Полный гид по оформлению отпуска: необходимые документы и процедуры
В статье мы подробно расскажем о необходимых документах при оформлении отпуска как в стандартных, так и в нестандартных ситуациях. Вы узнаете, какие конкретные документы требуются для оформления отпуска сотрудника, как оформлять перенос отпуска, а также какие особые документы необходимы при отзыве работника из отпуска.
Невзирая на то, что предприятия постоянно занимаются оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков своим сотрудникам, часто возникают претензии со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) в отношении подготовленной документации. Для предотвращения возможных ошибок и обеспечения гладкого процесса оформления отпуска мы предлагаем вам пошаговую инструкцию, которая поможет вам безупречно подготовить все необходимые документы.
Кадровый документооборот СБИС – это удобный сервис для управления документами по сотрудникам. СБИС обеспечит легкий переход на ЭДО, надежное хранение документов и простую интеграцию с учетной системой. Вы легко наладите обмен электронными кадровыми документами с сотрудниками, создадите архив, оцифруете любой документ.
Трудовой инспектор: Работодатель не имеет права отправлять работника в неоплачиваемый отпуск
Правила предоставления отпуска
Ключевые правила предоставления отпуска сотрудникам установлены статьей 122 Трудового кодекса Российской Федерации.
Главное правило можно сформулировать так: работодатель обязан предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору, вне зависимости от режима работы (полный день или частичная занятость, удалено или в офисе) и формы организации бизнеса (ООО или ИП). При этом размер отпуска считается за рабочий год (а не за календарный).
Как правило, работодатель согласует с работниками сроки отпуска при составлении графика отпусков. При этом работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для отдельных категорий сотрудников время. К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и другие. При составлении графика отпусков на следующий год, рекомендуется получить от них заявление с указанием предпочитаемого времени отдыха. Тем не менее, следует быть готовыми к тому, что даже при наличии такого заявления, сотрудник в любой момент может изменить свое решение и запросить отпуск в другое время.
Право на отпуск в первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя. Поэтому не следует включать в график отпусков на текущий календарный год сотрудников, которые только что приступили к работе. Чтобы предоставить отпуск новичку после шести месяцев работы, достаточно получить заявление от него. Однако по соглашению с работодателем сотрудник может быть отпущен на отдых и раньше.
Длительность отпуска
Большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Однако для сотрудников моложе 18 лет предусмотрено более длительное время отпуска — 31 день. Важно отметить, что не обязательно брать весь отпуск сразу, его можно разбить на части. Главное требование состоит в том, чтобы одна из этих частей была не менее 14 дней.
Увольнение в отпуске — Елена Пономарева
Чтобы получить больше времени для отдыха, некоторые сотрудники выбирают отпуск с понедельника по пятницу. Фактически, это 5 календарных дней, но благодаря включению субботы и воскресенья они могут насладиться 7 днями отдыха. Такая практика является нормальной, при условии, что работодатель не возражает. Важно помнить, что предоставление отпуска только на выходные дни не допускается.
Первоочередные документы при оформлении отпуска
Процесс подготовки документов для предоставления отпуска начинается задолго до того, как сотрудники отправятся на отдых. Один из первых и важных документов в нашем списке — это график отпусков. Его составление происходит в конце года. Работодатель должен утвердить график на следующий рабочий год не позднее, чем за две недели до окончания декабря. При определении очередности отпусков рекомендуется учитывать предпочтения работников, однако необходимо также обеспечить баланс, чтобы отпуска не оказывали негативного влияния на деятельность фирмы.
График отпусков составляется с использованием стандартной формы Т-7 или в соответствии с формой, принятой в организации. Для утверждения графика может быть выпущен приказ. В случае возникновения событий в течение года, которые не соответствуют установленной очередности отпусков, график может быть изменен.
Уведомление о отпуске
Если сотрудник идет в отпуск в соответствии с графиком, то работодатель должен уведомить его об этом за две недели до начала отпуска. Каким именно образом это делается, не устанавливается официально. На практике используются различные способы уведомления, как указано в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.
Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Он составляется в произвольной форме и содержит информацию о дате начала и продолжительности отпуска. Как правило, создается два экземпляра уведомления, один из которых с подписью сотрудника хранится у работодателя.
Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и указывают дату получения уведомления об отпуске. Эта информация добавляется в соответствующую графу графика отпусков. Когда наступает время, работники подписываются в этой графе, указывая дату получения уведомления.
Уведомление также может быть включено непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее, чем за две недели до начала отпуска. В приказе работник подтверждает свое информирование о предстоящем отпуске, расписываясь в соответствующем разделе.
Что произойдет, если работник не будет уведомлен о начале отпуска? Работник может отложить свой отпуск, а работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Если сотрудник уходит в отпуск вне графика на основании поданного им заявления, то уведомление не потребуется.
Документы для оформления отпуска
Для предоставления работнику отпуска и выплаты отпускных необходимо оформить приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. Существуют унифицированные формы для этих документов, но также можно использовать собственные. Для приказа используется форма Т-6. Для записки-расчета используется форма Т-60.
Период предоставляемого отпуска следует отметить в табеле учета рабочего времени с помощью буквенного кода «ОТ» или цифрового кода «09». Также необходимо сделать отметку об отпуске в личной карточке работника.
Дополнительные документы по отпускам
Упомянутый выше алгоритм документирования отпусков применяется в общих случаях, но могут возникать и особые ситуации. Например, работник может пожелать перенести отпуск и уйти в отпуск не по графику. В таком случае он должен написать заявление о переносе, а работодатель, если нет возражений, должен издать соответствующий приказ.
Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также отражается в личной карточке работника.
Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за болезни. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни, когда работник находится на больничном, то это может быть сделано на основании медицинской справки, и в этом случае не требуется отдельного приказа о продлении отпуска.
Отзыв работника из отпуска оформляется по особой процедуре. Для этого составляется приказ об отзыве из отпуска (в произвольном виде). Таже потребуется согласие работника на отзыв из отпуска и согласие на удержание отпускных за дни отзыва из отпуска. Требования к оформлению отзыва из отпуска изложены в ст. 125 ТК РФ.
Подведем итог всему вышесказанному.
Регламентированная процедура документооборота по отпускам выглядит следующим образом:
- В конце года составляется график отпусков для определения периода отдыха.
- За две недели до начала отпуска работнику направляется уведомление, чтобы соблюсти график отпусков.
- За три дня до отпуска выдается приказ и составляется записка-расчет для выплаты отпускных.
- Во время отпуска и до его завершения ведется табель учета рабочего времени и обновляется личная карточка сотрудника для отражения факта использования отпуска.
Как легко оформить отпуск в СБИС сотруднику
Работа с документами по отпускам доступна в лицензиях «СБИС Бухгалтерия и учет» и «СБИС Электронный кадровый документооборот». Оценить программы в действии можно бесплатно в течение 2 недель. Заказать демо-доступ>>.
В разделе «Сотрудники/Зарплата/Отпуска» доступна информация о текущем статусе отпусков сотрудников, включая информацию о тех, кто находится в отпуске, кто должен приступить к плановому отпуску, и кто не принимал отпуск в течение года. Этот раздел позволяет как бухгалтеру, так и самому сотруднику создавать соответствующие документы.
Для оформления отпуска разделе «Календарь» создайте документ «Отпуск».
Выберите даты начала и окончания отдыха. СБИС автоматически определит тип отпуска — плановый или фактический. Имейте ввиду, что плановый отпуск можно перенести.
Кликните на галочку и оформите отпуск. Если у вас настроено согласование с руководителем, то посмотреть статус документа вы можете в разделе «Календарь».
Как оформлять ежегодный отпуск бухгалтерам
После согласования времени отпуска руководителем бухгалтеру или кадровику нужно подписать документы с сотрудником и руководителем. Далее следует проверить расчет отпускных.
Для этого откройте документ в разделе «Сотрудники/Зарплата/Отпуска»
Чтобы отправить на подпись заявление и приказ нужно кликнуть значок стрелки . Заявление не потребуется в том случае, если отпуск плановый.
Далее требуется указать получателей и способ отправки.
Сумму отпускных, заполняемых по данным учета, нужно проверить. Это делается на вкладке «Расчет». Также нужно проверить период начисления. Можно выбрать, где учитывать расходы на отпуск: в месяце начала отпуска или в месяце выплаты отпускных.
Далее зайдите на вкладку «Чек-лист» и распечатайте справку по расчету среднего заработка и записку-расчет о предоставлении отпуска сотруднику. После нажатия кнопки «Сохранить» отпуск считается оформленным.
СБИС обеспечит ведение кадрового дела и бухгалтерии в полном соответствии с законодательством РФ. СБИС наладит электронный кадровый документооборот, создаст и проведет все кадровые документы в бухгалтерском учете, предоставит отчетность по сотрудникам в контролирующие органы.
А личные электронные кабинеты сотрудников в онлайн приложении для пользователей СБИС содержат все необходимые для сотрудников разделы: входящие документы, инструкции, зарплата, мотивация и рейтинги. Узнайте, как еще СБИС оптимизирует работу вашей организации. Закажите бесплатный демо-доступ к системе. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!
АБТ Сервисы для бизнеса
Используйте простую программу для СБИС, которую уже выбрали миллионы компаний России. Кадровый документооборот, электронная отчетность, сервис управления персоналом, ЭДО в одном окне позволят легко организовать работу с персоналом и вести кадровый учет без ошибок!
Попробовать бесплатно Бесплатная консультация
- Программы СБИС для кадрового учета и документооборота
- Выгодные тарифы и скидки
- Техническая поддержка 24/7
Источник: www.abt.ru
Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
Вопросы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска актуальны для работодателя круглый год, особенно – в преддверии лета, зимних праздников и школьных каникул. Право на такой вид отдыха имеет любой работник: и удаленный, и надомник, и совместитель, и сотрудник на неполном рабочем дне (ст. 21 , 106 , 107 ТК РФ). Чтобы предоставить ежегодный отпуск по всем правилам, нужно учесть как требования закона, так и разъяснения уполномоченных ведомств.
Ответы на частые вопросы об отпусках – от вида и порядка предоставления до заполнения кадровых документов – подскажет наш обучающий курс .
Скачайте образцы документов для работы:
Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (произвольная форма)
Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6)
Памятка «Какие периоды включают в стаж работы для ежегодных оплачиваемых отпусков»
Ежегодный оплачиваемый отпуск: ТК РФ
Ежегодный оплачиваемый отпуск работникам предоставляют с сохранением места работы и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Во-первых, работника во время отпуска не могут уволить по инициативе работодателя. Исключение – ликвидация организации и прекращении деятельности ИП (ст. 81 ТК РФ).
Во-вторых, такой отпуск оплачивают по среднему заработку (Положение, утвержденное ПП РФ от 24.12.2007 № 922 ). Следовательно, сотруднику гарантированы: оплата за время отдыха до его начала, сохранение места работы по трудовому договору и его предоставление по возвращении.
Что такое место работы
Место работы – одно из обязательных условий трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Понятия «место работы» нет в Трудовом кодексе, но его трактует судебная практика и специалисты Роструда . Под ним понимают расположенную в определенной местности (населенном пункте) организацию – место ее государственной регистрации на территории России (ч. 2 ст.
54 ГК РФ).
Когда сотрудника принимают для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, место работы указывают с уточнением такого обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Виды ежегодных оплачиваемых отпусков
1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ).
1.1. Ежегодный удлиненный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ).
2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 – 119 ТК РФ).
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск: сроки и продолжительность
По общему правилу, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется:
- каждый год;
- через шесть полностью отработанных у работодателя месяцев за первый год работы;
- на 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Однако из общих правил есть исключения.
Во-первых, не всегда удается брать отпуск ежегодно. Работодатель обязан предоставить сотруднику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, но жизнь вносит свои коррективы. Например, сотрудник во время отпуска может заболеть или исполнять государственный обязанности с освобождением от работы и т.п. (ст. 124 ТК РФ).
Во-вторых, предоставить отпуск за первый год по соглашению сторон можно и до истечения шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). В частности, такой отпуск по желанию предоставляют работнику-мужу во время отпуска по беременности и родам жены независимо от его периода работы в организации (ст. 123 ТК РФ).
Важно! Отпуск за первый год работы до истечения шести месяцев должен быть предоставлен по заявлению работникам: младше 18 лет, усыновившим ребенка до трех лет, женщинам до и после отпуска по беременности и родам и в других случаях (ст. 122 ТК РФ).
Обратите внимание! Запрещено не предоставлять оплачиваемый отпуск: в течение двух лет подряд, работникам в возрасте до восемнадцати лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).
В-третьих, некоторым сотрудникам полагается удлиненный ежегодный отпуск. Например, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работников педагогических – от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Приложение к ПП РФ от 14.05.2015 № 466 ).
Кроме того, возможно присоединить к отпуску неотгулянные дни прошлогоднего отпуска или суммировать с ним дополнительный оплачиваемый отдых (ст. ст. 120 и 124 ТК РФ). Тогда фактическая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска будет длиннее. Однако за год продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет именно 28 календарных дней.
Денежная компенсация ежегодного оплачиваемого отпуска возможна, но только за период (его часть), превышающий эти 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Вопросы компенсации за неотгулянный отпуск при увольнении уточните в Письме Роструда от 22.06.2022 № ПГ/15718-6-1 и Письме Минтруда России от 25.07.2022 № 14-2/ООГ-4884.
Узнайте у консультанта по трудовому праву , каким работникам нельзя заменять ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией.
Такой отпуск можно разделить на части по соглашению сторон. При этом хотя бы одна часть ежегодного оплачиваемого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Информацию, какие периоды включают в стаж работы для ежегодных оплачиваемых отпусков и исключают из него, скачайте по ссылке.
Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
1. Составить и принять график отпусков на предстоящий календарный год не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ, по форме Т-7 либо любой иной, принятой в компании).
1.1. Получить заявление на отпуск (от нового работника либо от прежнего в случае переноса отпуска, получения права на дополнительный оплачиваемый отпуск и др.).
1.2. При необходимости внести изменение в график отпусков (в частности, издав об этом приказ).
2. Уведомить работника о предстоящем отпуске не менее, чем за две недели до его начала в письменной форме и под роспись (ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 ).
3. Издать приказ о предстоящем отпуске (по форме Т-6, Т-6а, иной, принятой в компании).
4. Заполнить записку-расчет о выплате отпускных (по форме Т-60 либо иной принятой в компании, ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
5. Выплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.
6. Внести сведения об отпуске в личную карточку (при ее ведении – по форме Т-2 или любой иной, принятой в компании).
7. Отметить период отпуска в табеле учета рабочего времени (например, с помощью кодов «ОТ» или «09» в форме Т-12, Т-13, иной принятой в компании).
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска: график отпусков и уведомление
Очередность предоставления ежегодных отпусков определяют в специальном документе – графике отпусков (по форме Т-7, любой иной принятой в компании, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 , ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , далее – Закон № 402-ФЗ). Его утверждает каждый работодатель, у которого есть сотрудники (ст. 123 ТК РФ):
- с учетом мнения профсоюзной организации (при ее наличии);
- не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года.
Есть категории работников, которым отпуск предоставляют в удобное для них время. В частности: имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ), одному из родителей ребенка-инвалида младше 18 лет, в том числе и приемному (опекуну, попечителю) (ч. 3 ст. 122 , ст. 262.1 ТК РФ), работнице перед и после отпуска по беременности и родам (ч.
3 ст. 122 , ст. 260 ТК РФ) и др.
Уточните, как составить, заполнить и утвердить график отпусков .
Составить заявление на отпуск (образец) и заявление на отпуск образец 2022 вам поможет наша статья .
Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск за очередной рабочий год по общему правилу не нужно. Заявление на оплачиваемый отпуск, требуется, когда сотрудник еще не отработал у работодателя шести месяцев либо он получил право на дополнительные отпуска и др. Поэтому по общим нормам ежегодный оплачиваемый отпуск – без заявления.
Совет
При переносе отпуска по инициативе работника следуйте рекомендациям Роструда (Письма ведомства от 12.05.2022 № ПГ/11111-6-1, от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1, от 27.05.2022 № ПГ/12040-6-1, а также Письмо Минтруда от 29.03.2022 № 14-2/ООГ-1987). Примите от него заявление с указанием желаемого периода отпуска. Далее издайте приказ, внесите изменение в график и в личную карточку (при необходимости и ее ведении).
Работодатель должен уведомить работника о наступлении ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Делают это в письменной произвольной форме (например, в отдельном уведомлении) и знакомят сотрудника с этим документом под роспись (ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Приказ на отпуск – обязателен или рекомендателен
Для уведомления о предстоящем отдыхе на практике также издают приказ о предоставлении отпуска и знакомят с ним работника под роспись. Когда об отпуске уведомляют в приказе, сделать это нужно также не позднее, чем за две недели до его начала.
Сам по себе приказ на отпуск необязателен, если работник берет его по графику и уведомлен о предстоящем отпуске отдельно. Однако этот документ важен для упорядочивания кадрового производства и дачи распоряжений (например, о выплате отпускных). Также инспектора ГИТ требуют наличия этого документа с подписью работника об ознакомлении с ним. По этим причинам его целесообразно издать и сделать это не позднее, чем за три дня до начала отпуска (когда есть отдельное уведомление о нем).
Приказ можно составить по унифицированной форме (Т-6 или Т-6а или по образцу, принятому в компании.
Скачайте приказ на отпуск (образец) по унифицированной форме Т-6 по ссылке
Приказ на отпуск (образец) по форме, разработанной работодателем скачайте здесь
Выясните, в каком порядке оформить отзыв из отпуска и каких работников отзывать по закону запрещено.
Образец приказа об отзыве работника из отпуска найдите здесь.
Оплата отдыха и ежегодный отпуск в табеле
Оплатите отпуск не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1). Для этого заполните записку-расчет (по форме Т-60 либо иной, принятой в компании).
Отметьте период ежегодного отпуска в табеле учета рабочего времени . Сделать это можно, по аналогии с приказом, по унифицированной или собственной форме (по форме Т-12, Т-13, иной принятой в компании). Поэтому отпуск в табеле (обозначение) может выглядеть как «ОТ» либо «09» либо любым иным способом, который установил работодатель.
Если работник своевременно не извещен о предстоящем ежегодном отпуске и не получил вовремя за него оплату, то работодатель по его письменному заявлению и в согласованный срок обязан этот отпуск перенести (ст. 124 ТК РФ).
Читайте на сайте статьи по теме «Отпуска»
Источник: profkadrovik.ru