Любые кассовые операции проводятся в соответствии с Законом РФ. РКО или расходный кассовый ордер — вид документа, по которому уполномоченное лицо выдает финансовые средства. Выдаются финансы из кассы предприятия. Расходный кассовый ордер — это необходимый кассовый документ. Порядок выплаты финансовых средств определен статьями с 14 по 21. «Порядок ведения кассовых операций» утвержден Советом директоров ЦБРФ.
Наличные могут выплачиваться из кассы учреждения не только по РКО, но и по другой документации, предписывающей выплату финансов, к примеру, по счету или ведомости. РКО обязательно подписывается уполномоченными сотрудниками организации, это может быть:
- директор;
- бухгалтер;
- финансовый директор или др.
Ели директор установил разрешительную резолюцию на расходник, то финансовые средства могут выдаваться без его подписи. Разрешительная резолюция выполняется на счетах, на заявлениях. Финансовые средства по расходному кассовому ордену 2 выдаются только после предъявления документа, удостоверяющего личность: паспорта или прочего документа.
Открыть расчетный счет | Все про РКО простыми словами
Данные, представленные предъявителем, записываются. Человек, получающий финансовые средства своей рукой пишет расписку о получении. Заполняется документ шариковой ручкой или пером, получаемая сумма прописывается прописными буквами, копейки пишутся цифрами.
Если расписка отсутствует, то это будет расцениваться как недостача, и недостающие финансовые средства будут взыматься с работника кассы. Финансы могут выплачиваться по доверенности. В таком случае в форму РКО вписывается ФИО получающего человека -лица, которому доверено получение финансовых средств. Расходник включает в себя описание оснований, по которым будут выданы финансовые средства. Кроме этого, там же должен обязательно быть перечень документации, прилагаемой к КРО.
Когда произведена выдача денежных средств, то обязательно ставиться штамп «Оплачено», тем самым документы гасятся.
Штамп ставится с точной датой выдачи. Образец и пример заполнения расходного кассового ордера всегда находится у места выдачи денежных средств. Заполнение должно проводиться в точности по указанным правилам, в противном случае документ будет считаться недействительным. Исправления, помарки, подчистки делать при заполнении документа нельзя.
Общие требования, как заполнить КО
Оформляя ордера, следует учитывать некоторые требования, которые предусматривает Положение 637:
- Грамотное оформление документа проводит не работник кассы, а главбух.
- КО на приход или расход денежных средств выдаются исключительно в единственном экземпляре.
- Заполнение ордеров выполняется при помощи шариковой ручки или пера, или распечатываются на принтере, заправленном чернилами темного тона при помощи устройств ПК или прочих методик, которые дают полную сохранность записей документации на сроки предусмотренные законом.
- Запрещается исправлять ошибки. Если допущена помарка, то документ должен быть уничтожен, а новый ордер должен быть выписан по правилам и без ошибок.
- Финансовые средства по КО могут приниматься или выплачиваться только в тот день, когда была составлена документация и ни в какой иной.
- Категорически нельзя выдавать ордера о выплате или получении финансов лицам, которые вносят или получают наличные финансы.
- Кассовая документация после оформления сформировывается по хронологии. Документации присваивается свои номер. Делается переплет, и сохраняются они в присвоенных папках. За сохранность ответственность несет определенное законом лицо, на которое директор организации возложил такие обязанности.
- Если в документации указывается сумма в другой денежной национальной единице, то она должна быть прописана в документе. Получая документ о приходе или расходе денежных средств, кассир обязан провести проверку.
Правила проверки документации
Ответственное лицо должно проверить:
- Имеются ли все необходимые подписи на документах. Есть ли подпись директора организации и главбуха, есть ли на расходнике разрешительная подпись директора предприятия либо иного уполномоченного сотрудника.
- Имеются ли все реквизиты, правильно ли оформлен документ.
- Имеются ли все необходимые документы, которые должны быть приложены к основной документации.
В том случае, когда имеется хоть одно нарушение, документ не соответствует правилам, то все документы должны быть возвращены работником кассы в бухгалтерию на дальнейшую доработку. Документы должны оформляться по закону в соответствующей форме. Как только вся документация передана кассиру, проверена, ее регистрируют в специальных регистрационных журналах.
Для ПКО имеются свои журналы, для расходников — свои. РКО, которые оформляются на основании платежек, регистрируются только после выдачи денежных средств на руки.
Сохранность документации проводится ответственным сотрудником, назначенным директором фирмы. Хранится документация в сейфе или в выделенном кабинете, который находится под охраной. Брать из хранилища тот или иной документ можно только по письменному разрешению директора предприятия или главбуха.
Брать документацию можно только на время рабочего дня, в конце дня ордер должен возвращаться на место. Хранение КО длится 3 года, при отсутствии счетов — 75 лет. Ордера могут изыматься по предусмотренным в Законе РФ случаям.
КО и документация
Любые КО с документацией осуществляют кассиры. Работник кассы может быть один или их может быть несколько. Назначаются кассиры руководителем организации. Если в фирме работает не единственный кассир, то обязательно должен быть назначен старший ответственный. Заниматься выполнением кассовых действий может и сам директор предприятия.
Любая кассовая операция оформляется кассовой документацией (ПКО или РКО).
Подписывают важные бумаги директор, главбух, бухгалтер, работник кассы. У работника кассы должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения операции. Любые поступления и выдача финансовых средств должны фиксироваться в кассовой книге. Каждый документ фиксируется отдельно.
Когда рабочий день подходит к концу, работник кассы обязательно проводит сверку данных кассовой книги и данных самой документации, сверяет остаток и расписывается. После этого все записи сверяет главбух и ставит подпись. Если за рабочий день никаких операций не осуществлялось, то записывать в книгу ничего не надо. Кассовые операции могут проводиться и при помощи компьютерных программ.
Как оформить ПКО
Любой фирмой, организацией должен фиксироваться доход и расход финансов. Фиксируются доходы в наличной и безналичной формах. Регистрация финансов проходит по приходному кассовому ордеру. ПКО — это документация, по которой ведется поступление финансовых средств в общую кассу организации.
Для оформления приходника понадобятся ручка, ПК, печать фирмы, касса, программа 1С, ручка шариковая. Код всегда ставится автоматом. Информация в поле «получено от» вносится автоматом, если основанием является расходник, или от руки, пользуясь списком контрагентов, когда оформление проходит с нажатием кнопки «Оформление приходника».
Статист вносит данные в строчку «Код организации», и поэтому она заливается автоматом. На основании документации «Счет» происходит заполнение суммы, соответствующей организации. Финансовая сумма может оплачиваться целиком или частями. Отдельными суммами можно оплачивать налом и безналом при помощи платежного поручения через Банк РФ.
После всех вышеперечисленных операций необходимо сделать запись приходника. Затем надо провести ордер в кассовой книге. После нажатия на кнопку «Печать» в окне покажется форма ордера в печатном виде. Для того чтобы распечатать документ, надо нажать комбинацию «CNTRL+P» и далее «ОК».
Документ распечатается, после чего надо оторвать необходимую часть по линии отреза. На кассе распечатывается чек, который крепится к документу (1 часть), ставится печать фирмы, подпись главного кассира, главного бухгалтера. 2 часть документа подписывается, и бланк убирается в отчетность бухгалтера.
Правильное оформление РКО
Каждое предприятие, организация, фирма, ИП должны оформлять документы на свои и хозяйственные операции. РКО предназначается для того, чтобы вести учет всех финансовых операций организации, индивидуального предпринимателя. Порядок заполнения расходника следующий:
- Правила предусматривают заполнение расходника в одном экземпляре. Документация в любом случае заверяется главбухом и директором. Расходник нужен для того, чтобы провести расчет через кассу. Заполнение расходника предусматривает внесение названия фирмы и структурного подразделения, обязательно с кодами. Должен быть указан и номер счета, субсчета, Точные номер и число, месяц, год заполнения документации.
- Деньги выдаются только лицу, на которого оформлен документ, чьи данные внесены в расходник. Его личность должна быть проверена, для этого кассир должен запросить паспорт. Если выдача предусматривает доверенность, то данные представителя должны быть прописаны в расходнике. Представитель действует только на основании доверенности.
- РКО может включать дополнительную документацию, которая содержит разъяснение, о направлении финансов. В таком случае достаточно подписи руководителя предприятия. Подпись может ставиться на разрешительном документе, не обязательно заверять сам расходник.
- Финансовые средства могут выплачиваться и по платежно-расчетной ведомости. В таком случае ведомость обязательно заверяется печатью с реквизитами предприятия. Вся информация о составленных документах обязательно вносится в регистрационный журнал документов.
- РКО применяется и при занесении финансов на счет в Банке РФ. В этом случае в строке «Выдано» следует обязательно указать, что средства предназначены для зачисления на расчетный счет. Важно помнить, что при выдаче средств определенному лицу в корреспонденцию счетов должен быть внесен код 71.
- Если расходник оформлен не по правилам, то это будет основанием для привлечения организации, ИП к ответственности по Закону РФ, ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф за ненадлежащее оформление и ведение документации может быть от 50 000 для ЮЛ и от 5 000 для должностного лица, ответственного за заполнение РКО. НК РФ также предусматривает ответственность за ненадлежащее заполнение и ведение документации. Штраф по НК РФ ст. 120 может достигать 10 000 руб.
Правильное оформление расходного кассового ордера должно проходить без единой ошибки, не допускается абсолютно никаких исправлений и помарок. Испорченный бланк обязательно уничтожается.
Наличные могут выдаваться только после идентификации личности получателя. Если наличные выдаются по доверенности на несколько выплат, то кассир в обязательном порядке делает копии, которые обязательно заверяются. Копия прикладывается к РКО, платежной ведомости. Оригинальный документ доверенности хранится у кассира и когда происходит последняя выплата финансовых средств, он прикладывается к РКО.
Очень важно соблюдать все правила, в противном случае на организацию и на ответственное лицо будет наложена ответственность в виде штрафных санкций.
Ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей прописана в Налоговом кодексе РФ.
Источник: vseobip.ru
Заполнение расходного кассового ордера или как получить наличные
Ведение бухгалтерии требует правильного оформления многих документов. Одним из них является расходный кассовый ордер. Данный документ представляет собой бланк, который используется для учета расходных операций, а именно расход наличных денег. Заполнение расходного кассового ордера требует максимальной внимательности и знания правил его оформления.
Предназначение РКО
Независимо от формы юридического лица, будь это ИП или ООО, компания , которая работает с наличкой, должна документировать все операции, связанные с ее приходом либо расходом.
Выдача денежных средств на руки определенному лицу оформляется расходным кассовым ордером. Он предполагает заполнение бланка РКО в одном экземпляре.
- проведение расчетов с партнерами, как пример:
- оплата товаров от поставщиков;
- возврат расходов покупателю;
- проведение расчетов по всем задолженностям и другие;
- оформление подотчетных средств;
- выдача денег для кассы контрольно-кассовой машины;
- выдача средств для зачисления на банковские счета;
- другие денежные расходы.
Чтобы средства попали по назначению, очень важно правильно заполнить расходный кассовый ордер (РКО) согласно требований законодательства 2019 года, а также, как указано в образце.
Как заполняется РКО?
Бланк РКО заполняет кассир во время выдачи наличных средств получателю средств. После этого заполненный документ передается в бухгалтерию для последующего учета.
Бланк РКО определен законодательством РФ, а именно формой КО-2 2017 года. Правилами ведения бухгалтерской документации установлено, что документ действителен при отсутствии помарок, каких-либо исправлений, как в образце. Это требует того, чтобы все поля бланка были заполнены правильно.
Образец заполнения РКО в 2019 году предполагает такие требования в соответствующих полях:
- организация – название юридического лица согласно регистрационным документам, то есть указание ;
- подразделение –в случае работающего отдельного филиала, отдела у юридического лица, а также, если оно имеет полномочия на выдачу и проводит операцию данного типа, то указывается его полное название ;
- номер – обязательно необходимо проставить порядковый номер РКО, который определяется каждым последующим документом данного типа;
- дата – вписывается число, месяц и год оформления документа;
- дебет – счет, с которого будут списаны средства для оплаты РКО;
- кредит — корреспондентский счет, куда будут переведены средства;
- сумма – это та сумма, которая определяет количество денежных средств, необходимых оплаты документа, она указывается в цифровом виде с копейками;
- код целевого назначения – используется не всегда, лишь в том случае, когда ИП, как пример, самостоятельно определил такую необходимость, то есть имеет классификацию операций, согласно которой и проводится выдача средств;
- получил – данные того, кто имеет право по предъявлению документов получить деньги, где вносятся полные ФИО, паспортные данные;
- основание – причина выдачи, которая подтверждается финансовым документом, то есть указанием его номера и даты;
- ПО – здесь могут быть указаны полные паспортные реквизиты;
- выдал – указываются данные кассира, его ФИО, который оформил документ и выдал наличные деньги, как в образце.
Чтобы правильно оформить РКО в 2019, как требует образец, также необходимо зарегистрировать его в специальной Книге реестра.
Образец заполнения 2019 года имеет примерные данные, которые необходимо внести в бланк.
Особые моменты оформления РКО
С начала 2019 года Книга реестра должна начинаться с новой нумерации. Это предполагается для каждого года.
Стоит отметить, что РКО в любом случае должен оставаться в организации, которая выдает деньги. Заполненный бланк с подписями не выдается на руки получателю средств. Ему предоставляют наличные деньги, о получении которых он расписывается в РКО.
Полные паспортные данные либо иного документа, удостоверяющего личность, указываются для получателя денег в любом случае. Не имеет значении, кто их получает, сотрудник юридического лица, которое выдает деньги, либо посторонняя особа.
Также подтверждении выплаты подтверждает кассир надписью «Оплачено» либо штампом с соответствующей надписью.
Правильное оформление расходно-кассового ордера требует максимум внимательности для заполнения всех необходимых обязательных реквизитов. Это связано с большой ответственностью выдачи наличных средств. Поэтому относиться к заполнению РКО стоит с особой скрупулезностью.
Источник: ipexperts.ru
Расходный кассовый ордер (РКО)
Организация работающая с наличными денежными средствами обязана документировать данные операции, как при приеме денег, так и при выдаче. Основанием для выдачи денег является расходный кассовый ордер, оформляемый по унифицированному бланку формы № КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером-кассиром или ответственным на это действие лицом. Рассмотрим образец заполнения расходного кассового ордера.
Расходный кассовый ордер образец заполнения
Заполнение ордера начинается с указания наименования организации выдающей денежные средства и его структурного подразделения, если такое имеется. Код по ОКУД берется из справки статистики. Номер документа ставится в соответствии с очередным порядковым номером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, установленная форма документа КО-3. С начала каждого года нумерация документов в журнале начинается с нуля и производится по порядку.
«Расходник» составляется тем же днем, когда была произведена выдача наличных денежных средств с указанием соответствующей даты. Указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, если деньги выданы 7 сентября 2015 года, записывается как 07.09.2015.
Заполнение строки Дебет и Кредит
Данная строка заполняется бухгалтером, ответственным за ведение первичных кассовых документов. При наличии отдельного структурного подразделения указывается его код, если денежные средства списывается с их кассы (например, в случае конкретной торговой точки или магазина). Если такого подразделения нет ставится прочерк.
В графе Дебет ставится номер корреспондирующего счета, а при необходимости указывается субсчет. По дебету отражается основание выдачи денег из кассы организации. При наличии кодов аналитического учета в организации указывается его код, если нет – ставится прочерк. Например, в случае выдачи разницы, возникшей в результате перерасхода денег подотчетным лицом согласно авансового отчета, ставится Д71 счета, а в случае оплаты поставщику Д60.
В графе «Кредит» отражается номер корреспондирующего счета указывается факт выдачи денежных средств из кассы, по кредиту которого они выдаются, например, указывается К50 счета (касса), а при необходимости указывается субсчет.
В графе «Сумма» записывается точная сумма цифрами, которую выдают из кассы, например, 2500-00 означает выдачу 2500 рублей 00 копеек. При наличии системы кодирования указывается код назначения хозяйственной операции, в соответствии с которой выдавались деньги.
В графе «Выдать» указывается в дательном ФИО лица, которому выдаются из кассы денежные средства. Строка «Основание» содержит финансовую операцию, к примеру, «на хозяйственный нужды». Графа сумма заполняется также, как и в приходном кассовом ордере – начинается запись с заглавной буквы и пишется сумма рублей прописью, а копейки цифрами по окончании записи до конца поля ставится прочерк. Например, выдали «Сорок пять тысяч рублей 00 копеек».
В графе «Приложение» необходимо перечислить первичные или иные документы, которые служат основанием для выдачи денег из кассы предприятия. При выдачи денег сотруднику сторонней организации он должен предоставить доверенность на право совершения им подобных операций, ее как приложение прикрепляют к расходнику.
Объяснительная записка об опоздании на работу
Оформленный РКО проходит регистрацию в журнале кассовых документов КО-3.Подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это действие лицом и руководителем организации. Если на подтверждающих проведение данной операции присутствует разрешающая резолюция руководителя, то на расходном ордере его подпись не обязательна. После бланк передается кассиру для проверки правки правильность составления документа.
Графа «Получил» заполняется лицом, получающим деньги из кассы организации. В этой строке необходимо указать точную получаемую сумму, по такому же принципу, как заполняли выше строчку «Сумма». В конце документа гражданин расписывается в получении средств и ставит текущую дату.
При выдаче денежных средств отдельному лицу, кассиру необходимо сверить его личность с документов удостоверяющим личность гражданина (паспорт или иной официальный документ на котором присутствует фотография и подпись владельца). В графе «По» указывается серия, номер, место и дата выдачи, и кем был выдан предъявляемый удостоверяющий документ.
Документ удостоверяющий личность указывается в любом случае, как для работника своей организации, так и для сторонней, в данном случае исключений нет.
После выдачи денег по РКО кассир указывает в бланке свое ФИО и ставит подпись, подтверждая выдачу средств. На приложенных к РКО документах кассир ставит штамп (или надпись «Оплачено») с указанием на них даты совершения операции.
Расходный ордер всегда остается в кассе организации и не выдается на руки лицам, которые получили денежные средства из кассы.
Для фиксации поступления в кассу денежных средств применяется Приходный кассовый ордер.
Скачать бланк расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер бланк скачать word.
Бланк расходного кассового ордера скачать excel.
[us_separator size=»small» thick=»2″ color=»primary»]
Читайте далее:
Доверенность на получение товара
Как выдать и вернуть командировочные
Приказ о подотчетных лицах образец
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма т-60 образец заполнения
Единая упрощенная налоговая декларация образец заполнения
Источник: infportal.ru