Как оформить товарную накладную самозанятому

Возвратную накладную заполняют, если у заказчика есть претензии к количеству и качеству товара или же при фактическом возврате. Обычно используют бланк ТОРГ-12, но есть и другие формы.

Основания для заполнения накладной на возврат

Результатом заключенного контракта на приобретение товарно-материальных ценностей является поставка этих товаров. Задача поставщика — отгрузить ТМЦ строго в том количестве, которое было прописано в закупочной документации и госконтракте. Качественные характеристики должны соответствовать соглашению, заключенному сторонами.

Самозанятый и вывеска #самозанятый #соцконтракт

Главной задачей заказчика является приемка и осмотр товарно-материальных ценностей (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если все качественные и количественные показатели соответствуют госконтракту и спецификации, то ответственный представитель заказчика подписывает товарную накладную.

Если специалист, представляющий сторону заказчика, выявил расхождения в количестве партий или несоответствие в качестве, то он осуществляет возврат ТМЦ. Ссылайтесь на такие причины, когда формируете возвратные документы:

• просрочка — поставлены ТМЦ с истекшим сроком годности;
• плохое качество — качественные характеристики не соответствуют требованиям заказчика;
• ненадлежащая упаковка — нарушена целостность упаковочной тары, комплектность поставки;
• новый ассортимент — заказчик обновил ассортимент, и данные ТМЦ не входят в новый список;
• невозможность реализации — покупатель не имеет возможности использовать или продать данную продукцию.

Право заказчика на возврат закреплено в Гражданском кодексе РФ — в статьях 475 (п. 2), 482 (п. 3), 480 (п. 2). Документы на возврат оформляют и в момент самой приемки, и после постановки товаров на учет.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы заполнить возвратную накладную без ошибок.

Как заполнять акт о расхождении

Если заказчик выявил несоответствие по ТМЦ в процессе приемки и не успел поставить продукцию на учет и оформить проводки, то возврат осуществляется по следующим формам:

• ТОРГ-2 — для товарно-материальных ценностей российского происхождения;
• ТОРГ-3 — для импортной продукции.

По сути, это не накладная на возврат, а акт, в котором заказчик предъявляет претензии поставщику по поводу всей партии поставки или отдельных видов продукции. Порядок заполнения возвратного акта такой:

1. Заполнить данные об организации-заказчике, внести адрес и контакты и необходимые коды по общероссийскому классификатору.
2. Указать реквизиты акта — его номер и дату.
3. Заполнить данные о месте поставки, документе-основании (первичной товарной накладной), грузоотправителе и грузополучателе, госконтракте.
4. Указать время получения груза.
5. На втором и третьем листах оформить причину возврата — указать все количественные и качественные несоответствия, фактические и плановые показатели и их расхождение.
6. На последней странице формы указываются ответственные за отгрузку, поставку и приемку лица. Перечисляются члены комиссии, которая выявила несоответствия. Все члены комиссии должны поставить подписи. Помимо комиссии, бланк подписывает главный бухгалтер. В завершение документа руководитель заказчика выносит свое решение.

Правила формирования ТОРГ-2 и ТОРГ-3 абсолютно одинаковы.

По форме № 2 оформляют возврат товаров отечественного производства, а по форме № 3 — зарубежного.

Как заполнять возвратную накладную

Если заказчик принял к учету продукцию и только после этого обнаружил расхождения, то заполняется форма возвратной накладной — ТОРГ-12. Это унифицированный бланк, он оформляется по правилам, утвержденным Госкомстатом в Приказе № 132 от 25.12.1998.

Организации вправе выбрать, какую форму использовать — унифицированную или свою разработку. Если используйте собственный бланк, то включите в него все обязательные реквизиты для первичного документа (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Используемый бланк закрепите в учетной политике.

Пошаговая инструкция, как правильно пишется возвратная накладная от заказчика:

1. Заполнить вводную часть — сведения об отправителе и получателе груза, поставщике и плательщике. Здесь и возникает главный нюанс: поставщиком и грузоотправителем выступает организация-заказчик, а получателем — первоначальный исполнитель.
2. Внести все необходимые коды по общероссийским классификаторам.
3. Указать основание для возврата. Помимо контракта, основанием является первоначальный регистр на поставку товара и письмо о несоответствии или возврате, которое заказчик предварительно направил поставщику.
4. Заполнить реквизиты транспортной накладной — для тех случаев, когда организация-заказчик проводит отгрузку не самостоятельно, а привлекает транспортную компанию.
5. Проставить реквизиты возвратной накладной — ее номер и дату.
6. Заполнить табличную часть — по аналогии с первоначальным регистром внести все сведения по объему и стоимости возвращаемой продукции.
7. Прописать итоговые показатели по возврату товара.
8. Внести ответственных лиц за отгрузку товара у заказчика и приемку возвратной партии у поставщика. Проверить, расписались ли сотрудники.

• правила заполнения универсального передаточного документа УПД;
• утвердили формат предоставления счета на оплату в электронной форме;
• счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС.

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева Бухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью.

4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

• 2023.09.13 Документы поставщикаВ чем заключаются новые требования к участникам закупок
• 2023.08.31 Инструкции для ИППорядок закрытия расчетного счета ИП при прекращении деятельности
• 2023.08.31 Документы заказчикаКак создать машиночитаемую доверенность в 1С
• 2023.08.30 Документы поставщикаКакая электронная подпись нужна физическому лицу, и как ее получить

Источник: gozakaz.ru

Товарная накладная как доказательство передачи товара по договору поставки

Анализируются положения судебной практики, посвященные подтверждению передачи товара по договору поставки с помощью товарной накладной. На основании этих положений делается вывод о том, как правильно оформлять товарные накладные, чтобы их можно было считать надлежащим доказательством.
Ключевые слова: товарная накладная, документ первичного учета, передача товара, доверенность.

В современной отрасли гражданского права РФ одним из наиболее часто встречающихся видов договоров является договор поставки. Это обусловлено его значением для гражданского оборота. Нередко на практике возникают споры, связанные с доказыванием факта передачи товара по этим договорам. Поскольку товарная накладная является одним из наиболее распространенных доказательств передачи товара, изучение этого способа доказывания является особенно актуальным.

Накладная является документом первичного учета. Она используется для оформления продажи (отпуска) материальных ценностей сторонней организации. При этом вид накладной зависит от способа доставки материальных ценностей и от вида самих ценностей. Одним из ее видов является товарная накладная, с помощью которой оформляется отгрузка товара со склада и его прием покупателем.

Подводя итоги работы, можно сделать вывод, что для того, чтобы товарную накладную можно было считать надлежащим доказательством передачи товара по договору поставки необходимо соблюсти ряд требований. Их суть сводится к следующему: товарные накладные должны быть оформлены надлежащим образом, в них должны быть разборчиво написаны ФИО и подписи лиц, получивших товар, должна быть проставлена печать покупателя, должно быть указано должностное положение работников, принимавших товар, если полномочия на приемку товара не явствуют из обстановки, то они должны быть подтверждены доверенностями, с указанием их номера и даты выдачи, а товарная накладная должна содержать ссылки на них. При всем этом необходимо, чтобы товарные накладные были читаемы. Но следует учитывать и то, что по решению суда товарная накладная может быть признана доказательством факта передачи товара и в тех случаях, когда не соблюдены некоторые из этих требований.

Источник: liubavyshka.ru

Торговля на удалёнке. С какими документами можно работать в электронном виде

Весной 2020 года стало понятно, что дистанционно может трудиться даже ритейл. Руководителям или бухгалтерам совсем не обязательно посещать офис – достаточно выстроить цифровые процессы и электронный документооборот. От каких бумаг уже можно отказаться?

Универсальный корректировочный документ (УКД)

Документ, который объединяет корректировочную счет-фактуру и бланк об изменении стоимости отгруженных товаров.

Документ о передаче товаров (аналог ТОРГ-12)

Документ, который фиксирует отпуск товарно-материальных ценностей (ТМЦ) другой компании и используется в учёте соответствующих действий.

Накладная на внутреннее перемещение товара. Благодаря ей можно узнать о перемещении ТМЦ в организации.

• МХ-1 – применяется для приёма и передачи ТМЦ, оставленных на хранение;
• МХ-3 – первичный учётный документ. Составляется материально ответственным лицом компании, если есть возврат ТМЦ из-за истёкшего срока хранения.

Транспортная накладная (ТрН) нужна для учёта движения товарно-материальных ценностей и прикладывается к грузу при транспортировке.

Товарно-транспортная накладная фиксирует расходы на перевозку груза.

Соглашение, контракт двух и более сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Дополнение к договору

Фиксирует и подтверждает изменения в условиях действующего договора, а также дополняет их.

А теперь пройдёмся по каждому документу отдельно.

Электронный ТОРГ-12. Товарная накладная по-новому

Боль бухгалтера – сотни позиций в накладных. В ритейле особенно часто выявляются различия в номенклатуре. Выслеживать их в бумажных документах – потери времени, сил, нервов. Особенно если счёт позиций товара в каждой накладной идёт на сотни, а количество поставок в день – на десятки. Сопоставление данных в бумагах приводит к затягиванию приёмки продукции.

Проблему решает электронный документооборот. Контрагент, используя сервис обмена, отправляет товарную накладную ТОРГ-12 онлайн, причём в структурированном виде – в XML-формате. Номенклатура сверяется в автоматическом режиме. После этого данные по поставке сразу заносятся в учётную систему, опять же без участия человека. На складе нужно лишь завизировать документ и принять его к учёту.

Итак, электронная накладная ТОРГ-12 позволяет:

• избавиться от монотонной ручной работы – больше не надо заносить данные в документ самому;
• бухгалтер и работник склада могут заняться чем-то более важным;
• приёмка продукции проходит намного быстрее, а товар скорее попадает на прилавок;
• нет бумаг, они не теряются и не надо их физически где-то хранить.

Накладная ТОРГ-13 в электронном виде

Внутреннее перемещение товаров – важная тема. Продукцию постоянно перевозят: между складами, магазинами, распределительными центрами и т.д. Каждый раз при отгрузке составляют и подписывают новые документы. Бывают ошибки, а вместе с ними и потери товара.

Накладная ТОРГ-13 обычно распечатывается и используется на бумаге. Однако у этого способа работы с документом есть свои недостатки. Например, с бумажным оригиналом сложнее на удалёнке. Чтобы согласовать и подписать его, приходится ехать в офис или на склад.

Если же использовать ТОРГ-13 в электронном виде, то таких проблем не будет. Накладная составляется в 1С или другой учётной системе, затем в сервисе обмена она доставляется контрагенту, а от него приходит в считанные минуты – уже с электронной подписью второй стороны.

Почему ритейлеру стоит перейти на электронный обмен ТОРГ-13:

• документооборот будет проходить в разы быстрее;
• освободится место от бумаг и бумажных шкафов;
• накладные больше не потеряют, а приёмка товара из-за этого не будет задерживаться.

Акты МХ-1 и МХ-3. Почему лучше в цифре?

Если вы уже используете эти документы в работе, то наверняка ужасаетесь, как быстро растёт их количество в компании. Почему так происходит?

Каждый день на складе бывают возвраты товара. На одну такую операцию составляют по два акта МХ-1 и МХ-3. Если возвратов 100, то документов – 800. И если номенклатура растёт, то и бумажных оригиналов становится больше. Всё это нужно где-то хранить – архив требуется по законодательству.

Можно ли обойтись без бумаги на складе? Ответ: да. То же законодательство разрешает использовать акты по форме МХ-1 и МХ-3 в электронном виде. И многие ритейлеры этим уже воспользовались.

Преимущества электронных МХ-1 и МХ-3:

• документы можно хранить не на бумаге. Найти нужный акт в электронном архиве – дело пары минут, а это особенно важно при проверках ФНС;
• нет шкафов с документами, можно более грамотно использовать пространство в кабинете;
• акт быстро обрабатывается, оперативно вносятся корректировки. Если используете сервис обмена, то это всего пара кликов;
• документы подписываются за пять минут.

Электронные договоры – почему они лучше бумажных

Перезаключение контрактов и соглашений с поставщиками – обычное дело в торговле. Если договоры оформляются в бумажном виде, то их приходится отправлять почтой, курьером или с водителем. При этом проконтролировать, где именно находится документ сейчас, очень сложно. Когда он вернётся от второй стороны – ещё сложнее.

Без подписанного договора реализовать продукцию по закону нельзя. Именно поэтому ритейлеру часто приходится ждать возврата бумаг, иногда это занимает недели. Пандемия коронавируса и удалёнка показали, что лучше всего с этой проблемой справляется электронный обмен документами.

Итак, какие преимущества даёт работа с договорами в электронном виде:

• чтобы заключить или перезаключить соглашение, может потребоваться несколько часов или даже минут;
• экономия на канцелярских, почтовых, курьерских расходах, а также сокращение фонда оплаты труда;
• намного легче находить нужные договоры и контролировать даты, когда их действие подходит к концу.

Электронный документооборот и законодательство

Перевод процессов и бумаг в цифру часто вызывает много вопросов. Особенно руководители и бухгалтеры в торговле беспокоятся о легитимности работы в электронном виде. Уверяем, что всё это законно.

Есть нормативно-правовые акты, которые гарантируют юридическую значимость электронного документооборота:

1. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 подпункте 11.1 говорится об электронном документе. Даётся его определение – документированные данные, зафиксированные в электронном виде. Также уточняется, что передавать их компания может по информационно-телекоммуникационным сетям или обрабатывать в информационных системах.

2. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Статья 6 подтверждает легитимность документов, которые подписаны электронной подписью. Если подпись квалифицированная, то электронный оригинал признаётся равнозначным бумажному.

3. 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Статья 9 пункт 5: первичный учётный документ можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде. Главное – подписать электронной подписью.

Перевозочные документы в электронном виде также обладают юридической значимостью:

1. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нём указано, что накладная – это первичный учётный документ, и он регламентирует факт передвижения продукции, а также признаётся основанием для введения учёта покупателем и продавцом, взаиморасчётов с перевозчиком.

Сроки хранения электронных и бумажных оригиналов одинаковые. Но в случае с первыми есть дополнительное требование: нужно обеспечить хранение средств проверки подлинности электронной подписи и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов в течение последующего времени.

Как видите, электронный документооборот в торговле – это удобно и законно. Главное – всего лишь решиться на перемены. В любом случае этот шаг обернётся для компании финансовой выгодой.

Иллюстрация: кадр из мультфильма «Крокодил Гена».

Источник: ecm-journal.ru