Электронная цифровая подпись — это онлайн-аналог обычной подписи. Любой е-документ, подписанный ею, по своей юридической силе равен бумажному. С учетом тенденции по цифровизации это очень удобно. Кроме того, есть оговоренные законом ситуации, когда обязательно нужно сделать ЭЦП, чтобы вести бизнес. Расскажем, как создать электронную подпись и какая из них лучше.
ЭЦП: что это такое и для чего используется
Первый нормативный акт, который ввел понятие и объяснял, что такое электронная подпись (ЭЦП) и как ее сделать, появился в России в начале 2002 года. Спустя 10 лет документ отменили. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63, который его заменил, действует до сих пор, и многие понятия в нем сохранились без изменений.
Что же это такое: ЭЦП? Это элемент защиты составленной в электронном формате информации, который приравнен к собственноручной подписи составителя или владельца документа. Она выполняет три главные задачи:
- защищает информационные данные;
- подтверждает (заверяет) информацию, переданную по телекоммуникационным каналам связи (интернету);
- позволяет идентифицировать составителя и подтвердить, что именно он является отправителем документов.
Когда для вас создают подпись, то фактически формируют последовательность определенных символов, которая является электронным ключом. Подтвердить его может только выданный одновременно ключ проверки. Еще одно понятие, которое нужно знать пользователям, — сертификат ключа проверки электронной подписи (простой или квалифицированной). Это документ, подтверждающий, что электронный ключ проверки сделали для владельца ЭЦП.
Как получить электронную подпись ЭЦП сертификат бесплатно для торгов и тендеров?
Для чего нужно сделать электронную цифровую подпись
В законе № 63-ФЗ сказано, что подписи бывают простыми и усиленными. Усиленные, в свою очередь, делятся на неквалифицированные и квалифицированные.
Простой ЭЦП пользуются редко, поскольку она выполняет только одну задачу — позволяет определить лицо, заверившее документ. Но ее можно сделать, чтобы пользоваться, например, для внутренних целей компании.
У усиленной неквалифицированной е-подписи вариантов применения больше: с ее помощью можно увидеть изменения, внесенные в документ. Но обычно к ней не предлагают сертификат ключа проверки.
Самое лучшее — сделать усиленную квалифицированную ЭЦП, поскольку она наиболее функциональна. Как гласит п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ, документ, заверенный ею, признается юридически равным бумажному. Наличие подобного вида «автографов» требует и налоговое законодательство. Юридическим лицам она понадобится, чтобы:
- отчитаться по налогам и сборам;
- подать заявление на вычет;
- участвовать в электронных торгах;
- оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником;
- совершить иные действия, предполагающие составление и подписание онлайн-документов.
Индивидуальным предпринимателям, правда, нужно подумать, хотят они сделать квалифицированную ЭЦП или нет. Ее наличие для ИП — в большей степени право: отчитываться перед налоговиками и иными органами они могут на бумажных носителях. Но если есть желание участвовать в закупках, взаимодействовать с органами власти, совершать юридически значимые действия с использованием е-документов, придется приобрести квалифицированную ЭП.
Как сделать Электронную подпись для налоговой в ЛКН — как создать ЭЦП для физического лица бесплатно
Отметим, что простая и неквалифицированная подписи тоже могут стать полноценной заменой собственноручной. Но только в том случае, когда их использование предусмотрено нормативными актами или соглашениями между участниками документооборота.
У одной компании может быть несколько видов ЭЦП разного уровня защищенности для различных ситуаций: законом это не запрещается. Поэтому можно приобрести отдельную подпись для сдачи отчетности, отдельную — для доступа к электронным площадкам, где осуществляются торги, отдельную — для работы с государственными информационными системами.
Как получить электронную подпись и сколько она стоит
Как сделать электронную подпись? ЭЦП могут сделать только в специальных удостоверяющих центрах, которым разрешено оказывать подобные услуги. Сейчас таких организаций насчитывается свыше 400 по всей стране.
Если вы уже выбрали какую-то, обязательно проверьте, чтобы у этой организации было действующее разрешение. Список аккредитованных организаций ведет Министерство связи и коммуникаций. Чиновники регулярно обновляют информацию, размещая ее на своем официальном сайте. Поэтому выбрать подходящий центр можно в онлайн-режиме.
Обратите внимание, что с 01.01.2019 ЭЦП должны соответствовать новому ГОСТу Р 34.10-2012. Как ранее объясняли чиновники, 2020 год — переходный, когда можно использовать электронную подпись, сформированную и по новому, и по прежнему ГОСТу Р 34.10-2001. Однако уже в следующем году планируется работать по новым форматам. Поэтому у некоторых компаний могут возникнуть проблемы: если е-подпись сформирована по старым правилам, документы с ней будут признаны недействительными и их не примут ни контролирующие органы, ни операторы интернет-площадок, где проводят торги. Чтобы избежать осложнений в работе, рекомендуем обратиться в центр, где вы сделали ЭЦП, и уточнить, можно ли будет ее использовать после 01.01.2019.
Отметим, что у тех, кто оформляет подпись впервые, и тех, кто поменяет ЭЦП в связи с истечением срока действия до 31.12.2018, проблем возникнуть не должно: большинство аккредитованных центров уже учитывают новые требования и выдают е-подписи с обновленными форматами.
После того как вы определились, в какой именно центр обращаться, подготовьте необходимый в данном случае пакет документов. Если сделать ключи нужно для юридического лица, руководителю или уполномоченному лицу, необходимо предоставить:
- заявление;
- удостоверение личности заявителя, доверенность, если лицо действует от имени заявителя;
- копии учредительных документов;
- справку о регистрации в ЕГРЮЛ;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
Если сделать подпись нужно индивидуальному предпринимателю, то в удостоверяющем центре потребуют:
- заявление;
- удостоверение личности;
- СНИЛС;
- ИНН;
- справки из ЕГРИП.
Заявления можно подавать в удостоверяющие центры, не отходя от компьютера. На многих сайтах есть возможность заполнить специальные заявки на получение любого вида ЭЦП. Общеустановленного образца обращения для всех заявителей нет, поэтому каждая организация разрабатывает такие формы самостоятельно. Но пакет документов придется предъявить лично, без этого ЭЦП и сертификат ключа проверки не выдадут.
Важный вопрос — сколько все это стоит. Самой дешевой ЭЦП, конечно, является простая: она обойдется примерно в 1000–1500 рублей. Но ее заказывают очень редко, поскольку пользоваться ею можно в ограниченных случаях. Чаще всего удостоверяющие центры продают усиленные квалифицированные ЭП. Но их цена варьирует в зависимости от того, в каких ситуациях ее планируется использовать.
Например, за онлайн-ключи для сдачи отчетности ИП придется заплатить порядка 2000 рублей, а юридическому лицу — около 4000. Для участия в электронных торгах предварительно понадобится е-подпись стоимостью от 7000 до 25 000 рублей. Сориентироваться помогут каталоги услуг и прайсы на официальных сайтах удостоверяющих центров.
Как пользоваться
Как и где купить, сколько стоит, разобрались. Остается понять, как пользоваться. Саму ЭЦП и сертификат ключа проверки (если он предусмотрен) записывают на флешку или диск заявителя. Эти сведения переносятся на рабочий компьютер.
При правильной инсталляции среди инструментов появится кнопка «Добавить цифровую подпись» или что-то подобное (в зависимости от формата документа и версии используемой программы надписи могут отличаться). Нажав на такую кнопку, вы получите корректно оформленный е-документ.
Источник: clubtk.ru
Как пользоваться и что можно подписать в приложении «Госключ» от Минцифры
А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.
Сервис Госключ от Минцифры стал доступен россиянам с августа 2021 года. Поначалу его можно было использовать только для заключения договоров с операторами мобильной связи. Но теперь спектр услуг стал шире – вплоть до возможности подписывать документы через портал Госуслуги. Приложение «Гос ключ» позволяет совершать важные действия без посещения офиса, без личных встреч продавцов, покупателей, заказчиков и исполнителей услуг.
Что это за приложение
«Гос ключ» – это мобильное приложение, предоставляющее своим пользователям полный аналог усиленной неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи (ЭП). Приложение позволяет сократить время на подписание документов и сэкономить на бумаге, в частности, для договоров и актов выполненных работ. Согласовывать и подписывать документацию можно не выходя из дома или офиса, используя созданную электронную подпись.
Итак, что такое «Гос ключ» другими словами – это приложение, в котором можно получить ЭП от Госуслуг, которая будет доступна в любой момент. При этом не нужно использовать USB-токены или SMS-пароли, все действия производятся прямо из приложения.
Для установки и авторизации в приложении не нужно посещать государственные органы, все делается самостоятельно на мобильном устройстве. Однако есть некоторые дополнительные условия, о которых стоит знать.
Какую электронную подпись можно получить
При помощи приложения «Госключ» можно сделать электронную подпись одного из двух типов: неквалифицированную или квалифицированную. Каждая имеет свои особенности:
- УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) оформляется просто, бесплатно и быстро – не более 3-5 минут. Достаточно иметь подтвержденную запись на «Госуслугах» и установленное приложение «Госключ», чтобы сгенерировать УНЭП. Но возможности ее ограничены – действие этой подписи имеет ограничения по видам документов, на которые распространяется ее действие (по закону УНЭП можно использовать не всегда).
- УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) имеет гораздо более широкие возможности и позволяет подписывать все виды документов. Но она требует для авторизации наличия биометрического заграничного паспорта. Для физических лиц она также бесплатная.
Две подписи отличает лишь одно слово: «квалифицированная» и «неквалифицированная». Они обе представляют собой соединение двух ключей: ключ электронной подписи (уникальную последовательность символов, которая шифрует документ) и открытый ключ (ключ проверки).
У Минцифры есть сертификат от ФСБ – это говорит о том, что в сервисе «Гос ключ» электронная подпись будет такой же по силе, как и варианты с USB-токеном. Использование электронных подписей безопасно, а сами они соответствуют требованиям криптографической защиты.
Кто может воспользоваться приложением и что для этого нужно
Электронная подпись через Госключ оформляется бесплатно, но для этого пользователю нужны:
- смартфон – на Android (минимум 5.0), iOS (минимум 11.3) или MacOS (версия от 11.0). При этом нужно обязательно, чтобы в смартфоне был модуль NFC, а при установке необходимо дать приложению разрешения на доступ к видеокамере, фотографиям, хранилищу данных и геолокации;
- подтвержденную запись на Госуслугах;
- загранпаспорт нового образца – с биометрическим носителем (для УКЭП).
Самое сложное условие – наличие загранпаспорта. С нуля оформлять его только ради регистрации через «Госключ» не нужно – госпошлина на этот паспорт составляет 5000 рублей (через Госуслуги – 3500 рублей), что минимум вдвое дороже обычной УКЭП. А без загранпаспорта УКЭП в приложении не оформить.
Пошаговая инструкция получения ЭП через Госключ
На первом этапе нужно получить неквалифицированную электронную подпись через «Госключ», это делается достаточно просто. После нее можно будет оформить и УКЭП. Как установить «Гос ключ» и как пользоваться приложением, можно узнать и на Госуслугах.
Получение УНЭП
Чтобы получить неквалифицированную подпись, достаточно иметь учетную запись на Госуслугах. Пошаговая инструкция как получить УНЭП:
- Установить приложение «Госключ»: увеличить картинку
- Получить код активации по телефону, указанному на портале «Госуслуг», и войти в аккаунт: увеличить картинку
Система предлагает ознакомиться с лицензионным соглашением и принять его: увеличить картинку 
увеличить картинку 
После этого можно подписывать документы, заходя в приложение под своим паролем в «Госключ». Что можно подписать такой подписью – далеко не все документы. Лучше уточнить этот момент заранее у своего контрагента, так как УНЭП должны признавать обе стороны сделки.
Получение УКЭП
После неквалифицированной можно получить и квалифицированную подпись. Для получения УКЭП потребуется наличие заграничного паспорта нового образца – приложение считает с него данные через NFC-модуль.
- Установить приложение и получить УНЭП. Дальше система предложит оформить УКЭП (этот пункт будет отображаться сразу в приложении).
- Для получения УКЭП нужно ввести данные загранпаспорта – номер и дату окончания срока действия.
- Дальше система попросит отсканировать загранпаспорт. Для этого нужно будет приложить смартфон верхом задней стороны к странице загранпаспорта с фотографией и водить по ней, пока система не подтвердит авторизацию:
Таким образом, «Госключ» проверит личность заявителя, отсканировав его загранпаспорт через модуль NFC. И если данные клиента совпадут с данными в Госуслугах, система автоматически подтвердит возможность пользоваться электронной подписью.
Как проверить полученную ЭП
Процедура проверки зависит от вида ЭП:
- УНЭП проверяется через сервис на портале УФО;
- УКЭП проверяется на портале Госуслуги.
Для этого в специальную форму загружается электронная версия сертификата или вручную выбирается файл из папки, где она хранится.
Что можно подписать через Госключ
Имея УНЭП, пользователь сможет, например, подписать договор с оператором сотовой связи (если оформляет eSIM дистанционно). Изначально «Госключ» и электронная подпись использовались только для этих целей.
Потом появилась возможность подтверждения аккаунтов у агрегаторов. Сейчас есть возможность продать автомобиль через Госуслуги, заключить договор купли-продажи, в том числе земельных участков, но при этом использование ЭП при совершении сделок согласовывается с контрагентом до момента подписания (как и всегда в случае с УНЭП).
Спектр подписи при помощи УКЭП шире: имеется возможность подписывать договоры, включая электронный документооборот с юридическими и физическими лицами. Подпись используется также для ведения бизнеса. Другими словами, это полноценная электронная подпись – замена той, которая используется с USB-токена, причем выдается она совершенно бесплатно.
Как подписать документ через Госключ
В отличие от ЭП, которая работает через компьютер, подписывать документы через «Госключ» можно только через приложение – что не всегда просто. Проще всего подписывать договор с оператором связи или договор-купли продажи авто на Госуслугах.
Чуть сложнее обстоит дело с УКЭП. Чтобы подписать электронный документ, нужны Гос ключ и Госуслуги:
Загрузить можно не больше 5 файлов, они могут быть только в формате PDF и занимать не более 100 мегабайт:
После загрузки документа в «Госключ» придет push-уведомление с предложением подписать его электронной подписью. Соответственно, после этого документ будет значиться в Госуслугах как подписанный – его можно загрузить или отправить кому-то еще.
Как перенести подпись на другой телефон
УНЭК и УНЭП привязываются к конкретному мобильному устройству. Начав пользоваться новым смартфоном, подписывать документы старой подписью не получится. Но есть вариант, как избежать выпуска нового сертификата, даже после входа с другого телефона. Для этого следует сохранить защищенную копию ключа, сделав его копию в приложении:
- выбрать иконку « Настройки »;
- в пункте « Сохранить данные » нажать « Сохранить » в « Облаке » или на устройстве;
- проведя пальцем по экрану, сгенерировать число.
На новый смартфон нужно установить приложение «Госключ», зарегистрироваться и скачать файл. Сертификат будет подключен автоматически, появится возможность подписывать документы старой электронной подписью.
Плюсы и минусы приложения
Приложение «Гос ключ» – это уникальная возможность получить усиленную квалифицированную ЭП для физлица совершенно бесплатно (обычно это стоит 1500-2000 рублей). Однако есть и некоторые нюансы, которые затрудняют работу, о чем говорят некоторые отзывы.
Электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — то же самое, что рукописная подпись, только для электронных документов. Это информация, прикрепленная к электронному документу, которая позволяет определить лицо, подписывающее документ.
Квалифицированная электронная подпись для решения основных задач бизнеса: отчетности через государственные порталы, подачи сведений, исков в арбитраж, взаимодействия с госорганами, организации закупок и других.
В рамках продукта «КЭП для инф.систем» выпускаются как базовые сертификаты КЭП, так и специализированные для работы с конкретным порталом или системой:
- Алкогольный ЕГАИС
- Росреестр
- Росаккредитация
- СМЭВ
- ГИС ЖКХ
СМЭВ, АС «Бюджет» и «УРМ» - ФТС и другие.
Ускоренный выпуск сертификата
Получите электронную подпись за 1 час, после того как предоставите пакет документов. При обращении в сервисный центр предупредите специалиста о том, что вы хотите получить сертификат в ускоренном режиме.
Сопровождение сертификата
Если вы потеряли ключевой носитель, сменили фамилию или юридические реквизиты компании, услуга позволит отозвать или бесплатно перевыпустить электронную подпись в течение срока действия договора (не более трех раз).
Запись дубликата
При покупке сертификата закажите сразу два ключевых носителя. Вы сможете хранить их в разных офисах и будете застрахованы на случай, если один из токенов потеряется.
Автоматическая настройка рабочего места Контур.Веб-диск
Настройте компьютер для работы с электронной подписью, нажав несколько раз кнопку «Далее». Все компоненты установятся автоматически за 15 минут.
Сервис для работы с подписью Контур.Крипто
Подписывайте электронные документы и сохраняйте их в архиве до 90 дней. Проверяйте подписи своих контрагентов. В Контур.Крипто вы также сможете проверить подписи своих контрагентов, зашифровать и расшифровать документы с помощью сертификата электронной подписи.
Электронная подпись
Для физического лица
Электронная подпись
Электронная подпись
Электронная подпись
- СОФТ-Онлайн Официальный сервисный центр СКБ Контур
- +7(342) 212-85-55
- Торговый эквайринг от Тинькофф
Hestia | Разработано ThemeIsle
Акция «Скидка 50 % для новых клиентов»
Действует с 10 февраля по 20 февраля
С 10 по 20 февраля в Контур. Экстерне пройдет акция для новых подключений.
Акция действует для новых клиентов и для тех, у кого оплаченный период закончился более 6 месяцев назад.
В акции «Скидка 50 % для новых клиентов» участвуют следующие тарифы сроком на 12 и 24 месяца:
«Оптимальный плюс»,
«Максимальный»,
«Общий лайт»,
«Общий»,
«Общий Плюс»,
«Бюджетник»,
«Бюджетник плюс».
Оставляйте заявку на Контур. Экстерн
Отправка сообщения
Заполните форму для отправки сообщения
Отказ от ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — не новое явление для российского бизнеса. Однако современные технологии по-прежнему пугают некоторых руководителей, из-за чего они не решаются перейти на обмен электронными документами. При этом у них не всегда есть понимание, можно ли отказать контрагенту, предлагающему перейти на ЭДО. У контрагентов же возникает вопрос о дальнейших действиях в случае получения отказа. Рассказываем, что делать в обеих ситуациях.
Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на ЭДО
Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.
Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.
Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.
Основные причины отказа от электронного документооборота
Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.
Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:
- Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.
Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции. Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания. Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.
- Электронный документооборот нужен только большим компаниям.
Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.
- Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.
Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе. Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности. Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.
Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.
- Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.
Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.
Веб-версию не нужно устанавливать, достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут. Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.
- Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.
Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.
Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.
Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.
При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.
Как оформить отказ от электронного документооборота
Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.
Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:
- Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
- Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
- Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
- Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.
Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.
Образец письма об отказе от ЭДО
Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:
Главному бухгалтеру ООО «Компания»
Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.
К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.
Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.
Главный бухгалтер ООО «Фирма» ____________________ Петров П.П.
Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО
Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.
Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:
- Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
- Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру, можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
- Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.
Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.
Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:
- проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
- создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
- развитие информационной системы ФНС и другое.
Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.
Источник: 59-kontur.ru