Как оформить путевой лист грузового автомобиля для ИП

Что такое путевой лист и в каких случаях требуется его оформление?

Путевой лист — это документ для служебного транспорта, который подтверждает право управления транспортным средством и помогает рассчитать затраты. С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство юр. лица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж.

Путевой лист подтверждает фактический расход горюче-смазочных материалов (ГСМ) на производственные цели для транспортного средства. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов. Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.

Если транспортное средство используется водителем в личных целях, то надобности в оформлении путевого листа нет, так как это предусмотрено только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости, например, для отправки водителя в рейс для доставки продуктов, путевой лист обязателен.

Путевые листы могут быть разными в зависимости от вида транспортного средства и области их применения. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов легковых или грузовых автомобилей, специального транспорта, легкового такси, грузового такси, автобусов общественных и необщего пользования. Юридическое лицо или ИП могут самостоятельно разработать уникальный путевой лист, он не должен быть каким-то единым для всех, но в нем необходимо обозначить обязательные пункты, о которых поговорим ниже.

Правила заполнения путевого листа

Несмотря на то, что организация вправе самостоятельно разработать свой вариант путевого листа, он должен содержать:

• Наименование и номер путевого листа.
• Срок действия документа.
• Информация об организации, выдающей транспортное средство.
• Сведения о ТС (регистрационный номер, техническая исправность автомобиля и тд).
• Информация о водителе (ФИО).
• Информация о рейсе.

Путевой лист необходимо заверить подписью диспетчера, который его оформил, и подписью руководителя организации, от которой предоставляется автомобиль — печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма путевого листа готовится в едином экземпляре, без копий, и выдается на руки водителю. После рейса документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

Если путевой лист заполнить неправильно, например, не указать дату и время выезда или въезда транспортного средства с места или на место стоянки, это может стать сигналом для ревизоров, которые решат, что имеются нарушения. Например, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, может стать основанием для вывода о том, что осмотры попросту не проводятся, поэтому в путевом листе отсутствуют соответствующие отметки. В подобных случаях штрафуют не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности. Это может привести к неблагоприятным последствиям для водителя транспортного средства.

Кто осуществляет контроль за его наличием?

Наличие путевого листа проверяют несколько органов:

• ГИБДД и Транснадзор — они контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
• Налоговая инспекция — она запрашивает путевые листы с целью проверки правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
• Трудовая инспекция — не всегда, но проверяет путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Если у водителя отсутствует путевой лист, он может “отделаться” предупреждением или получить штраф 500 рублей. Но также его отсутствие может повлечь более серьезную ответственность. Например, при нарушении правил проведения медицинского освидетельствования водителя штраф:

• Для организации и ИП: от 30 000 до 50 000 рублей.
• Для должностного лица: от 2 000 до 3 000 рублей.
• Для физического лица: от 1 000 до 1 500 рублей.

При отсутствии медицинского осмотра у водителя:

• Для организации и ИП: 30 000 рублей.
• Для должностного лица: 5 000 рублей.
• Для физического лица: 3 000 рублей.

При отсутствии предрейсового контроля технического состояния ТС:

• Для организации и ИП: 30 000 рублей.
• Для должностного лица: 5 000 рублей.
• Для физического лица: 3 000 рублей.

Если водитель не имеет водительских прав или был допущен к вождению в нетрезвом состоянии:

• Для организации и ИП: 100 000 рублей.
• Для должностного лица: 20 000 рублей.

Источник: paygibdd.ru

Путевые листы 2023: шаблоны, примеры, пояснения

В этой статье мы собрали всю необходимую информацию о путевых листах, шаблоны бланков и примеры их заполнения. Не забудьте добавить страницу в закладки вашего браузера.

Подробный обзор правил заполнения путевых листов с учетом актуальных изменений

Путевой лист – это документ, с помощью которого организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ. Показания из этого документа используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю. Кроме того, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

Дата: 22 февраля 2023
Время чтения: 20 минут

Главные изменения в правилах заполнения путевых листов →

Формы и шаблоны. Легковой автомобиль →

Формы и шаблоны. Грузовой автомобиль →

Формы и шаблоны. Автобус →

Формы и шаблоны. Спецтранспорт →

Путевые листы собственной разработки →

Регистрация и учет путевых листов →

Актуальные требования для путевых листов в 2023 году

Текущие правила и порядок заполнения путевых листов вступили в силу в 2021 году вместе с началом действия Приказа Министерства транспорта РФ №368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (ссылка на документ). Старый Приказ Минтранса №152 от 18.09.2008 утратил силу.

Главные изменения – в сравнении с требованиями прошлых лет – заключаются в следующем:

• В путевом листе должны быть отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и «прошел послерейсовый медицинский осмотр»»
• Наряду с датой и временем технического контроля теперь указываются дата и время выпуска транспортного средства на линию и отметка о его возвращении. В соответствующей графе заносится отметка «выпуск на линию разрешен».
• Журнал регистрации путевых листов позволено вести в электронном виде – при условии, что документ заверен квалифицированной электронной подписью.
• Перечень обязательных реквизитов должен включать сведения о видах сообщения и видах перевозок. В их числе: «регулярная перевозка», «перевозка по заказу», «перевозка легковым такси», «перевозка для собственных нужд» (т.е. без заключения договора перевозки или договора фрахтования), организованная перевозка группы детей.

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист для легкового автомобиля, форма 3

Форма 3 разработана для осуществления контроля за работой водителей на легковых автомобилях и составления отчетности по потреблению ГСМ.

Скачать шаблон с примером заполнения и комментариями:

Как это выглядит (предпросмотр):

Путевой лист для легкового автомобиля индивидуального предпринимателя, форма ПЛ-1

Форма ПЛ-1 используется для учета работы водителя на легковом автомобиле индивидуального предпринимателя. По сравнению с обычным путевым листом для легковых автомобилей здесь меньше пунктов для заполнения. Но нужно иметь в виду, что эту форму может использовать только ИП и только, если имеются документы, позволяющие ему заниматься торгово-закупочной деятельностью и грузоперевозками.

На данный момент Форма ПЛ-1 не считается обязательной для ИП и вместо нее можно использовать как Форму 3, так и форму собственной разработки (в которой будут все необходимые данные).

Скачать шаблон с примером заполнения:

Как это выглядит (предпросмотр):

Путевой лист для легкового такси, форма 3

Обратите внимание, что в этой форме необходимо заносить показания таксометра. Бланк оформляется на одну смену.

Скачать шаблон с примером заполнения и комментариями:

Источник: 2tcontrol.ru

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя оформляется на весь имеющийся транспорт, а если за одной единицей транспорта закрепляется несколько водителей, то документ требуется каждому человеку.

Оформление путевого листа на транспорт требуется для легального управления автомобилем. Именно по этой причине так важно указать необходимые данные, благодаря которым учитываются расходы на ГСМ, начисляется оплата труда водителю и производится расчёт с заказчиком. Документация оформляется сроком от одного дня до месяца.

Формы путевого листа

На законодательном уровне разрешено заниматься разработкой формуляра собственнику бизнеса самостоятельно. Таким образом, бизнесмен подготавливает документы и впоследствии утверждает их.

Неважно, разрабатывается ли бланк собственными силами или берётся готовый, формы в обоих вариантах используются следующие:

1. 4-П – автомобиль используется по повременному тарифу.
2. 4-С – работа оплачивается по сдельным тарифам.
3. ПГ-1 – чаще всего используется ИП при грузоперевозках. Такая форма используется для обоснования израсходованного топлива, при проверке подобную документацию запрашивает налоговый инспектор.

Пример заполнения путевого листа для ИП можно скачать в сети интернет, такой вариант позволяет избежать ошибок при оформлении.

Многие предприниматели задаются вопросом относительно того, требуется ли наличие путевого листа для грузоперевозки. Несомненно, документация должна присутствовать, иначе может быть выписан штраф сотрудником ГИБДД. Оплачивать его придётся в случае, если нет документации на перевозимый груз, отсутствуют печати, даты, заключение медицинского работника либо во время заполнения данных допущена ошибка, а также при вносимых исправлениях.

Сотрудник полиции имеет полное право:

• если ответственность за транспортное средство осуществляет водитель, то выписывается штраф размером 500 рублей;
• должностные лица оплачивают от 20 до 100 тысяч рублей.

Когда собственник бизнеса не может выписать бланк лично, то он оформляет доверенность на любое лицо либо назначает ответственного работника. Неважно, кем заполняется документ, присутствие ошибок не допускается. Документация оформляется на каждый автомобиль и водителя. Для предотвращения получения штрафов стоит внимательно и в полном объёме вносить информация. Например, за отсутствие медицинского заключения на работника придётся заплатить около 5 тысяч рублей.

Штраф за отсутствие путевого листа для ИП берётся как за перевозку груза, у которого нет сопроводительных документов.

Обязательная информация

Для заполнения путевого листа понадобятся некоторые реквизиты. Данные включаются в обязательном порядке, независимо от формы.

В документации содержится:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

• период действия выданных документов;
• информация о владельце автомобиля;
• технические характеристики;
• информация о водителе.

Необходимый перечень данных подготавливается заранее и только после этого приступают к заполнению. Путевой лист оформляется на срок до одного месяца.

Бланк содержит следующую информацию:

• место регистрации предпринимателя;
• личные данные собственника бизнеса;
• контакты для связи;
• сведения о водителе, в том числе и номер водительских прав;
• технические характеристики транспорта (марка автомобиля, показатели спидометра до начала поездки и после завершения грузовой перевозки);
• заключение медицинского работника;
• обязательно указывают маршрут движения, характеристики перевозимого груза, пробег автомобиля.

После предоставления услуги заказчику, производится начисление оплаты труда сотруднику. Путевые листы регистрируются в специальном журнале и после хранятся у предпринимателя на протяжении пяти лет. Если требуется внести некоторые значения, то для этого предусмотрена таблица. Зачастую в ней отмечают пробег, массу груза, срок, который потребовался для выполнения заказа. Тут же вносят информацию о выписанных штрафах, ремонтных работах, простоях.

Нужен ли путевой лист на грузовой автомобиль ИП? Определённо да. Наличие документации позволит избежать предпринимателю штрафных санкций.

Оформление документации

Существует ряд правил, которых стоит придерживаться при оформлении документации, позволяющие избежать наказания и штрафов.

Важно знать:

1. Оформление производится в индивидуальном порядке. Когда водители осуществляют работу в несколько смен, то путевые листы оформляется на каждого сотрудника.
2. Чтобы бумаги считались действительными, на них указывают срок действия.
3. Если водителя для перевозок груза нанимают, то к нему приставляют ответственного человека, который производит контроль не только технического состояния транспортного средства, но и отмечает время прибытия автомобиля в гараж. Только после этой процедуры на документы ставится подпись и печать.
4. В некоторых случаях предприниматель имеет право оформления лицензионной карты на легковые и грузовые автомобили.

Вся документация отмечается в журнале. Специальные программы, которые ведут учёт по путевым листам, облегчают работу бухгалтера при сдаче отчётов налоговой службе. Бумаги добавляются в любом количестве.

Путевой лист обязательно соответствует деятельности предпринимателя, в противном случае возникают некоторые проблемы. Относясь к первичной документации, к нему выдвигается ряд требований на законодательном уровне. Бумаги предъявляются только в оригинале, копии не допускаются.

Документация для автобуса

Имеет путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя форму бланка ПА-1, который используется для учёта работы и начисления оплаты труда водителю.

В документации указываются следующие реквизиты:

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Оформлением путевого листа занимается диспетчер либо лично собственник бизнеса. Такая документация используется для доказательства об использовании в работе автобуса, а также подтверждает ведение деятельности предпринимателя.

Многие спрашивают: «Нужен ли путевой лист, если ИП сам является водителем?» Ответ на этот вопрос находится в Федеральном законе, в статье 259, где чётко сказано, сто осуществлять перевозку грузов с помощью любых транспортных средств запрещено без наличия путевого листа.

Если он отсутствует, то сдаваемые отчёты в налоговую службу содержат ошибки и невозможно отследить расходы предпринимателя.

Особенности путевого листа для грузовиков

Индивидуальный предприниматель, являющийся собственником грузового транспорта и использующий его в работе, обязан оформлять путевые листы на все автомобили. Выдаются они сроком от 1 дня до 1 месяца.

Большинство организаций занимаются заполнением документации на перевозку груза каждый день, кроме случаев, когда водитель находится в дороге длительное время и не возвращается в изначальное место отправки. Когда на одном автомобиле одновременно работают несколько сотрудников, то путевые листы оформляются на каждого водителя.

Работу индивидуального предпринимателя проверяет трудовая инспекция. Это необходимо для выявления нарушений собственником бизнеса в трудовом законодательстве в отношении наёмных сотрудников. В процессе проверки для ознакомления требуют путевые листы. По ним выясняют, каким образом начисляется заработная плата водителю и правильно ли это делается, соблюдаются ли выплаты за переработку рабочего времени, когда водитель доставляет груз на большие расстояния.

Интересуются такой информацией и налоговые служащие. При проверке информации они выясняют правильность произведения расчётов относительно расходов на перевозку.

Путевой лист хранится на протяжении пяти лет. За неправильное оформление документации несут ответственность как предприниматель, так и водитель, но штрафные санкции предусмотрены только для собственника бизнеса.

Если автомобиль останавливается сотрудником ГИБДД, то ему предъявляется вся документация на груз.

Источник: tvoeip.ru