Действующий закон не устанавливает чёткого определения понятию «объяснительная записка». Несмотря на это в ходе трудовых отношений, складывающихся на государственных и коммерческих предприятиях, очень часто оформляется указанный документ.
В большинстве случаев написание данной записки инициирует руководитель организации, служба охраны, правоохранительн ые органы. Такие действия обусловлены трудовым законодательство м, которое обязывает нанимателей требовать в ряде ситуаций письменное объяснение от работников о совершённых ими поступках (ТК: статья номер 199, статья номер 408).
Отметим также, что в соответствии с рекомендациями к документации, необходимой для ИП при урегулировании с сотрудниками фирмы трудовых отношений, утверждённым в декабре 2011 года (под № 135), объяснительная записка выступает основанием для публикации приказа по кадровому составу.
Если говорить в общем, то под объяснительной запиской подразумевается ненормативная документация, разъясняющая условия, причины действия, кого-либо происшествия, бездействия, наступления определённого факта. Она оформляется сотрудником компании и предоставляется руководителю, вышестоящим лицам.
Что будет если не писать объяснительную?
Согласно конституции, а именно её статье под номером 27, составление указанной бумаги – это право, а не обязанность любого работника. В свою очередь наниматель обязан затребовать данный документ в письменной форме:
— до введения дисциплинарного взыскания (согласно статье 199 ТК РБ);
— до вынесения распоряжения, касающегося взыскания некой суммы с зарплаты работника (согласно статье ТК под номером 408).
В иных случаях руководитель обладает правом, однако вовсе не обязан требовать от работников предоставить разъяснение (для выяснения позиции сотрудника организации в конкретной ситуации, оценки причины совершённых действий, принятия каких-то решений).
Какими бывают объяснительные записки?
Рассматриваемый документ может быть:
• оправдательным (когда он содержит причины неправильного действия, бездействия);
• объяснительным (когда сотрудник предприятия поясняет деяния иных лиц, указывает обстоятельства, а также условия возникновения конкретных событий, случившихся по причинам, независящим от его).
Как правило, в нём рассматриваются вопросы, касающиеся следующих аспектов:
• появления на рабочем месте в состоянии опьянения (не важно при этом, является оно наркотическим, токсическим либо алкогольным);
• прогула либо вообще отсутствия в положенное время на рабочем месте;
• хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте;
• нарушения норм и требований охраны труда;
• предоставления неверной информации в различные инстанции;
• некачественного, неполного выполнения обязанностей.
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка оформляется на листах А4 индивидуально и в одном экземпляре.
На некоторых предприятиях используется унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25 (в такой ситуации предварительно издаётся приказ либо распоряжение по поводу утверждения, применения выбранной формы).
Как составить объяснительную записку? Разбираем на примере
Так как унифицированная форма имеет рекомендательный характер, утверждение своего варианта можно осуществить при помощи соответствующего «местного» нормативно-право вого акта.
В любом случае, объяснительная записка должна включать несколько частей:
• фактическую (здесь необходимо указать факты, послужившие поводом для создания рассматриваемого документа);
• причинную (здесь приводятся причины, которые могут объяснить сложившуюся ситуацию).
Каждая из них должна объективным образом отражать факты и давать им чёткое пояснение.
В отличие от докладной записки в рассматриваемом документе может отсутствовать логическая часть, где прописываются сделанные выводы, имеющиеся предложения.
Помимо всего, перечисленного выше, в объяснительной записке в обязательном порядке указывается следующее:
• наименование компании, где трудится работник;
• место составления бумаги;
• информация о получателе (ФИО, должность);
• наименование документа «объяснительная записка»;
• дата написания документа;
• зарегистрированн ый номер;
В ситуациях, когда работник отказывается писать объяснительную записку, оформляется специальный акт, в котором указываются свидетели (как правило, их количество – 2 человека).
Конкретный образец пояснительной записки будет приведён ниже.
Образец объяснительной записки об опоздании на работу
Образец объяснительной записки об отсутствии
Это нужно знать!
Регистрация объяснительной записки производится в порядке, который установлен руководителем предприятия для регистрации внутренней документации.
После того, как все материалы дела будут рассмотрены, наниматель либо иное уполномоченное на то лицо устанавливает/не устанавливает на документе резолюции для исполнителя (с указанием конкретных действий).
Что касается срока хранения представленных документов, то для Министерства промышленности и подчиняющихся ему компаний он составляет 3 года.
Источник: sekretar-eps.ru
Образец объяснительной записки: что, как и для кого объяснять
«Пишите объяснительную!» − услышать такую фразу из уст непосредственного начальника есть шанс практически у каждого сотрудника любой фирмы. При каких же обстоятельствах может возникнуть необходимость в написании объяснительной и какими правилами следует руководствоваться при ее создании? Попробуем разобраться.
Что представляет собой объяснительная записка?
В случае если необходим образец объяснительной записки, речь идет, как правило, о первом варианте – неком проступке, совершенном сотрудником предприятия. Цель, которую преследует потребовавший объяснительную руководитель, − проведение внутреннего расследования, попытка разобраться в истинных причинах произошедшего неприятного явления для того, чтобы сделать правильные организационные (и, возможно, кадровые) выводы.
Право работодателя на истребование объяснительной записки регламентировано отечественным трудовым законодательством – статьей 193 ТК РФ. Сделать это можно в случае предполагаемого совершения работником дисциплинарного проступка. Согласно той же статье Трудового кодекса сотрудник может не писать объяснительную, однако целесообразно все-таки положительно отреагировать на такую просьбу, иначе у работодателя появляется возможность применить к «проштрафившемуся» меры дисциплинарного взыскания.
Как правильно составить объяснительную записку?
С чего же начинать «оправдание»? Унифицированных канонов составления такого документа законом не предусмотрено – пишется объяснительная в свободной форме. Тем не менее ряд правил, применимых ко всей внутрифирменной документации, все-таки существует, поэтому есть смысл придерживаться именно их.
Итак, объяснительная записка должна содержать следующие элементы:
- наименование организации;
- ФИО и должность работодателя, к которому обращена записка;
- название документа;
- дата его составления и регистрационный (в рамках внутрифирменного документооборота) номер;
- «тело» (описание проступка и объяснение его причины);
- ФИО составителя записки и его подпись.
Можно составить документ по аналогии с объяснительной запиской, образец которой можно найти здесь. Кроме того, при написании объяснительной стоит воспользоваться рядом общих рекомендаций:
- стиль записки лучше максимально приблизить к официально-деловому – без канцеляризмов, сленговых выражений и многословных художественных оборотов;
- если есть такая возможность, не нужно писать от руки – разбираться в почерке сотрудника у работодателя точно нет желания и с высокой долей вероятности нет времени;
- умение выстраивать логические конструкции – хороший помощник в объяснении всего (и в том числе дисциплинарных проступков), следовательно, необходимо позаботиться о том, чтобы между фигурирующими в записке событиями действительно прослеживалась причинно-следственная связь;
- ни к чему писать объяснительную «по горячим следам», сразу после истребования ее руководителем, – лучше подождать (если позволяет время) подходящего эмоционального настроя, чтобы последовательно и доходчиво изложить все обстоятельства случившегося.
Вопрос о том, стоит ли искажать факты при создании объяснительной, относится скорее к категории морально-этических. Если сообщить работодателю правду не представляется возможным, то объяснение следует выстроить так, чтобы оно соответствовало истинному положению дел в максимальной степени. Не нужно забывать и о том, что ложь, если она станет известной, может серьезно усугубить ситуацию для работника.
Источник: dezhur.com
Как объясниться: узнаем все!
Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях того, как оформляется объяснительная записка.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.
Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель — разобраться в причинах тех или иных событий.
Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка — обязанность запросить у работника объяснение в таком случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ.
При этом у работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике и нет.
Объяснительная записка пишется в произвольной форме с указанием даты ее составления и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.
Виды объяснительных записок
Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:
- По месту работы. Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).
- По месту учебы. В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.
- В детский сад. Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.
Кто может затребовать объяснительную
Объяснительную с работника имеет право требовать работодатель по статье 139 ТК РФ. Этот документ должен быть написан. Судебная практика показывает, что часто судьи принимают в споре сторону работника по причине того, что работодатель не оформляет требование к письменной форме объяснения.
Если сотрудник отказывается принимать требование от начальника, написанного в форме документа, об этом составляется акт. Срок составления записки – два дня. Законодатель дает работнику этот срок для того, чтобы он четко объяснил в записке мотивы своих действий. Например, что побудило его нарушить трудовую дисциплину.
Вместе с тем, в ТК РФ отсутствует императивная норма в отношении работника о написании объяснения. Возможно, это связано со следующей логикой законодателя: если человек дорожит своей работой, не хочет увольнения, то он обязательно, без принуждения напишет объяснение своим поступкам.
Работодатель на основании этого документа привлекает работника к ответственности. Работодатель со своей стороны обязан реально оценить сложившеюся ситуацию, а работник – четко изложить обстоятельства дела. Если решение, которое будет принято работодателем по факту разбора объяснительной записки, не удовлетворит работника, он может обратиться к КТС. Но комиссии по трудовым спорам создаются на предприятиях — добровольно, поэтому далеко не на всех они присутствуют.
Сроки написания объяснительных
В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.
В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.
Последствия отказа в составлении
Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.
Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.
Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.
Как написать объяснительную записку
Бланк объяснительной официально не утвержден, поэтому пишется она обычно в свободной форме. Если же вы не знаете, как правильно писать объяснительную на работе (или в другом месте), то вам может оказаться полезным пример объяснительной записки, имеющийся на нашем сайте.
Однако нужно учесть и то, что локальными актами организации может быть установлен свой бланк объяснения. Такое бывает редко, но законом не запрещено, и если там, где вы работаете, такой бланк установлен, то пользоваться придется именно им.
Датой объяснительной записки является дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать:
- описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
- аргументы, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Требование к тексту объяснительной записки: он должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
Требование к оформлению подписи: она должна содержать должность, личную подпись, инициалы и фамилию составителя.
При необходимости, к записке могут быть добавлены некоторые приложения. Так, в приложении могут приводиться документы, которые оправдывают действия составителя записки и подтверждающие определенные обстоятельства. Объяснительная записка не может содержать выводов либо предложений.
Некоторые компании разработали и утвердили типовые формы объяснительных записок, применительно к разным ситуациям. Однако, это не означает, что работники обязаны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по утвержденной форме, иногда тоже может быть действительным.
Пример объяснительной для работы
Председателю кредитно- потребительского кооператива «Полёт» Алексееву М.М.
от управляющего дополнительным офисом № 4 Игумнова Н.И.
Объяснительная записка
О невыполнении плана за октябрь 2010 года.
Я, Игумнов Николай Иванович, проанализировав ситуацию в связи с невыполнением установленного плана на октябрь 2010, поясняю, что всё происходящее связано с банкротством КПК «Оазис». Вкладчики «Оазиса», пострадавшие в результате этого банкротства, распространяют в СМИ негативную информацию по поводу работы КПК.
В связи с этим, у нас снижается поток клиентов, некоторые из посто-янных клиентов беспокоятся о состоянии своих вкладов, часто звонят или приходят в офис. Прошу Вас усилить работу по рекламированию услуг КПК «Полёт».
Управляющий
дополнительным офисом № 4 Игумнов Игумнов Н.И.
Источник: omui.ru