Среднесписочная численность работников — это средняя величина, показывающая количество сотрудников в организации за определенный период. Без этого показателя не обойтись при составлении кадровых отчетов. Расскажем в статье о понятиях «списочное» и «явочное» число сотрудников, а также как вычислить среднесписочную численность работников за год или в другом отчетном периоде.
Действующее законодательство требует от руководителей предприятий разных видов (за исключением субъектов малого предпринимательства), независимо от вида экономической деятельности или формы собственности, предоставлять по специальной форме 4-ФСС (среднесписочная численность работников организации — СЧР) информацию о работающих в учреждении сотрудниках. Регулярность предоставления отчета зависит от размера учреждения. Например, в учреждении трудятся менее 15 человек, это микропредприятие (численность работников 2018 года и 2020 года идентичны), которое предоставляет отчет ежеквартально. Ответим в статье на вопросы о том, что такое среднесписочная численность работников за год, кто включается в среднесписочную численность работников и как правильно ее рассчитать.
Расчет среднесписочной численности работников: формула, примеры
Что есть что: определения
Определим в терминах «явочная численность работников» и «среднесписочная численность» отличия.
Явочная численность работников — это количество сотрудников, фактически пришедших на рабочее место. В эту категорию не включаются лица, которые отсутствуют по причине отпуска, болезни, командировки и т. п.
Лица, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, — это те категории служащих, кто входит в среднесписочную численность работников.
Средняя списочная численность работников — те, кто в течение одного дня и больше трудятся на временной, постоянной или сезонной работе. В эту группу подлежат включению как лица, отработавшие рабочий день по факту, так и те, кто по каким-то причинам отсутствовал:
- посетившие рабочее место по факту (включая не работавших из-за простоя);
- находившиеся в командировках;
- отсутствовавшие из-за болезни.
Сотрудник, работающий в учреждении больше чем на одну ставку (меньше чем на одну ставку) или относящийся к категории «внутренний совместитель», входит в подсчет как одна целая единица.
В данную категорию не включаются:
- лица, которые трудятся по договору ГПХ;
- внешние совместители;
- обучающиеся в учебных заведениях по направлениям предприятий.
Таким образом, списочное число по факту совпадает с количеством сотрудников, учитываемых по табелю рабочего времени.
Расчет среднесписочной численности за отчетный период
Росстат РФ Приказом № 846 от 20.12.2017 изменил определенные правила, по которым считается среднесписочная численность работников в 4 ФСС 2020 года.
Далее выясним, как определить среднесписочную численность работников за год.
Среднегодовая численность работников подсчитывается на основе информации о среднесписочном числе работающих в учреждении в каждом месяце периода. К примеру, ССЧ за январь–май составляет 15 человек, июнь–декабрь — 20. Годовая цифра составит 18 человек ((15 чел. × 5 мес. + 20 чел. × 7 мес.) / 12 мес.). Итоговую цифру округляем, итог — 18 человек.
Как рассчитать налоги ИП на УСН 6% без работников | УСН ДОХОДЫ для ИП | Упрощенка | Предприниматель
ССЧ за квартал нужно считать по такому же алгоритму.
Считаем списочный состав за месяц
Для того чтобы подсчитать ССЧ за месяц, следует просуммировать ССЧ лиц, находящихся на полной занятости и не полностью занятых сотрудников (работающие неполное время по соглашению). Лица, которым по закону положен режим неполного времени работы, должны учитываться как полностью занятые.
ССЧ лиц, которые заняты в полном объеме, подсчитывается в соответствии с их списочным числом в каждом календарном дне месяца: с 1 по 21 апреля — 50 человек, с 22 по 30 апреля — 51 человек. ССЧ за апрель составит 50,3 ((50 чел. × 21 день + 51 чел. × 9 дней) / 30 дней). Путем округления получаем 50 человек.
Списочное число сотрудников, учитываемых в выходные и праздничные дни, идентично числу за предыдущий день работы: сотрудника, уволенного в пятницу, необходимо включить в показатель за выходные дни (суббота и воскресенье).
Учет неполного рабочего времени
Для обеспечения расчета среднего числа лиц с неполной занятостью необходимо определить, сколько часов в отчетном месяце отработали такие сотрудники. Заработная плата для расчета средней численности не требуется. Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, количество часов в день необходимо считать по последнему рабочему дню.
Второй шаг — подсчет числа работников учреждения. Для этого сумма часов делится на объем рабочих часов (произведение числа рабочих дней и числа часов работы в день). Например, сотрудник трудился в марте 14 дней по 6 часов. Искомое значение будет рассчитано по формуле:
(14 дней × 6 часов) / (20 рабочих дней по календарю × 8 часов) = 84 / 160 = 0,53.
Сведения о среднесписочной численности работников
Отчетность «Среднесписочная численность работников в 2020 году» необходимо подавать в налоговую инспекцию в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ. Форма отчета — КНД 1110018.
Эти сведения являются очень важными для ИФНС, так как на основании средней численности определяется законодательно принятый способ сдачи отчетности.
В том случае, если у предприятия за предыдущий период зарегистрирована численность, равная 100 и более, то все отчеты в территориальную налоговую инспекцию подаются только в электронной форме — путем электронного документооборота через специализированные программы по телекоммуникационным каналам связи (ст. 119.1 НК РФ). Если данное требование будет нарушено, организации придется заплатить штрафные санкции в размере 200 рублей.
При численности служащих, зафиксированной на отметке ниже 100 человек, работодатель имеет возможность выбора формата подачи отчетности: сведения можно предоставлять как электронно, так и в бумажном виде.
Сведения о численности также подтверждают право применения специальных режимов налогообложения. Если предприятие выбрало упрощенный налоговый режим, его среднесписочная численность работников не должна быть более 100 человек.
Кто подает сведения о среднесписочной численности работников
Отчет по форме КНД 1110018 обязаны подавать все налогоплательщики-работодатели — коммерческие и некоммерческие организации, бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Однако для индивидуальных предпринимателей существует ряд нюансов подачи сведений о среднесписочной численности работников. Во-первых, ИП обязаны подавать отчет даже в случае своего закрытия. Но при этом отчетность предоставляется в ИФНС, только если в отчетном периоде предприниматель применял наемный труд (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Все остальные налогоплательщики обязаны предоставлять отчет о среднесписочной численности работников в любом случае, даже если на текущий момент у них нет служащих (Письмо Минфина РФ от № 03-02-07/1/4390 от 04.02.2014). Обязанность сдачи сведений распространяется как на организации, находящиеся на общей системе налогообложения, так и на учреждения, работающие по специальным налоговым режимам — УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.
Срок сдачи сведений о среднесписочной численности работников
Отчетность о средней численности работников подается ежегодно. При этом если число работников за отчетный период осталось неизменным, по сравнению с предыдущим годом, сведения все равно должны подаваться в общем порядке.
Срок подачи отчета о среднесписочной численности работников для всех типов налогоплательщиков, в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ, — не позднее 20 января года, следующего за отчетным периодом. То есть информацию за 2018 год необходимо предоставить до 20.01.2019, но в связи с тем, что последний срок выпадает на воскресенье, специалисты должны предоставить в ИФНС отчет в срок до 21.01.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Для предприятий, образованных или реорганизованных в течение отчетного года, информацию о средней численности работников необходимо подать в ИФНС до 20 числа месяца, следующего за месяцем образования, реорганизации компании. Для индивидуальных предпринимателей не установлена обязанность предоставлять данные о среднесписочной численности работников в год их создания.
Форма сведений о среднесписочной численности работников и порядок ее заполнения
Специалистам не составит труда сформировать сведения о среднесписочной численности работников за отчетный период. Бланк заполняется на одной странице, все титульные данные также заносятся на эту страницу.
В сведения о средней численности за отчетный период вносится следующая информация:
- организационные данные налогоплательщика — полное и краткое наименование или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, код территориальной ИФНС и ее название;
- дата отчетности: 01.01 — для сведений за предыдущий финансовый период (01.01.2018 — за 2018 год) или 1 число месяца, следующего за датой создания, реорганизации учреждения;
- показатель среднесписочной численности работников в целых единицах.
Регламент расчета величины средней численности определяется в Приказе Росстата № 772 от 22.11.2017.
Согласно данному нормативно-правовому акту, формула исчисления будет такой:
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + . + СрЧ 12) / 12.
- СрЧ год — годовая среднесписочная численность;
- СрЧ 1…12 — ежемесячная средняя численность, данные берутся с января по декабрь соответствующего отчетного года.
Порядок подачи сведений о среднесписочной численности работников
В том случае, если данные предоставляются в бумажном виде, руководитель может выписать доверенность на любого сотрудника, который, в свою очередь, лично предоставит отчетность в территориальную ИФНС. Подать информацию также можно по почте, составив в обязательном порядке опись направляемого пакета документов.
Если налогоплательщик выбрал электронный способ сдачи отчета, то ответственный специалист формирует сведения о СЧР в соответствующей программе для электронной отчетности, подписывает документ электронной цифровой подписью и направляет в территориальную налоговую инспекцию по ТКС.
Налогоплательщики обязаны соблюдать сроки подачи информации и ни в коем случае не нарушать их. Так, за непредоставленные или просроченные данные о среднесписочной численности работников налоговая инспекция выставит штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Должностным лицам тоже придется заплатить неустойку, согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере от 300 до 500 рублей (Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-179 от 07.06.2011).
Об авторе статьи
Иванова Наталья
Специалист по кадрам, юрист
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Источник: gosuchetnik.ru
Как рассчитать среднесписочную численность для РСВ в 2023 году
В 2023 году среднесписочная численность указывается в РСВ. Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) по ф. КНД 1110018 больше не подают. Данная форма упразднена, поэтому соответствующую информацию по СЧР включают в отчет РСВ и сдают вместе с ним. Рассмотрим алгоритм расчета СЧР более детально.
- Среднесписочная численность в РСВ в 2023 году
- Как сдают данные по среднесписочной численности персонала в составе РСВ
- Как рассчитать среднесписочную численность работников для РСВ
- Как рассчитать среднесписочную численность в РСВ в 2023 году: пример
Среднесписочная численность в РСВ в 2023 году
Тем не менее обязанность по предоставлению сведений о среднесписочной численности работников не отменили. Ее исполнение перенесли на РСВ — среднесписочная численность фиксируется на титульном листе
Таким образом, уже по результатам за 2020 г. сведения о среднесписочной численности персонала за прошедший год стали включать в РСВ (КНД 1151111) и подавать вместе с ним. Соответствующее изменение было привнесено ФЗ № 5 от 28.01.2020 в ч. 1 НК. Данный порядок актуален по сей день, соответственно, применяется и в 2023 году.
Как заполнить и представить в налоговый орган расчет по страховым взносам за отчетные (расчетный) периоды начиная с I квартала 2023 г., подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Помимо этого, в рамках последних изменений с 1 кв. 2023 г. среднесписочную численность указывают в разд. 2 формы ЕФС-1. Это обусловлено тем, что отчет 4-ФСС, где ранее приводили значение СЧР, отменен.
Как сдают данные по среднесписочной численности персонала в составе РСВ
- до 25.04.2023 (1 кв.),
- 25.07.2023 (6 мес.),
- 25.10.2023 (9 мес.),
- 25.01.2024 (по итогам за 2023 г.).
За несдачу либо нарушение сроков сдачи предусмотрен штраф (минимум – 1000 р., максимум – 30 % от неуплаченных взносов).
Сведения о среднесписочной численности за прошедший год предоставляют вместе с РСВ, в т. ч. организации, ИП, которые только что зарегистрировались (по общим правилам). Данная норма применяется с 2021 г., о чем на портале информировала налоговая служба!
За непредоставление сведений о среднесписочной численности работников в РСВ в 2023 году организацию и ИП могут оштрафовать. Размер штрафа может составлять минимум 200 р., согласно п. 1 ст. 126 НК.
Как рассчитать среднесписочную численность работников для РСВ
При определении значения РСВ руководствуются Указаниями по заполнению ф. № П-4, утв. Приказом № 872 от 30.11.2022. Это федеральная статформа, предназначенная для предоставления сведений о численности и зарплате персонала.
Порядок заполнения ф. № П-4 обозначен ч. V. Там же, в п. 74–77.11, разъясняются правила исчисления среднесписочной численности, указано, кого включать в среднесписочную численность в РСВ при исчислении, а кого нет. Так, к примеру, в расчет не нужно брать внешних совместителей, работающих по ГПД. Учитывать нужно только сотрудников на основной работе:
- постоянных, временных, сезонных;
- надомников, дистанционщиков;
- работающих на полставки либо неполный рабочий день;
- отпускников, пребывающих на больничном;
- отсутствующих по разным причинам, даже прогульщиков.
Собственно расчет производится по общей формуле:
СЧР за отчет. год = совокупная сумма СЧР за все месяцы (с января по декабрь включительно) / 12.
Если наниматель (организация, ИП) осуществляет деятельность не с начала года, при расчете СЧР за основу берут эту же формулу. Только сначала берут совокупное значение СЧР за месяцы работы, а далее стандартно делят его на 12. Результат подлежит округлению: при сумме меньше 0,5 «хвост» отбрасывают, а сумму больше 0,5 округляют до целого числа.
Организации, у которых есть обособленные подразделения, производят данный расчет и предоставляют данные о среднесписочной численности работников в РСВ с учетом сотрудников из подразделений.
Как рассчитать среднесписочную численность в РСВ в 2023 году: пример
Допустим, у ИП в июле 2023 г. работали 5 человек. Из них 3 сотрудника проработали 21 день. А двое других – только 15 дней, так как были приняты на работу именно в июле. Тогда СЧР в июле = (3 × 21) + (2 × 15) = 93 / 21 = 4,42.
По аналогии ИП определяет показатель СЧР за каждый месяц, в конце года все суммирует и делит на 12. Итог – СЧР за прошедший отчетный год. Если бы у ИП не было работников, то РСВ и данные по среднесписочной численности он бы не сдавал.
Для сведения: ИП без работников, а также ИП и организации на УСН нулевой отчет не сдают!
Где указывать расчетный показатель в отчете РСВ
Для среднесписочной численности персонала предусмотрено отдельное поле на титуле отчета РСВ. Расчетный показатель указывают там, заполняя поле слева направо. Так, например, если СЧР у ИП = 15 человек, то на титуле отчета нужно попросту записать «15»:
Среднесписочная численность в РСВ 0 равняться не может. ИП без наемных сотрудников РСВ не сдают. У организации в нулевой РСВ среднесписочная численность будет равна 1, т.к. директор предприятия считается работником.
Обратите внимание: ФНС размещает сведения о СЧР организаций за прошедший год, а с 01.04.2023 делает это ежемесячно. Проверить СЧР контрагента можно по ИНН на портале ФНС через сервис «Прозрачный бизнес»!
Итоги
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: spmag.ru
Инструкция: как и когда рассчитать среднюю и среднесписочную численность
3. Определить, нужно ли отчитываться электронно. Налоговые декларации обязательно сдавать в электронном виде, если среднесписочная численность за предыдущий год превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК). Исключение – декларации по НДС.
Их нужно сдавать в электронном виде независимо от среднесписочной численности.
А для электронной отчетности по страховым взносам, 2-НДФЛ и 6-НДФЛ лимит численности – 10 человек. Причем важна не среднесписочная, а просто численность тех, кто получал доходы и застрахован для целей обязательного страхования.
Сдавать форму 4-ФСС обязательно электронно, если среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производят выплаты, 25 человек или больше.
Представлять СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД нужно в электронной форме, когда среднесписочная численность ровно 25 человек или больше.
Как рассчитать среднесписочную численность
Чтобы определить среднесписочную численность за какой-либо период (квартал, девять месяцев, год), рассчитайте последовательно:
- списочную численность сотрудников на каждый день месяца;
- среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем за каждый месяц;
- среднесписочную численность сотрудников с неполным рабочим днем за каждый месяц;
- среднесписочную численность за каждый месяц периода;
- среднесписочную численность за период.
Списочная численность на каждый день месяца
В списочную численность сотрудников за каждый календарный день включайте всех сотрудников, с которыми у вас заключен трудовой договор.
Обратите внимание: в списочную численность нужно включать не только сотрудников, которые фактически в этот день вышли на работу, но и сотрудников, которые числятся в организации, но отсутствуют на рабочем месте. Например, сотрудников на больничном, в отпуске, в командировке.
Численность сотрудников за выходные (праздничные дни) принимайте равной списочной численности сотрудников за предшествующий рабочий день.
Не всех сотрудников нужно включать в списочную численность. Есть исключения. Например, не нужно включать:
- внешних совместителей;
- граждан, принятых по гражданско-правовым договорам;
- сотрудников, направленных на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата.
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем за месяц
После того как вы определили списочную численность сотрудников на каждый день месяца, рассчитайте среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Источник: enterfin.ru