Как правильно присвоить номер договора ИП

Закон не требует обязательно присваивать договору номер.

Однако, если ваша фирма заключает большое количество договоров, чтобы упорядочить их, целесообразно ввести нумерацию. По номеру вы можете вести учет того, по каким договорам вы полностью произвели расчеты, а по каким имеется задолженность.

ЗАО «Актив» заключило с ООО «Пассив» в один день два договора поставки на одинаковую сумму 450000 руб. По договору N 1 поставляют фруктозу. По договору N 2 поставляют пищевые добавки. В платежном поручении на оплату поставленного товара по договору N 1 указана сумма 450000 руб. В платежном поручении на оплату поставленного товара по договору N 2 указана сумма 250000 руб.

Следовательно, расчеты по договору N 1 выполнены полностью. А по договору N 2 имеется задолженность в размере 200000 руб.

Номер договора указывают при оформлении расчетных документов — платежного поручения, платежного требования и инкассового поручения — в графе «Назначение платежа» (Положение о безналичных расчетах в РФ, утверждено Банком России от 3 октября 2002 г. N 2-П). Номер договора показывает, по какому договору производить платеж. Вот пример платежного требования:

Номер договора — как правильно присвоить?

Если контрагент направил вам договор со «своим» номером, лучше оставить предложенную им нумерацию. Иначе при оформлении расчетных документов вам всегда придется учитывать, что договор, на который вы ссылаетесь как на основание платежа, у контрагента имеет другой номер. Такое разночтение усложняет работу бухгалтерии.

На практике применяют разные способы нумерации. Если ваша фирма заключает договоры одного вида, нумеровать их можно так:

1. Использовать числа в порядке возрастания:

«Договор N 1», «Договор N 2″… «Договор N 31», «Договор N 32» и т.д.

2. Использовать сочетание нескольких чисел:

— сочетание двух чисел (первое число — порядковый номер договора, второе число — год заключения договора):

Это означает, что договор имеет номер 10 и заключен в 2007 году;

— сочетание трех чисел (первое число — порядковый номер договора, второе число — месяц заключения договора, третье число — год заключения до говора):

«Договор N 10-05/07».

Это означает, что договор имеет номер 10 и заключен в мае 2007 года. Выберите тот вариант нумерации, который вам нравится.

Если вашей фирме в процессе работы приходится заключать разные виды договоров, для их нумерации можно использовать номер, который состоит из сочетания букв и чисел. В этом случае буквы в номере договора соответствуют буквам сокращенного названия договора:

Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве

под уступку денежного

Сочетание чисел может включать порядковый номер и год заключения договора или порядковый номер, месяц и год заключения договора:

«Договор N КП10/07».

Это означает, что заключен договор купли-продажи.

Договор имеет номер 10 и заключен в 2007 году.

«Договор N КП10-05/07».

Это означает, что заключен договор купли-продажи.

Договор имеет номер 10 и заключен в мае 2007 года.

Выберите тот вариант нумерации, который вам нравится.

Присвоение номера договору. Регистрационный номер договора (проблема двойного номера, с регистрацией у каждой стороны)

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит — работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров . Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Все же это постановление является рекомендованным, а не обязательным, а значит, работодатель сам решает, как ему вести нумерацию трудовых договоров.

Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров

Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.

В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.

Например, если трудовой договор был заключен восьмого января 2016 года и имел личный номер 11, то нумерация будет выглядеть следующим образом: 11-0812016. Где 11 это номер ТД, а остальные числа — дата оформления документа.

Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.

В том же Постановлении Госкомстата указано, что рекомендуется нумерацию трудовых договоров начинать сначала с наступлением нового года . Тем не менее, на практике нередко в организациях продолжают нумерацию ТД, не обновляя ее каждый год. Каких-то обязательных норм на этот счет в законодательстве не указано.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 — личный номер дополнительного соглашения, а 2016 — год оформления документа.

Раз договор, два договор, три договор…

Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем. Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…
В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.
Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.

Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.

Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.
Входящие и исходящие

Весь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.

В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.

Не запутаться в собственных фантазиях

Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.

Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно. Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ. Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: » ХХХ-ДЗ » и » ХХХ-П «. При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.

Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01-2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о такого-то января».

Какой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.

Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.

Когда нумерация должна быть последовательной

Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено. Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы. Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.

Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается. То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.

Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем.

При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО «Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день.

Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров.

При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров. Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет. Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров. При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.) При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон.

Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию. В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

Просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);

Порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),

Порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);

Префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).

Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру «КП», а можно сокращенное «Куп». Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры «С» или «Сп» (строительный подряд). Для договоров аренды может использоваться только префикс «А» или сочетание букв, отражающее объект аренды: «Аа» – для договора аренды автомобиля или «Ап» – для договора аренды помещения.

Источник: abn62.ru

Нумерация договоров в организации правила

Как нумеровать договоры в организации. Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора.

Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров.

Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО “Альфа” (Альфа) поставляет стройматериалы ООО “Строитель” (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки.

При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров.

При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров.

Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет.

Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров.

При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.

) При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию.

В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

• просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);
• порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),
• порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);
• префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).

Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру “КП”, а можно сокращенное “Куп”.

Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры “С” или “Сп” (строительный подряд).

Для договоров аренды может использоваться только префикс “А” или сочетание букв, отражающее объект аренды: “Аа” – для договора аренды автомобиля или “Ап” – для договора аренды помещения.

Я работаю начальником секретариата более 10 лет, имею специальное образование (историко-архивное). В последнее время у меня возникла следующая проблема, которую я не могу ­решить ­ни поисками в Интернете, ни консультациями у коллег.

На меня возложена обязанность по регистрации договоров. Так как это двусторонний документ, подписываемый и заверенный печатями обеих сторон, я считала, что и номер он должен иметь двойной, так как регистрируется документ в обеих организациях.

Но в последнее время я столкнулась с тем, что из нескольких государственных организаций нам были возвращены договоры, которые имели, кроме их первоначального номера, регистрационый номер нашей организации, добавленный через косую черту.

Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».

Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.

• Черепкова Е.А.,
• г. Екатеринбург

Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту – ГК РФ).

В соответствии со статьей 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках.

Но сразу сделаем оговорку, что требований к регистрации договоров и присвоению номера договорам ГК РФ не содержит, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.

Так, в соответствии со статьей 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. К таким договорам относятся, например, сделки с землей и другим недвижимым имуществом.

Поэтому следует понимать, что законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.

На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде. Посмотрим несколько примеров из судебной практики.

Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005:

Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.

Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления – По закону

При ведении документации в организации желательно придерживаться стандартов Роструда. И хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательной процедурой, большинство работодателей стараются выполнять эту операцию.

Такое решение позволит упорядочить делопроизводство на предприятии. Если будет необходимо в кадровой документации найти определенное соглашение, номера подскажут где именно находится конкретный договор.

В журналах регистрации документов чаще всего существует поле «Номер договора», по которому легко можно необходимое соглашение с работником.

Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?

Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную.

И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года.

Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2016.

Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

• День/месяц составления;
• Год составления;
• Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Необходимость нумерации трудовых договоров

Систематизация, упорядочение и простота нахождения документов – это три основные цели, которые преследуются при введении нумерации.

Если изучить некоторые трудовые документы, то и в них есть специально выделенные поля для идентификаторов соглашений, заключенных с сотрудниками. Обязательно вносится очередность в журнал регистрации.

Также традиционно он записывается в трудовую книжку работника и в приказ о том, что новый сотрудник был официально принят на работу (для последнего существует унифицированная форма Т-1).

Как исправить нумерацию в трудовом договоре?

Если при приеме на работу была допущена ошибка в проставлении идентификатора, проще будет перепечатать этот документ и поставить правильный порядковый номер.

Второй вариант – это оформление дополнительного соглашения. В его структуре должны присутствовать подписи обеих сторон.

Указанную ошибку можно исправить следующими словами в дополнительном соглашении: Заменить номер 09/2015 в реквизитах на 10/2015.

Нумерация срочных трудовых договоров

Есть работодатели, которые ведут отдельную нумерацию для срочных соглашений.

Однако намного проще, если кадровые сотрудники будут продолжать нумеровать соглашения по одному алгоритму вне зависимости от типа документа – срочный или бессрочный.

Если есть необходимо все-таки идентифицировать эти две разновидности документов, для срочных можно вписывать букву С. Потому, если бессрочный документ будет иметь реквизит 09/2015, то срочный – 09/2015с.

Еще один вариант – дополнительно вписывать не только дату заключения, но и дату расторжения. Тогда порядковый номер будет выглядеть следующим образом: 1812-16-0106-17/19.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение.

Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру.

Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее.

Образец приказа о нумерации трудовых договоров

Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы.

Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью.

Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме.

Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78— Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97— Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 707-31-40— все регионы РФ.

(44,00

Договорная нумерация

Раз договор, два договор, три договор…

Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем.

Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.
Входящие и исходящиеВесь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг.

В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.

Не запутаться в собственных фантазиях

Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее.

Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.

Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно.

Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ.

Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: « ХХХ-ДЗ» и « ХХХ-П».

При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.

Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о такого-то января».

Реестр договоровКакой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.

Когда нумерация должна быть последовательной

Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода.

Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено.

Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы.

Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.

Нумерация в сервисе«Моё дело»

Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается.

То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.

Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.

Источник: wikiprava.ru

Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений должна начинаться с первой позиции. Порядок нумерации доп соглашений к трудовому договору будет идентичен порядку нумерации и самого соглашения.

1. Конструктор документов >
2. Статьи >
3. Особенности кадрового делопроизводства >
4. Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Информация актуальна на момент размещения. 10.2017.

Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.

Потребность в нумерации трудовых контрактов

В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.

Нумерация трудовых договоров используется лицами:

• Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
• При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
• Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
• При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
• При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.

Присвоение номера дополнительным соглашениям

Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».

При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.

Учет соглашений к трудовым контрактам

Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Важные моменты регистрации соглашений

В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.

Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.

Информация
• FreshDoc для бизнеса
• Успешные кейсы Интеграция с 1С —>
• Партнерам
• О компании
• Для СМИ
• Лицензии и сертификаты

• Видеогид
• Скачать руководство пользователя
• Тарифы
• Способы оплаты
• Лицензионный договор (оферта)
• Соглашение об использовании Сайта
• Правила оказания информационной поддержки пользователей
• Политика конфиденциальности
• Информация об использовании файлов cookie
• Положение об обработке и защите персональных данных

• Трудовой договор
• Договор ГПХ
• Форма Р21001
• Договор займа
• Договор найма помещения

• Глоссарий
• Статьи
• Архив. Нормативно-правовая документация
• Архив. Законы
• Архив. Новости

Источник: www.freshdoc.ru