Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.
Какие бухгалтерские документы нужно хранить?
- бухгалтерские документы;
- документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
- налоговые документы;
- первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
- документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
- данные о выплатах в ФСС, ФОМС, ПФР.
Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы?
Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше. Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.
Где должны храниться бухгалтерские документы?
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения).
Как правильно хранить первичную документацию?
Как правильно хранить первичные документы?
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сколько хранить первичные документы для целей бухгалтерского учета?
Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст.
Сколько лет хранится учетная политика?
По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ) документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
Какие документы хранятся более 5 лет?
Типовые управленческие документы
Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380). Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет. Столько же должны храниться таможенные декларации.
Сколько времени нужно хранить накладные?
(«Главная книга», 2020, N 13)В соответствии с Перечнем Росархива хранить товарные накладные необходимо 5 лет. Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз.
Сколько хранятся зарплатные документы?
Новые сроки для зарплатных документов
документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета); реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет; лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г.
Где должны храниться документы организации?
Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.
Где должны храниться документы юридического лица?
к. в соответствии со ст. 52 Гражданского кодекса РФ к учредительным документам российских юридических лиц, за исключением хозяйственных товариществ, относится только Устав. В любой организации учредительные документы, как правило, хранятся в отдельной папке, которая, в свою очередь, хранится в отдельном шкафе (сейфе).
Сколько лет должен хранить документы ИП?
Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).
Сколько лет хранить первичку?
29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет.
Сколько хранят первичные документы?
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Можно ли осуществлять хранение первичных документов документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?
Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Источник: topobzor10.ru
Нужно ли ИП и ООО хранить документы?
Часто от клиентов слышу фразу «А бумажки собирать надо?».
Какие такие Бумажки
Во-первых, друзья, НЕ бумажки, а документы, а во-вторых, их не только собирать нужно, но и хранить.
По — мимо уплаты налогов и сдачи отчётности предприниматели и организации обязаны хранить учётную документацию (первичные документы, договоры, налоговую и бухгалтерскую отчётность, кадровые документы и т. д.) .
Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
_Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров._
Документы бывают временного и постоянного хранения, срок зависит от важности документа (приказ Росархива от 20.12.2019 №236).
Это может быть 1 год, 3, 5, 6, 10 лет, 15, 45, 50 и даже 75 лет. Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив. Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа.
Например, такой документ, как книга учета доходов (КУДиР) , в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основании которой производит расчет налога УСН, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Ниже прикрепляю ссылку на таблицу с наименованием документов и сроков хранения, можете использовать как памятку
Нравится suveniry_ot_ketrin и ещё 25
26
5
Сохранить
1.8K
Татьяна Балаганская
Бухгалтер частной практики
Бухгалтер, который не дремлет и всегда на страже порядка и безопасности вашего бизнеса .
Я бухгалтер частной практики, работаю удаленно. Возможно именно сейчас вам или вашим знакомым нужна моя помощь.
Расскажу немного о себе и чем могу быть полезна. Мой опыт работы более 20 лет — 15 из них на производственных предприятиях, 2 года работаю с маркетплейсами, такими как Wildberries и Ozon.
Помогу разобраться с налогами и отчетностью ООО и ИП на общей и упрощенной системе налогообложения, патенте и самозанятости.
Проконсультирую по подбору выгодной системы налогообложения и выбору ОКВЭД
Возьму на бухгалтерское обслуживание ваше ООО или ИП
Проведу экспресс анализ вашего учёта и отчётности
Восстановлю учёт за прошлые периоды при необходимости
Внесу изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Расскажу про патент, кому он выгоден и кто может его применять
Знаю все о самозанятости. Расскажу как зарегистрироваться или перейти на этот режим уже действующему ИП. Помогу составить безопасный договор, чтобы налоговая не смогла переквалифицировать его в трудовой.
Помогу вернуть имущественный, стандартный и социальный вычет (за покупку квартиры, % по ипотеке, лечение, обучение и т. д) . Заполню декларацию 3-НДФЛ.
Работаю по договору, выдаю чек и акт на услуги.
По вопросам сотрудничества , пишите в личные сообщения.
Источник: tenchat.ru
Архивное хранение документов: правила и требования
Организация хранения документов — это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих нормативных актов компании. Все бумаги имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрены крупные штрафы для предприятия и должностных лиц.
Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительная документация. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие бумаги легко восстанавливаются после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего не терять и соблюдать правила хранения дел правоустанавливающих документов, а для этого следует четко знать, как, при каких условиях и сколько хранится та или иная документация.
Хранение правоустанавливающей документации
В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих бумаг прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации.
Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН или КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев.
Правоустанавливающими документами организации всегда считались нормативные бумаги, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Главный закон о хранении документов в организации — это статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ . Но еще правила хранения регулирует закон об архивном деле и приказы Росархива. После ликвидации организации (если это произойдет) все правоустанавливающие нормативные акты следует сдать в архив.
С появлением полноценного электронного документооборота в России электронные формы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные формы из оборота. Для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения о них уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц.
Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, оперативно получает из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь вправе обходиться без бумажного устава и использовать типовой электронный устав.
Хранение таких бумажных и электронных форм должно происходить в отдельном месте. Это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение разрешается юристам.
Существует даже платная услуга по хранению документов организации, которую оказывают сторонние компании. Но ответственность по закону, в случае порчи или утраты важных бумаг, несет все равно руководитель организации.
Законодательные требования к организации архива
Для обществ с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей сроки, порядок и способы хранения документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Если организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие нормативные акты регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Необходимо вести специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра легко найти того, кто не вернул или потерял ту или иную бумагу.
Сроки архивирования правоустанавливающей документации
На самом деле все достаточно просто: правоустанавливающие документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 . В соответствии с его нормами, предусматривается получение заключения государственного или муниципального архива о составе переданной документации приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что она подлежит постоянному хранению.
Но есть бумаги, для которых сроки хранения документов могут устанавливать отдельные НПА, — это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Они хранятся в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и вправе самостоятельно уничтожать ненужные бумаги по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение бумаг, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .
Хранение бухгалтерских и налоговых регистров и отчетов
Кроме правоустанавливающей документации, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные регистры своей финансовой деятельности. Все эти бумаги имеют особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию условно разделим на три большие группы:
- Первичная документация.
- Учетная документация.
- Отчетность.
Первичная документация имеет существенно большую ценность. В основной своей массе это те бумаги, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первички, имеющей определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. Закон о бухучете и НК РФ устанавливают, какие права имеют частные компании по хранению документов, образующихся в результате их деятельности и учета.
К первичке относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, и ряд других форм. Поскольку эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Сейчас первичку составляют как в бумажном, так и в электронном виде. Электронные регистры и первичка должны иметь установленную форму и вид и быть удостоверены квалифицированной электронной подписью.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых бумаг
Сроки хранения электронных и бумажных форм ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение законодательно установленных сроков. Они изменились в 2022 году. В таблице приведены действующие сроки и НПА, которые их регулируют, для некоторой бухгалтерской документации.
Первичные документы, регистры и отчетность по бухгалтерскому учету, аудиторские заключения
П. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Нормы Налогового кодекса РФ
Учетная политика, стандарты и другие бумаги по ведению бухучета, в том числе средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭЦП
Данные бухгалтерского и налогового учетов, другие регистры для исчисления и уплаты налогов: получение доходов, несение расходов и уплата налогов
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов
Пп. 6 п. 3.4 статьи 23 НК РФ
Бумаги, которые необходимы для расчетов с акционерами
Копии использованных бланков строгой отчетности
Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации, там указывают, какие документы хранятся постоянно и подлежат сдаче в государственный архив. Сделать это необходимо , чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов.
Все налоговые документы следует хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. Это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество полностью самортизируется и его спишут с баланса организации.
Особый срок хранения определен для бухгалтерских форм, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документации продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 НК РФ , так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ .
Началом срока хранения признают 1 января того года, который следует за годом, в котором эти регистры или первичка были созданы и приняты к учету. И з этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС — книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия формуляра. И, как уже было сказано выше, те первичные регистры, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация.
Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате и электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы разрешено составлять в электронном виде, то и хранить их разрешено в электронном виде. Н икаких особых требований и отличий, по сравнению со сроками хранения бумажных документов, законодательством не установлено.
Существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течение 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.
Порядок и ответственность за хранение бухгалтерской и налоговой документации
Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Для обеспечения правил хранения необходимо издать внутренний нормативный акт (приказ или положение) за подписью руководителя организации, регламентирующий порядок хранения документов и ответственных за это лиц.
Вот так выглядит образец положения о хранении документов в ООО — приказа руководителя:
Хранение кадровой документации
Кадровые документы практически всегда являются бланками строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них обеспечивают особые условия хранения. По закону, не допускается хранить документы граждан там, где к ним имеют доступ третьи лица. Ответственность за сохранность как самих бумажных бланков, так и содержащихся в них персональных данных несет специально уполномоченный человек — инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечает за кадровую документацию главный бухгалтер или руководитель.
В ведении инспектора по кадрам находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления и трудовые книжки. При формировании первичных кадровых документов и документов по оплате труда следует руководствоваться нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете». Как следует из этого закона, первичные учетные бумаги принимаются к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.
При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы. Такие бумаги, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках и лицевые счета работников, должны находиться в доступе или архиве в течение 75 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках находятся в шкафах только в течение следующего года.
Сдача в архив
Хранить важные бумажные формы положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом «архив». Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены Росархивом. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. Организация самостоятельно определяет, где должны храниться документы в бумажной форме, главное — обеспечить их сохранность.
Все документы и бланки строгой отчетности обязательно хранят в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Аналогичные условия необходимо обеспечить для документации под грифом «коммерческая тайна».
Все остальные регистры разрешается хранить просто в шкафах или на стеллажах. Д аже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом такие важные бумаги, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно содержать в хронологическом порядке в переплетенном виде.
Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб либо если у нее недостаточно места для размещения всех папок и бумаг, она передает их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы разрешается уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет бумаги, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт.
Если по закону предусмотрено постоянное хранение документации, ее следует передать в государственный архив.
Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки сбережения документации, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно потребуется ему самому или его сотрудникам для отстаивания своих законных прав и интересов.
2021-11-19 11:11:15
Уничтожение ненужных документов — всегда проблема. Своими силами организовать этот процесс сложно. Приходится нанимать сторонних исполнителей и контролировать процесс. Поскольку даже в документах с истекшим сроком хранения сохраняется коммерческая тайна. Но хранение бухгалтерского архива — еще более сложная задача, для этого требуется много места.
Так что проще уничтожать бумаги сразу, как только наступит положенный срок.
Источник: ppt.ru
