Как правильно работать ИП с кассовым аппаратом

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

• Алгоритм работы на онлайн-кассе
• Как научиться работать на кассе
• Функции директора магазина при работе с кассой
• Обязанности кассира при использовании онлайн-кассы
• Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца
• Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ
• Что делать в случае сбоя в работе кассы
• Популярные ошибки кассиров при работе с ККТ

Сегодня в соответствии с ФЗ № 54 онлайн-кассу необходимо использовать в каждом магазине у дома, супермаркете, ресторане, салоне красоты и т.д. Но купить ее – это только полдела, нужно также быстро научиться тому, как работать на кассе правильно. Кассир, владелец бизнеса, должны знать порядок использования этого устройства, в том числе и различные нововведения, касающиеся ККТ.

Алгоритм работы на онлайн-кассе

На самом деле он весьма прост и займет максимум минуту. Схема следующая:

Онлайн кассы для ИП: обзор Эвотор 5 (инструкция кассира)

1. Покупатель оплачивает товар/услугу наличными или картой;
2. Продавец принимает деньги и фиксирует это в кассовой программе;
3. Данные о совершенной покупке получает встроенный в ККТ фискальный накопитель;
4. Он шифрует полученные данные, сохраняет их и перенаправляет оператору ФД;
5. Далее ОФД анализирует полученные сведения, проверяет их и передает в налоговую инспекцию;
6. После одобрения операции печатается чек.
7. Если перед расчетом покупатель просит отправить ему чек на «электронку» или по смс, то вместе с выдачей бумажного чека кассир отправляет его копию клиенту в электронном формате.

Все эти шаги очень просто выполнять, если установить на смарт-терминал, планшет или компьютер кассовую программу Класс365. Она имеет простой и интуитивно понятный интерфейс и горячие клавиши. Она позволяет принимать комбинированную оплату, формировать чеки на предоплату и аванс, делать коррекцию чека и возврат, продавать товары с маркировкой, отслеживать прибыль в режиме онлайн и еще многое другое. Оценить весь функционал кассовой программы Класс365 можно прямо сейчас>>

Как научиться работать на кассе

Начнем с азов. Перед тем, как приступить к работе с кассой, стоит внимательно прочесть к ней инструкцию. Многие кассиры знают лишь определённую схему действий, а ведь если прочитать памятку, можно узнать о многих интересных функциях. Также это позволит понять и запомнить самые «ходовые» комбинации клавиш и правила создания чеков.

Отличный вариант обучения работе на онлайн-кассе – составить для сотрудников небольшую подсказку, как действовать в той или иной ситуации. Перечислим основные:

1. В торговой точке резко отключили свет во время того, как клиент расплачивался или, к примеру, в конце смены в кассе был обнаружен излишек. В этом случае продавец должен сформировать чек коррекции. Если сотрудник понимает, о чем речь и знает, как это сделать – отлично! Нет – придется учить.

1. Покупатель хочет вернуть товар или кассир указал неверную сумму в чеке и заметил это до ухода покупателя. Здесь нужно оформлять чек на возврат. В первом случае нужно также получить от клиента заявление. Новый чек пробивается на кассе с теми же реквизитами, но с признаком расчета «возврат прихода».

Чтобы до минимума сократить количество ошибок кассиров, установите кассовую программу Класс365. Во-первых, она имеет понятный интерфейс, горячие клавиши, функционал поиска и редактирования чеков, а во-вторых, позволяет в режиме онлайн контролировать работу кассиров и устанавливать запрет на выдачу денег из кассы «в минус». Попробовать все возможности кассовой программы можно прямо сейчас>>

1. Клиент отдал только часть денег за товар. Тогда кассир не может сформировать стандартный чек на оплату. В разделе «признак расчета» он должен указать значение «аванс/предоплата».

Функции директора магазина при работе с кассой

Не только у кассира есть ряд обязанностей в этом вопросе, но и у руководства. Перечислим основные:

1. Перед началом рабочего дня выдать кассирам купюры, чековую ленту и другие расходные материалы;
2. Убедиться в том, что касса работает;
3. Сверить размер выручки за день с суммой выручки, прописанной в кассовой книге.

Обязанности кассира при использовании онлайн-кассы

Перед тем, как притупить к работе, кассиру необходимо выполнить ряд действий:

1. проверить работает ли оборудование,
2. сверить время и дату,
3. убедиться, что кассовая смена была закрыта,
4. открыть новую смену на ККТ.

Довольно много обязанностей у него и на протяжении дня:

1. Кассир обязан быстро, но при этом внимательно обслуживать покупателей, выдавать сдачу, обеспечивать сохранность карт при оплате, оперативно принимать решения при возврате покупки потребителем, сдавать инкассацию.
2. Важно и то, чтобы продавец всегда присматривал за кассовым аппаратом, к нему нельзя подпускать посторонних, нельзя оставлять ККТ без присмотра.
3. Работник должен понимать, как вести себя в экстренной ситуации, когда, например, произошло отключение света, касса вышла из строя и т.д.
4. Продавец не должен вскрывать корпус кассового аппарата, обрабатывать его агрессивными моющими средствами. Все это необходимо, чтобы уберечь оборудование от поломок.

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца

Если вы только делаете первые шаги в этой профессии, или может быть забыли некоторые нюансы, расскажем, как же стать на «ты» с этим устройством.

Открываем смену

1. Включаем оборудование. Проверьте, чтобы касса была подключена к сети. На некоторых кассовых аппаратах после этого необходимо выполнить следующую последовательность действий: нажимаем тумблер, поворачиваем переключатель или ставим ключ в «Режим». На аппарате должны появиться цифры и другие знаки.
2. Проверяем работоспособность. Это значит, что нужно убедиться, правдива ли информация, которая показывается на дисплее, это дата, время и печать нулевого чека. Отжимаем клавишу «Наличные» пока на табло нули. Цель – убедиться в том, что касса правильно печатает.
3. Авторизуемся. Если не выполнить это действие, то работать попросту будет невозможно. Процесс этот зависит от модели кассы. Во всех они разные, где-то введение логина/пароля, где-то необходима специальная карта.

Итак, вы убедились, что устройство исправно, можно начинать обслуживать клиентов: проводить продажу/возврат товара/получать аванс и т.д.

Теперь подробнее расскажем о том, как это делать правильно.

Проводим расчеты с клиентами

При стандартном приеме оплаты схема работы следующая:

1. Сумму покупки вводим вручную или при помощи считывателя штрих-кода.
2. Нажимаем «Оплата»/«Наличные». После этого, откроется отсек кассы, где хранятся денежные средства.
3. Получив деньги за покупку, мы кладем их как раз в этот отсек, оттуда же выдаем сдачу.
4. Если клиент выбирает безналичный расчет, то терминал выдаст 2 чека: один отдается покупателю, второй остается в магазине.

Если клиент вернул товар, следует в строке «признак расчета» указать «возврат прихода», а не «приход». Так, процедура будет грамотно оформлена и можно будет вернуть покупателю его деньги.

Если был безналичный расчет, то процесс не изменится. Единственное, сумма поступит на карту покупателя в течение 10 дней. Но стоит помнить, что он прежде должен написать заявление от руки, где подробно описать, почему товар будет возвращен, поставить дату и подпись.

При получении аванса также необходим чек. После того, как продавец получил от покупателя денежные средства, чек должен выбиваться с пометкой «Приход». Если известно, что за продукт, то можно выбрать «Предоплата».

И пару слов о чеке коррекции. Оформлять его нужно в двух ситуациях: при оплошности кассира, если, к примеру, он указал ошибочную сумму, и при сбое в работе кассового аппарата. Необходим он не покупателю, а ОФД и ФНС.

Скачать
кассовую программу
бесплатно!

Меняем ленту в аппарате

Заканчивается она с завидным постоянством, поэтому любой кассир должен всегда уметь ее быстро заменить. Понять, что замена вот-вот понадобится, легко – на чеке проявится розовая полоса. Чтобы поменять ленту необходимо сделать следующее:

1. Открыть блок, где «спрятан» рулон;
2. Извлечь остатки ленты, подписать ее и отдать главному кассиру;
3. Получить новую упаковку, внутренней стороной вниз разместить ленту в лоток;
4. Закрыть крышку и нажать «Вверх». После этой манипуляции появится край ленты, значит все сделано верно.

Закрываем смену

Конец рабочего дня у кассира выдается всегда насыщенным, ведь простой уйти домой нельзя. Необходимо выполнять ряд действий:

1. Оформить отчет и кассовый ордер. После указания всех данных они передаются старшему кассиру вместе с выручкой за день;
2. Прописать в кассовой книге данные со встроенных счетчиков;
3. Посчитать прибыль за день, сравнить ее с количеством денег в кассе;
4. Обнулить кассу и отключить ее.

С легкостью автоматизировать можно не только работу на кассе, но и ряд других бизнес-процессов. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь>>

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

• Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
• Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Можно воспользоваться программами для автозаполнения первичных документов, например, Класс365. В ней уже есть готовые шаблоны, а можно загрузить свои. Оцените удобство программы и изучите ее возможности здесь >>

Что делать в случае сбоя в работе кассы

Происходят непредвиденные обстоятельства (выключение света, неполадки интернета) довольно часто, поэтому нужно быть готовым к ним всегда и знать, как пользоваться онлайн-кассой в этом случае.

Если вы столкнулись с такой ситуацией, то следует помнить, что продолжать торговлю разрешено. Но нужно крайне оперативно предоставить в ФНС объяснительную о сложившейся ситуации.

Расстраиваться не стоит. После того, как появится интернет, касса сразу же отправит все данные оператору ФД.

Если устройство вышло из строя по непонятным для вас причинам, нужно как можно быстрее обратиться в службу технической поддержки компании, у которой вы приобретали кассу.

Популярные ошибки кассиров при работе с ККТ

Работа кассиров весьма ответственна, ведь они имеют дело с денежными средствами. Радует то, что ошибки, которые они могут совершить, легко исправимы. Довольно часто сотруднику необходимо лишь написать объяснительную, реже – дополнить недостачу из своего кошелька.

Перейдем непосредственно к ошибкам:

1. Клиент оплатил покупку картой, а кассир оформил ее как наличная оплата. Исправить можно, добив чек и написав объяснительную.
2. Неверно пробит чек. Его нужно забрать его у клиента и напечатать новый. Если клиент уже покинул магазин, то в конце дня сотруднику потребуется оформить чек коррекции.
3. Выручка не была вовремя сдана. Решить этот вопрос можно сформировав отчет, где отразить, почему произошла такая ситуация, и сдать деньги.
4. Продавец случайно отключил кассу от сети. Все просто: включаем ее, печатаем нулевой чек.
5. Лента вставлена неверно. В этом случае нужно открыть отсек, поправить чековую бумагу и продолжить работу.

Как пользоваться кассовым аппаратом

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально.

Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

Мнение эксперта
Ирина Смирнова
Эксперт по онлайн-кассам

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя.

Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов.

Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер. Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров. Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков. Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета. Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы.

Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

• закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
• постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке.

В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

• внести стоимость товара;
• нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
• внести сумму скидки в процентах;
• нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ. Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче.

Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

• кассир не снял последний отчет в течение суток;
• отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню.

В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.

«Все в кассу» — лучшее решение для Вас и Вашего бизнеса!

• Недорогое оборудование в собственности от известного производителя «АТОЛ»
• Демократичные тарифы, обслуживание от 0 руб.
• Подключается к любому локальному компьютеру

• Любые операции с чеками по API или вручную
• Отправка онлайн-чеков на почту
• Гибкие возможности для автоматизации
• Совместимость с известными CMS и платежными сервисами

• Удобный личный кабинет. (Заказать демо)
• Помощь в регистрации и подключении
• Интеграция под ключ опытными сотрудниками
• Возможность приобретения оборудования в рассрочку

Источник: vsevkassu.ru

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца в различных ситуациях

Онлайн-кассы

На чтение 6 мин Просмотров 6.4к. Опубликовано 24 сентября 2019

После принятия закона в 2017 году, который обязует всех предпринимателей использовать исключительно новое кассовое оборудование, работающее онлайн, принцип работы кассиров остался прежним. Однако важно понимать, как работает онлайн-касса, для беспроблемного осуществления продаж и соблюдения всех обязательных правовых норм.

Принцип работы

Модернизированная кассовая техника, в которой используется фискальный накопитель и данные напрямую отправляются в налоговую службу, называются онлайн-кассами. Использовать другие виды подобных приборов учёта запрещено, поэтому они применяются во всех магазинах, кафе, ресторанах и прочих местах.

Этапы работы такого ККТ состоят из следующего алгоритма:

• покупатель вносит оплату за товар;
• данные об осуществлённой операции передаются в фискальную службу;
• оператор присылает подтверждение о принятии — без него необходимый документ не будет сформирован;
• чеку присваивается фискальный признак;
• от ФС данные передаются в налоговую, где система их накапливает в хранилище.

Онлайн-касса работает по аналогичному со старым образцом принципу и почти не имеет с ним отличий — только дополнительные возможности:

• отправление чека клиенту в электронном виде;
• обновлённое программное обеспечение;
• фискальный накопитель работает практически автономно.

Эти устройства упростили проверки налогов, сделали процесс торговли более прозрачным, а их разнообразие на рынке позволяет предпринимателю выбрать аппарат, соответствующий специфике его работы.

Кто допускается к работе с онлайн-кассами

Для работы с оборудованием работник должен:

• пройти обучение с полным инструктажем — в специализированных технических центрах обслуживания, у производителя ККТ, у работодателя на месте;
• подписать документ о материальной ответственности.

Открытие смены: как начать работать с кассовым аппаратом

Явиться на рабочее место кассир должен за полчаса до начала смены. После этого необходимо провести следующие манипуляции:

• получить ключи, ленту, деньги для размена;
• подключить кассу к сети;
• заправить её необходимыми выданными материалами, ввести требующиеся сведения.

Для включения может понадобиться авторизация, её выдают каждому сотруднику индивидуально. Это может быть собственный номер или пластиковая карта.

Открытие смены в ККТ происходит после следующих действий:

• кассир выбирает в меню раздел «Открытие смены», отчёт отправляется оператору ФС;
• для проверки ленты и общей работы пробивается несколько пустых чеков;
• производится перерасчёт всех средств кассы, который сверяется с Х-отчётом.

Как производятся расчёты

После совершения покупки покупателем, кассир должен:

• назвать полную стоимость;
• учесть возможные скидки;
• принять у покупателя оплату, она может быть двух видов:

• наличными;
• с помощью банковской карты;

Все данные при этом фиксируются, отправляются в требующиеся службы.

Действия при допущении ошибки в работе с кассовым аппаратом

За неприменение ККТ или ошибке при расчёте операционисту грозит штраф. Но есть законные способы исправить неприятность.

Неприменение онлайн-кассы

В этом случае нужно делать чек-коррекции. Для этого следует действовать таким образом:

• Составить акт, в нём указываются: операции, произведённые без ККТ, дата, время, когда они происходили, вид товара, стоимость. В нём необходимо указать причину неиспользования. Документу присваивается номер.
• Формируется чек-коррекции. Здесь нужно выбрать такие пункты:

• признак расчёта – «Приход» или «Расход» (в зависимости от операции, когда кассу не применили);
• указываются причины коррекции: самостоятельная или по предписанию;
• вписывается номер акта;
• указывается дата.

Ошибки в чеке

Бывают различные ситуации, действия зависят от конкретной:

• Кассир указал неправильную сумму. В таком случае нужно сформировать два чека: «Возврат прихода», затем «Приход».
• Лишний товар в чеке. Необходимо выполнить «Возврат прихода». При необходимости вернуть покупателю разницу.

Документы, обязательные к заполнению при ведении онлайн-кассы

При массовом применении онлайн-касс многие требующиеся до этого сопутствующие документы отменили, но некоторые из них до сих пор обязательно нужно вести кассиру.

Согласно необходимым указаниям, операции оборота денежных средств, осуществляемые на кассовом аппарате, должны дублироваться в следующих документах:

• кассовой книге — в ней производится учёт всех полученных и выданных средств;
• приходном кассовом ордере — выписывают получения компанией любых наличных средств;
• расходном ордере — заполняется при выдаче наличности из кассы.

Для отслеживания выручки требуется вести Х-отчёт. Он не отправляется в ФС и налоговую, а является своеобразной помощью для удобства отслеживания денежных операций. Гашение выручки из него не производится.

Главными данными, вносимыми в такой отчёт, являются:

• дата, время;
• общая сумма наличности в определённом промежутке времени;
• итоги продаж;
• число продаж за смену;
• наличные и безналичные оплаты;
• количество чеков.

Как производится закрытие смены

Для исключения блокировки смену необходимо закрыть до того, как пройдёт 24 часа после её открытия.

При закрытии создаётся документ, отправляемый ОФС. В нём содержится такая информация:

• сколько чеков выдано за всю смену;
• количество сформированных чеков, но не переданных оператору;
• сведения о кассире.

Сформировав отчёт, кассир должен отдать полученную выручку инкассатору, выключить онлайн-кассу, сдать инвентарь для пользования ККТ.

Чего нужно избегать при работе на кассе и что делать при возникновении сбоев

Для правильной работы операционисту следует:

• Следить за отправлением чека в налоговую. Это осуществляется в личном кабинете сайта фискальной службы. Если произошёл сбой, чек необходимо отправить ещё раз.
• Никогда не отказывать в выдаче копии чека (электронной). Это грубое нарушение карается штрафом.
• Всегда быть внимательным к кассовому аппарату:

• не оставлять его без присмотра;
• запрещать приближение в нему посторонних;
• не хранить в нём личные деньги.

Возможные сбои в работе

Если произошло отключение интернета, данные для фискальной службы хранятся в устройстве месяц. При отсутствии подключения после истечения этого периода касса будет заблокирована.

При нестабильном соединении сохранённые данные автоматически будут отправляться с каждым его появлением.

При отключении электроэнергии в момент продажи кассиру придётся сформировать до закрытия смены чек-коррекции. Там будет указана сумма без названия товара.

Видео: Особенности работы с онлайн-кассой и возможные проблемы, которые могут возникнуть

Работник исключит любые неприятности, которые могут быть связаны с прибором, если будет соблюдать ключевые правила работы с кассой и корректно вести сопутствующую документацию.

Источник: ip-spravka.ru