Система, разработанная «СКБ Контур», предназначена для обмена цифровыми версиями документов между организациями и их контрагентами. Функциональные возможности программного обеспечения позволяют формировать и отправлять любые виды документации, с юридической точки зрения имеющей точно такой же статус, как и бумажные экземпляры, подписанные уполномоченными сотрудниками предприятия вручную. Алгоритм максимально прост: пользователи создают нужные акты через личный кабинет, используют для заверения цифровую подпись и направляют готовый пакет адресату, подключенному к любому соответствующему сервису. В этом обзоре мы расскажем, как работает система электронного документооборота «Диадок», что это за платформа, и чем преимущества программы ЭДО с точки зрения бизнеса.
ЭДО, Электронный документооборот, АВР, СЭД, Система электронного документооборота, Обмен документами
Общее представление
Возможность обмениваться юридически значимой документацией в режиме онлайн заметно ускоряет выполнение рутинных бизнес-процессов, реализуемых в большинстве компаний. Традиционный подход к ведению бумажного делопроизводства отнимает у сотрудников немалое количество времени, которое уходит на составление, проверку, согласование и подписание оригиналов. Кроме того, нужно отправить их получателю через курьера, дождаться возврата с подписью второй стороны, а если контрагент составляет протокол разногласий, пройти весь цикл еще раз, внося необходимые исправления. Переход на цифровой документооборот экономит время и деньги предприятия, позволяя выполнить все вышеперечисленные всего за несколько минут.
Оператор Диадок: описание системы ЭДО
Функционал сервиса, предлагаемого «СКБ Контур», рассчитан на оптимизацию самых распространенных задач. С его помощью можно обмениваться накладными и счет-фактурами, отправлять акты и УПД, а также уведомления и отчеты в судебные и контролирующие органы, обходясь без дублирования документации в бумажной форме. Платформа гарантирует получение отправлений адресатами, автоматически фиксируя в базе каждый созданный файл. Стоимость исходящего трафика рассчитывается в соответствии с выбранным тарифом, тогда как за входящие документы плата не взимается.
Плюсы системы Диадок
- Прозрачность ведения документооборота. При необходимости пользователи всегда могут проверить текущий статус и ознакомиться с протоколом последних действий.
- Безопасность. Методы шифрования, применяемые при передаче данных по защищенным каналам, исключают вероятность получения информации третьими лицами.
- Надежность. Избежать потерь при теоретически возможных сбоях позволяет дублирование файлов на нескольких серверах.
- Удобная навигация. Фильтры, предназначенные для работы с электронным архивом, помогают быстро найти документацию по клиентам, поставщикам или проверяющим органам.
Модуль для 1С
Еще один аспект, важный для организаций, использующих отечественную учетную систему, — возможность установки на рабочий ПК специализированного софта, объединяющего функционал двух сервисов. С его помощью можно создавать записи о новых контрагентах или необходимые акты гораздо быстрее.
Бесплатные программы для ЭДО
Техническое сопровождение
Комплексная поддержка помогает решать возникающие вопросы еще до того, как они станут проблемой для предприятия. Квалифицированные специалисты всегда готовы подсказать правильное решение, указать местонахождение потерянных файлов или исправить возникшие системные ошибки.
Основные преимущества электронного документооборота
Помимо общих плюсов, перечень факторов, обусловливающих итоговый выбор в пользу ЭДО, для каждой категории сотрудников будет связан с непосредственной спецификой выполняемой работы.
Для руководителей
Так, директора и управляющие в большинстве своем решают задачи, которые делятся на две условные группы: принятие решений и контроль за их исполнением. В первом случае основой правильного выбора является своевременный сбор и качественный анализ информации, однако времени на это обычно не хватает. Встроенная классификация и поиск в сервисе «Диадок» — это то, что позволяет быстро получить нужные сведения. Что касается контрольной функции, то благодаря электронному документообороту, отслеживать своевременность выполнения поручения также становится заметно проще. Система автоматически напоминает о подходящих сроках, направляет извещения и формирует отчеты об уровне дисциплины в разрезе назначенных исполнителей.
Для бухгалтерии
Современные СЭД чаще всего используются в сочетании с управленческим софтом, применяемым для ведения учета по хозяйственным и финансовым операциям. Применение различных методов обработки помогает упорядочить совокупность показателей и файлов, структурировать базу и разделить информационные потоки на основании определенных критериев. Учитывая, что для реализации конкретных бизнес-процессов возможно понадобятся как структурированные, так и неструктурированные данные, работа с первыми может осуществляться при помощи ERP, тогда как вторые будут извлекаться системой электронного документооборота и управления корпоративным контентом — ECM.
Для юристов
Разнообразие задач, возникающих в работе юридического отдела, в первую очередь обусловливается регулярными изменениями законодательных требований и стандартов, устанавливаемых контролирующими органами, а также непрерывными процессами заключения контрактов и исполнения договорных обязательств. В число возможных обязанностей, помимо составления и проверки договоров, также могут входить получение лицензий и разрешений, подготовка сопроводительной документации для заявок на тендеры и т. д. Система помогает ускорить согласование, наладить оперативный контроль за сроками действия, а также сформировать базу шаблонов и образцов для своевременного обновления.
Основные характеристики платформы Диадок
Для большей наглядности представим функционал, предлагаемый пользователям СЭД, в виде таблицы:
Работа с документами
- Получение и распределение.
- Автоматическая сортировка.
- Формирование и отправление.
- Использование встроенного редактора.
- Ручное и автоматизированное согласование.
- Верификация с помощью квалифицированной подписи.
- Встроенные фильтры поиска по базе.
- Отправка документации в ФНС, судебные и контролирующие органы.
Взаимодействие с контрагентами
- Приглашение подключенных пользователей.
- Автоматическая сверка расчетов.
- Ведение документооборота с российскими и зарубежными компаниями.
- Назначение полномочий доступа к системным ресурсам.
- Идентификация пользователей программы.
- Создание иерархии подразделений.
Как подключиться к системе Диадок
Для подключения к ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись, выданная удостоверяющим центром. При необходимости КЭП также может быть предоставлена «СКБ Контур», располагающим соответствующими техническими возможностями.
Регистрационный раздел доступен на официальном сайте сервиса, где можно ознакомиться с перечнем доступных тарифов. Получение входящей документации бесплатно, так что расчет стоимости осуществляется только исходя из объемов исходящего оборота. В перечень функций, доступных по умолчанию, входят:
- Приемка, обработка и подписание актов и договоров.
- Возможность обмена текстовыми сообщениями.
- Хранение данных на серверах поставщика без ограничений по срокам.
- Предоставление сотрудникам доступа к просмотру и согласованию.
- Техническая поддержка, работающая в режиме 24/7.
На сегодняшний день системой пользуются уже более полутора миллионов юридических лиц и предпринимателей. С помощью встроенного модуля поиска можно проверить, кто из контрагентов уже подключился к ЭДО — достаточно ввести в поле формы ИНН интересующей Вас организации. Если партнеры по бизнесу работают с другой платформой, передача осуществляется с использованием роуминга, тарифицируемого точно так же, как и внутренний документооборот.
Подписание документов с помощью квалифицированной подписи по закону имеет юридическую силу, аналогичную статусу оригинальных экземпляров, подписанных вручную. Дублировать файлы на бумажных носителях не нужно: в случае поступления запроса от налоговых служб или судебных органов можно отправить необходимые материалы в электронном виде, что существенно экономит время и упрощает контроль за своевременностью доставки.
Как пользоваться системой Диадок
Для авторизации в личном кабинете проще всего использовать веб-версию, исключающую необходимость интеграции с внутренними учетными приложениями компании. В этом случае обмен напоминает работу с почтовыми ящиками. Платить нужно только за исходящую документацию: платформа автоматически регистрирует каждый отправленный документ и рассчитывает стоимость оказываемых услуг. Организации, пользующиеся 1С, также могут скачать с официального сайта и установить на рабочие ПК специальный модуль, адаптированный под характеристики наиболее популярных версий.
Взаимодействие с учетной программой
Программные решения, предлагаемые оператором, отвечают стандартам работы с устройствами на базе Windows. Система «Диадок» позволяет отправлять внешнюю и внутреннюю документацию как удаленным подразделениям предприятия, так и сторонним контрагентам, обеспечивая моментальную доставку актов с протоколированием действий, совершаемых авторизованными пользователями. Удобные настройки помогают отслеживать сроки согласования и подписания, благодаря чему заметно возрастает скорость ведения документооборота и исполнения бизнес-процессов.
Интеграция системы ЭДО
В процессе внедрения актуальных технологических решений можно выделить две основные стадии.
Определение учетной политики
Перед тем как перейти на новую схему, необходимо составить соответствующее положение, удостоверяющее возможность использования электронных документов. В содержании уточняется:
- Перечень документации, в отношении которой распространяется данное правило: это могут быть накладные, счета на оплату, акты приема выполненных работ, УПД и т. д.
- Алгоритм действий, предусматривающий привлечение оператора телекоммуникационной связи или самостоятельную обработку. Стоит отметить, что для отправки и получения счетов-фактур наличие независимого посредника является обязательным условием.
- Тип подписи, используемой для подтверждения. В соответствии с законодательными нормами различают три разновидности: простые, неквалифицированные и квалифицированные ЭЦП. При этом юридической силой, соответствующей статусу обычного подписания, обладает только последний вариант, не требующий обязательного оформления дополнительного соглашения.
- Перечень работников организации, наделяемых правом регистрации электронных документов. Обычно подобные полномочия предоставляются директору и главбуху.
- Правила хранения. Для соблюдения нормативных требований целесообразно отметить срок, на протяжении которого должен сохраняться доступ к данным, хранящимся в каталогах. Так, для бухгалтерской документации минимальный период составляет пять лет.
- Метод предоставления отчетности по запросам контролирующих органов, в первую очередь — ФНС. Подавать сведения можно как на физических носителях, так и в цифровом виде.
В рамках учетной политики предприятия определяются методы организации и ведения ЭДО, а также требования, предъявляемые к пользователям. Обязательное условие — фиксация положений, указывающих на необходимость точного и своевременного отражения хозяйственных и финансовых операций. Кроме того, при каждом обновлении целесообразно учитывать изменения, произошедшие в законодательстве за прошедший период.
Определение способа работы
Сервис «Диадок» предлагает несколько вариантов, каждый из которых обеспечивает доступ к ведению электронного документооборота:
- Обычная версия. Позволяет использовать любой браузер, не требуя установки дополнительного софта.
- Интеграция с действующей учетной системой. Речь может идти как о специальном модуле для «1С», так и о других продуктах, объединение с которыми осуществляется при помощи API или SAP комплекса.
- Мобильное приложение. Предоставляет возможность отправки и получения документов через смартфон или планшет.
Стоит отметить, что все файлы, создаваемые пользователями или получаемые от внешних контрагентов, надежно защищены от стороннего посягательства. Дублирование базы на нескольких серверах исключает риск потери информации, а доступ к базе сохраняется даже после того, как истечет оплаченный период. В случае необходимости сотрудники, наделенные правами администратора, могут воспользоваться функцией двухфакторной аутентификации.
Тарифные планы
Стоимость предлагаемых услуг определяется исходя из выбранного тарифа. Основной критерий — количество исходящих документов. На выбор доступны ежемесячные пакеты с лимитом от 250 до 3000 файлов, что позволяет подобрать оптимальный вариант с учетом потребностей организации. В перечень бесплатных функций, предусмотренных по умолчанию, помимо получения и подписания, также входят:
- Использование серверных мощностей оператора для бессрочного хранения данных.
- Возможность подключения пользователей без ограничений по численности.
- Мобильное приложение, совместимое с iOS и Android.
- Круглосуточная техническая поддержка для каждого клиента.
Оплата модуля, используемого в целях настройки маршрутов согласования, рассчитывается и производится в отдельном порядке — в зависимости от сложности конфигурации.
Заключение
Система ЭДО «Диадок» — современный сервис, обеспечивающий удобный и быстрый обмен документами. Интеграция программных решений «СКБ Контур» с комплексом «Магазин 15», разработанным компанией Клеверенс, помогает повысить эффективность бизнеса за счет сокращения времени выполнения операций и сведения к минимуму зависимости от человеческого фактора.
Вопрос-ответ
Как долго документация хранится на серверах?
Можно ли отозвать отправленный акт?
Если вторая сторона еще не произвела подписание, отзыв для последующей корректировки производится в одностороннем порядке. При наличии подписи реализуется специальный механизм аннулирования, требующий обоюдного согласия участников.
Как физическому лицу подключиться к ЭДО?
Процесс регистрации обычных граждан на платформе «Диадок» ничем не отличается от порядка подключения индивидуальных предпринимателей. В качестве регистрационных данных используются ФИО, ИНН и сертификат квалифицированной подписи.
Источник: www.cleverence.ru
Электронный документооборот (ЭДО)
Выполняйте отправку актов, накладных, счет-фактур и любой другой документации без дубляжа на бумаге. Получайте документы совершенно бесплатно!
Отправить заявку
Основной функционал сервиса
Комфортная и понятная полная версия
Бесплатное получение документов, возможности настройки авто распределения входящей документации по подразделам и ответственным лицам.
Интеграция
с любой УС
Контур.Диадок можно внедрить в любую УС. Эта функция позволяет осуществлять весь комплекс работ с документами в одном окне.
Роуминг
с операторами ЭДО
Готовая технология обмена документацией, имеющей юридическую силу, в онлайн режиме между различными операторами ЭДО.
Легкий
поиск документов
Осуществляйте быстрый поиск нужного файла по заданным в строке критериям: ИНН контрагента, названию или типу документа.
Подача
документов в ФНС
Пользователи Контур.Диадока могут формировать и отправлять любые отчетности в налоговую службу и в другие государственные структуры.
Настроенное ЭДО
для маркировки
Система дает возможность быстро получать и обрабатывать информацию о продукции, а также о ее перемещении от производителя к конечному потребителю.
Получить консультацию
Пора начать ЭДО в Контур.Диадок
- Доставка документов контрагентам в любой точке РФ осуществляется всего за несколько секунд. Забудьте навсегда о повреждении, утрате документов или о задержке доставки.
- Каждый документ с квалифицированной ЭЦП имеет юридическую значимость. Это означает, что такую подпись можно ставить на всех файлах для предоставления в судебные инстанции или ФНС при необходимости.
- КЭП фиксирует формат и содержимое документа на момент подписания, а также транспортирует его по зашифрованным каналам, что гарантирует неизменность его структуры.
- С помощью ЭДО существенно упрощаются все бизнес-процессы компании и легко настраивается работа внутри команды.
Стоимость тарифов Контур.Диадок
Входящие файлы
— бесплатно!
Цена документов
в роуминге такая же
Гарантия получения
файла на 100%
Подключить
Подключить
1 200 исходящих
Подключить
3 000 исходящих
Подключить
6 000 исходящих
Подключить
12 000 исходящих
Подключить
С Диадоком комфортно, легко и безопасно
- Бесплатное хранение документации на нескольких серверах на неограниченный период. Гарантия сохранности и свободного доступа в любой момент.
- Круглосуточная техническая поддержка на связи в онлайн-чате, по электронной почте и телефону. Звонки в пределах страны – бесплатно. Мы готовы помочь в любой момент.
- К личному аккаунту компании в сервисе можно подсоединить неограниченное количество пользователей — бесплатно. Выполняйте настройку доступа и распределяйте обязанности для каждого работника — онлайн.
- Сервис надежно защищен от посторонних вмешательств. Ваша документация одновременно хранится на нескольких серверах и имеет сертификат безопасности.
Порядок получения электронной подписи
Заказать «Электронную подпись»
Полученный счет оплатить и прислать подтверждение оплаты на почту
Сканы нужных документов загружается в Личном кабинете
Необходимо подъехать в офис или заказать курьерскую доставку
Выбираем сертификат
Электронные подписи, выданные нашим УЦ, могут использоваться на любых площадках.
СКБ Контур надежная компания
Первая продукция была выпущена нами еще в 1988 году. С того времени ПО продолжает набирать актуальность, а количество клиентов стремительно увеличивается.
Портфель Контура содержит электронные подписи на любой случай – от составления и отправки отчетов до участий в торгах. Включая сервисы ЭДО, Маркировку, Онлайн-кассы проверку контрагентов и выдачу лицензий на обладание ЭЦП на собственном носителе.
Наш УЦ предлагает специальные акции на ЭЦП для постоянных и новых клиентов.
Ровно столько платформ принимает наши подписи.
> 2 млн. благодарностей
Столько положительных отзывов мы получили от наших клиентов.
> 11 млн.
подписей
Столько людей получили ЭЦП, за 2021 год, что означает доверие к нам!
19 лет
наш стаж
Работаем на рынке давно. Подберём подпись под ваши задачи.
О нашей компании
ООО “Новые Интернет Технологии”, официальный представитель Удостоверяющего Центра СКБ Контур с 2009 года.
Электронный документооборот
с технологией мобильной подписи
Вы можете загрузить, скачать и отправить документы на подпись
в личном кабинете на компьютере, в учетной системе 1С или со смартфона.
Подписание происходит прямо в телефоне.
Скачиваний
Пользователей
Почему вам стоит выбрать Nopaper?
Единственный сервис на рынке, в котором удобно обмениваться документами
и с cотрудниками, и с контрагентами
Не нужно заводить несколько систем. Подписывайте документы в одном сервисе с контрагентами, партнерами по ГПХ и штатными сотрудниками.
Подключаем нового пользователя
в 3 раза быстрее , чем большинство других сервисов
Чтобы начать обмениваться документами, достаточно просто скачать приложение.
Не нужно устанавливать и настраивать программы на ПК.
Безопасно.
Nopaper выбирают российские банки для документооборота с клиентами
Nopaper — совместное решение Abanking и SafeTech. Мы 15 лет создаем топовые решения для банков, поэтому знаем о безопасности всё.
Кейсы
Переходите
на кадровый документооборот Nopaper
Готовая интеграция с 1С:ЗУП.
Бесплатный выпуск подписи сотрудникам.
Маршруты подписаний, шаблоны документов и настройка бизнес-процессов.
Отправляйте документы на подпись без роуминга
Если у вашего контрагента есть подпись на токене, подписывайте с ним документы без настройки роуминга и установки дополнительного ПО.
Тарифы для юридических лиц
пробный период
подписаний
на весь период
для малого бизнеса
подписаний
2 250,00 ₽/мес.
45 ₽ за один пакет документов
Расчетный период — 3 мес.
для среднего бизнеса
10 000,00 ₽/мес.
40 ₽ за один пакет документов
Расчетный период — 12 мес.
Enterprise
для крупного бизнеса
без ограничений
35 ₽ за один пакет документов
Расчетный период — без ограничений
Тарифы для юридических лиц
пробный период
подписаний
на весь период
для малого бизнеса
2 250,00 ₽/мес.
45 ₽ за один пакет документов
Расчетный период — 3 мес.
для среднего бизнеса
10 000,00 ₽/мес.
40 ₽ за один пакет документов
Расчетный период — 12 мес.
Professional
для крупного бизнеса
без ограничений
35 ₽ за один пакет документов
Расчетный период — без ограничений
Оставьте заявку
Нужно больше подписаний?
Оставьте заявку, и мы предложим индивидуальные условия
Почему документы, подписанные в Nopaper, имеют юридическую силу
Вы получаете усиленную электронную подпись. Согласно ФЗ № 63 документ, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу.
Вы присоединяетесь
к Оферте и заключаете
с контрагентом Соглашение, где использование ЭП признается аналогом собственноручной подписи.
Подпись в Nopaper позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки.
Не тратьте бумагу зря. Попробуйте Nopaper
Оставить заявку
Какие документы можно подписывать в Nopaper?
В Nopaper можно подписать 99% документов: договоры, акты, счета и любые документы, для которых по закону достаточно усиленной неквалифицированной подписи.
Ниже мы привели примеры документов, которые вы можете подписывать в Nopaper. Их очень много, и мы технически не можем перечислить все. Если вашего типа документа нет в списке — напишите нам, мы проконсультируем.
Документы с контрагентами.
Договоры, соглашения и приложения к ним. Технические задания, заявки, письма, уведомления. Акты приема-передачи, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета.
Счет-фактуры можно подписать только квалифицированной электронной подписью, которая предполагает очную идентификацию.
Документы с банком*
Договоры, соглашения к договору. Заявления, уведомления, одобрение и проведение банковских операций, в том числе по открытию расчетного счета, закрытию расчетного счета, заказу банковской карты и т.д. (в зависимости от внутренней политики банка).
*для новых клиентов банка, требует очной идентификации по 115-ФЗ
Документы внутри организации
Направление сотрудникам информации, уведомлений, объявлений, служебных заданий. Заявление о приёме на работу. Акты и отчёты сотрудника и другие документы, для которых ТК РФ и другие законодательные акты не устанавливают обязательное применение квалифицированной подписи или подписания документа на бумаге.
Можно ли подписание в Nopaper приравнять
к подписанию на бумаге?
Да. Когда вы подписываете документы через Nopaper, вы наделяете их той же юридической силой, как когда подписываете собственноручно.
Подпись в Nopaper создаётся в результате криптографического преобразования – шифрования информации и содержит средства электронной подписи. Это позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки.
Поэтому подпись Nopaper является усиленной неквалифицированной подписью, сокращенно — НЭП (п.3 ст.5 закона «Об электронной подписи»).
Согласно п.2 ст.6 указанного закона, документы, подписанные НЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.
То же самое говорится и в гражданском кодексе Российской федерации (ГК РФ), а именно: письменная форма сделки считается соблюденной при использовании сторонами аналога собственноручной подписи (ст.160 ГК РФ). Этим аналогом и является электронная подпись, в том числе НЭП.
Есть дополнительное требование, чтобы документы, подписанные НЭП, имели юридическую силу: способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи (ст. 6 закона «Об электронной подписи», ст.160 ГК РФ).
Это значит, что для использования электронной подписи вы должны зафиксировать, что именно будет являться актом подписания и согласовать это с контрагентом.
Nopaper учитывает данное требование:
1) при регистрации вы присоединяетесь к оферте – пользовательскому соглашению, в которой использование подписи Nopaper признаётся аналогом собственноручной подписи;
2) до обмена документами с контрагентами вы заключаете с ними Соглашение о правилах использования подписи и взаимном признании её юридической силы.
В каком удостоверяющем центре аккредитован сервис Nopaper?
В Nopaper вы получаете Усиленную Неквалифицированную Электронную Подпись. Удостоверяющий центр для этого не требуется. Подпись формирует специальная программа с использованием криптографических алгоритмов.
Примет ли налоговая документы, подписанные в Nopaper?
Да, документы, подписанные nopaper, имеют юридическую силу и принимаются налоговыми органами, а также иными государственными органами (с учетом исключений, требующих обязательного применения квалифицированной электронной подписи, либо оформления документов в бумажном письменном виде). Единственный документ во взаимоотношениях с налоговой, требующий наличия квалифицированной электронной подписи, — электронные счета-фактуры (ст.169 НК РФ). Все прочие документы в отношениях с контрагентами могут быть подписаны неквалифицированной электронной подписью и будут приняты налоговыми органами.
Зачем Nopaper просит сфотографировать паспорт?
Для выпуска электронной подписи необходимо проверить личность человека и его паспортные данные. Сервис осуществляет проверку данных на их корректность и валидность, и выдает электронную подпись.
Сервиc работает в соответствии с 152-ФЗ «О защите персональных данных». Все сервера сертифицированы в соответствии с законодательством, а средство мобильной электронной подписи имеет нотификацию ФСБ «о характеристиках шифровальных (криптографических) средств». Вы можете быть полностью уверены, что ваши персональные данные под надежной защитой.
Есть ли в Nopaper веб-версия?
Есть. В ней вы можете посмотреть документы в привычном формате, скачать их на устройство или загрузить в сервис. Подписать документы или получить электронную подпись можно только в мобильном приложении Nopaper, так как она будет храниться прямо в смартфоне.
Источник: nopaper.ru
