Как передаются дела ИП

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Как ИП перейти на самозанятого (НПД) и продолжать работать

Акт Приема Передачи Дел От Юриста Компании

Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр.

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители). Наименование, дата и место оформления данного акта Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц) Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ).

Акт сдачи-приемки дел (пример)

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

Вам будет интересно ==> Банк Москвы Проверить Задолженность Жкх

Передавать дела можно как в пределах одной организации, так и из одной организации в другую, например, при разделении архивных фондов. Форма акта в данном случае не будет отличаться от внутренней. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных сторон.

Смена ответственного за делопроизводство лица может быть связана как с увольнением этого лица, так и с его уходом в отпуск, на больничный и так далее. Кроме того, по истечении определенного срока хранения в подразделении дела передаются в установленном порядке в архив организации или государственный архив.

Что такое «Акт приема-передачи дел» и как нужно его составлять

1. Закрепление за каждым определенной зоны ответственности.
2. Оценка общего объема работы, которую предстоит выполнять вновь принятому работнику.
3. Временное исполнение обязанностей за отсутствующего на данный момент работника.
4. Организации непрерывной работы.

1. Издание приказа за подписью директора, в котором он оговаривает всю последовательность действий и порядок будущей передачи дел. В зависимости от причин увольнения прежнего специалиста в распоряжении сотрудников есть не более двух недель.
2. Пока еще действующий главный бухгалтер должен к намеченному времени завершить все текущие дела (сделать нужные записи, оформить первичные документы и составить отчеты). Бумажные носители должны быть оформлены в дела и прошиты.
3. Проведение инвентаризации.
4. Аудиторская проверка.
5. Передача дел.
6. Внесение во все источники информации о новом бухгалтере.

Так как в разных организациях требования к документообороту отличаются, единые правила передачи документов нормативными актами не регулируются. Но если передача документов никак не отражена в документах организации, следует в каждом отдельном случае издавать приказ или распоряжение.

Правильнее всего передавать дела в последний рабочий день или за несколько дней до окончания работы. Если новый сотрудник еще не принят на место, правильно передать дела сотруднику, специально назначенному руководителем. Это особенно важно, если передаются дела бухгалтерии.

Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.

Кроме того, подписывая трудовой договор, сотрудник обязуется выполнять порученные ему функции в интересах, под управлением и контролем нанимателя (ст. 56 ТК РФ). Таким образом, вся созданная работником в процессе выполнения должностных обязанностей документация – собственность работодателя. И работник должен обеспечить ее сохранность.

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Вам будет интересно ==> 2 Ндфл Как Отразить Подоходный За Аренду Если Аренда Автомобиля Не Оплачена

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Должен или юрист при увольнение передать другому юристу дела по акту приема передачи

3. Разработана и утверждена исполнительная схема по документообороту в бухгалтерии, в соответствии с которой организована система взаимодействия бухгалтерии с другими работниками организации по вопросам ведения бухгалтерского, налогового, статистического и финансового учета в организации.

7. Первичные учетные документы сформированы в дела в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел. После окончания отчетного года в срок до 1 мая следующего за отчетным года дела оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению дел для местного архива, и помещаются в архив. Архивные дела хранятся в полуподвальном сухом помещении, имеющем свободный проход, начиная с дел со сроком пятилетней давности до отчетного года. Остальные дела хранятся в помещении бухгалтерии по годам их формирования.

Акт приема-передачи дел

Акт – документ, составляемый несколькими/двумя сторонами, свидетельствующий о свершившемся событии/факте. Типовой акт приема-передачи дел при увольнении работника должен соответствовать унифицированной форме заполнения, которая утверждается нормативными актами, а также является обязательной к использованию. Шаблон заполнения представлен в примере ниже. Также необходимо следовать установленным и подтвержденным инструкциям по заполнению акта от ведомств.

Акт приема-передачи дел при увольнении руководителя организации является подтверждением того, что произошла передача-прием дел как уже свершившийся факт. Акт приема-передачи дел необходимо заполнять в том случае, когда определенная должность освобождается, и работник переводится на другое положение. В акте приемки указывается информация о том, какие дела не завершены, что передается преемнику, какая работа проделана и прочее. Основанием для заполнения данного акта, являются распорядительные документы, указывающие на причину приема-передачи дел.

Во-вторых, пишут, проводилась ли полная или выборочная инвентаризация документов и удалось ли выявить недочеты. Ставятся даты последних проверок контролирующих органов. Если недочеты выявлены, формируется список утерянных документов и также прикладывается к акту. Помимо этого, в приложение включается акт последней государственной проверки. Описи подлежат бухгалтерские данные на любых носителях, в том числе электронных.

Шапка акта заполняется стандартно: пишут наименование юрлица, город и дату подписания акта. Затем следуют имена и должности генерального директора и двух бухгалтеров. После этого начинается сложная часть документа, заполнить которую можно как коротко, так и подробно, в зависимости от размера и типа организации.

Вам будет интересно ==> 169 Статья Уголовного Кодекса Рф Мошенничество

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

Передача дел при увольнении сотрудника

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

Гендиректор фирмы признается лицом с высокой материальной ответственностью. Данный факт требует формального ознакомления будущего руководителя с материалами, связанными с деятельностью организации. Поэтому для соблюдения порядка увольнения требуется формирование акта приема-передачи. Содержание документа определяется индивидуально.

Основными факторами, влияющими на состав информации являются особенностями материалов и масштабы деятельности предприятия. Акт должен максимально детализироваться, поскольку по нему проводится ревизия. Последнее действие осуществляется в отношении подлинников:

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

Источник: amazonpress.ru

Передача товара покупателю

Эта статья продолжает цикл, посвященный бизнес-процессу продажи товара. Ранее мы уже разобрались, как принять, хранить товар, правильно выполнить доставку. Все перечисленные процессы необходимы для реализации финального этапа продажи — передачи товара покупателю. Рассмотрим его подробнее.

Важно понимать, что покупатель — совсем не обязательно потребитель. А потому необходимо продумать сопроводительную документацию при передаче товара: у потребителя при необходимости не должно возникнуть проблем с гарантийным обслуживанием или возвратом товара по его инициативе, если это предусмотрено законами или внутренними правилами компании.

Также необходимо различать продажу товара и его передачу покупателю. Продажа – более объемное понятие, которое включает, в том числе, передачу товара. Право собственности при продаже переходит к покупателю даже в том случае, если товар еще находится у продавца.

Так происходит в оптовых продажах, а также при заказе товара через интернет по предоплате. В розничной торговле чаще продажа и передача товара совмещаются, т.к. оплата выполняется при получении товара покупателем.

Процесс передачи товара покупателю можно разделить на два типа, каждый из которых происходит по определенным правилам:

1. Передача товара без оплаты
2. Передача товара с одновременной оплатой

Давайте разберемся немного подробнее, в чем суть каждого из вариантов действий.

Передача товара без оплаты

Передача товара без оплаты – процесс простой. Завершая процесс доставки, при встрече с покупателем по указанному адресу:

• курьер (экспедитор) передает покупателю заказ
• клиент проверяет наличие товара, сохранность упаковки, наличие гарантийного талона, если он необходим, и других сопроводительных документов

Если доставка организована качественно, проблем при передаче товара возникать не должно. Покупатель просто ставит подпись, и процесс считается завершенным. Если выявлен брак, недостача товара, пересортица, то вопросы замены или подвоза недостающего товара решаются в частном порядке в соответствии с правилами компании.

Передача товара с приемом оплаты

В этом случае проверка качества и количества товара клиентом происходит аналогично предыдущему пункту. Но возникает множество нюансов, связанных с получением оплаты.

Покупатель оплачивает покупку при получении в двух случаях:

1. При доставке. Курьерам обычно выдают мобильные терминалы для приема платежей, позволяющие провести оплату картой или распечатать чек при оплате наличными. Эти устройства должны подключаться через мобильный интернет к информационной системе, быть компактными и максимально простыми в использовании. В остальном выбор зависит от ваших вкусов и финансовых возможностей.
2. В торговой точке. Это может быть магазин или точка выдачи товара при складе. В этом случае обустраивается рабочее место кассира (РМК или POS-терминал).

Обустройство рабочего места кассира вызывает много вопросов, потому остановимся на нем подробнее.

Передача товара и прием оплаты в торговой точке

Обычно выбирают один из вариантов:

• ограниченный доступ продавца к общей информационной системе, что позволяет корректировать остатки в режиме онлайн
• отдельный POS-терминал, который синхронизируется с информационной системой в определенные периоды времени

Как правило, постоянный контроль остатков может быть важен в оптовых продажах или интернет-магазинах, т.е. в случаях, когда значительная часть товара продается «под заказ» с доставкой. В остальных случаях нет смысла обустраивать рабочее место кассира компьютером с подключением к общей системе или проводить постоянные сеансы синхронизации с POS-терминалом.

В розничной точке продаж все товары, которые может приобрести покупатель, имеются в наличии. Передача товара происходит одновременно с оплатой, т.е. покупка осуществляется комплексно без отложенных по времени действий и резерва товаров. Потому вполне достаточно обустроить автономный POS-терминал, с которым кассир будет работать в течение дня.

Как это работает

В конце рабочего дня продавец формирует общий отчет о продажах товаров, на основе которого формируется кассовый Z-отчет. В терминале удаляются или отправляются в архив чеки за день, т.е. период закрывается. А сведения о проданных за день товарах передаются в информационную систему.

Документально это выглядит так:

1. В течение дня кассир принимает оплату и пробивает товарные чеки
2. В конце дня совершается процедура «завершения периода», печатается Z-отчет
3. В систему передаются данные с терминала, из которых формируется электронный документ «отчет о розничных продажах»
4. На основе отчетов о продажах с каждой торговой точки и каждого терминала корректируются остатки по складу, вносятся сведения о продажах в финансовом эквиваленте, формируются данные для бухгалтерской отчетности и т.д.
5. Чеки хранятся в архиве определенный период времени, обычно не более 14 дней (срок возврата большинства групп товаров). Если товары не подлежат возврату, хранение чеков не имеет смысла, в этом случае намного проще удалять их сразу.

Оборудование для рабочего места кассира

Для автоматизации и повышения эффективности работы продавцов на кассе применяют такое оборудование:

1. Сканер штрих-кодов. Штрих-кодирование – большой плюс при организации розничной торговли. Это удобно и для работы склада, как мы выяснили в прошлых статьях, и при непосредственной продаже товара.
2. Торговые весы. Могут находиться в торговом зале отдельно от рабочего места кассира либо подключаться прямо к терминалу. В последнем случае экономится время на взвешивание небольших покупок, например, в продовольственном маркете. Нужны только в случае работы с весовым товаром.
3. Рабочее место кассира (сам терминал или кассовый аппарат)
4. Программное обеспечение для ведения учета

Выбор ПО

При выборе программного обеспечения обращайте внимание на имеющиеся возможности. Оптимально реализовать вариант приема сложной оплаты: покупатель может оплатить всю или часть суммы кредитной картой, часть – наличными, перевести деньги с мобильного счета, расплатиться внутренними бонусами магазина или получить скидку по дисконтной карте. Перечень возможностей зависит от особенностей торговой точки.

Если рабочее место кассира работает автономно, т.е. не подключено к общей информационной системе, важна совместимость программы терминала и учетной системы. Вопрос совместимости программных решений также важен и для мобильных терминалов при доставке товара.

Вы хотите получить заметный рост прибыли, причем, очень скоро? Воспользуйтесь советами из статьи и грамотно организуйте бизнес-процесс. Для этого важно:

• уделить особое внимание специфическим особенностям вашего дела
• вникнуть в детали работы каждого сотрудника
• правильно подобрать оборудование и программные продукты, чтобы закупка и внедрение сравнительно быстро окупились

Бесперебойная работа всего коллектива и максимальная автоматизация бизнес-процессов, которая повышает продуктивность и снижает число ошибок – основные факторы, которые сделают продажи прибыльнее даже без привлечения новых клиентов, за счет уменьшения расходов и потерь.

Источник: www.moedelo.org