В статье рассмотрим, как с 2019 года происходит подключение к ОФД и регистрация в налоговой онлайн-кассы, какие документы должен взять с собой предприниматель и какие ошибки часто допускают начинающие бизнесмены.
Регистрация онлайн-кассы ОФД и ФНС чаще всего проводится через интернет и занимает немного времени. Однако с правилами процедуры и требованиями к ККТ лучше ознакомиться заранее, чтобы не допустить ошибок.
По закону налоговая инспекция должна получать информацию обо всех нюансах торговой деятельности предпринимателей и организаций. Поэтому перед началом деятельности надо, чтобы была осуществлена регистрация онлайн-кассы ОФД и ФНС. Сама процедура проходит быстро и, если подготовиться, занимает не больше двадцати минут. Но есть вероятность ошибки, которая порой приводит к нарушению законодательства и назначению меры наказания.
Кассовый аппарат как зарегистрировать самому онлайн
Требования к кассе
Прежде всего уточним, что онлайн-касса должна обладать характеристиками:
- наличие на корпусе уникального серийного кода;
- возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
- наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.
Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.
Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей.
Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя.
Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Первичные данные
Для начала надо зайти в личный кабинет на сайте ФНС (если его нет, то нужно зарегистрироваться) и выбрать раздел «Учет ККТ».
На экране откроется страница, на которой расположена кнопка «Зарегистрировать ККТ». После нажатия на нее перед пользователем появляется окошко, где предлагается внести все сведения вручную.
В само заявление вводятся сведения:
- модель кассового аппарата;
- адрес, где будет стоять кассовая техника;
- наименование места, где находится онлайн-касса.
Адрес выбирается из справочника федеральной информационной системы (ФИАС). Здесь может возникнуть первая проблема. В справочнике есть не все адреса и объекты, поэтому до постановки на учет ККТ рекомендуется зайти на официальный портал ФИАС и проверить адрес своей организации. Главное, чтобы там находилась хотя бы нужная улица.
Тогда продолжить заполнять онлайн-заявление удастся. Если нет ни улицы, ни адреса, с онлайн-регистрацией придется повременить.
Важно: чтобы внести организацию и ее адрес в ФИАС, нужно принести документы на помещение в районную администрацию и подать заявление на включение фирмы в справочник.
После этого заполняются характеристики или параметры кассового аппарата: номер ФН и серийный номер кассы. Они уже внесены в базу ФНС. Поэтому после внесения такой информации запускается автоматическая проверка. В результате выясняется, есть ли номер в базе и не закреплен ли он за другим владельцем.
Особые параметры кассовой техники
Когда проверка пройдена успешно, перед пользователем появляется окошко, где следует уточнить специальные характеристики использования ККТ. Например, работа в автономном режиме. Такой параметр подходит, если предприниматель планирует пользоваться аппаратом в местностях, удаленных от интернета. Список упомянутых территорий утверждается местным правительством. Найти перечень можно чаще всего на сайте регионального исполнительного органа.
Важно: галочку напротив пункта про автономное использование следует поставить сразу. Потом вернуться к параметру не получится.
Выбор ОФД
После уточнения особых характеристик кассовой техники выбирается оператор фискальных данных. Договор с ним подписывается еще до регистрации онлайн-кассы в ФНС. Поэтому на этой стадии нужно выбрать того, с кем идет сотрудничество.
Для подтверждения оператора следует нажать соответствующую кнопку. В этот момент происходит отправка заявления на проверку в налоговую.
Внесение номера в кассовую технику
При успешной проверке ФНС направляет заявителю регистрационный номер кассовой техники. Его и ИНН следует зафиксировать в ККТ. Сделать это нужно, зайдя в сервисный режим или режим администратора на аппарате. К вводу цифр необходимо отнестись внимательно. Если будет допущена ошибка в регистрационном номере или ИНН, даже в одной-двух цифрах, накопитель станет недействительным.
Это приведет к вынужденной покупке нового ФН.
После введения параметров онлайн-касса выдаст чек. Там будет 10 цифр. Далее следует зайти на сайт ФНС и ввести ФП в окошко для отчета о регистрации указанные цифры. Для них предназначена строка с названием «Фискальный признак». Затем там же вводятся основные реквизиты чека.
В конце нажимается кнопка подтверждения отправки.
Получение карточки
При успешной фискализации предприниматель получает карточку, подтверждающую постановку на учет аппарата, с подписью ФНС. Для начала работы с ККТ достаточно даже ее в электронном виде. После того как карточка отобразилась в личном кабинете, параметры переносятся в аккаунт оператора ФД.
Важно: категорически запрещается пробивать чеки до получения карточки. Возможен отказ в регистрации, например если данные ошибочны. Тогда пробитый чек будет висеть как не отправленный оператору ФД. А если не производить никаких действий в течение 30 дней после этого, касса заблокируется.
Перерегистрация
В отдельных случаях нужно заново регистрировать кассовый аппарат. Например, сделать это нужно при смене фамилии у ИП, если тот вступил в брак. Новые данные вносятся в карточку учета и карточку регистрации налоговым работником. Изменения происходят на основании заявления заинтересованного лица.
Там повторно указываются сведения, которые представил предприниматель при первичной регистрации ККТ. Подать запрос можно в любую налоговую инспекцию.
Личный визит в налоговую
Если по каким-то причинам регистрация через интернет не получается, можно прийти в отделение налоговой инспекции. Чаще поводом для этого является нежелание получать квалифицированную ЭП, поскольку она стоит денег. Не следует забывать, что, скорее всего, ФНС придется посетить не один раз.
Налоговую посещают уже после заключения договора с ОФД. Постановка на учет в налоговой осуществляется по инструкции:
- Сначала заполняется письменное заявление. Его утвержденный бланк можно найти на сайте инспекции. В момент подачи работник налоговой проверят правильность заполнения формы.
- Далее ККТ фиксируется под определенным номером. На сообщение его заявителю налоговой дается один день.
- Затем регистрационный номер внимательно заносится в ККТ, после чего формируется отчет в виде чека.
- Указанный чек заявитель относит в налоговую. Для сокращения числа визитов в ФНС рекомендуется перед этим этапом взять кассу с собой, чтобы сделать отчет прямо в инспекции.
После перечисленных стадий остается пройти процедуру регистрации в ОФД.
Регистрация в ОФД
Постановка на учет в налоговой возможна после заключения договора с ОФД. Однако регистрация на сайте оператора ФД осуществляется после ФНС. Узнать больше об ОФД — что это такое.
Итак, как зарегистрироваться в ОФД?
- Войти в свой аккаунт на портале выбранной компании ОФД.
- Открыть вкладку с кассовой техникой и нажать «Подключить».
- Заполнить поля, ориентируясь на информацию из отчета о регистрации.
- После нажатия кнопки «Сохранить» ОФД регистрация будет считаться пройденной.
После этого касса считается поставленной на учет официально и может использоваться.
Частые ошибки
Рассмотрим распространенные ошибки, которые случаются, когда человек хочет зарегистрировать кассу в ОФД и ФНС.
Так, чаще всего встречаются неточности при внесении информации в заявление на регистрацию ККТ. Например, когда неправильно указаны сведения:
- личные данные владельца (или пользователя кассы);
- наименование производителя;
- серийный номер кассового аппарата;
- номер договора, заключенного с ОФД.
Ошибки обязательно нужно исправить, перерегистрировав аппарат. Заявление подается в бумажном виде или через интернет. После проверки сведений инспектором исправленная карточка регистрации кассы будет отправлена пользователю.
Среди других распространенных ошибок при регистрации в ФНС и ОФД:
- несовпадение данных регистрации и настроек онлайн-кассы. Отметим, что эти сведения между собой не синхронизируются, поэтому проверять их достоверность должен сам предприниматель;
- ввод неправильного номера регистрации. Ошибка приведет к выводу из строя ФН;
- указание недостоверного ОФД. Например, это случается при смене оператора ФД. Иногда пользователь подает запрос в ФНС, но забывает указать новую информацию в самом кассовом аппарате. На работу ККТ эта ошибка не повлияет, но порядок использования будет считаться нарушенным;
- неоднократная смена ФН. Максимальное число перерегистраций накопителя составляет 12 раз.
Источник: credits.ru
Подключение ККМ онлайн к компьютеру и настройка связи с ОФД
- Подключаем ККМ к компьютеру. Желательно к тому, где он будет дальше работать (с установленной касcовой программой (1с Розница, 1с УТ, Frontol, МойСклад и тд)). Это для того, чтобы не перенастраивать связь с ОФД через компьютер.
- Устанавливаем атоловский драйвер не ниже 8.12 (качать тут). Для 1с еще есть вот такой — АТОЛ:
- Запускаем Управление драйверами и на последней вкладке устанавливаем автозапуск службы EoTH и номер порта.
Для Атоловских ККМ режим работы драйвера можно оставить бесплатным — он все равно будет работать в полнофункциональном режиме. Для остальных придется оплатить драйвер. Проверяем, что служба действительно запустилась и стартует поле перезагрузки! Без нее работать ничего не будет. В AD устанавливать службу необходимо под тем пользователем, под которым будет идти работа с ККМ.
Для ККМ с портом Ehernet (22Ф и 22ПТК и выше) можно всего этого не делать, а на следующем шаге выбрать не EhOU, а просто Ehernet. Тогда ККМ сама будет передавать данные в ОФД, минуя компьютер. Для этого, разумеется, ККМ должна быть подключена отдельным кабелем к локальной сети.
В девытых драйверах это делается попроще:
Должен выйти чек диагностики:
Ура! Теперь у нас есть ФР с прописанными внутри него настройками связи с ОФД и настроен сам канал связи с ОФД!
Следующие шаги:
- Заполнение заявления в личном кабинете налоговой.
- Непосредственно сам процесс регистрации — ввод регистрационных данных в ККМ.
Источник: kkmka.ru
Как подключить и установить онлайн-кассу
Онлайн-касса – специализированный вид контрольно-кассовой машины. Ее особенность состоит в отправке информации о произведенных транзакциях государственной налоговой службе через Интернет. Установка кассы обязательна для всех представителей бизнеса по закону 54-ФЗ. Это требует специализированных умений и знаний. Однако, если узнать нужную информацию и проявить внимательность, установить и настроить оборудование можно самостоятельно.
Первоначальная настройка онлайн-кассы
После выбора модели онлайн-кассы и доставки устройства на рабочее место кассира онлайн-касса требует тщательной установки и настройки всех программных компонентов. В первую очередь нужно убедиться, что оборудование подходит для работы в сфере бизнеса по стандартам, утвержденным государством. Далее посещают официальный сайт ФНС (федеральной налоговой службы) и проверяют модель кассы в соответствующем разделе ресурса.
Далее желательно проверить комплектацию. Вместе с онлайн-ККТ должны идти вспомогательные элементы, описанные в сопровождающих документах. Часто в упаковку укладывают сетевой кабель, провод питания (если он не встроен в корпус устройства) и краткую инструкцию по эксплуатации. Перед установкой и настройкой кассового настоятельно рекомендуется ознакомиться с этими документами, а также следовать требованиям эксплуатации.
Пошаговая инструкция по подключению онлайн-кассы
Настройка онлайн-кассы – обязательный процесс. Он состоит из нескольких этапов, каждый из которых обязателен к исполнению. В итоге предприниматель получает рабочее оборудование, готовое к эксплуатации. Так как же подключить онлайн-кассу?
Использовать его удобно не только для государства (прозрачность бизнеса), но и для владельцев предприятия, а также работников. Больше не придется тратить время на посещение проверяющих органов непосредственно. Информация передается автоматически мгновенно через Интернет. Настройка представленного оборудования осуществляется за 8 шагов:
- подключение устройства к компьютеру;
- заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД);
- подача заявления в налоговую инспекцию;
- процедура фискализации онлайн-кассы;
- завершение процесса регистрации в налоговой службе;
- регистрация аппарата у ОФД;
- настройка программного обеспечения;
- Печать первого чека.
Перед подключением кассы к рабочему персональному компьютеру или ноутбуку, следует убедиться в наличии требуемых портов (чаще всего USB) у устройства, а также драйверов ККТ. Скачать нужное ПО всегда можно на официальном сайте производителя аппарата и установить на компьютер. В первую очередь касса подключается к компьютеру, далее происходит установка драйверов с последующей инициализацией аппарата.
Список ОФД, доступных для заключения договора выложен на сайте налоговой службы. Пользователь выбирает подходящего оператора фискальных данных, далее происходит составление и подпись договора. Каждый из ОФД имеет свой официальный сайт. Пользователь проходит стандартную регистрацию на этом ресурсе и входит в личный кабинет.
Для этого нужна электронная подпись – специализированный инструмент, который нужен для подписания электронной документации. Далее следует заполнение требуемых полей и подписание договора.
Наиболее часто от бизнесмена требуют заполнить следующие поля:
- ФИО налогоплательщика;
- вид налогообложения;
- ИНН;
- адрес электронной почты;
- контактные данные (номер мобильного телефона и так далее);
- верификация данных (галочка «Я не робот»).
Подача заявления в налоговую инспекцию может осуществляться 2 способами: непосредственная явка в учреждение с онлайн-кассой или ввод информации через сеть Интернет. Для подачи заявления на официальном сайте ФНС требуется электронная подпись. В личном кабинете налогоплательщика нужно кликнуть по пункту меню «Учет контрольно-кассовой техники». Откроется окно, где нужно нажать на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и вручную ввести следующую информацию:
- контактную информацию:
- данные об учреждении;
- информацию о фискальном накопителе и кассовом оборудовании;
- данные об операторе фискальных данных, с которым был заключен договор.
Мнение эксперта
Специалист по кассам
В завершении этапа указываются цели использования оборудования: мобильная, стационарная, или автономная касса. При корректном вводе информации и наличии ККТ в реестре налоговой, пользователь получает номер регистрации кассы. Он нужен для фискализации оборудования. Это обязательная процедура для всех видов онлайн-касс.
Фискализация оборудования и завершение регистрации в налоговой службе
Фискализируют аппарат через специальное приложение, которое устанавливается на персональный компьютер. Это программное обеспечение устанавливается вместе с драйвером ККТ. Установить онлайн-кассу следует только с соблюдением правил, описанных в документации. Подобная операция также осуществляется через кассовое ПО, к примеру, 1С: Предприятие.
В окне фискализации водят следующую информацию:
- номер регистрации, выданный ФНС;
- личный ИНН;
- запрашиваемая информация об учреждении;
- информация об ОФД;
- система налогообложения;
- вид настройки онлайн-кассы.
Далее в память оборудования вводится адрес и порт сервера ОФД. Эту информацию всегда можно взять у оператора фискальных данных, с которым был подписан договор о сотрудничестве. Информация нужна для того, чтобы устройство знала куда отправлять электронные чеки. После заполнения всех полей и ввода требуемой информации в качестве успешного завершения процедур на кассу придет отчет о регистрации – первый документ, печатающийся оборудованием.
Он содержит следующую информацию:
- наименование пользователя;
- ИНН пользователя;
- система налогообложения;
- дата и время регистрации;
- номера ФН и ККМ;
- адрес расчета;
- ИНН оператора фискальных данных;
- статус шифрования (вкл. или выкл.);
- применения (торговля, сфера услуг и др.).
Ключевым фактором правильной настройки контрольно-кассовой машины является внимательное изучение инструкции и следование правилам, представленным в этом документе. Часто у производителей онлайн-касс действует службе поддержки. Позвонив туда или подав запрос, можно разрешить множество технических вопросов.
В отчете содержится информация, которая должна быть введена на сайте ФНС. При корректном вводе данных и правильности самой вводимой информации, пользователь получает карточку контрольно-кассовой техники. Такой документ подтверждает, что оборудование находится на учете в федеральной налоговой службе. Его хранят в распечатанном или электронном виде.
Информацию, полученную из отчета, нужно ввести на сайт ФНС в течение 1 дня. В противном случае она теряет актуальность.
Регистрация аппарата у ОФД и настройка ПО кассы
Для регистрации изделия у оператора фискальных данных нужно зайти на официальный сайт ОФД и ввести информацию с регистрационной карточки ККТ. Далее происходит процесс установки связи между кассой и оператором.
После этого пользователю выдается счет. В нем указывается денежная сумма в качестве оплаты услуг ОФД, оплатить которую требуется в течение нескольких дней (указывается при регистрации). Во время этого периода оборудование работает в штатном режиме.
Установка кассового аппарата подразумевает также корректную настройку программного обеспечения. В него входит бухгалтерское ПО, система учета товаров, услуг и так далее. Имеет значение тип контрольно-кассовой машины:
- готовый комплект для кассиров;
- касса автономного типа;
- фискальный регистратор.
Примером готовых комплектов является Viki Classic. В него уже встроены программы для бухгалтерии и система учета товаров. Представленное оборудование не требует подключения к компьютеру и дополнительных настроек. Перед работой устройства в него нужно внести только список товаров.
Пример автономной кассы – Атол-90Ф. В кассу вносится до 10 тыс. позиций. Для добавления товаров или услуг в память аппарата нужно установить на персональный компьютер специальное приложение.
Фискальным регистратором является Атол 55Ф. Он представляет собой специальный принтер, который должен быть подключен к рабочему компьютеру или терминалу. Для поддержки новой кассы система учета товаров настраивается пользователем или техническим специалистом.
Мнение эксперта
Ирина Смирнова
Эксперт по онлайн-кассам
Самый простой и правильный путь – связаться с производителем ПО и вызвать специалиста для последующего конфигурирования. Подобные компании также оказывают техническую поддержку клиентов, что очень выгодно для оперативного устранения сбоев и поддержки актуальных алгоритмов.
Печать первого чека
После того как установка и настройка онлайн-кассы и ПО будет закончена, рекомендуется напечатать пробный чек. Это делается для проверки корректности настройки и введенной информации. После печати рекомендуется посетить сайт ОФД и проверить пришла ли информация о совершенной транзакции в личном кабинете.
Чек содержит следующие данные:
- наименование учреждения;
- расчетный признак и номер чека за текущую смену;
- ФИО кассира;
- название, количество и стоимость услуг и товаров;
- НДС и налоговая ставка;
- стоимость с учетом скидки и НДС;
- способ и форма оплаты;
- QR-код, содержащий информацию о чеке;
- номер кассы, полученный при регистрации в налоговой;
- ИНН учреждения;
- форма налогообложения;
- заводской номер фискального накопителя;
- адрес продажи;
- номер смены;
- дата и время совершения транзакции;
- фискальный признак чека и его порядковый номер;
- QR-код с информацией о товара или услуге;
- электронная подпись.
Мнение эксперта
Специалист по кассам
Представленная информация в оформленном чеке является обобщенной. В каждом конкретном случае различные данные могут меняться, включаться или изыматься некоторая информация. Важно проверить полностью первый чек для утверждения правильности настроек и корректности введенных данных. Первую печать чека в бумажном виде лучше делать совместно со специалистом по настройке оборудования.
Можно ли подключить кассу самостоятельно для ИП и ООО
Современное кассовое оборудование сконфигурировано таким образом, чтобы его можно было настраивать без привлечения технического специалиста. Разумеется, нужно тратить время на заключение договоров, поиск ОФД и разрешения нюансов настройки. Если есть цель сэкономить денежные средства, но при этом потратить уйму времени, то установка кассы для ИП или ООО возможна в самостоятельном режиме ответственным персоналом организации.
Электронная подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) способна полностью заменить ручной аналог на бумаге, что повышает удобство онлайн-бизнеса. Владельцу такой подписи рекомендуется иметь сертификат с усиленной криптографической защитой. Это делает операции подписания документов безопасными с минимальным риском хищения информации или ложного подписания.
Основные возможности владельца ЭЦП:
- взаимодействие с государственными цифровыми ресурсами через Интернет;
- возможность участия в онлайн-торгах;
- заключение и расторжения договоров с ОФД;
- подача финансовых отчетов в налоговую через Интернет;
- регистрация, снятие с учета государством онлайн-кассы.
Цифровая подпись, как правило, записывается на персональный RuToken или носитель, подключаемый к рабочему компьютеру через порт USB. Это устройство напоминает миниатюрный Flash-накопитель, который удобно взять с собой или спрятать в недоступном для общественного внимания места. Это повышает условия безопасности бухгалтерской, юридической или другой важной информации.
При наличии ЭЦП установка кассового аппарата значительно упрощается, так как экономиться время на получение этого продукта, дальнейшую регистрацию подписи и согласование юридических нюансов. Пользоваться онлайн-кассовым оборудованием обязательно с точки зрения текущего законодательства. В противном случае владельца бизнеса ожидают санкции и строгие штрафы до приобретения, настройки и эксплуатации оборудования.
«Все в кассу» — лучшее решение для Вас и Вашего бизнеса!
- Недорогое оборудование в собственности от известного производителя «АТОЛ»
- Демократичные тарифы, обслуживание от 0 руб.
- Подключается к любому локальному компьютеру
- Любые операции с чеками по API или вручную
- Отправка онлайн-чеков на почту
- Гибкие возможности для автоматизации
- Совместимость с известными CMS и платежными сервисами
- Удобный личный кабинет. (Заказать демо)
- Помощь в регистрации и подключении
- Интеграция под ключ опытными сотрудниками
- Возможность приобретения оборудования в рассрочку
Источник: vsevkassu.ru