Как построить бизнес процесс

Развиваясь, ОАО «Ленэнерго» ориентируется на лучшие мировые практики и методологии управления бизнес-процессами, такие как международные стандарты ISO по архитектурам предприятия и менеджменту качества. Хороший пример в практике ОАО «Ленэнерго» – развитие в области технологического присоединения. Благодаря выстраиванию четких бизнес-процессов и механизмов управления, всего за три года компания проделала масштабный объем работы, полностью перестроив всю систему техприсоединения и значительно сократив сроки ключевых этапов.

Благодарим Пресс-центр ОАО «Ленэнерго» за предоставление данного материала.

Прием 1. Идентифицировать и описать бизнес-процессы. Сложное станет наглядным и понятным

Методика. Для визуализации работы в области технологического присоединения в ОАО «Ленэнерго» создана укрупненная диаграмма бизнес-процессов. По сути – это инженерный чертеж действий на уровне компании в целом. Если правильно детализировать каждый компонент, получится подробное описание деятельности по техприсоединению на уровне исполнителей.

Благодаря схеме у специалистов компании – единое видение. Такие чертежи помогают сотрудникам ориентироваться в последовательности и логике действий, четко фиксируют зоны ответственности, поддерживают автоматизацию документооборота.

Кейс. В конце 2010 года ОАО «Ленэнерго» первой среди сетевых компаний России запустило глобальный проект реинжиниринга бизнес-процессов технологического присоединения к сетям. Руководство решило фактически заново отстроить систему технологического присоединения, для чего специалисты обратились к лучшему мировому опыту организации бизнес-процессов в данной области и постарались адаптировать его к отечественным реалиям. Для достижения результатов ОАО «Ленэнерго» оптимизировало внутренние процедуры присоединения к сетям: сокращены цепочки согласований, разработаны типовые решения задач по технологическому присоединению.

Прием 2. Автоматизировать бизнес-процессы

Время выполнения процессов сократится, производительность труда повысится, специалисты смогут предлагать больше решений. А сами процессы «склеятся по всей компании и приобретут память» – информация перестанет теряться.

Методика. Развитие информационных технологий позволяют сегодня автоматизировать каждый бизнес-процесс. Данные можно собирать в электронных базах, а управлять проектами и мероприятиями дистанционно в режиме он-лайн.

Кейс. ОАО «Ленэнерго» внедряет глобальную автоматизацию ключевых процессов – создан электронный архив документов, внедрены новые, удобные типовые формы заявок и договоров на технологическое присоединение. В 2012 году ОАО «Ленэнерго» начало модернизацию клиентской части сайта компании, разработку и внедрение интерактивных сервисов для клиентов.

Размещена интерактивная карта технологического присоединения – инструмент, которому по качеству и функциональности нет аналогов в России. На карте отображены все источники питания 35-110 кВ в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. По каждой подстанции можно узнать всю информацию, необходимую для технологического присоединения: открыт или закрыт энергоисточник для подключения, эксплуатационные характеристики подстанции, максимальную мощность, разрешенную при технологическом присоединении.

Прием 3. Построить регулярную схему управления бизнес-процессами, измерять показатели результативности, своевременно реагировать

Методика. Один из ключевых показателей в области технологического присоединения – среднее время обслуживания заявок. Необходимо отслеживать путь каждой заявки, ее статус, проводить обработку данных в заданных горизонтах управления – день, неделя, месяц. Для наглядности обработанные данные удобно представить в интуитивно понятном виде, например, методом светофора.

Если среднее время обработки заявок не выходит за норматив – горит зеленый индикатор. Приближается к опасной зоне – включается желтый, превышает – опасный красный цвет. В этом случае нужно внимательно анализировать причины отклонений и корректировать ситуацию.

Кейс. Введение новых стандартов позволило ОАО «Ленэнерго» сократить среднее время подготовки договора на технологическое присоединение с 110 дней в 2010 году до 15 дней в 2013 году. В конце прошлого года компания запустила проект «8-800», призванный свести техприсоединение потребителей Ленинградской области к пяти простым этапам без визитов заявителей в сетевую компанию.

Заявитель может подать заявку, позвонив в контакт-центр «Ленэнерго». После подачи заявки специалисты компании подготовят договор технологического присоединения, разработают технические условия. Работы по фактическому присоединению проведут специализированные мобильные бригады «Ленэнерго» за день.

Прием 4. Поддерживать развитие новых компетенций участников бизнес-процессов на базе современных методологий и лучших практик

Новейшие приемы и инструменты управления быстро трансформируются в штатную деятельность компании на постоянной основе.

Методика. Новые проекты требуют развития компетенций у сотрудников. Сегодня это можно делать в любое время благодаря дистанционному обучению и кооперации с профильными центрами развития. Так, накопленный опыт по технологическому присоединению оформлен Московским физико-техническим институтом как учебный продукт. Обучение проходит на профильной интернет-площадке.

В итоге – каждый новый специалист быстро выходит на современный уровень, а опыт проектов не пропадает и накапливается.

Кейс. Лучшие мировые практики и технологии ОАО «Ленэнерго» применило в созданном в Санкт-Петербурге пилотном для России Центре по работе с клиентами и технологическому присоединению (ЦРКП). Программные продукты Центра разработаны с использованием мировых стандартов специально для ОАО «Ленэнерго». В ЦРКП работают операторы с высшим инженерным образованием, которые одинаково хорошо разбираются как в технических вопросах, так и в правовых особенностях работы по технологическому присоединению к электрическим сетям.

Источник: up-pro.ru

Инструкция: как построить бизнес-процессы?

Эта инструкция поможет вам разобраться с бизнес-процессами и ускорит работу по их идентификации и моделированию. Вы поймете ценность бизнес-процессов для бизнеса, как их построить, на какие вопросы ответить в ходе проектирования и почему нужно выбирать специализированное ПО для описания и оптимизации процессов. Мы покажем на практике основные преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это ряд задач или набор действий, выполняемых определенным образом группой заинтересованных сторон для достижения организационных целей. Эффективное выполнение бизнес-процессов напрямую способствует успеху и росту бизнеса в целом.

Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику. Это фундаментальный строительный элемент для таких связанных областей, как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. д.

Важность бизнес-процессов

Потребность выделения и описания бизнес-процессов вполне очевидна — процессы обеспечивают безопасность любого бизнеса и помогают улучшать деятельность за счет оптимального использования ресурсов.

Ключевые причины иметь четко определенные бизнес-процессы:

• Определить наиболее важные задачи для бизнеса
• Повысить эффективность процессов
• Оптимизировать взаимодействие между сотрудниками/ролями/отделами
• Обеспечить подотчетность и оптимальное использование ресурсов
• Обеспечить порядок и предотвратить хаос в рутинных операциях
• Стандартизировать процедуры для выполнения задач, которые действительно важны для вашего бизнеса

8 шагов построения бизнес-процессов

Шаг 1: Определите свои цели

Определите, чего вы хотите достичь с помощью своего процесса. Это поможет вам взглянуть на различные решения и выявить важные недостатки для устранения (и, таким образом, стать требованиями).

Ключевые вопросы здесь:

• Какие проблемы мы решим?
• Какие возможности мы будем использовать?
• Каковы наши цели?
• Являются ли выявленные цели реалистичными и достижимыми?
• Как мы будем измерять успех?

Шаг 2: Планируйте

Установив свои цели, создайте план с подробным описанием того, как вы их достигнете.

Вопросы, которые вы должны задать себе на этом этапе:

• Каковы необходимые шаги?
• Сколько времени это займет?
• Достаточно ли бюджета для проекта?
• Какие виды деятельности нужно постоянно контролировать, а какие периодически?
• Может ли план измениться во время проекта из-за новых идей или рисков, которые не были включены в первоначальный план, но уже не могут быть исключены?
• Могут ли ресурсы стать недоступными?

Шаг 3: Опишите задачи на основе целей компании

На этом этапе вы должны создать конкретные задачи, которые помогут вам достичь конечных целей вашего процесса.

Вы можете сделать это, ответив на эти вопросы:

• Какие мероприятия необходимы для достижения каждой цели?
• Какие ресурсы (например, люди, оборудование) необходимы для каждого вида деятельности?
• Нужно ли нам связывать какие-либо задачи друг с другом?
• Связаны ли какие-либо действия друг с другом?

Шаг 4. Назначьте задачи отделам или отдельным лицам

Теперь, когда у вас есть хороший обзор всех задач, связанных с вашим проектом, пришло время назначить их конкретным отделам или отдельным лицам.

Вы должны спросить себя:

• Кто будет отвечать за каждую задачу?
• Есть ли зависимости между задачами?
• Сколько работы содержится в каждой задаче?
• Все ли сотрудники в курсе поставленных перед ними задачами?
• Есть ли какие-либо риски, связанные с задачами?

Шаг 5: Протестируйте процесс

Этот этап ценен для выявления и устранения узких мест, источников задержки или ненадежности. Моделирование бизнес-процессов может быть полезным для демонстрации того, где может накапливаться рабочая нагрузка, и выявления потенциальных точек сбоя.

Вы должны спросить себя:

• Работает ли наш процесс?
• Есть ли у нас все необходимые ресурсы, чтобы начать?
• Есть ли у нас план, если что-то пойдет не так во время тестирования?
• Сколько тестов мы должны провести и какие входные данные мы будем использовать для каждого теста?
• Соответствуют ли результаты наших тестов нашим ожиданиям (например, с точки зрения сроков, используемых ресурсов)?
• Как мы можем улучшить результаты?

Шаг 6: Запускайте процесс

Начните запуск процесса в рабочем режиме. Взаимодействуйте, объясняйте, обучайте все заинтересованные стороны.

Вы должны спросить себя:

• Изменились ли наши цели?
• Есть ли какие-либо улучшения, необходимые для этого процесса сейчас, когда он был введен в действие?
• Что может пойти не так?
• Каковы риски и как мы можем их смягчить?
• Как мы узнаем, что процесс успешен?

Шаг 7: Отслеживайте результаты

Проверьте, соответствуют ли ваши бизнес-процессы заявленным требованиям, выявите закономерности в его реализации. Задокументируйте историю процесса.

Вы должны спросить себя:

• Какой процент наших целей мы достигли?
• Какие области нам нужно улучшить?
• Какие этапы процесса вызывают проблемы?
• Возникли ли какие-либо непредвиденные проблемы?
• Как мы можем еще больше улучшить наш процесс?

Шаг 8: Обновите и повторите

Если процесс способен достичь поставленные перед ним цели, воспроизведите его для будущих процессов.

Вы должны спросить себя:

• Как изменилась наша бизнес-среда?
• Как изменения в бизнес-среде влияют на наш бизнес?
• Чем отличается последний раз, когда мы отслеживали этот процесс?
• Как наши новые цели могут быть достигнуты с помощью измененного бизнес-процесса?
• Можем ли мы улучшить наш существующий процесс для достижения новых целей?
• Нужно ли добавлять новые шаги или действия, которых не существовало при составлении первоначального плана?
• Материализовались ли какие-либо новые риски? Как они были смягчены?
• Каков общий показатель успеха пересмотренного процесса?
• Как мы можем убедиться, что показатель успеха остается высоким?

4 атрибута идеального бизнес-процесса

1. Конечный. Хороший бизнес-процесс имеет четко определенную отправную и конечную точку. Он также имеет конечное количество шагов.

2. Повторяемый. Хороший бизнес-процесс может быть запущен неограниченное количество раз.

3. Создает ценность. В конечном итоге он направлен на создание ценности. Если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, он не должен существовать.

4. Гибкость. Процесс должен быть гибким и подстраиваться под определенные меняющиеся условия.

Преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов

Решения для управления бизнес-процессами (BPM) — это программные инструменты, специально разработанные для выполнения основных операций по управлению бизнес-процессами: моделирование, реализация, оценка и улучшение бизнес-процессов для обеспечения оптимальной эффективности и производительности.

Система для моделирования бизнес-процессов SILA Union позволяет описывать бизнес-процессы от верхнего до детального уровня, используя любые популярные нотации в графическом или текстовом виде. Процессы моделируются в формате «КАК ЕСТЬ», а после их анализа встроенными инструментами выполняется оптимизация процессов, создаются модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».

Эффективность процессов при описании в профессиональной среде моделирования увеличивается на 56%. Внедрение системы SILA Union обеспечит компании множество бизнес-преимуществ, таких как:

1. Безграничные возможности по построению бизнес-процессов: десятки готовых нотаций, а также возможность создавать свои типы моделей, объектов, связей, атрибутов — полное управление методологией в вашей компании.

1. Надежность и безопасность — гибкое управление доступом к данным делает хранение информации безопасным.

1. Совместный доступ к данным. Все бизнес-процессы описываются на единой для организации платформе с доступом к этим данным для всех сотрудников организации. Все данные становятся связанными, и изменение одних объектов организации влияет на другие.
2. Снижение рисков. SILA Union помогает выявлять, предотвращать и устранять ошибки и узкие места в процессах, тем самым минимизируя риски.

1. Оптимизация деятельности. Мониторинг процессов в SILA Union позволяет выявлять и устранять дублирующиеся задачи, грамотно распределять ресурсы — человеческие усилия инвестируются только в соответствующие задачи.

1. Минимизация затрат за счет обеспечения прозрачности и наглядности процессов.

1. Взаимодействие сотрудников — все знают о своих обязанностях, а также о сроках и узких местах.

1. Возможность анализа процессов — рассчитываются реальная стоимость процессов, уровень загрузки персонала, узкие места и возможности для автоматизации.

1. Повышение производительности — увеличивается скорость обработки операций за счет минимизации ошибок, дублирования процессов, автоматизации и сокращения ручных операций.

1. Соответствие отраслевым нормам и стандартам.

Заключение

Источник: silaunion.ru

Как происходит построение бизнес-процессов

Построение бизнес-процессов для организации может приобретать две формы. Первая выглядит как совокупность определенных алгоритмов выполнения поставленных задач. Вторая – это составление должностных инструкций и регламентов, которые смогут обеспечить надлежащее качество реализации процессов работы организации.

Главное предназначение

Сам бизнес создается, в первую очередь, для получения прибыли. Чтобы любимое дело работало «как часы» и приносило ожидаемую прибыль, необходимо иметь четкое представление о том, как функционирует предприятие. Для этого нужно прибегнуть к методике построения планов и бизнес-процессов.

Элементы бизнес-процессов являются основой выработки стратегии компании. Непосредственное формирование бизнес-процессов происходит в такой последовательности:

1. Подготовка. Определяется состав участников и сроки начала и окончания процесса.
2. Разработка. Выделяется инициирующее событие, приблизительный результат, возможные риски и составляется диаграмма бизнес-процессов.
3. Проверка или валидация. На данном этапе происходит сравнение диаграммы с результатами, выявляются исключения.

Для создания бизнес-процесса используют современные компьютерные технологии и специальное программное обеспечение.

Основные цели

Конечной целью написания бизнес-процессов является улучшение работы фирмы. Поэтому во время проведения базового анализа особое внимание нужно уделить повышению ценности будущих плодов труда и сокращению затрат и времени, необходимых для выполнения процесса.

Качественное создание бизнес-процессов занимает достаточное количество времени и преследует такие цели:

• Описание. При помощи формирования моделей можно тщательно рассмотреть процесс от его начала и до самого завершения. Модель дает возможность со стороны оценить процесс и выявить его слабые и сильные элементы.
• Нормирование. Любая деятельность должна осуществляться в соответствии с определенными правилами. Поэтому и разработка бизнес-процессов должна регламентироваться специальными правилами.
• Установление взаимосвязей между элементами, а также между процессами. Мало построить качественную модель, необходимо также предусмотреть логическую связь между процессами.

Чем рациональней будет взаимодействие между процессами, тем эффективней будет конечный результат.

Стадии разработки

Разработка и внедрение модели бизнес-процессов проходит несколько этапов. Вся работа направлена на конечный результат, поэтому модель рассматривается и с проектной, и с практической стороны.

Вновь созданные и проверенные модели выстраиваются в определенной иерархической последовательности. Эта последовательность именуется деревом бизнес-процессов. Это схематическое изображение процессов, происходящих в организации, в наиболее наглядной форме.

Такая структура имеет много общих черт с деревом целей и является одним из элементов стратегического управления. Дерево целей строится, начиная от миссии (главнейшей цели) организации и заканчивая выполнением оперативных задач. Последние же реализуются именно с помощью бизнес-процессов.

Элементы дерева бизнес-процессов (БП) подразделяются на:

• основные;
• обеспечивающие;
• вспомогательные.

За счет применения данной классификации значительно упрощается структура бизнес-процесса, что позволяет не упустить важные моменты.

Проанализируем этапы разработки БП.

Создание «набросков»

Чтобы что-то улучшить, для начала необходимо тщательно изучить строение, принцип работы, а также окружение бизнес-процесса в данный момент времени. На этом этапе необходимо определить предельные сроки реализации БП, выявить главные его стороны, собрать необходимые данные о работе и т. д. Эта стадия еще называется черновым или набросочным вариантом в том виде, как есть.

Тщательный анализ получившейся модели

На этом этапе, имея черновой вариант, можно выявить ненужные связи или повторяющиеся процессы с целью их исключения. Вновь пересматриваются сроки реализации БП. Конечный итог этапа – полностью сформированная модель в том виде, какая она есть.

Создание оптимальной модели

На основании имеющегося варианта в виде, как это есть на самом деле, можно сформировать модель в виде, как хотелось бы. В реальную картину добавляются элементы, которые тем или иным способом могут повлиять на конечный результат. Иными словами, создается модель будущего состояния БП.

Тестирование усовершенствованной модели

После разработки нового варианта БП его необходимо апробировать. Для этого он временно внедряется в работу организации и на основании полученных результатов делаются выводы о его соответствии заявленным требованиям. Если процесс оправдает надежды, то БП внедряется в организацию на постоянной основе. Если в ходе апробации были выявлены значительные неточности или ошибки, то эта модель отправляется на доработку.

Улучшение полученной модели

Жизненный цикл бизнес-процесса тесно связан с жизненным циклом организации. И он не может быть ограничен только разработкой, внедрением и апробацией БП. Он также включает в себя период, когда процесс совершенствуется, трансформируется в соответствии с разработанной стратегией предприятия.

Создание моделей БП может иметь различный характер. Все зависит от того, на какой стадии жизненного цикла находится организация, какие проблемы на данном этапе должны быть решены при помощи построения БП. Однако учесть все детали зачастую не получается, поэтому процессы моделирования разделяют по видам. Таким образом можно получить наиболее простой и наглядный вариант модели.

Бизнес процессы: Видео

Источник: ipinform.ru