Как писать официальное письмо ИП

Официальное письмо – вид документа, составленный одной организацией, и содержащий в себе различную важную информацию, интересующую организацию-адресата.

Посредством официальных писем ведутся, к примеру, преддоговорные переговоры между организациями или высказываются имеющиеся претензии. К тому же письма могут сопровождать некоторые материальные ценности, транспортируемые на разные расстояния.

Официальные письма, как правило, пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать Госстандарту. Чаще всего, бланк данного вида документа представляет собой лист бумаги с уже нанесенными постоянными элементами. Лицу, заполняющему письмо, лишь следует внести необходимые реквизиты в готовый бланк письма. Но не на всех предприятиях используется такая унифицированная форма написания официального письма, удобная в применении. В таком случае, письмо следует писать на официальном бланке организации.

Установлен так же комплекс реквизитов, используемых для написания данного вида документа:

Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

1. Для государственных учреждений – государственный герб;
2. Логотип организации;
3. Код документа;
4. Полное наименование организации, согласно учредительным документам;
5. Юридический и почтовый адрес, а так же номера телефонов/факса;
6. Банковские реквизиты;
7. Дата документа (дата момента подписания документа);
8. Адресат (название организации, структурное подразделение, название должности и ФИО);
9. Непосредственно текст официального письма;
10. Подпись лица, составившего письмо, а так же печать (если таковая имеется).

Официальное письмо – единственный вид деловых документов, при написании которого не указывается название самого документа.

Если к официальному письму так же прилагаются какие-либо важные документы, то в левом нижнем углу письма следует сделать пометку «Приложение». Под данной пометкой не должна производиться никакая запись.

Необходимо быть предельно внимательным при написании текста официального письма. Стиль документа должен быть официально-деловой. Предложения не должны включать в себя сложные обороты и не понятные слова и термины. Не допускаются так же орфографические и пунктуационные ошибки.

Следует помнить, что официальное письмо – это документ, на который, в случае споров и разногласий можно ссылаться. Поэтому письмо должно быть составлено своевременно и обязательно правильно.

Источник: forms-docs.ru

Как писать официальное письмо

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.
Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Виды

• инструкционные письма,
• гарантийные письма,
• деловые письма,
• рекомендательные письма,
• официальные письма,
• сопроводительные письма,
• благодарственные письма,
• рекламные письма,
• коммерческие письма,
• рекламационные письма или претензия

• запрос,
• извещение,
• ответ,
• благодарность,
• приглашение,
• жалоба,
• просьба,
• соболезнование и прочие.

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере. Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации. Отводимая площадь для расположения реквизитов равняется оптимальному объему определенного реквизита в печатных знаках.
В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Реквизиты

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

• государственный герб (госпредприятия),
• эмблема или логотип,
• код по ОКПО (если есть),
• код по ОКУД,
• наименование предприятия,
• юридический и почтовый адрес,
• банковские реквизиты,
• номер телефона и факса,
• индекс документа,
• дата,
• ссылка на индекс и дату,
• адресат,
• заголовок,
• текст,
• подписи,
• ФИО и телефон исполнителя.

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром. Некоторые нанесены на бланк типографским способом. Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.
Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно. Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.

Источник: mirblankov.ru

6 основных правил и реквизиты для оформления делового письма

Деловое письмо (далее – ДП) представляет собой разновидность офисной корреспонденции в бизнес-сфере, которая относится к официальной переписке между субъектами предпринимательства (бизнес-партнерами) и сотрудниками компании.

С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.

Чем такое письмо отличается от других видов корреспонденции

Официальное письмо в деловом стиле отличается от других видов писем следующими характеристиками:

Как написать деловое письмо и получить ответ – смотрите в этом видео:

Основные разновидности ДП

В зависимости от используемых критериев классификации все ДП делятся на следующие основные виды, которые будут рассмотрены ниже по тексту с краткой характеристикой.

ДП, которые не требуют ответа от получателя:

1. Гарантийные, обеспечивающие выполнение определенных обязательств (например, гарантийное письмо об оплате задолженности).
2. Сопроводительные, которые прилагаются к пакету документов, другим официальным письмам.
3. Информационные, содержащие определенные данные для ознакомления.
4. Уведомительные, которые сообщают получателям важную информацию и факты. Тут вы узнаете, как правильно составить уведомление о расторжении договора.
5. Предупредительные, содержащие напоминание о каких-либо негативных последствиях для получателя, если он не выполнит свои обязательства перед отправителем письма.
6. Напоминающие, которые уведомляют получателей писем об их обязанностях, ранее заключенных договоренностей с компанией.

Также существует ряд ДП, которые в обязательном порядке требуют ответа от своих получателей.

Такие письма обычно содержат в своем тексте какое-либо обращение к субъекту-получателю (например, просьба выполнить какие-либо действия официального характера), документы с предложением (например, о сотрудничестве, заключении договоров, проведении официальных мероприятий), письмо-запрос (предоставление информации, официальных бумаг), письмо с требованием выполнить обязательства и договоренности, письмо с просьбой или прошением.

ДП некоммерческого характера делятся на следующие основные разновидности:

• Приглашающие посетить официальное событие, презентацию, корпоративное мероприятие.
• Бумаги с соболезнованиями сотрудникам компании, директорам фирм-партнеров в связи с кончиной близких им людей, родственников.
• Благодарственные ДП.
• ДП, информирующие о важном событии.
• Рекомендательные бумаги. Здесь подробно рассмотрены правила и принципы составления рекомендательного письма.
• Гарантийные ДП.
• Письма-подтверждения о получении груза, оказании услуги.
• Поздравительные письма в связи с каким-либо празднованием или торжественным событием.
• Письма-прошения, в которых отправитель просит получателя оказать ему какую-то услугу, выполнить важные для отправителя действия.
• Письма с перечнем инструкций.
• Сопровождающие бумаги.

ДП, которые носят коммерческий характер, стандартно применяются на предварительном этапе заключения какого-либо договора и во время действия уже ранее подписанного соглашения, к таким письмам можно отнести:

• Запрос предоставить данные или продукцию.
• Ответ на запрос фирмы-партнера.
• Офертные письма, которые содержат в своем тексте коммерческое бизнес-предложение заключить соглашение или сделку.
• Претензионные и напоминающие письма.
• Письма-предупреждения, которые свидетельствуют о нарушении стороной обязательств, прекращении ранее заключенных договоров, необходимости выполнить стороной-получателем ее обязанности.

Структурно все разновидности деловых писем можно разделить на документы, которые:

1. Содержат авторский текст, поданный в вольной форме.
2. Написаны в соответствии с установленным шаблоном или бланком без авторских отступлений.

ДП в зависимости от своих получателей бывают:

• Циркулярными (отправляются сразу нескольких получателям).
• Стандартными (направлены только одному получателю от одного составителя).
• Коллективного характера (получатель у такого письма только один, однако отправителей сразу несколько).

Форма деловой корреспонденции может быть:

• Факсовой.
• Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
• Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
• Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).

Как правильно написать и оформить письмо

ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.

При написании любого письма делового характера нужно обязательно обратить внимание на следующие ключевые моменты и правила, которые будут подробно рассмотрены ниже по тексту.

Стилистическое оформление

ДП должно быть написано только в деловом стиле, без элементов разговорного стиля, сленговых фраз, уменьшительно-ласкательных слов и других элементов, которые неуместны в деловой переписке.

Порядок подачи информации и данных

Данные и информация, которые предоставляются в деловой переписке, должны быть поданы в соответствии с такими требованиями, выполнение которых является обязательным, если ваша цель – создание правильного и грамотного делового письма:

• Актуальность и достоверность поданных фактов и данных, которые должны быть проверены на дату написания письма и соответствовать текущему положению дел в компании.
• Адресность (письмо должно быть адресовано и направлено конкретному человеку или группе лиц).
• Аргументированность заявленных требований и претензий.
• Объективность и беспристрастность.
• Полнота предоставленной информации, на основании которой субъект-получатель сможет принять объективное решение и ему на потребуется получать или запрашивать дополнительные данные у вашей компании.

Требования к содержанию и оформлению бланка фирмы

ДП необходимо составлять на фирменном бланке компании со всеми требуемыми реквизитами. Требования к такому бланку установлены следующие:

• Формат стандартный – А4.
• Для возможности подшивки ДП к документам и передаче в архив нужно оставить левое поле не менее, чем на 3 сантиметра.
• Указание наименования организации, фактических и юридических адресов, контактных данных, адресов электронной почты и сайта.
• При электронном оформлении письма желательно применять стандартную разновидность шрифта – Times New Roman с размером 12.
• ДП можно оформить не только на фирменном бланке компании, но и на обычном листе бумаги, но в таком случае все данные из фирменного бланка должны быть указаны.
• Отправка ДП по факсу или на электронную почту не допускается, если текст такого документа содержит конфиденциальные данные о крупных договоренностях, важных секретных документах, личных данных сотрудников, разглашение которых недопустимо и может нанести ущерб репутации компании.

Правила нумерации ДП и разбивка на абзацы

Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.

Для того, чтобы максимально облегчить прочтение и понимание получателем текста письма, его нужно поделить на абзацы. Такое разделение поможет читателю понять, где одна тезис оканчивается и где начинается уже другой.

Исправления в тексте письма

Нежелательным и недопустимым является наличие подчисток, опечаток, грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок в тексте ДП. Текст письма должен быть грамотным и правильным с интервалом между рядками 1,5-2.

Обязательные реквизиты в тексте ДП

Основными реквизитами, которые должны присутствовать в письме, стандартно считаются следующие:

• Герб России, который находится в самой середине бланковой бумаги, и указание которого обязательно для государственных структур и организаций.
• Полное наименование компании без сокращений.
• Контактные данные (стационарный и мобильный номера, факс).
• Номера счетов в банковском учреждении.
• Данный об адресате ДП (наименование компании-получателя письма должно быть указано в именительном падеже, в то время, как ФИО получателя и должность указываются уже в дательном).
• Перед ФИО адресата, который имеет звание или ученую степень (доктор, кандидат наук), нужно обязательно их указать.
• Все реквизиты в тексте ДП пишутся обязательно с нового рядка с прописной буквы.

Как составить и отправить письмо после деловой встречи

Проведение встречи с представителями фирмы-конкурента, бизнес-партнерами предполагает дальнейшую деловую переписку. Особенности оформления письма после деловой встречи заключаются в следующем:

• В самом начале документа указываются время и дата проведенной деловой встречи или конференции, даже если с момента их организации прошло всего один-два дня.
• Письмо нужно составить максимально коротко и четко указать то, что именно вы хотите сообщить своим бизнес-партнерам, без хождения «вокруг да около».
• В тексте письма стоит кратко упомянуть о том, какие моменты были обсуждены на проведенной встрече, какие вопросы поднимались и к какому решению вы пришли с получателем письма.
• Получатель письма в ответном ДП должен захотеть высказать свое мнение или решение относительно проведенной ранее встречи и спорных моментов, которые на ней поднимались.
• Напишите о конкретной дате и времени, когда можно будет провести ответную деловую встречу, конференцию, деловой телефонный разговор.
• Сообщите получателю ДП о своих намерениях относительно дальнейшего бизнес-сотрудничества и заключения договоренностей.
• Завершите ДП вежливо и непринужденно, например, «Наилучшие пожелания Вам…».

Особенности оформления электронных ДП

Письма в электронном формате сейчас оформляются гораздо чаще, чем корреспонденция по факсу или по почте, так как такое письмо будет доставлено гораздо быстрее, соответственно фирма-отправитель быстрее получит ответ на свое ДП.

Подготовить и оформить электронное ДП очень просто, базовые требования к его составлению такие же, как и к бумажным деловым письмам. Небольшие особенности оформления заключаются в следующем:

• Указание темы или заголовка ДП, чтобы получатель не потерял его в потоке входящей корреспонденции от своих партнеров и конкурентов.
• Тему или заголовок не стоит менять, когда вы получаете ответ на свое ДП, что в дальнейшем значительно облегчит обмен письмами и сделает возможным быстрый просмотр предыдущих писем по данной теме.
• Программное обеспечение стоит использовать стандартное, не применяйте самые последние версии программ для создания письма, так как электронное письмо может попросту потом не открыться на компьютере получателя, не оснащенного новыми программами.
• Смайлики и другие элементы неофициальной электронной переписки не стоит применять в тексте ДП.

Сроки для ответа на полученное письмо

ДП, которое содержит текст предложения о сотрудничестве, претензии, требования и другие элементы, требующие ответа, должно быть рассмотрено и отвечено в следующие сроки:

• Подтвердить получение письма-запроса адресат должен на протяжении трех дней, а ответить на такой запрос можно на протяжении месяца.
• Направить письмо с соболезнованием о кончине близкого человека или родственника сотрудника фирмы нужно в течение десяти дней с момента совершения печального события.
• Поздравительные бумаги направляются на протяжении восьми дней с момента совершения торжественного события.
• По общим правилам все официальные деловые бумаги рассматриваются и направляется на них ответ в течение семи дней с момента получения письма.

Правила окончания письма

Итоговая часть ДП должна содержать результат всей вышеуказанной основной части, в ней должны быть подведены итоги и высказаны конкретные предложения или выводы. При этом итоговая часть должна быть максимально краткой, четкой и лаконичной.

Приведем примеры удачных вариантов окончания текста ДП в сфере официальной корреспонденции:

• Вежливая благодарность за проявленное внимание или оказанную помощь.
• Выражение желания дальнейшего сотрудничества, надежды на заключение договоренностей с фирмой-партнером.
• Уверение адресата письма в чем-либо (дальнейшая переписка, заключение соглашения и сотрудничество).
• Выражение просьбы выполнить что-либо (написать результаты, сообщить какие-либо ведомости).
• Просьба извинить за беспокойство и причиненные неудобства.

В конце письма можно пожелать успехов, сообщить о наилучших пожеланиях или об уважении к получателю письма.

ДП на английском или другом иностранном языке

Очень часть бизнесмены ведут переписку и сотрудничают не только с местными фирмами, расположенными на территории РФ, но и с иностранными компаниями, а также филиалами или представительствами иностранных фирм, которые находятся на территории России.

Строго установленная форма ДП в таком случае отсутствует, порядок оформления ДП на иностранном языке будет зависеть от цели написания и формы официального документа. При составлении ДП нужно ориентироваться на следующие общие правила и рекомендации в сфере официальной корреспонденции:

• Дата составления ДП. При отправке документа в Америку, нужно сначала поставить месяц в цифровой форме, только потом указывается текущее число месяца и год. Если вы отправляете письмо в Англию, то дата проставляется стандартно, как и в России, но месяц лучше всего указать в буквенной форме, чтобы не было недопониманий.
• Реквизиты иностранного адресата. В обращении в письме нужно использовать стандартные формы (Mr, Mrs, Miss) после которых уже идет фамилия получателя письма.
• Адрес получателя письма. Порядок его указания отличается от стандартно принятого в России. Сначала требуется указать номер офиса иностранной фирмы, затем уже идет номер дома, где расположен офис или же номер офисного здания, наименование улицы, цифры индекса, наименование штата при отправке письма в Соединенные Штаты, наименование графства, страны, если адресат письма находится в Англии или других странах Западной Европы.
• Тематика письма (или его заголовок) должны быть обязательно указаны, что позволит получателю обратить внимание именно на ваше письмо, иначе оно может быть потеряно в массиве входящей корреспонденции иностранной фирмы.
• Основная часть ДП должна быть поделена на абзацы или же каждое новое предложение для удобства чтения можно писать с новой строчки.
• Итоговая часть. В самом конце ДП на английском языке нужно поблагодарить адресата за проявленное внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и установление деловых отношений между вашими фирмами.
• Подпись в документе ставится сразу же под предложением (абзацем) с прощанием, рядом с подписью нужно указать свое ФИО, должность в фирме и название самой фирмы-отправителя письма.
• Приложения и другие дополнения к документу должны быть перечислены и обязательно указаны в самом конце ДП, что предотвратит их утерю при отправлении и сакцентирует внимание получателя на их наличии и на том, что приложения также нужно изучить при написании ответа на письмо.
• С прописной буквы в тексте ДП на иностранном языке обязательно пишутся: инициалы, ФИО сотрудников иностранной компании, наименования графств, городов, штатов, стран, должностей в фирмах, начальное обращение в письме и первые слова, которые идут во фразе с прощанием в конце письма.

Правильно и грамотно составленное деловое письмо в сфере бизнеса – это эффективный инструмент, который позволит наладить выгодные и перспективные отношения в предпринимательской сфере, в то время, как неправильно составленное ДП с ошибками или опечатками способно свести на нет все дальнейшие отношения с партнерами или конкурентами.

Поэтому к составлению текста ДП нужно подойти максимально ответственно, изучить предоставленные выше правила и рекомендации, а также образцы документов.

Правила подготовки грамотного делового письма рассмотрены тут:

Источник: fbm.ru