Как писать бизнес email

Сильные коммуникативные навыки являются важным активом на сегодняшнем рабочем месте. С развитием современных технологий все больше работы выполняется на компьютерах, а электронная почта стала основным способом общения для профессионалов. Знание того, как написать деловое письмо, поможет вам улучшить свои коммуникативные навыки и выделиться среди коллег и клиентов.

В этой статье мы обсудим все, что вам нужно знать, чтобы написать отличное деловое письмо, включая советы и примеры.

Что такое деловая электронная почта?

Деловая электронная почта — это форма письменного общения, которая отправляется получателю в электронном виде через Интернет. Цель делового письма часто состоит в том, чтобы передать информацию или попросить получателя предпринять какие-либо действия. Хотя электронная почта зачастую менее формальна, чем другие формы общения, деловое письмо часто следует профессиональному тону, стилю и формату, которые призваны вызвать ожидаемую реакцию получателя.

Как написать деловое письмо

Следуйте этим шагам, чтобы написать отличное профессиональное письмо:

Этикет в электронной переписке. Как правильно писать деловые электронные письма

1. Выберите четкую тему письма.
2. Начните с приветствия.
3. Определите свою цель.
4. Завершите письмо профессиональной подписью.
5. Прочтите.

1. Выберите четкую тему письма

Тема письма — это краткое резюме того, о чем идет речь в вашем письме. Тема письма дает получателю понять, что он должен ожидать получить дополнительную информацию, когда откроет ваше письмо. Важно, чтобы тема письма была четкой и профессиональной, чтобы получатель понял цель письма и открыл ваше письмо, чтобы прочитать его. Лучше всего быть прямым и четким в теме письма, чтобы ваше письмо не было ошибочно пропущено или удалено.

2. Начните с приветствия

Каждое деловое письмо должно начинаться с профессионального приветствия. Ваше приветствие должно быть кратким и должно быть направлено на обращение к получателю по имени. Однако, если вы не знаете имени получателя, вы можете использовать его профессиональное название. Несколько примеров приветствий, обычно используемых в деловых электронных письмах, включают в себя Уважаемый , Доброе утро, вечер, день , Здравствуйте и Приветствие .

3. Укажите свою цель

У каждого делового письма должна быть цель, и желательно, чтобы она была только одна. Постарайтесь, чтобы ваше письмо передавало четкое сообщение, связанное с конкретной темой, задачей или просьбой. Это поможет не упустить важные детали и предотвратить путаницу. Если начать письмо с предложения, в котором четко сформулирована цель, это поможет убедиться, что получатель понимает, зачем вы пишете письмо.

Например, Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что в нашу политику конфиденциальности были внесены изменения. Пожалуйста, ознакомьтесь со следующими изменениями и дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.

4. Закрыть профессиональной подписью

В деловой электронной почте строка подписи вашего письма выполняет роль визитной карточки. Многие компании имеют заранее отформатированные подписи для своих сотрудников. Профессиональная подпись обычно включает официальное заключительное приветствие, ваше имя, профессиональную должность, название вашей компании и контактную информацию. Ваша профессиональная подпись может также включать логотип вашей компании или вашу фотографию.

Как написать профессиональный email чтобы получить бизнес или работу.

5. Проверить

После того, как вы закончили писать письмо, вы должны вычитать его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Вы также должны убедиться, что смысл вашего письма ясен. При корректуре делового письма постарайтесь представить себя в роли получателя, читающего письмо, чтобы убедиться, что вы использовали подходящий тон, стиль и формат. Наконец, если в письме должны быть вложения, проверьте, прикрепили ли вы документы перед отправкой письма.

Примеры деловых писем

Вот пример двух разных типов деловых писем, написанных одним и тем же человеком. Одно письмо написано коллеге, а другое — клиенту:

Пример делового письма коллеге

Кому: Джонатон Роман

Re: Временная шкала проекта продаж Пересмотр: Пожалуйста, ознакомьтесь

Вложения: Временная шкала проекта конкурса продаж

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что срок сдачи проекта конкурса продаж, над которым мы работали, перенесен на одну неделю. Новый крайний срок — 20 декабря вместо 27 декабря. В связи с этим изменением нам необходимо будет внести коррективы в график, чтобы обеспечить выполнение каждого задания проекта к установленному сроку. Я приложил обновленное предложение по срокам проекта.

Пожалуйста, ознакомьтесь и сообщите мне, сможете ли вы выполнить поставленные задачи к новым срокам. Дайте мне знать, если есть какие-либо вопросы или проблемы.

Менеджер по продажам

Страховая группа Life Touch

Телефон: (888) 888-8888

Пример делового письма клиенту

Кому: Кендалл Дженнингс

Re: Добро пожаловать в страховую группу Life Touch — важные документы прилагаются

Вложения: Полисные документы Дженнингса

Спасибо, что доверили страховой группе Life Touch страхование жизни своей семьи. Мы знаем, что обеспечение финансового будущего вашей семьи — важный шаг для вас и вашей семьи. Мы ценим то, что вы выбрали нас для обеспечения будущей безопасности вашей семьи. К этому письму я приложил документы по вашему полису.

Эти документы охватывают все, что мы обсуждали во время нашей встречи о вашем страховом покрытии. Если после изучения страховых документов у вас возникнут вопросы или сомнения по поводу страхового покрытия, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной и сообщить об этом. Я останусь вашим личным агентом по страхованию жизни на протяжении всего срока действия вашего полиса. Еще раз благодарю вас за ваш бизнес.

С теплыми пожеланиями

менеджер по продажам

Страховая группа Life Touch

Телефон: (888) 888-8888

Советы по написанию деловой электронной почты

Вот несколько общих советов, которые следует помнить при написании делового электронного письма:

• Знайте свою аудиторию: Прежде чем приступить к написанию делового письма, важно знать, кто является вашей аудиторией. Большинство деловых электронных писем требуют формального тона, стиля и формата, чтобы они были профессиональными. Тон вашего письма должен быть четким и позитивным. Однако вы можете использовать менее формальный стиль и формат, если вы хорошо знаете получателя.
• Используйте эмпатию при написании текста: Тон и смысл письменного сообщения иногда бывает трудно определить читателю. Использование эмпатии при написании письма поможет вам обеспечить позитивный тон и предотвратить возникновение недоразумений.
• Убедитесь, что ваша электронная почта необходима: Большинство людей ежедневно получают множество электронных писем. Убедиться в необходимости вашего письма перед отправкой делового сообщения поможет повысить вероятность того, что получатель действительно откроет, прочитает и ответит на ваше письмо.
• Убедитесь в целесообразности использования электронной почты: Хотя электронная почта является отличным средством коммуникации для профессионалов, некоторые виды коммуникации лучше осуществлять в другом формате, например, при личной встрече или по телефону. Важно убедиться, что использование электронной почты подходит для того, что вам нужно сообщить, прежде чем отправлять деловую электронную почту.
• Будьте кратки в своем письме: Краткость и точность письма помогут вам убедиться в том, что смысл вашего сообщения ясен и вызовет у получателя ожидаемую вами реакцию. Ясность и точность в общении по электронной почте сэкономит время читателя и поможет ему четко понять цель вашего письма.

Ключевые слова:

• indeed.com

• Дмитрий Л

Источник: hr-portal.ru

Правила ведения деловой переписки: практические советы и примеры для компаний

Почти каждый день мы пишем деловые письма, но реакция на них не всегда совпадает с нашими ожиданиями. Их не открывают, на письма не отвечают. А если и отвечают, то порой не совсем так, как мы ожидали.

Хуже того, порой без ведома отправителя и получателя письмо и вовсе улетает в “Спам”. Правила деловой переписки по E-mail – это экспертная территория, где каждый неверный шаг стоит денег. Нередко – очень больших денег за очень маленькую ошибку.

Сегодня я расскажу о том, как соблюдать правила ведения переписки по электронной почте и как писать деловые письма, которые читают, понимают и принимают. Этого достаточно легко добиться, если заранее иметь в голове четкий план.

Правила деловой переписки: контент-моменты

К техническим правилам ведения переписки (в плане контента как такового) относится 2 главных фактора:

• Структура текста, его стилистика и читабельность.
• Логические и смысловые связки.

О том, какой должна быть структура делового письма, а также о том как выдержать правильную стилистику и читабельность, на сайте уже есть большая отдельная статья.

А вот о логических и смысловых связках стоит сказать отдельно. Но, опять же, некоторые моменты есть в статье по ссылке выше, поэтому рекомендуется прочитать оба материала в комплексе.

Логические и смысловые связки

Далеко не все понимают, насколько важна четкая логика текста в формате делового общения. Если у получателя ведутся десятки переписок, то ваше несоблюдение правил логических и смысловых связок способно быстро разорвать любое, даже очень успешное сотрудничество.

Человеку будет попросту некомфортно снова и снова возвращаться к вашим E-mail, потому что “там сам черт ногу сломит”.

Чтобы быть “удобным” получателю, достаточно соблюдать несколько главных правил:

Всегда цитируйте то, о чем хотите сказать, если это не относится напрямую к текущему диалогу . Да, возможно, вы и так помните все нюансы переписки, но ваш оппонент вовсе не обязан их помнить.

Получателю, вполне вероятно, придется перерыть десятки диалогов, чтобы понять, что конкретно вы имели в виду, когда написали “кстати, о тех ценах … “. Особенно, если в вашей переписке “тех цен” – полно.

Следите за тем, чтобы четко работала связка “причина – следствие” .

Неправильный вариант:

Как правильно начать и закончить деловое сообщение в электронной почте

Laura Spencer Last updated Oct 9, 2020

Read Time: 10 min

Более 89 миллионов сообщений отправляются каждый день по электронной почте согласно недавней статистике опубликованной в Mashable. Это без учета более 55 миллионов личных сообщений.

Без электронной почты сегодня невозможно обойтись ни в деловой, ни в личной жизни. При этом немногие знают, как правильно начать и закончить электронное сообщение, чтобы добиться желаемого результата.

В ходе этого курса я покажу вам лучший способ написания начала и концовки делового сообщения. Я также объясню особенности стилистики электронных сообщений, и почему важно точно определять свою целевую аудиторию.

1. Знайте свою целевую аудиторию.

Чтобы начало и конец вашего сообщения произвели желаемый эффект, вам необходимо определить, кто в вашей целевой аудитории. Целевая аудитория — те, для кого предназначено ваше сообщение. К ней может относиться конкретный человек или группа людей.

Например, веб-разработчику необходимо связаться с компанией, чтобы узнать, есть ли у них необходимость услугах по веб-разработке. В этом случае целевой аудиторией будет менеджер по кадрам. Противоставим этому другой случай, когда вы пишете другу, чтобы узнать, есть ли в их компании вакансия для веб-разработчика. Тогда целевая аудитория — ваш друг.

Важно знать, кому именно предназначено ваше сообщение. От того, кому именно вы пишете, изменится стиль сообщения, включая начало и конец. Два ключевых различия в определении целевой аудитории:

1. знакомая аудитория — незнакомая аудитория
2. один человек — группа

Знакомая аудитория или незнакомая аудитория?

В идеале стоит узнать о своей аудитории как можно больше. Если есть такая возможность, адресуйте свое сообщение тому, с кем вы лично знакомы в организации.

Если вы ни с кем в этой компании не знакомы, постарайтесь найти имя и должность человека, которому направляете сообщение. Люди склонны отвечать на сообщения, адресованные лично им.

Иногда приходится адресовать свои сообщения незнакомой аудитории. Например, вы увидели рекламу о предложении работы для фрилансеров, и в ней нет имени или адреса контактного лица. Вы просмотрели всю информацию о компании, но так и не нашли, кто именно решает кадровые вопросы. В таких случаях не остается ничего лучше, как начать сообщение с общего дружелюбного приветствия «Здравствуйте».

Избегайте обращений типа «Уважаемый руководитель» и т.п., — такие обращения слишком неуклюжи и формальны.

Аудитория также влияет на стиль и тон вашего сообщения. Деловое сообщение электронной почты, адресованное знакомому, может быть менее формальным и более прямым по сравнению с сообщением для человека, с которым вы едва или вовсе не знакомы.

Отдельный человек или группа?

Всегда старайтесь адресовать свое сообщение конкретному человеку, насколько это возможно. Бывает, возникают ситуации, когда вам необходимо написать целой группе людей. Вот несколько примеров:

• рассылка группе клиентов об изменениях в оказываемой услуге
• реклама вашей компании группе заинтересованных подписчиков
• сообщение группе профессионалов, с которыми вы сотрудничаете

Уверена, вы уже подумали о других ситуациях, с которыми приходится сталкиваться вашей компании.

Когда вы делаете групповую рассылку, лучше сразу подумать о том, какая характеристика объединяет их. Это поможет вам определиться с тоном сообщения и с тем, как к ним обратиться.

Например, сообщение, адресованное группе юристов, будет более формальным, чем сообщение для группы студентов вуза.

2. Выбор стиля: формальный или неформальный?

Стиль вашего сообщения может повлиять на то, произведет оно желаемый эффект, или нет. Соответственно начало и окончание вашего сообщения будут другими в зависимости от стиля, который вы выбираете.

Вам необходимо знать три ключевых вещи о стиле в электронной почте:

1. Когда использовать формальный стиль.
2. Когда использовать неформальный стиль.
3. Следить за тоном.

Формальный стиль в электронной почте

Несколько лет назад все деловые сообщения были обязаны придерживаться формального стиля. Возможно, вас обучали именно этому.

Самая большая проблема в этом — формальные приветствия звучат слишком строго.

Обратите внимание, какой тон общения принят в организации, которой вы пишете. Многие компании сегодня предпочитают простой, неформальный стиль, даже в деловой переписке.

Неформальный стиль в электронной почте

Одни компании строго придерживаются формального стиля в переписке, а другие предпочитают менее формальный стиль. Следующие знаки подскажут, стоит ли вам перейти на менее формальный язык в сообщениях:

• Сообщения от всех сотрудников, которые вы получаете от конкретной организации, написаны в неформальном стиле. Особенно обращайте внимание на сообщения от руководителей организации. Как они написаны?
• Получатели предлагают вам обращаться к ним по-другому. Например, вы адресуете сообщение словами: «Уважаемый г-н Петров», а он в ответ пишет вам: «Г-н Петров — это мой отец, зовите меня Алексей».
• Вы хорошо знакомы с получателем. Когда вы пишете деловое сообщение другу или коллеге, с кем вы хорошо знакомы, естественно обращаться к ним по имени. Если вы будете писать в приветствии «Господин» или «Госпожа», это будет звучать неуклюже, даже недружелюбно.

Каков ваш тон?

Один из самых больших недостатков электронной почты — получатель не видит ваших жестов, так называемого языка тела. Это может вызвать недопонимание.

Я, как мне казалось, писала очень профессиональные письма. Сразу после приветствия я приступала к делу и напрямую обсуждала интересующую меня тему. Однажды один из клиентов спросил меня, почему мои письма были такими недружелюбными — это стало полным шоком. Мне пришлось всерьез задуматься, как я пишу свои сообщения.

В сообщениях этому клиенту я стала добавлять небольшие фразы в начале письма типа:

• «Надеюсь, сегодня у вас хороший день».
• «Надеюсь, ваша неделя удалась».
• «Буду рада снова встретиться с вами».

В результате тон нашего общения изменился к лучшему. Избегайте слишком формальных приветственных фраз наподобие:

• Надеюсь, у вас все благополучно.
• Довожу до вашего сведения, что.
• Это сообщение касается вопросов относительно.

Ваша цель — установить дружелюбные отношения с получателем, прежде чем приступить к обсуждению деловых вопросов.

3. Самый лучший способ начать сообщение

С чего начать деловое сообщение? Начало вашего сообщения — первое, на что обратит внимание получатель. Хорошее начало означает, что вы произведете хорошее впечатление. Плохое начало может означать, что ваше сообщение будет удалено еще до того, как адресат дойдет до сути сообщения.

Вот три элемента хорошего начала сообщения:

• тема
• приветствие
• первая фраза

Рассмотрим первый элемент.

Тема

Большинство людей бегло просматривают темы сообщений в своем почтовом ящике, чтобы решить, какие из них важны, а какие можно открыть позже или вовсе удалить. Если вы хотите, чтобы ваши сообщения читали, вам жизненно важно писать хорошие темы писем.

Дэвид Мастерс дает хорошие советы по написанию грамотных тем в электронной почте:

Маркетинг по электронной почте.
Как писать потрясающие темы заголовков в рекламных рассылках.
Дэвид Мастерс

Мастерс утверждает, что эффективные темы сообщений должны иметь непосредственное отношение к аудитории, по возможности быть специфичными и непосредственно привязаны к жизни адресата. Зачастую темы сообщений, в которых вы слишком стараетесь обратить на себя внимание, обречены на провал. Восклицательные знаки не означают, что ваше сообщение прочтут. Никогда не отправляйте сообщение без темы. Многие почтовые программы отправляют сообщения без тем сразу в папку со спамом.

Приветствие

Приветствие — это обращение к получателю вашего сообщения. В более формальной переписке его часто начинают со слова «Уважаемый/Уважаемая».

Вот несколько примеров формальных приветствий:

• Уважемый господин
• Уважаемая госпожа
• Уважаемый Валерий Петрович
• Уважаемая Дарья Степановна
• Руководителю отдела
• Уважаемый профессор Сибко

Если вы начинаете приветствие со слов «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» и при этом не знаете, к кому вы обращаетесь — мужчине или женщине — ваше обращение могут счесть за грубость. В таком случае начните со слов «Уважаемые господин или госпожа».

Хотя слово «Здравствуйте» звучит менее формально, оно вряд ли кого-то оскорбит. Это самый лучший способ начать сообщение, когда имя получателя вам неизвестно.

Когда вы пишете сообщение человеку выше вас по должности или старше вас, обращайтесь к ним по имени-отчеству. Например, если студент вуза пишет запрос руководителю отдела компании, в которой ищет работу.

Когда вы приветствуете кого-то по имени, перепроверьте правильность написания имени. Когда человек видит ошибку в написании своего имени — это всегда производит плохое впечатление.

Если организация поощряет неформальный стиль в переписке, можно начать сообщение с простого «Добрый день» или даже «Привет». Если вы знаете имя человека, напишите имя. Например: «Привет, Сергей».

Однако будьте осторожны. Неформальные приветствия более дружелюбны, но можно показаться слишком наглым. Если вы неуверены, лучше ошибиться в сторону большей формальности.

В деловой переписке излишнюю неформальность могут счесть за грубость. Большинство экспертов соглашаются, что не стоит начинать и заканчивать деловые сообщения аббревиатурами, привычными для нас в СМС. Ниже приведены несколько примеров аббревиатур из СМС, которые стоит избегать в деловой переписке по электронной почте:

• Hey
• Yo
• Sup или Whassup
• ? (Сообщение начинается с вопросительного знака)

Первое предложение

Первое предложение сообщения влияет на то, будет получатель читать его далее, или нет. Профессионально составленное сообщение будет начинаться с эффективного первого предложения. И не сосчитать, сколько сообщений я отправила прямиком в корзину из-за того, что уже по первой строчке было понятно, что отправителю не имело смысла писать мне.

Привожу несколько примеров плохих первых предложений, и как лучше их исправить:

• «Вы меня не знаете, но. » Нет необходимости сообщать мне, что я вас не знаю. Вместо этого сразу перейдите к делу. «Я пишу, чтобы пригласить вас на ежегодное собрание компании 5 июля».

• «Меня зовут Елизавета Лопатова, и я. » Такое начало сосредотачивает все сообщение только на вас. Вместо этого задайте вопрос, чтобы заинтересовать получателя. «Знаете ли вы, что 50% американцев не имеют сбережений на пенсию?» Представьтесь после того, как привлекли внимание получателя.

Если вы пишете письмо человеку, с которым не знакомы лично, но у вас есть какие-то точки соприкосновения, сошлитесь на них. Например, вы можете написать: «Мне понравилась ваша презентация по юзабилити на встрече [название компании] в прошлом месяце», или «Я прочел вашу последнюю статью по [тема] в публикации [название]».

Предостережение: не пытайтесь выдумать точки соприкосновения там, где их нет. Если вы не были на презентации или не читали статьи, они быстро это поймут. Я — писатель, и часто получаю письма от людей, утверждающих, что они прочли мою статью, но при дальнейшем общении становится очевидным, что они лишь пробежали глазами заголовок моей статьи.

4. Как закончить сообщение

Бывало такое, что вы написали сообщение, но не знаете, как его закончить? Вы не одни. Заключительные слова сообщения не менее важны. По этой причине на Envato Market есть десятки шаблонов деловой почты, в которых учтен каждый элемент. Вот пример дизайна шаблона black email signature:

Помню, как чуть не подпрыгнула несколько лет назад, когда клиент закончил свое сообщение словами «Целую». Я тогда закончила большой проект для него в сжатые сроки, но мы не были настолько близко знакомы. В действительности оказалось, он просто был рад, что я смогла проделать такую большую работу за рекордно короткое время; но его слишком неформальные слова вызвали дискомфорт.

Лучше всего заканчивать письмо этими элементами:

• Заключительные слова. Как упоминалось выше, последние слова имеют значение. Если ваш тон слишком фамильярный, вы можете заставить своего получателя почувствовать себя неловко. «С уважением», или «Наилучших пожеланий» считаются стандартными заключительными словами в деловом письме.
• Подпись. Если вы не близко знакомы с получателем, всегда подписывайтесь и именем, и фамилией. Если вы хорошо знакомы, и деловая переписка с этим человеком носит неформальный характер, можно подписываться только своим именем.
• Должность и компания (если необходимо). Если вы пишете от имени компании, в деловой переписке вы должны включить свою должность и название компании, которую представляете.
• Контактная информация. Включайте не только адрес электронной почты, но и другие способы, которыми можно с вами связаться, например, номер телефона и контакты в социальных медиа. Если вы пытаетесь найти работу, используйте свой профиль LinkedIn.
• Ссылка на сайт компании (если есть). Если у вашей компании есть сайт, ссылка на него в электронном сообщении имеет значение.
• Фото (по желанию). Можно добавлять свое фото рядом с подписью, но никогда не используйте только фото без подписи. Некоторые почтовые программы не показывают изображений. В таком случае, если вы не подпишетесь, а только разместите фотографию, ваш получатель не будет знать, от кого сообщение.

Так же как и в начале сообщения, не используйте аббревиатур из СМС в деловом письме. Вот некоторые примеры аббревиатур, которых следует избегать:

• CYA (сокращенно «увидимся позже»)
• L8R

Где можно больше узнать об электронной почте

Вы можете писать эффективные начала и заключения в почтовых сообщениях. Подводя итог тому, что мы обсудили, начинайте и заканчивайте деловые сообщения так:

• определите, кто ваша целевая аудитория
• выберите подходящий стиль сообщения
• обратите внимание на элементы в начале сообщения
• закончите письмо правильными компонентами.

Вы можете узнать больше о написании деловых писем электронной почты в этом подробном курсе:

Как писать профессиональные электронные сообщения.
Дэвид Мастерс

Или посмотрите наше Учебное Пособие (серия курсов) по теме «Написание эффективных деловых сообщений».

Источник: business.tutsplus.com