Описание бизнес-процессов производится для следующих целей:
· Документирование и оптимизация построения бизнеса.
· Разработка новых схем ведения бизнеса.
· Разработка IT системы.
· Разработка регламентирующих документов.
Способы описания бизнес-процессов
Описание бизнес-процесса может быть представлено в текстовом, табличном, графическом, и комбинированном виде. Наиболее приемлемым является комбинированный способ описания, когда графическая информация сопровождается текстовыми комментариями.
Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов
При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.
При горизонтальном описании бизнес-процесса также показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют.
Методика описания бизнес-процесса.
Пример вертикального и горизонтального описания бизнес-процессов
Этапы описания бизнес-процессов
До начала описания процесса необходимо определить цель процесса и участвующие в нем стороны.
Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса с указанием поставщиков и клиентов.
Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.
Схема окружения бизнес-процесса
После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры.
При вертикальном описании показываются работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.
Следующим этапом является определение графической структуры процесса в соответствии с принятыми стандартами и ее отображение доступными программными средствами.
Окончательным этапом описания бизнес-процессов является разработка текстовых пояснений.
Методология IDEF.
Наиболее обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг или финансы), различные объекты в компании и действия над ними (например, весь комплекс процессов обработки и выполнения заказа клиента), а также состояние и динамику развития бизнес-единиц компании и компании в целом.
Стандарт IDEF0
С помощью таких стандартов можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:
Эффективно о бизнесе. Описание бизнес-процессов vol.1
− IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков – в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;
− IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;
− IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий “Сущность-взаимосвязь” (ER – Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;
− IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Однако в настоящее время присутствуют алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, построенные на базе “раскрашенных сетей Петри” (CPN – Color Petri Nets);
− IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 – каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;
− IDEF4 – методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы.
− IDEF5 – методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится её оптимизация.
Источник: infopedia.su
Определение целей для бизнес-процессов
На этом этапе необходимо сформулировать цели для каждого из процессов, которые будут рассматриваться в рамках проекта по оптимизации. Цели процесса должны соответствовать целям всей компании, т.е. «выводиться» из ее стратегии. На практике эту задачу приходится решать в разных исходных условиях:
- • в стратегически ориентированных компаниях есть возможность формализовать стратегию через дерево целей (ДЦ), которое служит отправной точкой для целеполагания в отношении процессов;
- • довольно большое количество компаний не имеет формализованных стратегий. Однако и здесь положение небезнадежно. Конечно, есть смысл проанализировать необходимость и возможность решить задачу «по уму», т.е. через разработку и формализацию стратегии. На сегодняшних рынках стратегическая фокусировка компании и понимание стратегии ее сотрудниками — одно из важнейших конкурентных преимуществ. Однако если по каким-то причинам разработка стратегии не является приоритетом, сотрудники, имеющие отношение к вопросам управления процессами, могут воспользоваться своим пониманием той стратегии, которую компания реализует на рынке. Иными словами, можно сформировать «гипотетическое» дерево целей, которое послужит базой при определении целей процессов;
- • наконец, встречаются ситуации, когда задача, связанная с элементами процессного управления, очень локальна (например, касается совершенствования одного выбранного процесса), в том числе по времени и ресурсам. Здесь возможно использование экспресс-метода: можно пробовать определить цель процесса, что называется, «в лоб». Тогда соответствие цели процесса стратегическим установкам компании определяется экспертно, так как этих установок в сколь-нибудь формализованном виде просто нет.
Для более адекватного определения целей процессов рекомендуется максимально использовать результаты, которые были сформированы на предыдущих стадиях стратегического анализа, включая описание критических факторов успеха, дерево проблем и т.д. При этом цели бизнес-процессов, как правило, формулируются очень четко, например:
- • обеспечивать выполнение в срок не менее 98% заказов клиентов;
- • сокращать уровень ошибок в процессе — не более 10 ошибок за месяц;
- • повышать лояльность клиентов — удовлетворенность не менее 95% по результатам анкетирования по завершении процесса.
Источник: studme.org
Описание и анализ бизнес-процессов. Постановка целей описания бизнес-процессов. Формулирование целей проекта
В настоящее время руководители многих предприятий инициируют проекты по моделированию процессов, преследующие различные цели. Эти цели можно разделить на две группы. Достижение целей первой группы должно, по мнению руководителей, обеспечить решение конкретных проблем организации и повысить эффективность ее деятельности.
От проекта описания бизнес-процессов в этом случае ожидают реальных, практически важных результатов. Вторая группа целей может быть охарактеризована как цели-лозунги. Никто в организации не ждет какого-либо эффекта от проекта, он разрабатывается для реализации политических целей либо служит обоснованием для распределения финансовых ресурсов. Рассмотрим методики работ, обеспечивающие достижение целей первой группы, т.е. практических результатов.
В первой группе целей следует выделить несколько направлений, по которым будет развиваться проект описания бизнес-процессов. На практике руководители в первую очередь ставят задачу разобраться, как идет работа и где снижается эффективность (возникают финансовые потери). При этом предполагается, что полученный комплект моделей бизнес-процессов будет использован в дальнейшем для целей автоматизации. Кроме того, из моделей хотят получить информацию о существующей системе документооборота и внести в нее необходимые изменения и т.д. Можно выделить несколько характерных особенностей формулирования постановки задачи руководителями верхнего уровня на данном этапе:
- ? размытость формулировок и отсутствие определений (например, процессов);
- ? отсутствие четких критериев достижения целей проекта;
- ? отсутствие понимания того, как будет использоваться в дальнейшем полученный комплект моделей бизнес-процессов.
Указанные особенности отражают тот факт, что большинство руководителей не представляют важности описания бизнес-процессов как одного из средств разработки системы процессного управления организацией. Но дело в том, что сами по себе модели бизнес-процессов не являются инструментом управления.
Однако они могут служить основой для создания регламентирующей документации, анализа деятельности, принятия некоторых решений. Для эффективной работы с описаниями процессов организации руководитель должен иметь определенную систему. Аналогичная ситуация складывается, например, с бюджетированием.
Сами по себе бюджеты подразделений, описывающие финансовые потоки, затраты и т.д., не служат инструментом управления в руках руководителя. Системой управления является в данном случае взаимосвязанная, комплексная система бюджетирования и управленческого учета. В рамках данной системы руководитель видит, кто, когда и как планирует бюджеты, собирает информацию по их выполнению, принимает решения по отклонениям. Возвращаясь к бизнес-процессам, следует отметить, что создание моделей — это лишь составная часть проекта по улучшению (изменению) системы управления организации, которая является инструментом управления в руках руководителя.
Если рассматривать модели процессов в качестве некоторых исходных данных для решения формально ограниченных задач (разработка системы документооборота, подготовка автоматизации и т.п.), то нельзя требовать от этих моделей какой-то «чудесной» информации для всеобщего улучшения деятельности организации. С другой стороны, коль скоро организация приступила к описанию процессов, получаемые схемы должны содержать максимум полезной информации для дальнейшей работы. Прежде чем приступать к описанию процессов, руководителям необходимо тщательно продумать требования к информации, которые процессы должны содержать.
Рассмотрим методики, предназначенные для описания бизнес- процессов, существующих в организации. Итак, перед началом работы над проектом описания бизнес-процессов руководство предприятия формулирует цели проекта. К сожалению, эти цели являются размытыми. Что же делать рабочей группе сотрудников организации (внешних консультантов), которым предстоит выполнять этот проект.
Недопонимание целей руководителем организации может вызвать его негативную реакцию при получении результатов и в итоге печально отразиться на участниках рабочей группы (расформирование, увольнение и т.д.). Для того чтобы избежать противоречий, целесообразно провести детализацию целей руководителей с тем, чтобы привести структуру целей верхнего уровня к понятным, конкретным и количественно измеримым целям нижнего уровня. После этого данная структура целей согласовывается с руководством, которое подтверждает, что именно это оно и имело в виду.
Однако на практике не всегда удается привести цели руководства организации к формализованному виду. Например, руководитель ставит задачу «Описать бизнес-процесс сбыта готовой продукции и предложить мероприятия по повышению его эффективности». Что в этом случае делать рабочей группе?
Можно воспользоваться методикой определения целей проекта на основе спецификации проблем, существующих в организации (подразделении, процессе). Некоторые методы структуризации целей будут рассмотрены ниже. Перед тем как перейти к ним, рассмотрим критические факторы успеха проекта в части создания комплекта моделей бизнес-процессов. К их числу относятся:
- ? участие руководства верхнего уровня;
- ? наличие четких, проработанных целей проекта;
- ? наличие утвержденной методологии ведения проекта, включая методологию создания моделей процессов;
- ? профессиональный руководитель проекта;
- ? рабочая команда, соответствующая поставленным задачам;
- ? эффективное использование инструментальных средств моделирования бизнес-процессов;
- ? объяснение работ сотрудникам предприятия.
При описании бизнес-процессов можно и нужно пользоваться существующими инструментами проектного управления. Роль руководителей верхнего и среднего уровня при внедрении процессного подхода к управлению является решающей. Наличие опытного руководителя проекта также обязательное условие. Такой специалист должен удовлетворять по крайней мере следующим квалификационным требованиям:
- ? опыт работы в организации (отрасли) не менее трех лет;
- ? знание методик и практический опыт проектного управления не менее двух лет;
- ? знание и понимание принципов процессного управления и методов менеджмента качества;
- ? знание и понимание методологий моделирования бизнес- процессов (знание нотаций);
- ? владение методологией ведения проекта по описанию процессов;
- ? знание инструментальных сред моделирования бизнес- процессов.
Источник: bstudy.net
