Как оформить гсм по ИП

Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Как на основании путевых листов списать расходы на ГСМ в 1С БП 8.3 ?

Путевые листы: правила заполнения в 2022 году

Копания может использовать типовую форму путевого листа. Например, форма путевого листа для легкового автомобиля утверждена постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2022 г. № ИУ-09-22/257

В 2022 году в правила заполнения путевых листов внесены изменения — расширен перечень обязательных реквизитов. Теперь на бланке необходима отметка механика об исправности авто. Если компания работает с унифицированным бланком, то его придется скорректировать. О том, как это сделать — в статье. Там же образец заполнения путевого листа.

Списание гсм без путевого листа

Изменения по закону 304-ФЗ (1-2 июня 2022 г. зачет часов ИПБ)
Если при помощи устройств, контролирующих расход топлива, и отчета, формируемого системой ГЛОНАСС, можно сделать вывод о характере использования автотранспорта установившей их фирмы, то вправе ли эта фирма, не являясь автотранспортной, применять такой отчет вместо акта на списание ГСМ?

Рекомендуем прочесть: Какие Документынужны Для Получение Молочныйкухни Из Соц Защиты В Казани

Механизм действия документа следующий на основании заданных параметров, документ заполняет таблицу путевых листов, по которым необходимо произвести списание топлива. Затем нажатием на кнопку «Сформировать накладную», формируется документ «Требование накладная» типовой конфигурации. Реквизиты Дата начала — начальная дата периода списания.

Необходимо ли организации для принятия к учету расходов на ГСМ оформлять путевые листы

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2022 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Без путевого листа списать ГСМ не получится

Бланк путевого листа приведен в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Здесь также сказано об ответственности за правильное оформление документа. Ее несет директор фирмы, а также сотрудники, которые отвечают за эксплуатацию автомобилей и участвуют в составлении путевого листа.

Существуют нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они утверждены Минтрансом 29 апреля 2022 года № Р3112194-0366-03. Должна ли организация применять эти нормы при расчете налога на прибыль?

Как списывать ГСМ без путевых листов

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2022 № 03-04-05/28243).

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2022 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022-2022 годах

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Штраф за езду без путевого листа 2022 году

Документ имеет такую структуру:наименование организации, на балансе которой находится автомобиль;Ф.И.О., год рождения и место работы гражданина, на имя которого выписан лист;марка, модель, регистрационный номер автомобиля,

1. Приказ №152, утвержденный Минтрансом в 2022 году предполагает хранение в течение 5-летнего срока;
2. Приказ №558, утвержденный Минкультуры в 2022 году, допускает срок хранения до 75 лет, если транспортировка производилась в условиях повышенной опасности, тяжелых условиях труда, что подтверждается наличием документа.
3. НК РФ требует 4-летнего хранения;
4. Закон о бухгалтерском учете предполагает 5 лет хранения.

Рекомендуем прочесть: Стоимость проверки газового оборудования в квартире 2022

Оформление путевых листов: приказ 152 на 2022 год

Как вы знаете, правила заполнения путевых листов 2022 г. из приказа от 18.09.08 № 152 обязательны для фирм и предпринимателей. При малейшем нарушении в оформлении документа подтвердить расходы в налоговом учете будет затруднительно. Ситуация осложняется тем, что в бланки путевых листов 2022 г. часто вносятся исправления. Кроме того, корректировке подвергаются и правила заполнения путевых листов 2022 г.

Оформить бланк любого путевого листа в соответствии с приказом 152 вы можете при помощи специальной программы. Скачайте ее бесплатно. Она позволит вам всегда иметь под рукой действующий бланк документа и заполнять его автоматически.

Можно ли списать гсм без путевых листов в 2022 году

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Как списывать ГСМ без путевых листов

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Списание гсм без путевого листа

Правила перевозки ГСМ автомобильным транспортом

Горюче-смазочные материалы относятся к категории опасных грузов. Опасным грузом являются продукты, которые в случае аварии при их перевозке могут причинить вред здоровью и жизни людей и окружающей среде. Для безопасности людей и окружающей среды, перевозка их должна осуществляться с соблюдением требований законодательства. О правилах перевозки ГСМ автомобильным транспортом поговорим в статье.

• ГСМ и их транспортировка
• Законодательство о перевозке ГСМ
• Требования к автомобильному транспорту

• В каких автомобилях разрешено перевозить ГСМ
• Перевозка ГСМ в легковом автомобиле
• Сколько ГСМ можно перевозить на личном транспорте?
• Перевозка ГСМ в автомобиле с цистерной-прицепом

• Свидетельство о допуске автотранспорта к транспортировке опасного груза

ГСМ и их транспортировка

Под горюче-смазочными материалами (ГСМ) следует понимать любую продукцию из переработанной нефти.

Список ГСМ обширный и включает следующие продукты:

• Горючие – бензин, керосин, попутный нефтяной газ, дизель.
• Смазочные материалы – масла для моторов и трансмиссий, пластичные вещества.
• Технические жидкости – тосол, тормозная жидкость, антифриз и т.п.

Поскольку ГСМ являются промышленными товарами, их реализацией занимаются специализированные организации.

Законодательство о перевозке ГСМ

Перевозку опасных грузов регламентирует Европейское соглашение о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ или ADR). Все нефтепродукты относятся к 3 классу опасности по классификации ДОПОГ. Изменения в ДОПОГ вносятся регулярно, сам перечень обновляется каждые два года. Актуальный документ действует с 1 января 2021 года.

Кроме того, разделение опасных грузов на классы прописано в ГОСТ 19433-88.

Требования к автомобильному транспорту

Поскольку такая продукция легко воспламеняется и токсически опасна для живых организмов, разлив нефтепродуктов является экологической катастрофой локального характера. В связи с чем, транспортировка данных продуктов должна осуществляться в строгом соответствии с законодательными требованиями.

В каких автомобилях разрешено перевозить ГСМ

Транспортировка топлива и смазочных материалов осуществляется в бензовозах и автоцистернах. Бензовозы являются самым популярным транспортом для перевозки любых ГСМ на небольшие и средние расстояния. Топливозаправщики с оборудованным насосом доставляют топливо на заправочные станции.

Однако перевозка ГСМ в канистрах и бочках на личном автомобильном транспорте тоже разрешена. При этом грузовой транспорт должен оборудоваться специальными крепежными ремнями.

Перевозка ГСМ в легковом автомобиле

Перед транспортировкой необходимо убедиться в полной исправности автомобиля. Канистры в багажнике стоит закрепить, чтобы не допускать их ударов и исключить соседство с источниками возникновения искр или открытого огня. Хранение и перевозка бензина, а также любого другого топлива, нефтепродуктов в бутылках из-под воды, других напитков, банках от технических жидкостей – запрещены.

Сколько ГСМ можно перевозить на личном транспорте?

Транспортировочной тарой для ГСМ могут быть бочки объемом 50 – 250 литров и канистры 5 – 60 литров, выполненные из металла или полиэтилена. Для перевозки некоторых продуктов определен лимит объема тары. Так, к примеру, дизельное топливо можно транспортировать только в бочках или канистрах вместимостью до 60 литров.

При необходимости использования иных контейнеров используется маркировка и буквенное обозначение. Перевозка машинного масла (в потребительской упаковке) осуществляется на специальных поддонах или в ящиках. При использовании поддонов, тара упаковывается в термопленку.

Согласно ДОПОГ транспортное средство может перевозить ГСМ без оформления разрешения в объеме до 240 литров и в таре объемом до 60 литров.

Перевозка ГСМ в автомобиле с цистерной-прицепом

Для автомобилей с прицепами и полуприцепами, транспортирующими ГСМ на территории России, определены следующие требования ДОПОГ:

• наличие в кабине водителя переключателя с возможностью аварийного отключения электропитания, огнетушителя и средств индивидуальной защиты;
• оборудование грузовика средствами пожаротушения: лопата, емкость для песка массой от 25 кг;
• бесшовная оболочка проводки, отсутствие наружных проводов и ламп с резьбой на цоколе;
• оснащение глушителя пламегасителем, фронтальное расположение выхлопной трубы;
• оборудование прицепа/полуприцепа заземляющей цепью;
• максимальная устойчивость подвижного состава;
• наличие противооткатной системы и средств защиты цистерны от ударов;
• маркировка транспортного средства и цистерны сзади и с боковых сторон надписью «ОГНЕОПАСНО» на русском языке и языке государства (члена Таможенного союза) и ее четкая видимость;
• на цистерне предусматриваются места для двух знаков «ОПАСНОСТЬ» и знака «ОГРАНИЧЕНИЕ СКОРОСТИ», мигающего красного фонаря или знака аварийной остановки;
• наличие на цистерне таблички с надписью «При наполнении (опорожнении) топливом цистерна должна быть заземлена» на русском и государственном языках;
• оборудование транспорта проблесковыми желтыми или оранжевыми огнями;
• наличие донного клапана с наружным управлением цистерной. Конструкция управления должна предотвращать случайное его открытие.

ДОПОГ определяет требования к дыхательным устройствам, подвижные детали которых изготавливаются из материалов, не вызывающих искры при тряске и ударах, и имеют соответствующее покрытие. Обязательно оборудование дыхательных устройств огневыми предохранителями или фильтрами.

До перевозки организатору транзита необходимо проверить исправность транспорта и оборудования, а также наличие необходимого разрешения.

Кроме того, в ДОПОГ отражены требования, предъявляемые к люкам цистерн:

• Для цистерн объемом не более 15000 дм3 обязательно наличие не менее 1 люка; объемом не более 40000 дм3 – не менее 2 люков; объемом свыше 40000 дм3 – не менее 3 люков.
• Диаметр люка не может быть менее 60 см.
• Крышки люков должны быть герметичны.
• Смотровой люк оснащается меньшего диаметра крышкой, которую есть возможность открыть без использования инструмента.
• Размещенное на крышках люков оборудование должно иметь защиту на случай опрокидывания.

К транспортному средству, перевозящему опасный груз, могут предъявляться дополнительные требования. Так, в комплектацию автотранспорта стоит включить следующее оборудование:

• Для каждого ТС (звена автопоезда) – минимум два противооткатных упора в соответствии с диаметром колес.
• Знаки аварийной остановки (2 шт).
• Набор ручного инструмента на случай ремонта автомобиля.
• Средства, предназначенные для нейтрализации опасного груза.
• Два оранжевых фонаря с мигающим или постоянным светом.
• Яркую одежду на всех членах экипажа и карманный фонарь на каждого.
• Средства индивидуальной защиты с учетом аварийной карточки.
• Электрооборудование напряжением не более 24 В.
• Заземляющее устройство сопротивлением не превышающем 100 Ом.

Требования, предъявляемые к водителю при перевозке ГСМ

Стаж водителя опасного груза должен составлять не менее 3 лет, в том числе не менее 1 года – опыт вождения большегруза. Транспортировать нефтепродукты могут только водители, которые прошли специальный курс в учебном центре и получили свидетельство ДОПОГ о прохождении подготовки по перевозке опасных грузов.

Управлять автомобилем без такого свидетельства запрещено. В зависимости от пройденного обучающего курса в свидетельстве отражается информация о том, какой опасности груз может перевозить водитель. Обязательно и наличие квалификации на перевозку опасного груза 3 класса. Водитель не должен иметь административные наказания и быть виновником аварий.

В течение всего пути водителю запрещено:

• подсаживать пассажиров во время рейса;
• курить вблизи транспортного средства;
• заправляться на неспециализированных автозаправках;
• находиться на маршруте без светоотражающего жилета;
• осуществлять остановку в неположенном месте.

До выезда в рейс водитель проходит инструктаж по технике безопасности, знакомится с действиями при возникновении аварийной ситуации.

Какие документы нужны для перевозки ГСМ цистерной

Большие объемы ГСМ можно перевозить при наличии определенного пакета документов. Одни из них действуют разово, другие можно использовать в течение нескольких лет.

В пакет документов водителя входят:

• Товарно-транспортная накладная (ТТН) с наличием отметки, указывающей на класс опасности груза.
• Согласованный с ГИБДД и владельцами автодорог путевой лист. При этом запрещено изменять самовольно маршрут.
• Свидетельство о допуске автомобиля к транспортировке опасного груза.
• Свидетельство ДОПОГ о прохождении подготовки водителем. Наличие квалификации на перевозку грузов 3 класса опасности.
• Паспорт безопасности перевозимого груза.
• Договор о перевозке.
• Инструкции для водителя и сопровождающих лиц. При досмотре они не проверяются, но могут помочь при возникновении внештатной ситуации.

Запрещено перевозить горюче-смазочные материалы без указанных документов. За отсутствие одного из документов можно получить штраф и арест груза.

Свидетельство о допуске автотранспорта к транспортировке опасного груза

Помимо указанных выше документов, также до выезда в рейс нужно получить свидетельство о допуске транспортного средства к перевозке опасных веществ. С 10 января 2020 года действует обновленный регламент по выдаче такого свидетельства, который утвержден Приказом МВД России № 611 от 10 сентября 2019 года.

Для оформления допуска необходимо обратиться в подразделение ГИБДД и предоставить следующий пакет документов:

• заявление;
• документ, удостоверяющий личность заявителя;
• доверенность (договор) когда заявитель представляет владельца транспорта;
• свидетельство об утверждении типа цистерны;
• свидетельство об испытании (проверке) цистерны и указание списка веществ, допустимых к транспортировке.

Далее необходимо предоставить транспорт для визуального осмотра. Представитель ГИБДД проверит автомобиль на соответствие сведениям, указанным в документах и требованиям ДОПОГ.

Пунктом 20 Регламента установлен срок получения свидетельства на допуск, который не должен превышать 3 часов.

Оформление допуска осуществляется бесплатно.

Отказать в выдаче свидетельства могут на основании:

• недостоверных сведений в представленных документах;
• отсутствия информации о действующем техосмотре в ЕАИСТО;
• непредставления автотранспорта на визуальный осмотр;
• изменений в конструкции авто без разрешения;
• несоответствия маркировки автомобиля (номер кузова, двигателя и т.д.).

Срок действия свидетельства не может превышать шесть месяцев. При чем, этот срок не должен быть больше срока действия технического осмотра. Так, если срок пройденного техосмотра закончится через четыре месяца, то и свидетельство на допуск будет выдано на четыре месяца. А в случае, когда техосмотр действителен еще восемь месяцев, разрешение выдадут только на шесть месяцев.

Как получить разрешение на перевозку ГСМ?

Перевозка опасного груза, относящегося по Европейскому соглашению о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ) к грузу повышенной опасности, допустима только при наличии специального разрешения (п 1.1. ст 31 ФЗ № 257 от 08.11.2007 года).

С 01 сентября 2022 года введен новый порядок выдачи спецразрешения на транзит опасного груза автомобильным транспортом. Такой порядок закреплен Приказом Министерства транспорта РФ № 127 от 11 апреля 2022 года.

Оформить разрешение можно по месту регистрации заявителя в территориальном управлении Ространснадзора. Пакет документов можно направить по почте либо заполнить заявление на едином портале госуслуг.

К заявлению необходимо приложить следующие документы:

• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия документа о праве владения ТС или договора аренды автомобиля;
• копия свидетельства о допуске автотранспорта к перевозке опасных грузов;
• копия свидетельства о допуске водителя к перевозке опасных грузов;
• доверенность (при обращении представителя собственника авто);
• сведения о грузе: наименование, описание груза, класс, номер ООН.

Размер государственной пошлины составит 1300 рублей.

Уполномоченный орган проверит полноту и достоверность представленных сведений, а также соответствие технических характеристик автомобильного транспорта требованиям безопасности.

В выдаче разрешения могут отказать по следующим причинам:

• маршрут движения проложен помимо дорог федерального значения;
• несоответствие требованиям ДОПОГ по обеспечению безопасности транзита опасного груза;
• представление неполного пакета документов;
• недостоверность сведений в документах;
• отсутствие данных о включении транспортного средства в реестр категорированных ТС.

Результатом предоставления государственной услуги может быть:

1. Выдача специального разрешения на движение по автомобильным дорогам транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов.
2. Переоформление специального разрешения на движение по автомобильным дорогам транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов.
3. Мотивированный отказ в выдаче специального разрешения.
4. Мотивированный отказ в переоформлении специального разрешения.

Реестровая запись о выдаче специального разрешения создается в информационной системе Ространснадзора и размещается в ведомственной информационной системе Ространснадзора (ИС ГАДН).

Переоформление специального разрешения может потребоваться в случаях:

• реорганизации юридического лица – собственника ТС, смене его наименования, места нахождения.
• изменения ФИО индивидуального предпринимателя – собственника автотранспорта, на которое есть спецразрешение либо при смене места жительства ИП.

Срок оказания услуги по выдаче специального разрешения – 7 рабочих дней, при обращении за переоформлением – 3 рабочих дня.

Ответственность за нарушение правил перевозки опасных грузов

Штраф за нарушение правил перевозки опасных грузов предусматривает ст. 12.21.2 Кодекса об административных правонарушениях. Его размер для организации – до 500 000 руб., для индивидуального предпринимателя – до 20 000 руб.

Оштрафовать могут в первую очередь за отсутствие документов или знаков, несоответствие конструкции ТС требованиям. За эти нарушения накажут водителя автомобиля, должностное лицо-организатора перевозки и организацию, которой принадлежит автомобиль – кого-то одного или нескольких перечисленных лиц.

Ст.12.21.2 КоАП РФ предполагает два варианта наказание. Первое – за отсутствие документов или недостатки автомобиля согласно точному списку:

• свидетельства о подготовке водителя;
• свидетельства о допуске транспорта;
• специального разрешения на перевозку;
• аварийной информационной карты;
• инвентаря для аварийной ситуации;
• условий перемещения опасных веществ;
• знаков опасности;
• при несоответствии конструкции транспорта правилам транзита опасных грузов.

Штраф в размере 2000-2500 руб. грозит водителю (кроме того, его могут дисквалифицировать – лишить прав на срок 4-6 месяцев). Штраф для должностного лица-организатора перевозки– 15 000-20 000 руб. Индивидуальные предприниматели несут административную ответственность как должностные лица. Юридическое лицо могут наказать штрафом в 400 000 – 500 000 руб.

Второй вариант наказания – штраф меньшего размера – назначается во всех случаях, когда недостатки в документах или автомобиле при перевозке ГСМ есть, но не упомянуты напрямую в ст. 12.21.2 КоАП РФ. Например, если в автомобиле отсутствуют в кабине экипажа письменные инструкции, предусмотренные ДОПОГ или в ТТН на груз нет отметок о его опасности.

В таких случаях водителя накажут штрафом от 1000 до 1500 руб., должностных лиц – штрафом от 5 000 до 10 000 руб., организацию – штрафом от 150 000 до 250 000 руб.

Автор статьи
Специализация: Эксперт в юридической тематике

Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.

Источник: zakonbiznesa.ru

Оплата ГСМ: оформление договора, порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления и выплаты

Нередко возникают ситуации, когда по производственной необходимости работник вынужден использовать свое имущество. Чаще всего речь идет об использовании машины. Причем работодатель обязан это компенсировать: оплатить горюче-смазочные материалы (ГСМ), амортизацию и другие затраты. Как сделать это максимально эффективно?

Законодательная база

Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса. Однако, как будет видно ниже, ее использование – не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Как все происходит на практике?

Вам будет интересно: Проект Trade Scanner: отзывы

Часто сотрудника ставят перед выбором: или едешь за 300 км в другой город по жаре на автобусе, или езжай на своей машине. Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы. Предприятия используют юридическую неграмотность работников. Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат.

Вам будет интересно: Приходный ордер: образец бланка, графы, обязательные к заполнению

Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при выполнении своих служебных обязанностей. Просто личный транспорт используют чаще всего. Соответственно, и оплата ГСМ сотрудникам за счет работодателя – это норма. Хотя и не все работодатели согласны платить.

Пара примеров

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пытался работать торговым представителем. Еще один пример, где сотрудники чаще всего используют собственный транспорт – такси. Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства. Причем все должно быть оформлено документально.

Оплата ГСМ сотрудникам – что это?

Часто ответа на этот вопрос не знают даже работники бухгалтерии, что уж говорить о рядовых сотрудниках. Многие считают, что ГСМ – это только топливо: бензин или солярка. Это не совсем так. На самом деле, к горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят еще много чего:

• масла;
• тосол – в зимнее время;
• другие необходимые расходники.

Вам будет интересно: Что такое ОСАГО: как работает система и от чего страхует, что входит, для чего нужно

Соответственно, оплата ГСМ включает в себя не только затраты на топливо.

Как оформить все официально?

Есть 3 способа оформить свои договоренности с работодателем:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• договор аренды автомобиля;
• договор на оказание транспортных услуг.

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Ниже рассмотрим их подробно.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Самое простое – заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако проще – не значит эффективнее: получить оплату ГСМ за счет работодателя сотрудникам будет непросто. Ниже приведен пример такого соглашения.

Там должны быть четко прописаны:

• марка и характеристики транспортного средства;
• сумма ежемесячной компенсации и затраты, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и ТО, страховка;
• сроки, в которые должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных затратах;
• сроки, в которые работодатель компенсирует затраты сотруднику.

Сотрудник должен часто ездить по заданию руководства, либо разъездной характер работы предусматривает выполнение им своих служебных обязанностей. Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, как и компенсация других расходов, возможна только при наличии производственной необходимости.

Ежемесячно сотрудник сдает отчет о своих поездках, где указывает:

• дату поездки;
• время выезда и возвращения;
• пункт назначения;
• цель поездки.

Кроме того, этот документ в обязательном порядке должен содержать дату составления и подпись сотрудника.

Плюсы и минусы дополнительного соглашения

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей – для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см3 и 1500 рублей – для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см3.

Однако такая компенсация вряд ли устроит сотрудника – при нынешних ценах на бензин уложиться в нее почти невозможно. Соответственно, работодателю приходится идти на компромисс и заключать договор аренды или договор оказания транспортных услуг либо платить из собственного кармана – нивелировать компенсацию за счет снижения налогов не получится.

Как сдать автомобиль в аренду?

Вам будет интересно: Деятельность Центрального банка России

В этом случае отношения сторон будут регулироваться Гражданским кодексом. На практике чаще используется аренда без экипажа. Ниже вы можете видеть типовой договор.

В договоре аренды обязательно нужно указать:

• характеристики автомобиля: марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный номер;
• условия субаренды – желательно запретить работодателю сдавать автомобиль кому-либо другому;
• другие договоренности – кто и в какие сроки проводит ТО, кто оплачивает расходники и текущий ремонт, для каких целей может использоваться автомобиль – например, только пассажирские перевозки.

Заключая договор аренды, нужно понимать, что вы тем самым передаете свой автомобиль компании пусть во временное, но пользование. В то время как в рамках трудового договора автомобиль можете использовать только вы.

Поэтому в договоре аренды нужно оговорить, как именно работодатель может использовать вашу машину. В противном случае не удивляйтесь тому, что вас заставят перевозить различные грузы или какой-то мусор – ведь владеет машиной, пусть и временно, теперь компания.

Важно: обязательно зафиксируйте в договоре стоимость машины на момент сдачи в аренду.

Часто возникает проблема с тем, что стороны не знают, как прописать в договоре аренды оплату ГСМ. Спорят по этому поводу даже юристы. Расчет оплаты ГСМ ведут на основании путевых листов – по фактическому километражу. Для этого существуют специальные нормы, на основании которых и проводят списание.

Эксперты все-таки рекомендуют заключать договор аренды автомобиля с оплатой ГСМ. Однако это – по договоренности. Если арендой оплата ГСМ не предусмотрена, заключают отдельный договор на оплату ГСМ с поставщиком, а водителю выдается топливная карта с определенным лимитом.

Также важно заранее оговорить другие нюансы: платит ли вам компания фиксированную сумму каждый месяц или оплата идет почасовая – в зависимости от фактически отработанного времени, кто и как оплачивает страховку.

Договор оказания транспортных услуг

Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Как собственнику авто оптимизировать налоги?

Для сдачи авто в аренду или оказания транспортных услуг работнику потребуется оформить ИП. Строго говоря, сдать свой автомобиль в аренду он может, не будучи предпринимателем. Однако если таких автомобилей несколько, то оформить ИП все-таки придется. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог – 6 % на УСН-доходы, вместо 13 % НДФЛ. Однако с его официальной зарплаты по-прежнему удержат НДФЛ 13 %.

Тут есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности ИП должен заплатить страховые взносы, даже если у него нет наемных сотрудников. Сумма фиксирована и в 2018 году составляет 32385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, то взимается дополнительный платеж 1 % от разности «доход минус 300 000 рублей».

Однако сумма страховых взносов не может превышать определенной величины. В 2018 году это 212 360 рублей в пенсионный фонд (эти деньги «не пропадают», а идут на формирование будущей пенсии предпринимателя) и 5 840 рублей в виде взносов на медицинское страхование. В совокупности страховые взносы для ИП не могут превышать 218 200 рублей в год.

На первый взгляд, страховые взносы – это ненужные дополнительные расходы. Но так ли это на самом деле? Не совсем. Дело в том, что ИП имеют право уменьшить авансовый платеж по УСН «Доход» на суммы уплаченных страховых взносов. Таким образом, при сдаче авто в аренду налог можно не платить вовсе (сумма налога вряд ли превысит уплаченные взносы), причем совершенно законно.

А основная часть уплаченных взносов идет на вашу же будущую пенсию.

Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного налога. Его придется заплатить в любом случае. А вот налог на имущество в этом случае платить не надо.

Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду

Представим, что Иван сдал свой автомобиль ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100 000 рублей в месяц. При этом фирма берет на себя текущий и капитальный ремонт машины, а также оплату ГСМ и прочих расходников.

Не оформляя ИП, в год сотрудник получил бы «на руки» всего 1 044 000 рублей. Работодатель, выступая налоговым агентом Ивана, самостоятельно удержал бы с этой суммы 13 % НДФЛ. В то же время, оформив ИП на УСН «Доход», Иван заплатил бы следующие налоги:

• страховые взносы в ПФР: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 — 300 000) = 41385 рублей;
• страховые взносы на медицинское страхование: 5840 рублей;
• УСН 6 %: 100 000 × 12 × 6 % — 41385 — 5840 = 24775 рублей.

Вам будет интересно: Квалифицированный инвестор — это. Значение понятия, критерии определения

Соответственно, его чистый доход составил 100 000 × 12 — 41385 — 5840 — 24775 = 1 128 000 рублей. Причем 41385 рублей пошли бы на будущую пенсию Ивана, а не в казну государства. Таком образом, экономия на налогах составила бы 125 385 рублей в год. Или чуть больше 10000 рублей в месяц.

Кроме того, в первом случае Иван платит НДФЛ сразу. Фактически, он этих денег даже не видит – налог за него перечисляет работодатель. Во втором Иван получает «на руки» всю сумму. И только затем платит налоги. Причем он может распределять их как ему угодно в течение года – главное, заплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов дает существенное преимущество. Допустим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и каждый квартал выплачивать положенную сумму.

Таким образом он может дополнительно освободить следующие суммы:

• январь – 100 000 × 13 % = 13000 рублей;
• февраль – 100 000 × 13 % +13000 = 26000 рублей;
• март – 100 000 × 13 % + 13000 + 13000 = 39000 рублей.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только затем заплатить соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по УСН «Доходы».

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но стоит Ивану увеличить доход в 10 раз – сдать в аренду несколько машин или вместо аренды выбрать лизинг, экономия станет внушительной.

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН «Доходы минус расходы» (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно.

В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

• ГСМ и другие расходники;
• проведение текущего и капитального ремонта авто;
• ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
• страховка;
• оплата труда водителя.

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты. При этом они должны быть экономически обоснованы.

Важно: предприятие не является собственником арендованного автомобиля, а значит, и не обязано платить имущественный и транспортный налоги.

Доходы бизнеса обычно существенно превышают расходы на аренду автомобиля. Соответственно, за счет уменьшения налога на прибыль можно с лихвой компенсировать все фактически понесенные затраты.

Подведем итоги

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать сотруднику использование личного транспорта в служебных целях. Если такое использование предполагается эпизодически, достаточно просто заключить соответствующее допсоглашение к трудовому договору и вовремя сдать отчет.

Однако если работник без использования личного транспорта не может выполнять свои обязанности и вынужден пользоваться своей машиной в служебных целях постоянно, эта компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных затрат. Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат.

Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию. И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП – процедура не сложная и не занимает много времени. Некоторые думают, что, став ИП, они не смогут работать по трудовой как частное лицо. Однако на самом деле это возможно – закон не запрещает.

Источник: 1ku.ru