Бланк
Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
- название организации;
- физический адрес организации;
- телефон и факс;
- web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номер
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Информатика. Сетевые технологии: IP-адресация. Центр онлайн-обучения «Фоксфорд»
Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.
Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
Шапка письма
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.
Уважаемый Павел Николаевич!
Шрифт
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.
К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
Нумерация листов
Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.
Что такое IP адрес? Eго типы, перевод в двоичную форму, маска подсети
Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Информация об исполнителе
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.
Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.
Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Приложения
Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.
С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.
Источник: blanker.ru
Информационное письмо
Информационные письма в любой организации — существенная часть от всей корреспонденции. Для того, чтобы научиться работать с ними, нужно понимать их назначение и разновидности. В статье рассмотрим, как написать информационное письмо.
Что такое информационное письмо и какие виды таких писем бывают
Информационное письмо — это деловое письмо, в котором адресату сообщают сведения официального характера. Такие письма обычно носят типовой характер. Их рассылают органам власти и управления различных уровней, подведомственным организациям или организациям определенного типа.
В информационных письмах могут дословно цитировать отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов, рекомендации и предложения. В них могут включать информацию, которая разъясняет особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда информационные письма называют ещё методическими. Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо, давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит информацию определенного типа.
Разновидности информационных писем
Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов.
Письмо-уведомление
Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.
Письмо-напоминание
Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».
Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.
Письмо-подтверждение
Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили».
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Получили ваше коммерческое предложение.
О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.
Письмо-заявление
Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…».
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…
Рекламно-информационное письмо
Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Как пишутся письма-заявки
При написании письма личного характера возможен любой стиль речи, но если письмо является официальным, соблюдения делового стиля при его написании обязательно. Неправильно заполненное письмо-заявка может быть даже не рассмотрено организацией, которой будет адресовано.
Статьи по теме:
- Как пишутся письма-заявки
- Как написать письмо в мэрию
- Как написать заявление грамотно
Вам понадобится
- — юридическое название организации, в которую будет направлено письмо;
- — почтовый адрес организации, и адрес электронной почты;
- — ФИО руководителей организации.
Инструкция
Оформите титульный лист, укажите ваши контактные данные: почтовый адрес, адрес электронной почты, контактные телефоны, номер факса и другие контактные данные, если таковые имеются. Грамотно оформленный титульный лист предварительно расположит к вам адресата письма.
Изложите причины, побудившие вас обратиться в таким письмом в эту организацию — без лишнего трагизма, преувеличений и попыток вызвать жалось. Не забывайте описывать события в деловом стиле общения, не искажайте фактов и указывайте в тексте только те подробности, которые относятся к делу.
Подробно опишите задачи, возможность решения которых напрямую зависит от положительного рассмотрения вашей заявки, и предполагаемые способы решения стоящих перед задач. Если письмо-заявка имеет вложения, укажите далее, какая информация в них изложена и с какой целью. Например, это могут быть блок-схемы, таблицы, статистические данные и отчеты, статьи из авторитетных источников.
В конце письма укажите ваши фамилию, имя и отчество, рядом заверьте письмо подписью и напишите дату отправки.
Источник: www.kakprosto.ru