например:
Елена Сергеевна Степанова
Напоследок – несколько полезных советов, которые помогут при написании делового письма:
Совет 1: при написании делового письма точно излагайте информацию.
Совет 2: будьте лаконичны, но приводите информацию в достаточной степени точно и подробно.
Совет 3: используйте нейтральный тон изложения, избегайте эмоционально насыщенной лексики (междометий ух!, ого!, ага!, упс… и т.д., модальных слов (кажется, по-моему, думается, действительно, на самом деле и т.д. ), слов с суффиксами субъективной оценки (лёгонький, домик, трудноватенько, девка, девчурка и т.д.).
Совет 4:выражайте уважение к адресату письма – пишите местоимение Вы с заглавной буквы, используйте только уважительные формулировки. Не рекомендуется намекать адресату на его невнимательность, навязывать заранее спланированный исход вопроса. Нетактично употреблять в письме слова «срочно», «немедленно», «незамедлительно»: удачнее будет заменить их такими выражениями, как «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно просим сразу же сообщить о своём решении». Нельзя начинать письмо словами отказа, более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения.
Совет 5: письмо должно быть составлено грамотно (грамотность подразумевает знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, правильный выбор стилистических вариантов слов (нейтральных, официально-деловых), в деловом письме не могут употребляться разговорные слова, просторечия, жаргонизмы, диалектизмы, а правильное орфографическое и пунктуационное оформление текста должно быть безупречным.
Совет 6: поскольку язык деловой переписки характеризуется повторяемостью и единообразием речевых средств, используйте речевые клише (штампы), которые помогут конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, исключить возможность двоякого толкования одного конкретного текста.
Источник: globallab.org
Подскажите, пожалуйста, как верно писать в тексте письма: «просим» или «прошу»? Подписантом является генеральный директор в единственном числе. Так же есть вопрос об обращении, которое начинается со слова «Уважаемый (-ая)»: если обращаюсь в начале письма таким образом, стоит ли в конце письма писать «С уважением»? Какими источниками следует руководствоваться?
Благодарю.
ГОСТ Р 6.30-2003 (Методические рекомендации по внедрению ГОСТ) устанавливает, что в деловой переписке текст излагается от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем), т.к. письма составляются от имени организации, на бланке организации, хотя подписывает их один руководитель. Изложение текста от первого лица единственного числа (прошу, сообщаю, направляю) возможно, если письмо составляется на бланке должностного лица, либо письмо носит конфиденциальный характер. Методическая литература по составлению деловых писем рекомендует, что если письмо начинается с обращения «Уважаемый…!», оно должно заканчиваться заключительной фразой «С уважением…».
Источник: archivexpert.ru
putin_2
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма — подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма — состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) . !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин .
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Выражаем свою искреннюю благодарность за .
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по ..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за .
Это письмо — проявление нашей благодарности за .
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за .
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы .
Позвольте выразить свою благодарность .
Мы благодарны Вам за приглашение .
Спасибо за предоставленную возможность .
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма — ответы .
Официально подтверждаем свое согласие на .
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем .
Подтверждаем получение Вашей телеграммы .
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о . и искренне Вам благодарны.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) .
Отвечая на Ваш запрос от (дата) .
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) .
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас .
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о .
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в .
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд .
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить .
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу .
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось .
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ .
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что .
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу .
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о .
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за . Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о .
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам .
Позвольте напомнить Вам, что .
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать «нет» следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
