Высокий размер арендной платы в офисных центрах вынуждает бизнесменов использовать для осуществления своей предпринимательской деятельности жилые помещения (квартиры), расположенные на первых этажах многоквартирных домов. Можно ли в подобных ситуациях признать затраты на аренду, ремонт в составе налоговых расходов?
Используя для ведения предпринимательской деятельности жилые помещения (и, соответственно, экономя на расходах по аренде), бизнесмены сталкиваются с трудностями признания расходов по обслуживанию таких помещений в налоговом учете.
Расходы по аренде жилого дома (помещения) для ведения бизнеса
Представители финансового ведомства недавно вернулись к рассмотрению вопроса о признании расходов по аренде жилого помещения для ведения бизнесменами предпринимательской деятельности.
В Письме Минфина РФ от 28.03.2017 г. №03-11-11/17851 анализировалась возможность признания расходов по аренде жилого дома для размещения частного детского сада.
Прежде всего, финансисты обратились к положениям жилищного законодательства.
Нужен ли ИП офис (ИП/РФ)
Согласно п.2 ст.15 ЖК РФ жилым признается изолированное помещение, которое является недвижимым имуществом и пригодно для постоянного проживания граждан. К жилым помещениям относятся жилой дом (часть жилого дома), квартира (часть квартиры), комната (п.1 ст.16 ЖК РФ).
Жилые помещения предназначены для проживания граждан (п.1 ст.17 ЖК РФ).
Гражданин — собственник жилого помещения может использовать его для личного проживания и проживания членов его семьи. Жилые помещения могут сдаваться их собственниками для проживания на основании договора.
Размещение собственником в принадлежащем ему жилом помещении предприятий, учреждений, организаций допускается только после перевода такого помещения в нежилое. Перевод помещений из жилых в нежилые производится в порядке, определяемом жилищным законодательством.
При этом допускается использование жилого помещения для осуществления профессиональной деятельности или индивидуальной предпринимательской деятельности проживающими в нем на законных основаниях гражданами, если это не нарушает права и законные интересы других граждан, а также требования, которым должно отвечать жилое помещение.
В соответствии с п.3 ст.23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.
В соответствии с пп.4 п.1 ст.346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на сумму арендных (в том числе лизинговых) платежей за арендуемое (в том числе принятое в лизинг) имущество.
Согласно п.2 ст.346.16 НК РФ расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п.1 ст.252 НК РФ.
И заключение финансистов — расходы предпринимателя по аренде жилого дома для размещения частного детского садика при определении объекта налогообложения по «упрощенному» налогу, учитываться не должны.
Таким образом, гражданское и жилищное законодательство не допускает использование жилого помещения для целей, не связанных с проживанием граждан. Последнее обстоятельство, по мнению контролирующих органов, делает невозможным и налоговый учет расходов на аренду жилых помещений (Письмо Минфина РФ от 28.03.2017 г. №03-11-11/17851).
Аналогичную позицию финансисты высказывали и ранее (Письма Минфина РФ от 29.09.2014 г. №03-03-06/1/48504, от 14.02.2008 г. №03-03-06/1/93, от 28.10.2005 г. №03-03-04/4/71).
Свою позицию финансисты аргументируют тем, что расходы бизнесменов на аренду жилых помещений не соответствуют критериям п.1 ст.252 НК РФ. А под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Нарушая положения ЖК РФ (использование жилого помещения не по назначению), бизнесмены не могут признавать данные расходы обоснованными.
ПРИМЕР №1
Компания арендовала у своего директора жилой дом. Согласно договору арендодатель (директор) передает компании в аренду жилой дом (2010 года постройки в нормальном состоянии, отвечающем требованиям, предъявляемым к эксплуатируемым жилым помещениям) для использования в целях размещения аппарата управления и других служб арендатора. Срок действия договора — 11 месяцев, по окончании срока действия договора компания и директор заключили новый договор аренды на 11 месяцев. Арендная плата составляет 208 рублей 47 копеек за 1 кв. м или 100 тыс. рублей в месяц без НДС. В жилом доме были размещены службы и сотрудники компании.
Все расходы компания (аренда, ремонт) учитывала в налоговом учете на основании пп.49 п.1 ст.264 НК РФ.
Более 4 млн рублей компания понесла расходов на ремонт жилого дома с последующим признанием в налоговом учете.
Претензии налоговых органов сводились к тому, что расходы компании, понесенные им в связи с ремонтом жилого дома, арендованного у директора, по смыслу ст.288, п.2 ст.671 ГК РФ, п.38 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 01.07.1996 г. №6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой ГК РФ», ст.260 НК РФ не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Кроме того, анализируя акты выполненных работ, инспекция установила, что подрядчик произвел наружную облицовку поверхности стен здания фасадными панелями, облицовку оконных проемов, а также ремонт мест примыкания стен и перегородок, насечку поверхностей под штукатурку, выравнивание штукатурки, окраску фасадов. То есть произведенные компанией действия по улучшению арендованного имущества представляют собой единый комплекс ремонтных работ, отвечающий признакам неотделимости от ремонтируемого объекта, и произведены с ведома и согласия арендодателя.
Данные обстоятельства свидетельствуют о намерении директора компании произвести комплекс ремонтных работ принадлежащего ему жилого дома за счет средств компании, получив таким образом выгоду в виде безвозмездно отремонтированного жилого дома (для себя) и в виде уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (для самой компании).
Судьи также отметили, что собственник жилого помещения не вправе размещать в нем предприятия, учреждения или организации до тех пор, пока оно не будет переведено в статус нежилого (п.3 ст.288 ГК РФ).
Передаваемый в аренду жилой дом объектом основных средств у арендодателя не является.
По этой причине, расходы на ремонт арендованного у директора жилого дома не образуют самостоятельного объекта основных средств и не могут учитываться в качестве таковых.
Кроме того, суд не усмотрел оснований для снижения штрафа по ст.123 НК РФ до 50 тыс. рублей (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 24.04.2017 г. №А53-1756/2016).
Расходы на ремонт жилого помещения, используемого предпринимателем как офис
В силу ст.252 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как свидетельствует судебная практика, налоговики не признают обоснованными расходы, связанные с ремонтом жилого помещения, поскольку затраты на ремонт жилого помещения не относятся к затратам на ремонт основных средств, предусмотренным пп.3 п.1 ст.346.16 НК РФ. По мнению налоговиков, расходы, связанные с доведением жилого помещения до состояния, пригодного для использования его под офис, также не отвечает требованиям п.2 ст.346.16 НК РФ.
ПРИМЕР №2
Предприниматель включил в состав расходов 63 тыс. рублей, затраченной на оплату выполнения комплекса работ по монтажу и пуско-наладке систем видеонаблюдения в принадлежащей ему квартире.
Данные работы были осуществлены по договору подряда, заключенному с другим индивидуальным предпринимателем.
В процессе проведения налоговой проверки, инспекцией был доначислен единый налог, уплачиваемый в связи с применением УСН, по причине исключения 63 тыс. рублей из расходной части налоговой базы.
Предприниматель проиграл во всех судебных инстанциях.
Отклоняя доводы предпринимателя о том, что указанное здание является его офисом, суды исходили из следующего:
- согласно сведениям органов, осуществляющих регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним по адресу г.Тюмень находится жилой дом, принадлежащий предпринимателю;
- перевода жилого помещения в нежилое осуществлено не было;
- документы о поставке канцелярских товаров и воды по данному адресу не свидетельствуют однозначно об использование жилого дома в качестве офиса;
- на бланках предпринимателя указывается другой адрес. Этот же адрес указывается и на большинстве заключенных договоров и документов, исходящих от данного лица.
Исходя из изложенного, учитывая, что предпринимателем не представлено доказательств того, что данный объект сдается в аренду, либо готовился к продаже, что является его видом предпринимательской деятельности, вывод судов о правомерном доначислении налога является правильным (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.11.2015 г. №А70-15510/2014).
Как видим, данный спор бизнесмен проиграл по причине того, что не смог доказать, что в жилом помещении им осуществлялась деятельность, направленная на получение дохода. Вместе с тем, доказательственная база налоговиков, напротив, была более убедительной.
Резюме
В любом случае, признание в налоговом учете расходов на аренду и ремонт жилого помещения, используемого в предпринимательской деятельности, приведут к судебным спорам. И, как свидетельствуют, приведенные арбитражные дела, исход судебной баталии может быть не в пользу бизнесменов.
Источник: rosco.su
Красиво жить не запретишь: как обосновать расходы на обустройство «богатого» офиса
Расходы организаций на благоустройство офисов и рабочих мест воспринимаются неоднозначно. С одной стороны, они заметно улучшают условия труда сотрудников. С другой – являются причиной доначисления налогов, поскольку налоговики далеко не всегда считают эти расходы обоснованными. В данной статье мы рассмотрим спорные расходы сразу с нескольких точек зрения.
Какие расходы на офис могут повлечь претензии налоговой
Покупка организациями недвижимости, транспортных средств, промышленного оборудования, офисной мебели, ККТ, рабочих компьютеров, ПО и оргтехники по большей части не вызывает у налоговиков никаких претензий.
Такие расходы изначально воспринимаются как экономически оправданные и целесообразные. И поскольку все перечисленные объекты так или иначе используются для решения производственных или управленческих задач организаций, то проблем с отнесением их в состав расходов, как правило, не возникает.
Но все меняется, когда речь заходит о расходах на благоустройство рабочих мест и создание для сотрудников комфортных условий труда. К спорным с точки зрения экономической оправданности и целесообразности зачастую относят расходы на приобретение в офисы:
- кондиционеров, увлажнителей/осушителей воздуха, ионизаторов и другой климатической техники;
- холодильников, бытовых морозильных установок;
- телевизоров, игровых приставок;
- газовых и электроплит, микроволновок, грилей, электрочайников, кофемашин, кофеварок;
- диванов, кресел, кроватей и другой подобной мебели;
- бассейнов, саун, бань;
- аквариумов, террариумов, вольеров и других средств содержания животных, птиц и рыб;
- бильярдных столов и т.д.
По таким расходам позиции налогоплательщиков и налоговиков могут кардинальным образом расходиться. И что одним кажется вполне естественным и обоснованным, для других – непозволительная роскошь и расточительство, компенсировать которые за счет увеличения бюджетных потерь нельзя.
Что думают налогоплательщики о расходах на благоустройство офисов
Обустройство офисов, оборудование обеденных помещений, создание комнат отдыха и приобретение дорогой современной бытовой техники – далеко не всегда добрая инициатива самих работодателей. Зачастую они попросту выполняют возложенные на них законные обязанности.
Напомним, в соответствии со ст. ст. 22 и 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, а также санитарно-бытовое и медицинское обслуживание работников.
Согласно же ст. 223 ТК РФ работодатели обязаны оборудовать на своих предприятиях санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, помещения для оказания медицинской помощи, а также комнаты для отдыха и психологической разгрузки работников.
Помимо ТК РФ существуют еще и многочисленные санитарные нормы и правила, которые также обязательны для организаций и ИП. Например, СанПиН 2.2.4.548-96, утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 № 21. Данный акт устанавливает, что в холодный период года температура в офисах должна быть на уровне 22–24 °C с влажностью воздуха 60–40%, а в теплое время года – 23–25°C с такой же влажностью воздуха. Разумеется, добиться таких значений можно только при приобретении и установке соответствующей климатической техники.
В связи с этим оборудование офисов кондиционерами, кулерами, комнатами отдыха, холодильниками, диванами, креслами, телевизорами, газовыми и электроплитами и другой бытовой техникой представляется уже не как прихоть работодателя, а как производственная необходимость.
В противном случае работодатель рискует нарушить целый ряд законных требований. И экономия на диванах и кулерах может обернуться целой чередой штрафов от ГИТ.
Само собой, что все расходы на благоустройство офисов и комфорт работников организации стремятся учесть в расходах, уменьшив тем самым налогооблагаемую прибыль. Тем более, что пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ прямо позволяет относить к прочим расходам затраты организаций на обеспечение нормальных условий труда работников.
В зависимости от срока полезного использования приобретенного имущества и его стоимости оно относится либо к основным средствам (если стоимость свыше 100 000 рублей), либо к материально-производственным запасам (если стоимость меньше 100 000 рублей). В первом случае стоимость имущества списывается через начисление амортизации, во втором – путем отнесения к расходам после сдачи в эксплуатацию или после ее полной оплаты.
Что делают налоговики с расходами на благоустройство офисов
В отличие от работодателей, при контроле спорных расходов налоговики исходят в первую очередь из интересов экономии бюджетных средств и буквального толкования пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Действительно, данная норма не уточняет, что следует понимать под расходами на обеспечение нормальных условий труда и не предусматривает конкретного перечня подобных расходов. Это приводит к спорам и разногласиям относительно того, какие именно расходы можно учесть в целях исчисления налога на прибыль.
В то время когда организации в обоснование затрат на обеспечение нормальных условий труда указывают на санитарные требования и нормы ТК РФ, налоговики ссылаются на неэффективность и экономическую нецелесообразность этих расходов. Кстати, для этого у них также имеется вполне логичное и законное обоснование.
По закону для целей налогообложения прибыли организаций учитываются только те расходы, которые отвечают условиям ст. 252 НК РФ. То есть расходы должны быть не только документально подтверждены, но еще и обоснованы с экономической точки зрения и направлены на получение дохода.
Следовательно, если организация тратится на создание работникам нормальных условий труда, то она должна обосновать, что такие расходы непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.
Иными словами, плательщикам необходимо объяснить, каким именно образом покупка холодильника или дивана связана с деятельностью их работников, занятых, скажем, оказанием консультационных услуг. В свою очередь контролеры должны обосновать, что консультантам не нужен ни холодильник, ни диван.
Снимая с работодателей подобные расходы, налоговики руководствуются правилом, установленным в соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ. Данная норма гласит, что для целей налогообложения прибыли организаций не должны учитываться расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
И если на списание в расходы стоимости электрочайников, холодильников и СВЧ-печей контролеры зачастую смотрят еще сквозь пальцы, то амортизационные отчисления на телевизоры, игровые приставки, кинотеатры, музыкальные системы и бильярдные столы – это уже выше их сил. Мимо таких затрат контролеры уже не пройдут.
Кого поддерживают суды
По большей части судебная практика рассмотрения таких споров складывается в пользу налогоплательщиков. Но для удачного исхода дела мало представить в суд документы, подтверждающие реальное приобретение и принятие на учет спорного имущества. Не менее важно еще и обосновать экономические причины приобретения этого имущества. Если с приобретением ГСМ, спецтехники и строительных материалов все понятно, то необходимость покупки телевизоров, кофемашин и мягких кресел придется доказать.
При этом организации и ИП вправе ссылаться на нормы трудового и санитарного законодательства, обязывающие создавать для работников достойные и комфортные условия для труда и отдыха. Например, на положения ст. ст. 108 и 223 ТК РФ. Согласно данным нормам, работодатель обязан предоставить работникам обеденный перерыв, а также оборудовать специальное помещение для приема пищи.
Это значит, что предоставить отдельное помещение для обеденных перерывов еще недостаточно. Важно оснастить такое помещение всей необходимой техникой, позволяющей хранить, готовить и разогревать пищу и напитки.
Та же ст. 223 ТК РФ позволяет отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда затраты на приобретение в офис кресел, диванов и телевизоров. Согласно данной статье, в обязанности работодателей входит в том числе обустройство комнат для отдыха сотрудников в рабочее время. Поэтому такие затраты не окажутся лишними и также будут признаны судами обоснованными (постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.06.12 № А40-50869/10-129-277).
То же самое касается и расходов на приобретение разного рода игр, аквариумов, комнатных растений, картин, животных и так далее. Поскольку, помимо всего прочего, на работодателей возлагаются обязанности по оборудованию специальных помещений для психологической разгрузки сотрудников, данные затраты также можно отнести к расходам (постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.05.2011 № А40-95142/10-13-451).
Но стоит учитывать, что приобретенное имущество, обеспечивающее комфорт сотрудников, должно использоваться ими именно в рамках производственного процесса, в пределах территории работодателя и в рабочее время. Если организация построит и оборудует за пределами территории предприятия место для отдыха работников в нерабочее время, такие затраты суды не разрешат учесть в расходах (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.04.2017 № А42-8232/2014).
Таким образом, организациям разрешается учесть по сути любые затраты на создание комфортных условий в офисах. Главное – обосновать такие затраты нуждами и интересами самих работников. И если даже налоговики снимут с организации такие расходы, шансы отстоять их в суде довольно велики.
Источник: buh.ru
Что должно быть в офисе: список оборудования для рабочего места
Сотрудники многих компаний проводят на своих рабочих местах очень много времени, рассматривая офис почти как второе место жительства. Именно поэтому крайне важно понимать, что должно быть в офисе для комфортной и плодотворной работы. При организации офисного пространства нужно учитывать ряд рекомендаций, а также заранее позаботиться о приобретении техники, мебели и канцелярских товаров.
Офисная мебель
Офисная мебель – очень важная составляющая для любого офиса. Предметы мебели формируют дизайн пространства, а также обеспечивают комфортные условия для сотрудников. Чтобы условия работы были действительно комфортными, важно понимать, как правильно подбирать мебель в зависимости от направленности офиса и специфики работы компании.
Для организации офиса понадобятся:
- кресла, стулья, банкетки, скамьи;
- мебель для персонала и руководителей — столы, шкафы, стеллажи;
- сейфы и металлические шкафы;
- мягкая мебель.
Все используемые предметы должны быть максимально комфортными, безопасными и функциональными. Если помещение небольшое, стоит отдавать предпочтение универсальным предметам, способным выполнять сразу несколько функций. Конкретное количество предметов рассчитывается заранее.
Для персонала следует подобрать удобные рабочие кресла, за которым комфортно проводить много времени и не нагружать спину. Кресло руководителя должно выглядеть солидно, быть изготовленным из натуральной или экокожи, с удобными подлокотниками. Не стоит забывать о стульях для посетителей, которые ставятся в приемной, комнате для переговоров, в холле. Если планируется прием большого количества посетителей, лучше купить скамьи и банкетки.
При выборе офисных столов важно учитывать цели предназначения данной мебели. Компьютерный стол следует выбирать с большой поверхностью, где удобно размещается монитор и остается место для канцелярии. Внизу должна быть полка для системного блока. Стол руководителя должен выглядеть более презентабельно и быть сделан из натурального дерева или шпона.
Чтобы предметы сочетались между собой, лучше купить набор мебели для офиса, выполненный в одном стиле. Для сотрудников можно приобрести бюджетные комплекты со столом, подкатной тумбой, простым шкафом для хранения документации. Руководителю подойдет набор мебели с большим столом и брифинг-приставкой, со стеллажом и внушительным шкафом.
Приобретенные товары должны соответствовать стилю офиса, сочетаться друг с другом и окружающей обстановкой. Не стоит экономить на материалах, так как дешевая мебель практически всегда выглядит не слишком привлекательно.
Самое главное, избегать лишних элементов и четко следовать заранее проработанному плану офисного помещения.
Компьютерное оборудование
Под компьютерным оборудованием принято понимать целый комплекс устройств, включая полноценные компьютеры, мини-блоки или мощные серверы для объединения сотрудников. В продаже сейчас доступно огромное количество самого разного компьютерного оборудования в любых ценовых категориях.
Из компьютерного оборудования в офисе понадобятся:
- системные блоки и моноблоки;
- мониторы;
- ноутбуки;
- графические планшеты.
Понимая, как обустроить кабинет на работе, важно также оснастить каждое рабочее место качественной техникой. Так как в офисе компьютерное оборудование используется чаще всего в качестве печатной машинки, можно обращать внимание на относительно недорогие модели среднего уровня. Запаса производительности таких компьютеров более чем достаточно для решения стандартных офисных задач.
При выборе стоит обращать внимание на следующие параметры:
- изготовитель оборудования;
- стоимость;
- габариты;
- уровень шума во время работы;
- энергопотребление.
Лучше отдавать предпочтение моделям, которые не потребляют слишком много энергии и не шумят во время работы. Иначе добиться комфортной обстановки будет непросто.
Сетевое оборудование
Сетевое оборудование необходимо для связи компьютеров между собой и упрощения процессов обмена данными. После размещения сотрудников в офисе очень важно предусмотреть возможность объединения их в единую сеть для удобства работы и контроля со стороны начальства.
К сетевому оборудованию относят:
- различные коммутаторы;
- маршрутизаторы;
- роутеры;
- усилители сигнала Wi-Fi;
- адаптеры;
- кабели для подключения.
Заранее продумывается, насколько быстрым должно быть соединение между компьютерами и соединение с интернетом. Сейчас практически для любого офиса необходим стабильный и безлимитный доступ к всемирной паутине.
Для удобства работы можно использовать беспроводные сети. Для доступа к интернету через Wi-Fi необходим роутер и усилитель сигнала, чтобы интернет работал во всем офисе. Если устройство не имеет встроенного модуля для получения сигнала Wi-Fi, понадобится и адаптер.
После подключения беспроводных сетей пространство офиса значительно преображается, так как удается избавиться от постоянно висящих или валяющихся на полу проводов. К тому же сотрудники станут мобильнее, получая доступ к общей сети из любой точки офиса.
Периферийное оборудование
Под периферийным оборудованием понимаются отдельно стоящие предметы, которые работают вместе с компьютером и помогают выполнять необходимые операции.
Список оборудование рабочего места в офисе практически всегда включает в себя следующую периферию:
- принтеры, МФУ, сканеры для работы с документами;
- офисную телефонию;
- мониторы;
- клавиатуры, мыши и т.д.
При решении вопроса, как оборудовать офис, важно внимательно подойти к рабочему оборудованию. По аналогии с компьютерными и сетевыми приборами это должны быть максимально качественные и надежные устройства, которые при этом не слишком сильно ударят по бюджету компании.
Принтеры, сканеры и многофункциональные устройства выбираются исходя из объема работы с печатными материалами, размеров офиса и количества, подключенных к одному устройству сотрудников. Современные приборы позволяют организовывать крупные локальные сети с беспроводным доступом к периферии.
Канцелярские товары
Представить работу офиса без канцелярских товаров очень сложно. Необходимо заранее спланировать интенсивность использования тех или иных предметов, а затем закупить их у надежного поставщика. Если не продумать все сразу, высок риск не получить необходимое или потратить средства на ненужные товары.
При составлении списка того, что нужно для открытия офиса, учитываются следующие факторы:
- Количество сотрудников. Важнейший фактор, от которого напрямую зависит количество закупаемых товаров. Для маленькой компании имеет смысл выявить потребности каждого работника индивидуально, тогда как для крупной фирмы логичнее закупать канцтовары оптом.
- Номенклатура товаров. Зависит от специфики работы отдела. Секретарь вряд ли сможет нормально работать без бумаги для техники, письменных принадлежностей, папок и всевозможных лотков. Отделу программирования зачастую достаточно простой ручки и блокнота для записей.
- Специфика организаций событий. Различные презентации и совещания предполагают использование маркеров, досок, магнитов и тому подобных предметов.
Помимо основных товаров, также не стоит забывать и о канцелярских мелочах, значительно упрощающих работу. Сюда относят различные булавки, скрепки, кнопки, ластики и многое другое.
Особое место в офисе отводится бумаге. Для составления договоров, приказов, бухгалтерских отчетов требуется много офисной бумаги, которая делится на следующие категории:
- писчая;
- цветная;
- перфорированная;
- самокопирующая;
- с магнитным слоем;
- в рулонах для принтера и факса;
- фотобумага.
Больше всего в офисах уходит белой бумаги для принтера, которую необходимо покупать сразу большими упаковками. Лучше выбирать бумагу хорошего качества, которая не скрутится во время печати и не испортит дорогостоящее оборудование.
Цветная бумага используется для распечатывания рекламных листовок или важной информации для сотрудников. Яркие листы привлекают внимание, и информация, напечатанная на них, запоминается гораздо лучше.
Магнитная бумага пригодится для создания рекламной продукции. На листах с магнитным слоем можно печатать при помощи принтера рекламные материалы, которые будут прикрепляться на металлические поверхности.
Для матричных и барабанных принтеров необходимо покупать перфорированную бумагу с отрывной или неотрывной перфорацией. А для заполнения однотипных бланков в нескольких экземплярах понадобится самокопирующая бумага.
Типичные ошибки при организации офиса с нуля
Решая, как организовать офисное пространство, неопытные руководители могут совершить ряд ошибок, которые впоследствии выльются в серьезные проблемы.
Одной из самых частых ошибок представляется отсутствие свободной планировка кабинетов в офисе. Некоторые руководители даже в современных зданиях придерживаются традиционной системы кабинетного расположения рабочих мест. При этом ряд исследований в области психологии офисных сотрудников указывают на то, что свободная планировка гораздо лучше влияет на общую эффективность.
Нередко при решении вопроса, как обставить офис, руководители предпочитают все делать самостоятельно без учета интересов сотрудников. Некая группа ответственных лиц с дизайнерами занимаются организацией рабочего пространства в офисе, при этом зачастую забывая о базовых потребностях рядовых работников. А это, в свою очередь, не слишком благотворно влияет на эффективность работы и общую атмосферу в офисе. Необходимо заранее провести опрос среди сотрудников, выявив все пожелания, а также учесть возможные недовольства.
При организации офиса с нуля очень часто забывают о такой важной вещи, как зонирование. В результате получается пространство, вынуждающее людей постоянно отвлекаться от основной работы и сталкиваться с сотрудниками других отделов. Необходимо разделить отделы таким образом, чтобы люди не мешали друг другу.
Задумываясь, как обустроить офис, многие руководители уделяют слишком много внимания внешней атрибутике и оформлению, забывая о главном. В погоне за удивленными взглядами клиентов и конкурентов, ставят комфорт сотрудников на второй план. На деле же, имиджевые решения часто смотрятся очень навязчиво, отвлекая от основной работы.
Нередко руководители пренебрегают размещением зон отдыха в рамках офиса, ошибочно уделяя этому меньше всего внимания. Тем не менее, эмоциональное выгорание сотрудников является настоящей проблемой, способной повлиять на успешность работы всей компании. Если не предусмотреть место для отдыха, можно довольно быстро столкнуться с серьезными проблемами и конфликтами в коллективе.
Источник: www.officemag.ru
