Электронная подпись сотрудника позволяет удаленно заверить документы и сократить бумажный документооборот в компании. Это аналог рукописной подписи для электронных документов.
Рассмотрим, как оформить ЭЦП на сотрудника, как с ней работать, какие бывают виды электронных подписей и какие понадобятся ЭЦП для работников организации в зависимости от их функционала.
Чем различаются ЭП и ЭЦП
Для начала разберемся в терминологии. В законе «Об электронной подписи» № 63-ФЗ нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ и был актуален до 2014 года. Однако практики нередко продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП. Для общего контекста договоримся, что в нашей статье ЭП и ЭЦП означают одно и то же.
Виды ЭЦП для работников
Есть несколько видов ЭЦП для работников. Они отличаются функционалом и правилами применения, поэтому выбирать электронные подписи стоит с учетом задач, для решения которых они потребуются.
Как быстро получить ЭЦП в 2022 году (Электронно Цифровая Подпись)
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП представляет собой сочетание логина, пароля и кода подтверждения. Последний может прийти на почту, в смс и т.д. Функционал ПЭП ограничен по сравнению с другими видами подписей — она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек. Удостовериться, что в документ не вносились изменения после подписания, с ее помощью невозможно.
Обратите внимание: если на бумажном носителе должны стоять подпись и печать, для заверения такого документа в электронном виде ПЭП не подойдет — понадобится усиленная электронная подпись.
ПЭП Госуслуги
По сути это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Этот вид ПЭП считается более надежным, так как учетную запись на Госуслугах необходимо подтвердить в МФЦ или через банковское приложение. Именно такой вид простой электронной подписи работника можно использовать в электронном документообороте (ст. 22.3 ТК РФ).
Однако работать с ней получится только у тех, кто обменивается документами через государственный портал «Работа в России». Тем, кто пользуется информационной системой работодателя, придется оформить другой вид ЭЦП.
Выбирать ПЭП Госуслуги имеет смысл, если бизнесу не нужны лишние траты и вы готовы часть документов подписывать на бумаге. Так, ПЭП не подойдет для подписания:
- договоров о материальной ответственности,
- трудовых договоров и согласия на перевод,
- договоров об образовании сотрудников,
- заявления об увольнении и отзыва такого заявления.
Этой подписью также нельзя подтвердить, что работник ознакомился с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП получают с помощью ключа электронной подписи за счет криптографического преобразования информации. Функционал такой подписи шире, чем ПЭП. Так, НЭП позволяет:
Что такое простая электронная подпись? #shorts
- определить, кто подписал документ,
- выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.
Благодаря этому работник может использовать НЭП и для кадровых документов. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник устанавливают по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ). Однако эта подпись подойдет только организациям, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя.
Компания может обмениваться электронными документами не через портал «Работа в России», а через коммерческую информационную систему. Свой выбор организация фиксирует в локальном нормативном акте.
Такая система должна позволять:
- подписывать электронные документы в соответствии с ТК РФ,
- хранить эти документы,
- фиксировать, что документ получен.
Некоторые системы предусматривают дополнительные функции. Так, через EmplDocs by WiseAdvice можно автоматизировать кадровую рутину (отпуска, больничные и т.п.) и отслеживать процесс согласования и подписания документов.
НЭП Госключ
Согласно ТК РФ НЭП Госключ — это тип неквалифицированной электронной подписи, который получают с использованием инфраструктуры электронного правительства (ст. 22.3 ТК РФ). Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобятся:
- подтвержденная учетная запись на Госуслугах,
- смартфон с модулем NFC (его используют для передачи данных на небольшое расстояние) и приложением «Госключ»,
- загранпаспорт нового образца.
Подпись НЭП Госключ можно использовать в любой системе электронного документооборота: как в системе работодателя, так и в портале «Работа в России».
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
КЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Такой подписью можно подписать любой документ. Правда и стоит ее оформление дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели предпочитают выбирать разные виды ЭЦП, а не оформлять КЭП всем сотрудникам.
Для формирования КЭП используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.
Показатель
ПЭП
ПЭП Госуслуги
НЭП
НЭП Госключ
КЭП
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу
Как оформить ЭЦП сотруднику
Процесс получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭЦП, а оформления КЭП — еще и от задач сотрудника.
Как оформить простую электронную подпись на сотрудника
Простую электронную подпись работника оформляет работодатель при трудоустройстве — выдает ему логин и пароль. А вот ПЭП Госуслуги сотрудник делает самостоятельно, регистрируясь на портале.
Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника
НЭП для сотрудника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку, хранить в облаке или выдать сотрудникам логины и пароли.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через приложение «Госключ». Входят в него по логину и паролю подтвержденной учетной записи на Госуслугах.
Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись работника
Для получения КЭП сотруднику необходимо лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.
В УЦ нужно будет представить паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРН физлица или ОГРНИП, документ с подтверждением полномочий.
В УЦ ФНС или ее доверенных лиц можно получить:
- ЭЦП для руководителей юридических лиц,
- ЭЦП для ИП и его сотрудников,
- ЭЦП для нотариусов.
Для руководителей финансовых организаций, операторов платежных систем и бюро кредитных историй ЭЦП оформляют в УЦ Банка России.
ЭЦП сотрудника организации для торгов и на других представителей госсектора — в УЦ Казначейства.
Получить ЭЦП на сотрудников организации можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры .
Источник: 1c-wiseadvice.ru
ЭЦП для ИП: что делать для получения электронной подписи
Из данной статьи вы узнаете о том, где и как получить ЭЦП индивидуальному предпринимателю, а также, что она собой представляет, каких видов бывает, для чего и где используется.
Электронная цифровая подпись – это аналог физической подписи лица, необходимый для визирования электронного документооборота, а также для взаимодействия с контролирующими органами и государственными площадками. Может быть получена как физическим, так и юридическим лицом.
ЭЦП может применяться индивидуальным предпринимателем для предоставления отчётности и подачи заявлений в ФНС дистанционно, а также для возможности получения государственных услуг в режиме онлайн.
Для того чтобы иметь юридическую силу, ЭЦП должна соответствовать предписаниям, обозначенным на законодательном уровне.
Ниже мы расскажем, что такое ЭЦП, каким образом ИП может её получить, а также о преимуществах, которые она даёт.
ЭЦП для индивидуальных предпринимателей, что это такое
Цифровая подпись – реквизит, предусмотренный для документации электронного формата, выполняет две основных задачи: помогает подтвердить её принадлежность владельцу и зафиксировать состояние информации, содержащийся в документе после того, как он будет завизирован.
ЭП находится на накопителе памяти (токене), который необходимо держать в месте, к которому не имеется доступа у третьих лиц.
Причина, по которой была создана ЭЦП, это невозможность подписания гражданами и должностными лицами электронных документов физической подписью. Постепенно возможности, функционал и сфера применения ЭП становились все больше. Так, на сегодняшний день, она имеет несколько видов, обладающих разной юридической силой: от возможности получения доступа к государственным сайтам, до обеспечения защиты электронной документации при помощи криптографического шифрования.
Параметры и возможности электронных подписей контролируются на законодательном уровне ФЗ №63 «Об электронной подписи». В нём обозначены все форматы ЭП, их описание, перечень возможностей, и принципы обеспечения безопасности. Помимо этого, в законе указаны сферы, в которых может быть применен каждый конкретный вид.
ЭЦП для индивидуальных предпринимателей должна соответствовать следующим предписаниям закона:
- Служить заменой физической подписи при подписании электронных документов.
- Предоставлять возможность дистанционного доступа взаимодействия с органами контроля, к примеру, отправка электронных отчётов и подача заявлений в ФНС онлайн.
- Обеспечивать законность ведения электронного документооборота, и предоставлять возможность дистанционного визирования соглашений и договоров.
- Предоставлять доступ к участию в электронных торгах и государственных закупках.
Виды электронных подписей
На сегодняшний день существует три вида ЭП:
- Простая – предоставляет возможность подписи электронной документации определённым гражданином, но при этом не защищает документ от последующих незаконных корректировок.
- Неквалифицированная – подтверждает личность автора, завизировавшего электронный документ, и обеспечивает последующую защиту содержимого от незаконных переписываний и дополнений.
- Квалифицированная – выполняет те же функции, что и неквалифицированная ЭП и при этом осуществляет дополнительную защиту документа, путём криптографического шифрования.
Только квалифицированная электронная подпись может считаться полноценной и иметь такую же юридическую силу, как физическая подпись, проставленная ручкой на бумаге. Документация, заверенная КЭП, может быть использована во всех государственных структурах.
Владение КЭП предоставляет полный доступ ко всем возможностям дистанционного взаимодействия: от доступа к услугам информационного характера на государственных порталах, до участия в государственных закупках. Поэтому для полноценного электронного документооборота, предпринимателям необходима КЭП.
Основная функция КЭП — это подтверждение собственника сертификата (физического или юридического лица, владеющего ей). При получении КЭП, к ней прилагаются ключи закрытой и открытой формы, именно они обеспечивают защиту данных о самой ЭП и заверенных документов.
Закрытый ключ отвечает за формирование ЭП и проставление её на электронном документе, необходимо хранить его в надёжном месте. Открытый ключ сопряжён с закрытым, и обеспечивает проверку подлинности.
Где и как получить ЭЦП для индивидуального предпринимателя
Законодатель чётко прописывает процесс получения ЭЦП для индивидуальных предпринимателей. Получить её можно у прошедшего аккредитацию Минкомсвязи и включенного в государственный реестр удостоверяющего центра.
Для того, чтобы получить ЭЦП, нужно приготовить пакет документов:
- Оригиналы, либо нотариально заверенные копии паспортов, а также свидетельства о том, что вы состоите на учёте в ФНС;
- Реквизиты СНИЛС И ОГРН;
- В случаях, когда пакет документов предоставляется через уполномоченное лицо, требуется нотариально заверенная доверенность.
- Заполненное заявление на получение ЭЦП.
Когда ключ будет изготовлен, он выдаётся собственнику, либо уполномоченному лицу, на внешнем носителе (токене).
Изготовить ЭЦП без подачи заявления в удостоверяющий центр невозможно, самовольное изготовление ключей, либо сертификатов ЭП, противозаконно. Потому что выданные удостоверяющими центрами КЭП используют для защиты данных, и проходят экспертизу соответствия в ФСБ.
Стоимость ЭЦП для индивидуальных предпринимателей
Стоимость ЭП для ИП напрямую связана с её видом (стандартная, неквалифицированная, КЭП), наличия внешнего носителя и других факторов. И может составлять от 1600 до 5000 рублей.
Для того чтобы не переплатить за получение ЭЦП, необходимо изучить договор перед подписанием. Некоторые организации могут включить в условия соглашения предоставление ненужных дополнительных услуг, к примеру, информационное сопровождение совершаемых действий. Следует помнить, что средства, потраченные на изготовление ЭЦП, довольно быстро окупают себя деньгами, сэкономленными на оплате услуг почтовых и курьерских служб и канцелярских товарах. Также наличие ЭЦП открывает новые бизнес направления: участие в электронных торгах, тендерах и государственных закупках.
Источник: kkmsale.ru
Электронная подпись от ФНС России
Хотите получить электронную подпись в ФНС России?
Узнайте о том, как ее получить, что для этого нужно и как ее настроить!
Вся полезная информация в одной статье!
В связи с изменениями в законодательстве с 1 января 2022 года усиленную квалифицированную электронную подпись для организаций, индивидуальных предпринимателей и нотариусов будет выдавать только Федеральная налоговая служба (ФНС) России.
С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года — переходный период. В этот период ФНС начинает изготовление и выдачу квалифицированной электронной подписи. Однако, пока она налаживают процесс, некоторые коммерческие удостоверяющие центры (УЦ), все-таки, имеют право выдавать такие электронные подписи (их количество всего около 10 штук на всю Россию!).
Полезная информация о выдаче квалифицированной электронной подписи ФНС России.
Информация о деятельности ФНС в области изготовления и выдачи усиленной квалифицированной электронной подписи раскидана по многим источникам. Мы постарались собрать в одном месте минимальное количество максимально полезной информации.
Некоторые публикации на официальном сайте ФНС по этой теме:
Для чего подходит электронная подпись, выданная ФНС России?
Согласно требованиям Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 2 Статьи 10) нельзя устанавливать ограничение использования усиленной квалифицированной электронной подписи. Поэтому электронная подписи, выданная ФНС России должна работать в любых информационных системах.
Однако все не так просто. Например, из-за технических особенностей некоторых систем ФНС еще не умеет выдавать такие электронные подписи. Поэтому для некоторых информационных систем электронные подписи от ФНС не подойдут. Это, скорее всего, временная мера.
Пример таких систем: система ЕГАИС Росалкогольрегулирования , ГИИС ДМДК . До 31 декабря 2021 года для этих систем электронную подпись можно получить тут: для ЕГАИС-алкоголь и для ГИИС ДМДК
Ограничения у электронной подписи, выданной ФНС России
При получении электронной подписи в ФНС России нужно иметь ввиду ограничения:
- электронную подпись можно изготовить только на лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица и предпринимателя. Обычно это руководитель или сам предприниматель, но может быть иное лицо, внесенное в ЕГРЮЛ;
- электронную подпись нельзя получить на сотрудника организации или предпринимателя, если сведения о нем не внесены в ЕГРЮЛ;
- электронная подпись выдается только одна. При выдаче второй подписи — все предыдущие ФНС аннулирует;
- электронная подпись не копируется. Электронная подпись специальным образом защищена от копирования, ее нельзя будет скопировать и использовать одновременно на нескольких компьютерах.
Порядок получения электронной подписи в УЦ ФНС России
В общих чертах порядок получения электронной подписи выглядит следующим образом:
Заявитель (организация, индивидуальный предприниматель или нотариус) должны подать заявление на получение квалифицированной электронной подписи.
Заявление подается в личном кабинете Физического лица (руководителя организации, индивидуального предпринимателя, нотариуса) на официальном сайте ФНС России.
Перед подачей заявления мы рекомендуем запросить выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП по вашей организации или предпринимателю и проверить сведения, которые там указаны. Все сведения должны быть актуальными (полные и сокращенные наименования, ИНН руководителя, ФИО руководителя должно быть как в паспорте, адреса регистрации и место нахождения, прочие данные). В случае наличия расхождений необходимо их исправить до подачи заявления!
Как подать заявление и проверить его статус — можете ознакомиться в нашей статье .
Если подача заявления покажется сложной — можете обратиться в нашу платную техническую поддержку . Мы поможем сформировать заявление и подготовим Вас к получению электронной подписи в ФНС.
В случае положительного ответа на заявление необходимо записаться на получение квалифицированной электронной подписи.
Запись на прием также производится в личном кабинете налогоплательщика — физического лица. Записаться и получить квалифицированную электронную подпись можно в любой инспекции. Пример записи на получение — на нашем сайте .
Посетить налоговую инспекцию (по предварительной записи) для получения квалифицированной электронной подписи. На получение должен явиться сам Заявитель лично (доверенным лицам услуга оказана не будет!).
На получение необходимо предоставить:
- Распечатанное и подписанное заявление на изготовление квалифицированной электронной подписи (формируется на Шаге 1);
- Оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт или иной документ, установленный Регламентом и законом);
- ИНН заявителя — физического лица;
- Печать организации или индивидуального предпринимателя (если Вы работаете с печатью);
- Сертифицированный ФСТЭК или ФСБ защищенный носитель. Например, Рутокен Лайт или Рутокен ЭЦП ;
- Копию сертификата ФСТЭК или ФСБ на ваш защищенный носитель (можно скачать с сайта производителя, но некоторые инспекции требуют заверенную копию);
- Рекомендуем предоставить копию сертификата соответствия или приложение на ваш защищенный носитель, где прописан его серийный номер (некоторые инспекции его запрашивают, но их выдают только с новыми носителями);
- Рекомендуем иметь при себе оригинал СНИЛС;
- Рекомендуем иметь при себе выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (некоторые инспекции ее запрашивают)
Получение электронной подписи
Заявитель лично посещает налоговую инспекцию, где ему записывают квалифицированную подпись на защищенный носитель.
При получении оформляется ряд документов, установленных Регламентом. Процесс выдачи электронной подписи может фиксироваться на фото или видеоаппаратуру.
Обычно, процесс получения занимает 20-40 минут.
Что нужно для работы электронной подписи, полученной в ФНС?
Для работы электронной подписи, полученной в ФНС, необходимо произвести настройку компьютера.
Настройка компьютера производится исходя из условий:
- какими средствами изготовлена ваша электронная подпись;
- где планируется применять электронную подпись (для какой бизнес задачи? на какой ресурсе? в какой информационной системе?).
ФНС изготавливает электронную подпись при помощи нескольких средств:
- при помощи программных средств электронной подписи ( КриптоПРО CSP, Vipnet CSP и пр.);
- при помощи аппаратных средств криптографии (Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta, и др.).
Основная масса подписей, выданных в июле 2021 года изготавливалась средствами программы КриптоПро CSP , как будет далее — пока не знаем.
В зависимости от средств, которыми была изготовлена электронная подпись, будет отличаться её настройка ( отличается очень сильно! ).
В печатной форме сертификата, который Вы получите в ФНС определите, какими средствами изготовлена подпись (поле «Средство электронной подписи владельца»).
Для настройки вашей подписи под конкретные бизнес задачи рекомендуем использовать инструкции тех информационных систем, где будете работать с подпись.
Обращаем ваше внимание! Некоторые средства электронной подписи (например, КриптоПро CSP ) необходимо приобрести для работы с электронной подписью!
Если Вы не можете справится с настройкой вашей электронной подписи, полученной в ФНС России — можете обратиться в нашу платную техническую поддержку . Обычно настройку мы производим удаленно, по времени эта процедура занимает примерно 15 минут. Настройки, которые мы производим являются «универсальными» и подходят для 99% областей применения вашей электронной подписи.
Источник: ucparma.ru
