Как подтвердить командировочные расходы ИП

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Командировка: как рассчитать командировочные расходы

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;
• электронные чеки;
• товарные накладные;
• приходные кассовые ордера;
• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:
4. сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
5. сведения о сумме текущего аванса;
6. общая сумма полученных и израсходованных денег;
7. сумма остатка либо перерасхода;
8. информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.
9. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Командировочные расходы, солидарные поручители, учёт расходов ИП

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Источник: astral.ru

Могу ли я как ИП оформить на себя командировочное удостоверение?

Могу ли я как ИП оформить на себя командировочное удостоверение?

Ответы на вопрос (1):

11.10.2018, 03:45,

Здравствуйте, Екатерина. Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

если в процессе ознакомительного тура были приобретены МПЗ, то такие расходы можно включить в состав материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; если предпринимателем произведены расходы на юридические услуги, то можно учесть их в составе расходов на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги в соответствии с подп. 15 п. 1 ст.

346.16 НК РФ; если в деловой поездке были заключены договоры поручения либо агентские договоры, то расходы по ознакомительному туру можно признать в составе расходов на выплату комиссионных, агентских вознаграждений и вознаграждений по договорам поручения в соответствии с подп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Какое место назачения необходимо указать в приказе в данном случае?

Как правильно оформить командировочное удостоверение, если сотрудник направлен в командировку из Москвы в Самару, из Самары в Краснодар, их Краснодара в Самару, из Самары в Москву (все приходится на один период командировки). Какое место назачения необходимо указать в приказе в данном случае? Какие печати должны быть на командировочном удостоверении? Спасибо.

Пропущенные отметки в командировочном удостоверении — повлияют ли на оплату билетов?

При нахождении в служебной командировке, забыл поставить в командировочное удостоверение военнослужащего отметку об убытии и прибытии, при проезде использовал воиский проездной документ, не вычтут ли с меня деньги за билеты, если нет отметок в командировочном удостоверении?

Что предоставить в управляющую компанию вместо командировочного удостоверения для перерасчета по коммунальным услугам?

Я нахожусь в длительной командировке в другом городе. До Нового года я предоставлял в управляющую компанию вместе с заявлением на перерасчёт по коммунальным услугам справку с места работы, командировочное удостоверение, копию договора аренды квартиры. С 2015 года командировочные удостоверения отменены, А что мне в новом году предоставить в УК. Я езжу на своей авомашине, поэтому документов проездных не могу предоставить.

Возможность возврата водительского удостоверения при отсутствии сдачи временного удостоверения

Меня лишили прав по ст.12.8.

Вопрос вернут ли мне водительское удостоверение если я не сдал временное удостоверении?

Могу ли я забрать недействительное водительское удостоверение для хранения у себя?

Если мне потребовалась копия водительского удостоверения как мне быть?

Как оформить квартиру, приобретенную иностранцем в России: через удостоверение личности или дарственную?

Я приехал из Казахстана, у меня удостоверение личности. Могу ли я оформить на себя приобретенную квартиру по этому удостоверени ю или оформить её дарственной сыну?

Как восстановить командировочное удостоверение, если печати несохранились, а организация существует?

У меня такая ситуация в 2013 году у меня Была командировка, где проходило КТО, в 2013 нам отказали в выдаче удостоверение ветерана боевых действий. Но 2015 году после суда, оказалось что мы вошли в КТО. Я сдала все документы для утверждения, но в командировочном удостоверении расхождения с выписками приказов о дате. Но это не моя вина. Как мне восстановить командировочные удостоверение, если печати уже несохранились, А организации существуют?

Требования бухгалтера на выдачу командировочных наличными вопреки отсутствию согласия со стороны больного: правомерны ли они?

Я на больничном без моего согласия росписи в приказе и в командировочном удостоверении начислилил командировочные и бугалтер требует их им отдать наличными на руки правомерно ли требования бугалтера?

Восемь лет назад я был военнослужащим в Цхинвале: возможно ли получить удостоверение участника боевых действий?

8 лет назад я служил в армии мы находились с 09.08.2008 г. в городе Цхинвал о чем есть командировочное удостоверение. Могу ли я оформить удостоверение участника боевых действий?

Я участник боевых действий в зоне грузино-югоосетинского конфликта в августе 2008 года, и мне положено удостоверение ВБД.

Меня зовут Фатали. Я участник боевых действий в зоне грузино-югоосетинского конфликта в августе 2008 года, и мне положено удостоверение ВБД. В феврале 2011 года военный комиссариат республики Дагестан отправил на меня соответствующие документы, для получения удостоверения ВБД, в город Ростов-на-дону, в комиссию Южного военного округа.

В январе 2012 года из южного военного округа мне пришло письмо с отказом в выдаче удостоверения на основании отсутствия следующих документов: 1) копия ведомости получения боевых; 2) командировочное удостоверение (позже написали, что в командировочном удостоверении отсутствует подпись командира части). В январе 2012 года военный комиссариат отправил запрос в архив южного военного округа для отправки этой ведомости в военкомат.

Из архива до сих пор нет никакого ответа. А если и придет положительный ответ, т.е. вышлют в военкомат эту нехватающую выписку, то комиссия округа все равно откажет, так как командировочное удостоверение без подписи! Что необходимо мне сделать в данном случае? Идти в суд? Если да то какой?

Отказ директора школы в оплате командировочных расходов: правомерные действия или нарушение?

Директор школы отказывается оплачивать командировочные расходы, ссылаясь на то, что в быджете района не заложены на это деньги. Я написала заявление. Где содержится просьба оплатить мне командировочные расходы (имеется приказ по школе, подписанный директором и командировочное удостоверение), а директор уверяет, что может рассматривать мое заявление три дня. Правометны ли действия директора?

Источник: www.9111.ru

Учет командировочных расходов: нестандартные налоговые ситуации

Как известно, без командировок не обходится ни одна организация, практически каждый бухгалтер отражает командировочные расходы. Однако при всей кажущейся простоте их налоговый учет таит в себе много спорных моментов. Рассмотрим основные из них на примерах.

Иностранная организация открыла филиал в России по продаже мобильных средств связи (телефонов, смартфонов и т.д.) и пригласила работников филиала на конференцию с целью обмена опытом. Оплата расходов осуществлялась за счет принимающей стороны. При этом были оплачены расходы сотрудников на авиабилеты, счета гостиниц и ресторанов (оплата питания). Можно ли выплатить российским работникам еще и суточные за время пребывания на конференции? Можно ли включить суточные и оплату обратных билетов в расходы при расчете налога на прибыль, если работники задержались на несколько дней для отдыха и проведения экскурсионной программы?

Согласно ст. 167 ТК РФ [1] при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Такими расходами в соответствии со ст. 168 ТК РФ являются:

• расходы по проезду; ƒ
• расходы по найму жилого помещения; ƒ
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); ƒ
• другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Иными словами, суточные представляют собой возмещение работнику произведенных им дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства.

Что касается других расходов, то в случае направления работников в зарубежную командировку им дополнительно возмещаются [2, п. 23]: ƒ

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; ƒ
• обязательные консульские и аэродромные сборы; ƒ
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; ƒ
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки; ƒ
• иные обязательные платежи и сборы.

Таким образом, нормативными документами закреплено право на возмещение произведенных расходов, т. е. тех расходов, которые были осуществлены работником в связи с выполнением служебного задания вне его постоянного места работы.

При поездке на конференцию за рубеж за счет принимающей стороны расходов по проезду и найму жилого помещения, а также расходов на питание у работников не было. Возникает вопрос: полагается ли выплатить работникам суточные?

Согласно ст. 168 ТК РФ суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с его проживанием вне постоянного места жительства.

Поскольку суточные выплачиваются дополнительно к сумме возмещения расходов на проживание, чаще всего их отождествляют именно с компенсацией расходов на питание. Однако суточные — это компенсация не только расходов на питание, но и любых других расходов, возникающих в связи с временным проживанием вне дома (например, расходов на междугородние переговоры, химчистку и глаженье одежды, оплату услуг носильщика).

Перечень подобных расходов законодательно не утвержден. Следовательно, оплата принимающей стороной питания командированного работника не лишает его права на получение суточных от организации, в которой он работает.

Чтобы определиться с размером выплачиваемых суточных, рекомендуем взять за основу порядок, предусмотренный для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета [3, п. 7]:

1) если принимающая сторона обеспечивает работника, направленного в служебную командировку на территорию зарубежного государства, иностранной валютой на личные расходы, то суточные в иностранной валюте ему не выплачиваются;

2) если принимающая сторона не выплачивает командированному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в сумме 30% от установленных Правительством РФ размеров.

Ввиду того что законодательного регулирования данного вопроса для коммерческих организаций не установлено, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться локальным нормативным актом, например положением об оплате труда, положением о командировках, в том числе зарубежных.

Иными словами, если в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о командировках или ином локальном нормативном акте организации будет установлено, что суточные при загранкомандировках выплачиваются из расчета определенной суммы, допустим 2500 руб., то и для целей бухгалтерского и налогового учета в расчет будет приниматься эта сумма [1, ст. 168; 2, п. 11].

Если в локальном нормативном акте будет предусмотрено, что в случае оплаты расходов на питание за счет принимающей стороны суточные не выплачиваются, то работнику будет трудно оспорить это положение даже в судебном порядке.

Таким образом, организация вправе выплатить своим работникам суточные и суммы возмещения иных расходов, связанных с командировкой, в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или иным локальным нормативным актом.

Другие правила применяются в отношении налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

В абзаце десятом п. 3 ст. 217 НК РФ [4] установлено, что не облагаются НДФЛ суммы суточных, выплачиваемые согласно законодательству РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Значит, суммы суточных, превышающие 700 руб. в день (при командировках по территории России) или 2500 руб. в день (при зарубежных поездках), включаются в доход работника, облагаемый НДФЛ.

С вышеуказанных сумм организация-работодатель обязана удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет [4, п. 1 ст. 226].

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 29.10.2009 № 03-04-06-01/274.

Обратите внимание: если зарубежная конференция проходила в одном городе, например в Лондоне, а после окончания конференции российские сотрудники переехали в Париж для осуществления экскурсионной программы в личных целях, то расходы на проезд, проживание и суточные за время пребывания в Париже работодатель оплачивать не обязан.

Аналогично решается вопрос с оплатой расходов на экскурсионные программы и личный отдых после выполнения командировочного задания и на территории РФ.

И еще одну особенность в отношении НДФЛ необходимо учитывать при выплате суточных за период нахождения работника в загранкомандировке.

При следовании работника на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях [ 2, п. 18; 3, п. 5].

То есть при определении суммы, освобождаемой от обложения НДФЛ, суточные за последний день загранкомандировки принимаются в размере 700 руб.

Несмотря на то, что в положении о командировках или ином локальном нормативном акте организации может быть установлена выплата суточных за последний день в той же сумме, что и за все другие дни загранкомандировки (т. е. больше 700 руб.), суточные, выплаченные работнику сверх вышеуказанных размеров, облагаются НДФЛ. Такие разъяснения при- ведены в письмах Минфина России от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

Организация заключила договор подряда на выполнение реставрационных работ. Можно ли в качестве компенсации оплатить командировочные расходы сотрудникам, работающим по договору подряда, и соответственно учесть их при расчете налога на прибыль? Необходимо ли с суммы компенсации удержать НДФЛ?

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Работником признается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем [1, ст. 20].

Следовательно, в служебную командировку могут направляться как сотрудники, для которых данное место работы является основным, так и лица, работающие по совместительству.

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, его служебная поездка согласно формулировкам ст. 166 ТК РФ не является командировкой. В то же время во многих организациях работают не только лица, с которыми заключены трудовые договоры, но и лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров. При этом нередко возникают ситуации, при которых такому внештатному сотруднику необходимо выехать в другой населенный пункт для выполнения задания в соответствии с договором.

По общему правилу такая поездка командировкой являться не будет, и возмещать командировочные расходы сотруднику организация не обязана.

Однако стороны вправе закрепить в договоре (или в дополнительном соглашении к нему) обязанность организации оплатить расходы, связанные с такой поездкой (например, стоимость проезда, номера в гостинице и т. д.).

В итоге сотрудник, состоящий в гражданско-правовых отношениях с организацией, получит и вознаграждение по договору, и компенсацию расходов, связанных с поездкой.

Если данные затраты будут для организации экономически обоснованными, она вправе учесть их в составе расходов по налогу на прибыль.

Что же касается удержания НДФЛ с сумм компенсации расходов, связанных с такой поездкой, можно отметить следующее:

Поездка сотрудника, состоящего в гражданско-правовых отношениях с организацией, производится в интересах организации и обусловлена выполнением работ по гражданско-правовому договору. Поэтому компенсация вышеуказанных расходов не может являться доходом физического лица и не должна включаться в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Такой вывод поддерживается и арбитражной практикой (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.12.2008 № Ф03-5362/2008. Определением ВАС РФ от 26.03.2009 № ВАС-3334/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Работник организации направлен в однодневную командировку. Следует ли ему оплатить суточные и расходы на питание (счет из кафе, ресторана)? Будут ли учтены данные расходы при расчете налога на прибыль? Изменится ли ситуация в случае однодневной зарубежной командировки?

Для признания однодневной поездки командировкой необходимо одновременное выполнение двух условий:

1. поездка не носит постоянного характера; ƒ
2. работник не относится к категории лиц с разъездным характером работы.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются организацией самостоятельно и закрепляются либо коллективным договором, либо иным нормативным документом фирмы. Поэтому организация может в своем нормативном локальном документе, например в положении о командировках, предусмотреть выплату суточных по однодневным поездкам.

Однако в случае однодневной командировки в пределах РФ возможны налоговые риски. Дело в том, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, т. е. компенсируются личные расходы работника, проживающего вне места постоянного жительства свыше 24 часов [ 2, п. 11]. В противном случае выплата суточных не может рассматриваться как обоснованный расход и, как следствие, учитываться для целей налогообложения.

Такие разъяснения были приведены в письме УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 № 20- 12/11312.

Более того, при выплате однодневных суточных у организации могут возникать налоговые риски и по НДФЛ, поскольку главой 23 НК РФ этот вопрос прямо не урегулирован. Поэтому если организация будет учитывать выплату суточных при однодневных командировках в пределах РФ в составе расходов при расчете налога на прибыль, а также не удержит НДФЛ с доходов физического лица, то это может стать основой для спора с контролирующими органами.

В случае однодневной заграничной командировки выплата суточных не только не запрещена, но и прямо предусмотрена: работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой внутренними нормативными документами организации для зарубежных командировок [ 2, п. 20; 3, п. 7].

Если руководящий состав организации выезжает вкомандировку, можно ли учесть в составе расходов организации оплату билетов бизнес-класса, стоимость услуг VIP-залов и иных сервисных услуг, например такси до аэропорта?

ТК РФ не ограничивает размер расходов работодателя на оплату проезда и не определяет виды транспорта, которые могут использоваться при направлении работников в командировку. В данном случае можно воспользоваться нормами ст. 168 ТК РФ, согласно которым организация вправе учесть произведенные затраты в составе расходов по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ, если локальными нормативными актами будет установлена необходимость и целесообразность таких расходов.

В любом случае для включения расходов при исчислении налога на прибыль необходимо, чтобы они отвечали требованиям ст. 252 НК РФ. Таким образом, организация вправе учесть в составе расходов стоимость оплаты командированным сотрудникам билетов по тарифу «бизнес-класс».

Если в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте будет закреплено, что организация компенсирует командированным сотрудникам стоимость услуг VIP- залов аэропортов, стоимость услуг такси, а также установлен размер этой компенсации, то расходы могут учитываться при исчислении налога на прибыль в случае соблюдения всех прочих условий (документального подтверждения, экономической обоснованности).

Минфин России и арбитражные суды придерживаются аналогичной точки зрения (письмо Минфина России от 07.06.2007 № 03-03- 06/1/365, постановление ФАС Московского округа от 14.09.2010 № КА-А40/10158-10 по делу № А40- 174845/09-76-1283).

Встречаются ситуации, при которых компании заключают договоры на оказание услуг по организации зарубежных командировок, например поручают сторонней фирме осуществить выбор и бронирование мест в гостинице, авиабилетов и т. п. Расходы на выплату вознаграждений по таким договорам, по мнению Минфина России, к командировочным не относятся. Однако их можно списать в составе прочих затрат на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03- 03-06/1/884).

Работник организации прибыл из заграничной командировки и представил счет за проживание в гостинице, где НДС выделен отдельной строкой. Можно ли такой НДС принять к вычету? Какую сумму следует учесть при расчете налога на прибыль?

По общему правилу налогоплательщик вправе принять к вычету НДС по расходам на командировки, включая расходы по найму жилого помещения [4, п. 7 ст. 171]. В этом случае требование о выставлении счетов-фактур считается выполненным, если продавец выдал чек ККТ или бланк строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку [ 4, п. 7, ст. 168] .

Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, инвойс (от англ. «invoice» — счет, фактура), который выдают зарубежные отели. При этом не стоит забывать, что такой счет, как и любой другой первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, должен быть построчно переведен на русский язык.

Основанием служат п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) и письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949.

Только такой счет можно принять к учету в качестве документа, подтверждающего произведенные командировочные расходы, в том числе по найму жилья.

Что касается НДС, выделенного в счете гостиницы за время пребывания в зарубежной командировке, то требование п. 7 ст. 168 НК РФ выполнено быть не может, поскольку налог, выделенный в счете гостиницы, соответствует законодательству иностранного государства. Тем не менее сумму, указанную в счете гостиницы, можно полностью учесть при расчете налога на прибыль.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при расчете налога на прибыль учитываются затраты на командировочные расходы, в том числе суммы возмещения затрат на проживание сотрудника за рубежом, включая суммы НДС. Письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03-03- 06/1/37 подтверждает обоснованность такого выхода.

• Следующая публикация «Электронные» торги станут нормой, как и Интернет-магазины
• Предыдущая публикация Журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур: особенности заполнения части 2

Источник: nalogkodeks.ru