Многие компании отправляют своих сотрудников в командировки, для похождения семинаров, для заключения новых контрактов, для решения проблем, связанных с деятельностью компании.
У кадровых специалистов, так же как и бухгалтеров в связи с этим возникает очень много вопросов, касающихся оформлением командировки, ее расчетом и налогообложением. Данная статья поможет вам решить эти проблемы и предоставит ответы на все ваши вопросы.
Кадровое сопровождение служебной командировки
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В случае нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняется его средний заработок и место его работы. Оформление командировок оговорено в в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР” .
Стоимость: 12 000 — 15 000 руб. (все включено)
- Составление и сдача деклараций УСН и НДС, бухгалтерской отчетности и прибыли
- Расчет заработной платы на сотрудников
- Консультации по учету и налогообложению и т.д.
- Ведение кадрового документооборота
Согласно данной инструкции при направлении сотрудника в служебную командировку руководитель отдела, к которому относится сотрудник (его непосредственный руководитель) заполняет для него «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», в котором указывается цель командировки, задачи которые необходимо решить во время этой поездки, название компании, в которую командируется сотрудник, дата поездки. «Служебное задание» по форме № Т-10а должен утвердить руководитель компании. Затем на основании данного документа кадровиком составляется «Командировочное удостоверение» по форме № Т-10.
Командировка при Усн в 1С Бухгалтерии 2.0
В котором указывается название компании, город в которые командируется сотрудник, а так же непосредственно даты командировки. Согласно этим датам сотрудник делает отметку у себя в компании в отделе кадров, что он убывает в день направления в командировку, по приезду на место командирования сотрудник отмечает в отделе кадров компании дату приезда, далее в день отъезда он делает пометку выбывает из места командирования и в день прибытия на свое рабочее место в своей компании ему делает последнюю отметку-день прибытия. Все отметки должны быть подтверждены подписями и печатями должностных лиц. Обоснованность расходов, понесенных в командировке и возмещенных компанией подтверждаются соответствующими документами, в том числе командировочным удостоверением.
После оформление служебного задания и командировочного удостоверения работник идет в бухгалтерию, где ему выдают аванс на суточные расходы, на оплату проезда, оплату проживания, а так же на расходы, которые работодатель готов погасить за счет компании. Все эти нюансы можно утвердить во внутреннем локальном акте компании или в положении об оплате труда. Суточные в пределах норм, сумма которых не будет облагаться такими налогами как НДФЛ и страховые взносы установлены п.3 ст. 217 НК РФ в размере 700 рублей в сутки за время нахождения в командировке на территории РФ, 2500 рублей в сутки за время нахождения в командировке заграницей. Суточные считаются за каждый день нахождения в командировке, включая праздничные и выходные дни.
Командировка в 1С Бухгалтерия 8 при УСН
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Командировочные расходы учитываются на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами” (План счетов бухгалтерского учета ФХД организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Все расходы, понесенные и документально подтвержденные учитываются по Кт счета 71. Выдача под авансовых средств выдается сотруднику, только в случае полного отчета и возврата не потраченных средств по предыдущей командировке. По приезде из командировки командировочное лицо должно в течении 3 дней отчитаться перед бухгалтерской службой за авансовые деньги, а так же понесенные расходы. Для этого он самостоятельно составляет авансовый отчет с приложениями всех чеков, билетов, счетов и актов, а так же прикладывает командировочное удостоверение.
Бывают случаи, когда сотруднику пришлось потратить больше средств, чем ему выдали в кассе компании. В таком случае компания обязана возместить ему данную сумму через кассу или банк на его личный счет. Если же сотрудник потратил меньше, чем ему выдали под отчет, то разницу он должен вернуть в кассу бухгалтерии.
Если в течении 1 месяца данная сумма от такого сотрудника не поступила, то бухгалтерия по согласованию с руководителем и сотрудником имеют право удержать ее из заработной платы сотрудника. Но в данном случае необходимо иметь в виду, тот факт что сумма удержаний не должна быть более 20% от суммы заработной платы или 50% от этой же суммы, если на сотруднике уже имеются 2 или более исполнительных документа. Если же вам не удалось получить согласие сотрудника, то вы сможете решить эту проблему в судебном порядке.
В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:
Д-т сч. 94 К-т сч. 71 — отражены невозвращенные денежные средства в установленные сроки
Д-т сч. 70 К-т сч. 94 — удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства
Д-т сч. 73 К-т сч. 94 — взысканы невозвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.
Налогообложение командировочных расходов
Ндс, который выделен в счетах за услуги проживания в гостинице можно принять к вычету, если на данный счет выдана счет-фактура и имеется кассовый чек, в котом НДС выделен отдельной строкой или на основании бланков строгой отчетности. При чем специально для гостиниц Минфин разработал бланки строгой отчетности (Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121). Этими документами являются счет № 3-Г или № 3-ГМ. Если при приобретении электронного авиабилета до места командировки и обратно отдельной строкой выделен НДС, то его так же можно учесть к вычету. Данный ответ предоставил нам Минфин РФ Письмом от 10 января 2013 г. N 03-07-11/01.
Налоговый учет командировочных расходов по налогу на прибыль регулируется статьей 25 НК РФ. Для того, чтобы принять все эти расходы для исчисления налога на прибыль необходимо, чтобы они все отвечали определенным требованиям, а именно были экономически обоснованные, документально подтвержденные, а так же произведены для целей повышения бизнеса компании. Расходы, связанные с командировкой относятся к прочим расходам и относятся ко времени утверждения авансового отчета.
Источник: www.buxprofi.ru
Может ли предприниматель на УСН учесть расходы на свою командировку
Минфин России в Письме от 16.08.2019 N 03-11-11/62269 разъяснил, может ли ИП учесть в целях налога при УСН расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения во время командировки.
Налогоплательщики на УСН вправе уменьшить полученные доходы на расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и наем жилого помещения (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Минфин подчеркнул, что согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без образования юрлица, не относятся к категории работников. Кроме того, у таких физических лиц отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях.
Следовательно, ИП не может быть направлен в командировку, потому что у него отсутствует работодатель, который бы его направил.
Исходя из этого, ИП на УСН в качестве расходов на командировки не вправе учесть оплату самому себе проезда, а также найма жилого помещения.
Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.
Источник: www.elcode.ru
Проверка оформления командировочных документов
Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта.
Если сотрудник куда-либо ездил по служебной необходимости, организация должна возместить его затраты. Но, конечно, все расходы по командировке должны быть подтверждены документально. Как бухгалтеру провести контроль командировочных расходов — рассмотрим в этой статье.
Перечень командировочных документов
Сотрудник едет в командировку, чтобы исполнить то или иное поручение руководства. Следовательно, все его обоснованные затраты — это расходы компании, связанные с коммерческой деятельностью.
Поэтому организация может уменьшить за их счет налоговую базу по налогу на прибыль. Но, конечно, для этого требуются первичные документы. Их можно разделить на две группы.
Документы, оформляемые в организации
- служебное задание и отчет (форма Т-10а);
- приказ (форма Т-9);
- командировочное удостоверение (форма Т-10);
- авансовый отчет (форма АО-1).
При оформлении командировки следует иметь в виду следующее:
- Использование типовых форм не является обязательным. Организация имеет право применять первичку собственной разработки, если документы соответствуют требованиям ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
- Использование форм Т-10 и Т-10-а в настоящее время также не обязательно. Соответствующие изменения были внесены еще с 2015 года (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца.
Применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения).
Например, если работник поехал на собственной машине, то без командировочного удостоверения с отметками работодателю будет сложно подтвердить длительность поездки, и, следовательно, обосновать сумму выданных суточных.
Документы, предоставленные сотрудником по возвращении из командировки
Все документы этой группы служат для того, чтобы подтвердить расходы, произведенные сотрудником. Это могут быть счета гостиниц, кассовые или товарные чеки, билеты и т.п.
Именно их и должен тщательно проверить бухгалтер, прежде чем проводить расчеты с сотрудником по итогам командировки.
Как проверить командировочные документы и что делать при подозрении на подделку
В первую очередь все полученные от сотрудника документы нужно подвергнуть визуальной проверке.
Важно!
Насторожить должны любые нарушения установленных правил или несоответствия:
- отсутствие или нечитаемость необходимых реквизитов: наименование организации, ИНН, подпись, печать;
- несоответствие наименований компании на печати и в тексте;
- несовпадение между датами документа и фактическим периодом командировки;
- расценки, существенно отличающиеся от среднерыночных.
При любых сомнениях лучше направить контрагенту письменный запрос. Если ревизия командировочных расходов показала подделку, то с работника следует взыскать незаконно полученные суммы. Это можно сделать при следующих выплатах зарплаты в пределах 20% от ее размера.
Также работодатель может направить акт проверки командировочных расходов и в правоохранительные органы. Подделка документов предусмотрена п. 1 ст. 327 УК РФ (до 2 лет лишения свободы).
Наказание за укрывательство преступлений небольшой тяжести законом не предусмотрено. Сообщать о деянии сотрудника в полицию или ограничиться внутренним разбирательством и взысканием ущерба — выбор остается за руководством компании.
Расчеты с сотрудником и их отражение в бухучете
До отправления в командировку сотрудник должен получить авансом сумму, приблизительно соответствующую его предполагаемым затратам по следующим статьям:
- проезд;
- проживание;
- суточные;
- прочие расходы.
Затраты на проезд определяются, исходя из стоимости билетов. Иногда билеты в обе стороны приобретает сама организация и тогда эта сумма не входит в аванс.
Важно!
Обычно в организациях устанавливают лимиты затрат на аренду жилья и выплату суточных. Они утверждаются руководителем и могут изменяться в зависимости от региона поездки и должностей командируемых работников.
Прочие командировочные расходы зависят от особенностей конкретной поездки. Это могут быть, например, визовые сборы, тарифы за проезд по платным дорогам и т.п.
ДТ 71 — КТ 50 (51) — выдача аванса.
По возвращении сотрудник должен отчитаться в течение трех дней.
ДТ 20 (23, 26…) — КТ 71 — затраты без НДС.
ДТ 19 — КТ 71 — НДС (при наличии).
Если расходы сотрудника признаны обоснованными, то бухгалтерия должна произвести с ним окончательный расчет:
ДТ 71 — КТ 50 (51) — возмещение перерасхода
или
ДТ 50 (51) — КТ 71 — возврат неиспользованного аванса.
Бюджетным организациям следует иметь в виду, что с 01.01.2019 действуют новые коды КОСГУ по командировкам ( приказ Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н). Следовательно, для бюджетников изменился и порядок отнесения этих затрат на аналитические счета.
Налоговый учет
Командировочные включаются в расходы по налогу на прибыль, а при использовании спецрежимов — по иному аналогичному налогу, который исчисляется с учетом затрат (УСН, ЕСХН). Уменьшить налоговую базу можно на всю сумму подтвержденных расходов.
Вопрос может возникнуть только при оплате питания в гостинице.
Важно!
НК РФ запрещает включать в командировочные затраты плату за обслуживание в барах и ресторанах. А стоимость гостиничного номера часто включает в себя завтрак, который организуется именно в ресторане. Поэтому, если стоимость завтрака выделена в документах, то налоговики могут не признать ее в качестве расходов.
Интересная ситуация складывается для «упрощенцев». В общем случае они признают свои затраты в момент оплаты.
Однако, чиновники считают, что при УСН нельзя включить подотчетные средства в расходы на дату выдачи аванса (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21). По мнению специалистов Минфина, «упрощенцы» могут признать их лишь после утверждения авансового отчета, т.е. по сути — аналогично тем, кто работает «по начислению».
Таким образом, «по оплате» те, кто используют УСН, могут учесть только часть расходов, если производят доплату уже после утверждения авансового отчета.
Бизнесмены, работающие на ОСНО, кроме налога на прибыль, платят еще один обязательный платеж, зависящий от оборотов, — НДС. Этот же налог с 2019 года распространяется и на крупных сельхозпроизводителей, использующих ЕСХН (п. 1 ст. 145 НК РФ).
Важно!
Если в командировочные расходы на проезд и аренду жилья включен НДС, то организация может принять его к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Если суточные превысят установленный лимит (700 руб. в день для РФ и 2500 руб. — для зарубежных поездок), то они будут считаться доходом работника и облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами, кроме «травматизма». Это установлено п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ.
Поэтому организации обычно устанавливают лимиты по суточным в указанных пределах, а сверхнормативные расходы компенсируют работникам другими способами.
Как не ошибиться при расчетах по командировочным
Учет и налогообложение расчетов по командировкам связаны со множеством нюансов. Обычно этими расчетами занимаются те же специалисты, которые начисляют зарплату.
Если вы сомневаетесь в компетентности штатных сотрудников и не уверены в отсутствии ошибок — обращайтесь за помощью в специализированную бухгалтерскую компанию. Так, аудит расчета зарплаты в 1C-WiseAdvice поможет вам проверить своего бухгалтера и оценить ситуацию на этом важном участке. Если будут найдены ошибки — мы исправим их и пересчитаем все выплаты.
Вывод
Сотрудник, вернувшийся из командировки, имеет право на компенсацию всех документально подтвержденных расходов.
Но произвести расчет по итогам командировки следует только после тщательной проверки привезенного «пакета».
Документы проверяются визуально, а, в случае необходимости — направляются запросы в организации, оказавшие услуги.
Если командировок много, возрастает риск пропустить подделку или ошибиться в начислении.
Хотите быть уверены, что на этом участке все в порядке — передайте расчеты с сотрудниками на аутсорсинг.
Источник: 1c-wiseadvice.ru