Когда из-за огромного количества задач нарушается баланс между сферами жизни, и на горизонте появляется стресс, важно вовремя вернуть все на рельсы. Как владелец бизнеса, я на собственном опыте знаю, что такое бесконечный поток писем и каждую минуту разрывающиеся мессенджеры.
5961 просмотров
Сейчас у меня в балансе абсолютно все сферы жизни: здоровье, семья, бизнес, финансы, личностный рост, отдых и путешествия, хобби, друзья и окружение. Я нахожусь в гармонии с собой и миром. Фишка в том, что планирую я не только бизнесовые дела, а прописываю все цели и задачи по каждой сфере жизни.
Например, раз в полгода мы с мужем проводим семейное планирование и строим планы на будущее. Раз в месяц я прописываю финансовые цели и к каждой цели пишу конкретные задачи для ее достижения. Выделяю определенное время на встречи с друзьями и походы к врачам, пишу личные хотелки и преобразовываю их в задачи.
В этой статье расскажу про то, как начать планировать жизнь и не слиться в первый день, как правильно планировать “текучку”, и как планирование помогает соблюдать баланс в жизни. Поехали!
Кайдзен планирование как основа счастливой жизни
С чего начать планирование?
У каждого человека есть свои единицы внимания, которые направлены на все, что его окружает: ежедневные задачи, предстоящие события, любое общение, люди и т.д. Будь то забрать ребенка из сада или сходить на тренировку — это все новые “лучики” внимания. Но чем больше у вас захвачено единиц внимания, тем больше вы начинаете выгорать, депрессировать и злиться.
Внимание можно разгрузить, если выполнить всего 5 простых шагов.
Выпишите все свои дела и задачи.
Даже самые мелкие и незначительные дела хранятся в нашей голове и забирают внимание: купить новый крем, почистить память телефона, ответить на непрочитанное сообщение. Постарайтесь вспомнить все свои незавершенные дела и выписать их.
Напротив каждой задачи напишите приоритетность.
Все задачи с цифрой 1 вычеркните!
У вас в голове висела эта задача и не давала вам покоя, сейчас вы определили, что это не важно в данный период времени.
Определите сроки выполнения.
Рядом с каждой задачей напишите срок, до которого необходимо ее выполнить.
Например, оплатить счетчики — до конца ноября 2022 г.
Выполняйте в порядке приоритетов.
Сначала закройте все очень важные задачи, у которых горят сроки. Затем закрывайте в своем темпе остальные задачи. Самое главное — это довести до конца каждую задачу, иначе внимание так и будет направлено на ваши незаконченные дела. Вычеркивайте каждую выполненную задачу из списка, чтобы освободить свои «лучики».
Эти простые, а для кого-то банальные правила помогают реализовывать свои планы гораздо быстрее, чем когда список задач висит у вас в голове.
Как планировать “текучку”.
Чтобы не доводить себя до стресса шквалом незаконченных дел, надо на постоянной основе правильно планировать свое время. Но у большинства людей возникает такая ситуация: планы с дедлайнами прописаны, но за день прилетает куча незапланированных дел, которые решать надо здесь и сейчас. И в итоге — весь план на смарку.
Проблема в том, что писать мы начинаем свой идеальный план, забывая про текучку: зайти в магазин после работы, проверить почту, подписать документы и т.д. Также забываем выделять время на дорогу, форс-мажоры или другие внеплановые обстоятельства.
Например, если запланирована встреча, вы выделяете на неё ровно час, но время на дорогу не учитываете. Или в день вы отвечаете на 100 сообщений, но это общение в план не входит.
При планировании дня и недели важно учитывать вообще все!
И в первую очередь, рекомендую составлять планы не только на день, но и на неделю, с учетом всех сфер жизни. В плане на неделю важно разделить задачи на: текущие, постоянные и дополнительные.
Постоянные задачи — это задачи, которые вы выполняете изо дня в день, из недели в неделю: выпить витамины, отвезти ребенка в школу, ответить на электронные письма и т.п.
Текущие задачи — это задачи, которые надо выполнить в текущий период времени: забрать посылку с почты, встретиться с клиентом/партнером, оплатить налоги и т.д.
Дополнительные задачи — это задачи, которые не требуют срочного выполнения, но их надо держать во внимании. Например: записаться на обучение, заказать в офис новое кресло, помыть машину и т.п. В зависимости от важности сроков, эти задачи могут переходить в “текущие”.
Пример выписанных задач на неделю
Далее, к каждой задаче надо прописать: желаемый результат, приоритет, время на выполнение.
Прописывая задачи не забывайте, что время в неделе ограничено. Если у вас в рабочей неделе 40 часов, а задач вы написали на 100 часов, тогда все задачи вы выполнить не успеете и в итоге расстроитесь. Наше настроение влияет на нашу эффективность!
Теперь переносим эти задачи в ежедневный план по часам. Не забывайте учитывать приоритетность задач! Пример примерного плана на день, исходя из примера еженедельного плана (с учетом времени и приоритетности):
Бесплатный шаблон для составления еженедельных и ежедневных планов можно забрать здесь.
Как планирование помогает соблюдать баланс между всеми сферами жизни.
Секрет простой — при планировании учитывать все сферы жизни. Часто, планируя, мы зацикливаемся на чем-то одном: работа или семья. Но забываем про свои хобби, отдых, друзей, деньги, личностный рост.
Для начала выпишите все сферы жизни и по колесу баланса посмотрите, какие из них у вас западают.
Источник: Московская Академия Продаж
Далее по каждому пункту напишите свою идеальную картину, и как вы можете к ней прийти.
Хочу красивое и здоровое тело. Для этого мне надо пройти чек-ап, пить витамины и заниматься спортом.
- Записать на чек-ап, сдать все анализы
- Купить витамины, пить каждый день
- Записаться в спорт зал и бассейн
- Ходить в спорт зал 3 раза в неделю и в бассейн 2 раза в неделю
Внесите эти задачи в свой еженедельный план и начинайте выполнять.
Тоже самое проделайте и с остальными сферами жизни.
Чтобы все успевать и поддерживать баланс, планирование должно стать вашей привычкой. Да, сначала будет сложно, зато потом вы уже не сможете пускать все на самотек. Планируйте и развивайтесь! Успехов!
25 комментариев
Написать комментарий.
Пример конечно примером, но он очень оптимистичный и во многом для многих не жизнеспособный. Это как олимпиадные задачки по программированию: к реальной жизни отношение на имеют, от слова совсем.
У меня например только постоянных задач на день около 30 шт, порой делаются параллельно: я забираю ребенка с доп. занятий, а параллельно по гарнитуре веду совещание, параллельно захожу в магазин; проверяю настройки рекламы на Маркетплейсах и слушаю вебинар (успевая туда еще вопросы писать иногда).
Я как-то провела эксперимент и села составлять план на месяц, вот как раз, как вы советуете: включая всю текучку и мелкие дела. Доп полей у меня не было (у вас там еще результат в примере). Так вот, это заняло 4,5 часа моего времени и 8 листов с задачами. Больше я не экспериментировала, просто у меня столько времени на это нет.
Хотя, да, условно у меня есть относительно подробный план на месяц, иногда на несколько. Важные даты просто заносятся в календарь телефона, оповещение срабатывает за один день до события, а потом за 1-2 часа, но вписывать все задачи. нет.
Например почитать VC.ru — это тоже входит в мои планы, даже комментарии, так как некоторые темы мне банально интересны. Но все как всегда параллельно, сейчас например пересматриваю курс по DAX (так как за полтора года уже все забыла, а тут подвернулся интересный клиент по направлению аналитики), кроме этого подгружаю фото для новой инфографики на маркетплейсы в программу для обработки, ну и конечно пишу этот комментарий. Жесткое планирование с расписыванием всех нужных дел и расчетом времени для меня дело затратное. Пока что по дедлайнам проблем нет, все вовремя.
Развернуть ветку
Тоже чтоли начать делиться своими системами для планирования жизни.. Notion, Todoist, Scapple/XMind.
Кстати я для себя выделил 5 сфер жизни:
1. Business (работа, бизнес, обучение для проф. развития)
2. Health (очевидно)
3. Social (семья, друзья, дети, отношения, и пр.)
4. Living (быт: финансы, машины, квартиры, покупки, . )
5. Exploring (изучение мира и изучение себя)
Нравится мне такое деление тем, что оно как мне кажется очень близко к MECE принципу: взаимоисключение и полное описание.
Развернуть ветку
какое точное распределение сфер жизни)
Развернуть ветку
Перед тем как планировать время первым делом надо определиться — а есть ли оно у вас, в действительности. Посчитать — а сколько его на самом деле есть в свободном распоряжении. И, возможно, первым делом надо решить именно эту проблему.
А то мы любим имея основную работу и семью запланировать кучку дел и на вечер и на выходные, крайне оптимистично оценив затраты времени на те или иные действия. А там то одежду надо купить, то в магазин сходить, то ТО у машины сделать, то резину переобуть, то еще какая фигня по-мелочи. там чуть-чуть, тут чуть-чуть, чутка по телефону поговорить, что-то с женой обсудить.. и нет времени то больше.
А потом удивляемся, а почему же все эти методики и планы не работают нифига. А дело вовсе не в методиках — они хорошие. Хотя в указанном примере, автор уже явно решила эту проблему. Всё время в примере начинается 9:00 и заканчивается 18:00. Практически, для многих — это то самое активное время, которое занято рабочими делами и для которого есть совершенно другой список дел.
Развернуть ветку
Станислав, здравствуйте) спасибо за ваш комментарий, вы действительно правы! В своем примере я указала лишь примерное время и примерный план, у каждого человека он может быть расписан по-своему: с 7 до 23, с 8 до 00 и так далее.
Развернуть ветку
У меня на всех гаджетах поначалу были скачаны блокноты с плеймаркета,и я вела записи прямо как вы,но моих задач настолько много,что даже записывать их отнимает время и страшно раздражает. Ещё и вычёркивать, дописывать,переписывать. Сейчас работаю очень плавно и без записей, проработав страх перед многозадачностью. Твердила себе раньше:как можно разгрести эту кучу дел? Можно.
Без записулек. Без менеджеров и помощников. Просто организовав рабочие столы на ноутах и смартфонах и переборов свои фобии
Развернуть ветку
Это очередное доказательство того, что планирование времени через инструменты — чисто субъективная вещь. Кому-то подойдёт, кому-то нет
Развернуть ветку
Планирование подходит тем,у кого есть хоть какие-то ассистенты, например, даже муж и дети, но если им ты по барабану, то приходится самому тянуть лямку, и там уже не до планирования. Я уже в 20-ом году начала наводить порядок на всех используемых устройствах,благо, что их функционал многое позволяет. Вот вы, например,обращали внимание на панель закладок в своем смартфоне?
Я раньше просто добавляла туда нужные статьи, и в этом барадаке черт ногу мог сломать. Теперь же я складываю их по папкам и подпапкам. И так везде и во всем поступаю с того времени. Нужно использовать в блоге какие-то фото, захожу в закладку стоков — и на, тебе, дорогая, фоточку. Не надо в нужный момент ничего искать,все под рукой. То же самое с текстами, тегами и прочее
Развернуть ветку
Пробовал жить так по плану, можно, но это прям очень немногим подходит. Это постоянное напряжение. Тратишь кучу времени на планирование , а чуть план поехал — это стресс и нервы. Теперь планирую только крупными мазками.
А знаете что намного проще и отлично работает? Тупо режим, как в найме, 5/2 с 9 до 18 работа, а потом всё остальное. Я это понял спустя много лет круглосуточной работы на себя без выходных и отпусков. Не могу сказать что всегда удается придерживаться такого режима, но стараюсь.
Развернуть ветку
К похожему пришел методом проб и ошибок и после тяжелого выгорания.
В течеие дня у меня есть рабочее время и нерабочее, и есть куча задач во входящих. Если что-то не успевается в рабочий отрезок времени, то переносится на следующий день. Также, начиная с определенного времени (обычно с 8 вечера), у меня по графику состояние покоя, когда я просто лежу на диване и ничего не делаю вообще. Всегда есть желание посуетиться и поделать какие-то дела, но нужно силой воли заставлять себя отдыхать.
При этом у меня есть знакомые, которые буквально планируют день 15-минутными отрезками, и чувствуют себя очень комфортно. Видимо это особенности психики отдельных людей.
Источник: vc.ru
Как планировать свой день: 20 способов от простого к сложному
Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.
В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.
1. Спонтанное планирование
Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.
И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.
Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах
Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от .
2. Метод самой важной задачи
Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу Записывать задачи не обязательно.
Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.
3. Простой список дел
Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.
Это очень простая, но в то же время самая важная техника . Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.
4. Метод Айви Ли
Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.
Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.
5. Метод
Планируйте на день только девять задач:
- Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
- Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
- Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.
Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.
Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.
6. Метод трех результатов
Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.
Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.
7. Энергетический список
Составьте список дел и разделите дела на три группы:
- Очень трудные задачи.
- Задачи средней сложности.
- Легкие задачи.
Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.
8. Обязательно — Желательно — Не обязательно
Разбейте задачи в своем списке на три группы:
- Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
- Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
- Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.
Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.
9. Относительное расписание
Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.
Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.
Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.
10. Недельный спринт
Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.
Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.
Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.
11. Автофокус
Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:
1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.
2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.
3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.
4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.
Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.
12. Матрица Эйзенхауэра
Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:
В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.
13. Метод АБВГД (оценка последствий)
Составьте список задач и разбейте его на пять групп:
- А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
- Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
- В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
- Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
- Д — то, что лучше не делать совсем.
Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 Задачи выполняют начиная с А1.
Эта техника разработана американским Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
14. Техника Pomodoro
Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
- После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
- Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
- Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
- После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.
Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».
Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.
15. Блочное расписание
Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».
Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.
Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.
16. план дня
Разбейте свои задачи на две группы:
- Жесткие, привязанные к конкретному времени.
- Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.
Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.
Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.
17. Антирасписание
Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.
Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.
18. Простое расписание
Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.
Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.
Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается непредвиденных обстоятельств.
19.
Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:
- Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
- Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
- Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.
Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.
Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.
20. Метод Альпы
Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:
1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.
2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и .
3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. , расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. , максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.
Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.
Несколько советов
1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.
Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».
2. К любой технике нужно привыкнуть. Если у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день , вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.
3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.
Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.
4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод у вас запросто может превратиться в метод и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать стандартам, а в том, чтобы получать пользу.
5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.
6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.
7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.
Поделиться:
- Задачи
- Методы планирования дня
Источник: time-blog.ru
11 альтернатив стандартному планированию
Составление списка дел повышает осознанность их выполнения. Но завершить задачи удается не всегда. В таких случаях нужно изменить тактику и не погружаться в стресс.
Редакция LABA подготовила 11 способов нового планирования дел — без напряжения и суеты. А также расспросила Владимира Дегтярева — директора PR-агентства Newsfront — о его личных лайфхаках планирования задач.
1. Метод 1-3-5
Вместо простой нумерации дел разделите их по важности на категории.
1-3-5 — три категории, на которые делятся задачи. Выберите одну важную задачу, три второстепенных и пять относительно неважных дел.
Подход наглядно показывает загруженность: вы можете выполнить одно трудоемкое дело либо несколько второстепенных или пять маленьких.
Выполнять все дела за один день не обязательно. В этом преимущество списка. Все остальное переносится на следующий день.
1-3-5 — это стандартная модель. Если удобно, оставьте место для дополнительных задач, которые могут появиться по ходу дня.
2. Метод Айви Ли
Айви Ли — американский журналист, который разработал принципы PR.
В начале ХХ века его нанял Чарльз Шваб, промышленный магнат, под руководством которого Bethlehem Steel стала одной из крупнейших металлургических компаний мира. Шваб нанял Айви Ли, чтобы тот выработал способ ведения дел для команды магната.
Метод оказался настолько эффективным, что эксперт продуктивности получил сумму, эквивалентную нынешним 400 тысячам долларов.
Айви Ли, эксперт по продуктивности, разработчик метода планирования задач
Список ведения дел предельно прост. В конце каждого рабочего дня записывайте не более шести приоритетных дел на завтра. Расставляйте задачи в порядке их важности.
На следующий день занимайтесь первым пунктом, пока не доведете его до конца. После выполнения переходите к следующему. Процесс нужно повторять ежедневно.
Метод учит последовательности, заставляет принимать нужные решения. Результат — максимально упрощенное управление делами.
3. Энергетический список
Разделите дела по требуемым усилиям для их выполнения.
Если вы чувствуете себя уставшим, тогда просто выполняйте простые задачи из списка. Следуя методу, вы сможете продвинуться даже когда совсем не настроены браться за работу.
Майк Варди, писатель и бывший редактор Lifehacker:
Я отмечаю энергетически затратные задачи, которые требуют много энергии. За ними следуют низкоэнергетические, которые нужно просто выполнить на автомате. Средние — все между ними.
Энергетический список требует честности. Если чувствуете себя прекрасно — сразу принимайтесь выполнять энергозатратные задачи.
4. Календарь дел
Проблема со списками дел — после их выполнения вы не можете проследить свой прогресс. Когда задача сделана, она вычеркивается. Больше о ней не вспоминают.
Нью-йоркский дизайнер Райдер Кэррелл придумал простой и логичный метод — календарь дел. Он умело структурирует планы по месяцам. С ним легко просмотреть достижения и увидеть, чем вы занимались месяц или на чем застряли.
Бизнес-процессы
Артем Кромочкин
Руководитель направления, Avito
Узнать больше
Бизнес-процессы
Олег Зубченок
15 лет опыта в развитии бизнеса, операционной деятельности и продажах
Узнать больше
Принцип простой: в начале месяца разметьте на странице календарь, в столбик пронумеруйте дни, возле числа напишите день недели.
На второй странице составьте список задач на месяц. Со следующей страницы ведете ежедневный список дел. Отмечайте задачи квадратом, события — кружком, заметки — точкой. Так будет легче ориентироваться.
Важные события вносите в календарь. Так вы наглядно увидите, что происходило.
Когда месяц закончился, снова составьте календарь. Просмотрите задачи из прошлого. Отмечайте выполненное галочками, потерявшее актуальность — вычеркивайте. Все остальное переносите в список следующего месяца.
Видео, где изобретатель списка создает план на месяц:
5. Система GTD
GTD (Getting Things Done) – это система безстрессовой продуктивности. Она позволяет эффективно планировать задачи и органично их выполнять.
По системе GTD работают менеджеры 40% компаний из списка Fortune 100. Cреди них Microsoft, Coca-Cola, Deloitte, Harvard University.
Принцип GTD – доведение дел до конца. Его придумал и описал в своей одноименной книге Дэвид Аллен. Книга вышла в 2001 году и несколько раз переиздавалась.
GTD основана на идее освобождения своего мозга от запоминания текущих задач. Для этого вся входящая информация переносится на внешний носитель, так называемый inbox.
Например, задачи планируются в Wunderlist, а справочная информация по задачам и проектам хранится в Evernote.
Главный принцип — мозг существует для того, чтобы решать задачи, а не запоминать их.
Система GTD основывается на пяти этапах обработки информации:
cбор – собираем все, что вас заботит. Это могут быть новые идеи, задачи, справочная информация по проектам etc
обработка – обрабатываем собранную информацию и решаем, что с ней делать дальше (делегировать, решить задачу самому, отложить идею на будущее etc)
организация – организовываем задачи в списки напоминаний
обзор – регулярно просматриваем списки напоминаний
действие – определяем, что делать дальше
«Выбор следующего действия» — важнейший элемент в системе GTD. Без него вы просто не увидите прогресс по своим проектам и не сможете завершить начатое.
Модель выбора действия:
КОНТЕКСТ
условия, необходимые для выполнения задач, например:
/место/
тяжело сделать презентацию в Power Point если вы едете в такси, но несколько деловых звонков — без проблем
/энергия/
если вы устали, то не сможете подготовить эффективный маркетинговый план для запуска нового бренда. Наоборот, утром «на свежую голову» сконцентрируетесь и начните его разработку, приложив максимум своей энергии.
/люди/
вы можете привязывать свои задачи к определенным людям (не путайте с делегированием). Например, у вас есть 10 идей, которые вы хотите обсудить с вашим маркетологом Сергеем. В вашей системе должен быть контекст (тег) «Сергей». При нажатии на этот тег вы увидите весь список вопросов, которые нужно с ним обсудить.
ВРЕМЯ
если в вашем контексте несколько задач, выбирайте самую горящую
ПРИОРИТЕТ
при прочих равных (контекст и время) выбирайте задачу, наиболее приоритетную для успеха проекта
Такой подход позволяет сфокусироваться на главном, сохранять спокойствие и уверенность в своем выборе.
Цель системы GTD:
собирать все задачи в логическую надежную систему, не держать задачи в голове, записывать все
приучить себя принимать решения по дальнейшим действиям
установить эффективную систему напоминаний
Внедрение в жизнь системы GTD будет подробно разобрано на курсе «Продуктивность 2.0».
6. Дзен-список
Основатель блога о продуктивности Zen Habits Лео Бабаута создал на основе GTD свою систему — Дзен к сделанному (Zen to Done – ZTD).
Ее принцип — стремление к простоте. Как и GTD, система меняет привычки, чтобы человек мог больше успевать.
Не стоит пытаться все успеть. Записывайте только ценные и существенные для вас цели и задачи.
Составляйте простые тематические списки: для работы, домашних дел, задачи на будущее.
Держите список под рукой. Пользуйтесь блокнотом или смартфоном и записывайте внезапно появившуюся идею или задачу.
7. Список выполненного
На список дел можно посмотреть под другим углом.
Джеймс Алтушер, автор книги «Учитесь говорить нет»
Списки дел могут быстро выйти из-под контроля. Отлично, если вы можете выполнить все. Но что произойдет, если не сможете? Ничего. Это не особо важно.
В итоге на смертном одре вы не будете думать: “Я не завершил список дел”.
Вместо составления утреннего списка задач автор предлагает написать в конце дня, что вам удалось. Это мотивирует. Ни один список дел не удивит вас, список сделанного — сможет.
В конце дня запишите, что вы уже выполнили. Список сделанного удобно вести параллельно со списком дел.
8. Стоп-листы
Стоп-листы — такой же метод планирования, как и список дел. Только вместо выполнения заданий вы от них избавляетесь.
Если вам мешает бессмысленная привычка, которая съедает часть времени или не дает развиваться, — поместите ее в стоп-лист. Его можно составлять на месяц или год и следить за своим прогрессом.
Не обязательно сразу прекращать вредную привычку. Начните с ограничения, например, час видеоигр в неделю, и постепенно уменьшайте промежуток выделенного времени.
Придумайте метод оценивания и поощрения за успехи. Периодически ставьте себе оценку, насколько вам удалось избавиться от плохого.
9. Карта мыслей (Mind map)
Карты мыслей или mind map — способ записывать мысли удобным для мозга способом. Идеи не появляются в нем одна за другой.
Крупные идеи развиваются в мелкие идеи-детали, поэтому записывать их нужно не списком, а в виде своеобразного дерева с множеством ветвей, расходящихся от ствола — основной идеи.
Лист для карты мыслей должен быть большого формата, чтобы его границы не сковывали вас. В середине листа нужно написать ключевую мысль или фундаментальную задачу.
Отбросьте формальности. В этом суть карты мыслей — она должна быть удобной вам.
Для описания идей используйте отдельные слова, а не предложения. Еще лучше — нарисуйте картинку. Сжатую до смысла идею мозгу легче усвоить.
10. Chronodex
Chronodex — система планирования, где вместо стандартного списка планировщика используется страница-шаблон с диаграммой дня.
График напоминает циферблат с расписанием от 6 утра до 21 вечера. Каждый час делится на четыре отрезка по 15 минут. Если вы планируете дело, заштрихуйте отрезок в графике. От него проведите стрелку и запишите все подробности задуманного.
Бизнесмен и триатлет Владимир Дегтярев планирует день по системе Chronodex
Можно разработать свой собственный шаблон и вести дела по нему. График покажет, сколько времени тратится на определенную работу.
Хорошо помогает избавиться от привычки делать одновременно несколько дел, которые только отвлекают друг от друга.
11. Метод ABC-анализа
Основывается на принципе Парето, который гласит: 20% дел приносят 80% результата, а другие 80% дел приносят только 20%.
Список задач делится на три группы: А — важные дела, которые отнимают мало времени, нужно начинать именно с них; В — задачи средней важности; С — неважные задачи, которые отнимают много времени. Когда вы сильно загружены, от этих дел нужно отказываться в первую очередь.
Владимир Дегтярёв, директор PR-агентства Newsfront, создатель сайта беговых экскурсий Kyiv Running Tours.
Верю в пользу планирования. Я пробовал методики для составления планов на день, неделю. Вел дневники разных форматов.
План на день составляю в блокноте Chronodex с удобным графиком для списка дел. Фирменный штамп графика можно скачать и перепечатывать на листок, превращая его в ежедневник. На том же листке составляю три главных задачи на день, вношу заметки.
Карты мыслей помогают расставить цели на неделю. Их составляю как на бумаге, так и в специальных приложениях, таких как MindJetManager.
Вопросы и мысли на будущее собираю в рабочий блокнот или в приложении Evernote. Просматриваю составленный список, когда пишу утренние страницы.
Кстати, утренние страницы — это способ упорядочить мысли. Нужно просто записывать все, что приходит в голову перед завтраком. Сначала для этой задачи пользовался сервисом 750words.com. Набрать 750 слов у меня получается за 25-30 минут.
Постепенно перешел на бумагу. Для записи мыслей выделяю те же полчаса, но от руки написать получается меньше. Иногда появляются интересные идеи, их переношу в рабочий блокнот.
Утренняя страница Владимира Дегтярева
Утренние страницы как разбег, который помогает сдвинуться с места, продумать задачи и проанализировать сделанное. Анализ важен. Он корректирует курс движения и дает ощущение спокойствия и контроля.
Пробовал вести дневники. Первый завел после прочтения книги Глеба Архангельского «Тайм драйв». Это был фотопроект, смысл которого — фотографироваться каждый день в новом контексте.
Стал пробовать другие форматы дневников. Большую пользу дал дневник в фейсбуке «4 картинки одного дня». Он принес много знакомств и поводов задуматься о главном.
Действительно яркие события могут теряться в потоке мелких и рутинных дел.
Чуть позже спонтанно сделал упражнения из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»: сформулировал свои жизненные «роли» и «ценности», написал «эпитафию», создал план на год, отталкиваясь от своих ролей.
Все упражнения помогают разобраться, кем ты являешься сейчас и к чему идешь.
Источник: l-a-b-a.com