Как правильно рисовать блок схемы бизнес процессов

Каждый бизнес-процесс требует составления его схемы, прежде чем он будет формализован и автоматизирован. На первый взгляд, это может показаться простым делом. Однако не нужно забывать, что схемы бизнес-процессов включают в себя не только последовательность действий, но и все те сопутствующие документы, сотрудников и ресурсы, которые являются неотъемлемой частью бизнес процесса.

Рассмотрим, как чаще всего составляются блок-схемы бизнес-процессов и о чём нужно не забыть при составлении.

Этап 1. Определение и ограничение бизнес-процесса

Прежде чем перейти к работе с бизнес-процессом, нужно отделить его от всех других. А для этого потребуется составить полный список всех бизнес-процессов, которые присутствуют на предприятии.

Получается, что прежде чем будет начерчена единственная схема бизнес-процесса, понадобится разобраться с тем, как работает предприятие и какие процессы на нём в принципе протекают. Это уже непростая работа, но совершенно необходимая. В конце концов, даже цифровая трансформация бизнеса с помощью систем BPM – это не самоцель, она принесёт нужный результат, только если сама работа компании будет отлаженной и понятной.

Таким образом, наиболее полезно начать сразу составлять блок-схемы бизнес-процессов, участвующих в работе предприятия, как единую цельную схему. Впоследствии, конечно, нужно будет разделить все бизнес-процессы и для каждого составить отдельную подробную схему.

Этап 2. Задание точек начала и окончания, основных блоков

Любая схема бизнес-процесса имеет начало и конец. Например, за начало берётся поступившая от клиента заявка, за конечную точку – момент передачи ему готового продукта (доставки).

Далее вычленяются основные этапы обработки бизнес-процесса. Например:

• Регистрация входящей заявки.
• Презентация клиенту подходящего продукта.
• Оформление конкретной заявки.
• Производство продукта (или поиск его на складе) и отправка клиенту.

Этап 3. Детализация схемы бизнес-процесса

Предыдущий этап предполагает, что отработка бизнес-процесса идёт по идеальному пути: клиент уже знает, что ему нужно; подходящий продукт есть на складе.

Однако, так бывает не всегда. Поэтому требуется нарисовать дополнительные и альтернативные пути движения бизнес-процесса.

Например, если клиент не уверен, что ему требуется, то после регистрации заявки бизнес-процесс переводится на технического специалиста, который свяжется с клиентом и уточнит детали, поможет ему выбрать подходящее решение, составит список товаров/услуг компании, которые решат его проблему.

Если клиент отказывается на каком-то этапе от покупки, то потребуется дополнительно провести работу с возражениями, для чего тоже должны существовать свои специалисты.

После того, как на схему бизнес-процесса добавлены «развилки» (логические значения «или» и «если»), она может считаться более приближенной к действительности и готовой к практическому использованию (формализации с помощью систем BPM).

Этап 4. Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

Наконец, когда блок-схема бизнес-процесса в основных чертах готова, пришло время для того, чтобы определить всех людей и все отделы предприятия, которые участвуют в схеме. Также, поскольку большинство этапов бизнес-процессов связаны с формированием и движением документов, полезно прописать, на каком этапе какого процесса создаётся или подписывается конкретный документ.

Дальнейшая детализация предполагает, что чётко прописываются все дополнительные нюансы. Например, способы коммуникации между разными отделами: по электронной почте или с использованием конкретного ПО (указать, какого именно).

Этап 5. Проверка схемы бизнес-процесса

Прежде чем окончательно утвердить такую схему, очень полезно её проверить. Если руководитель компании или составитель схемы не видит в ней изъянов, стоит показать её всем сотрудникам, которые будут задействованы в данном бизнес-процессе, выслушать их вопросы и учесть пожелания. После этого происходит окончательное редактирование схемы, в результате она готова к использованию.

Готовая схема бизнес-процесса может быть с лёгкостью автоматизирована с помощью систем BPM.

Если же вы используете решения на базе Low-code платформы Comindware Business Application Platform, то сможете вносить большинство изменений в работу системы без помощи ИТ-специалистов, а также выбирать тот набор функций и возможностей, которые нужны вашей компании на данном этапе её развития.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Похожие записи:

Опубликовано: 14 сентября 2018 в разделе Бизнес-процессы

Лидер среди BPMS на российском рынке

Компания Comindware признана крупнейшим разработчиком систем управления бизнес-процессами среди российских компаний.

Взгляните на цифровую трансформацию глазами ИТ-директора СургутНефтеГаз

Узнайте, как цифровизовать бизнес-процессы в компании с географически распределённой структурой.

Узнайте как создать ИТ-стратегию и -среду, соответствующую современному темпу развития цифрового бизнеса.

Узнайте как правильно автоматизировать бизнес-процессы HR и в короткие сроки получить результат.

Узнайте как правильно автоматизировать процессы в бирюзовой компании и быстро получить результат.

Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform

Попробуйте полнофункциональ­ное решение для управления бизнес-процессами

Случайные статьи

• Автоматизация процессов в закупочной логистике
• Проблемы внедрения систем бюджетирования на российских предприятиях
• «Гражданская» разработка: Шпаргалка для ИТ-директоров
• Компания Comindware расширяет функционал Comindware Tracker, совершенствует настройки безопасности и уведомлений, а также предоставляет обновленный интерфейс для пользователей смартфонов и планшетов
• Если коробочная CRM не подходит, а бюджет небольшой
• Государство использует ИИ для автоматизации планирования
• Как выстроить жизненный цикл проекта?

Полезные страницы

• Современная BPM система
• Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
• CRM система с функционалом BPMS
• Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс

Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!

В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь – это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.

Блок-схемы знакомы всем, кто так или иначе связан с построением схемы бизнес-процессов или с программированием. В этих случаях это буквально неизбежный инструмент, без которого ничего сделать не получится вовсе. Ведь если над вопросом работает сразу несколько специалистов, им нужно иметь возможность обобщать всё в единый алгоритм. Если подобная информация пишется сплошным текстом, то разобраться в ней будет очень сложно.

Схемы можно рисовать самым разным образом. Если схема должна описывать бизнес-процесс, то такую схему принято рисовать определённым образом. Способ её отображения называют нотациями. Тут мы встречаем новое понятие, которое называется нотация бизнес-процессов.

В конечно счёте, нотация – это некоторый гост или стиль записи, которого придерживаются для того, чтобы легче понимать друг друга. Нотаций существует несколько. Про это мы рассказывали в статье на нашем канале дзен. Там мы разобрали четыре основных типа нотаций.

Соответственно, одним из первых моментов, которые нужно знать для правильного составления схемы – это нотации или условные обозначения. Это первое, что нужно уяснить. Но пожалуй, перейдем к поэтапной методике разработки любой схемы.

Шаг 1. Осознание информации

Прежде, чем сделать схему, конечно же следует понять и осознать то, что нужно отобразить на этой схеме и навести порядок в собственной голове. Удивительно, но иногда человек пытается нарисовать схему не понимая, что именно он пытается нарисовать. Отсутствие слаженной связи информации в голове не позволяет изобразить это виде связанного набора данных.

Соответственно, первым делом следует разобраться с тем, понимаем ли мы что вообще происходит в процессе, который пытаемся изобразить или нет. Нужно четко разбираться в вопросе и видеть основную логику процесса. Причем, речь идёт как о разработке нового процесса или схемы, так и при описании существующих.

Шаг 2. Научитесь видеть самое важное

Когда есть общее понимание происходящего и мы знаем, что не тыкаем пальцем в небо, а разбираемся в какой-то слаженной системе, следует научиться выделять самое главное. Логика тут простая. Сначала нужно нарисовать или описать “хребет” происходящего, а потом обвешать его дополнительными вспомогательными данными.

Это чем-то напоминает строительство каркасного дома. Сначала строится каркас из бруса, а потом его обивают досками или утепляют.

В случае, если мы описываем бизнес-процесс, то логика такая же. Каждый бизнес держится на каком-то ключевом процессе, а дальше на него, как на дереве ветки, навешиваются самые разные процессы. Скажем, если изобразить самую простую логику бизнеса по перепродажам, то главный процесс будет очень простым: Приобретение у поставщика – перепродажа – получение прибыли. Но если вы только взглянете на бизнес-схему одной только кассы такого магазина, то глаза вылезут на лоб.

Подобная картина характерна и для разработки программного обеспечения. В сфере софтостроения тоже часто применяются блок-схемы. Там тоже происходит подобная модификация. Берется базовый процесс, а потом обвешивается вспомогательными цепочками. Например, если рассмотреть блок-схему работы самой обычной почтовой программы, то она тоже будет очень простой: Нажать на кнопку – отправить письмо – прислать уведомление о доставке.

Но очевидно, что с такой простенькой схемкой ни одно приложение работать не будет. Поэтому, ту же процедуру нажатия на кнопку нужно значительно развернуть. В реальности это было бы примерно так: Выдать уведомление – получить ответ от пользователя – сгруппировать данные для отправки в единый массив – занести их в рабочий буфер временной памяти – соединиться с сервером – получиться уведомление от сервера о соединении – начать передачу данных – уведомить пользователя – обозначить процедуру как “успешно”. Это только частичная расшифровка одной из стадий расшифровки.

Шаг 3. Изучить условные обозначения

Условные обозначения или нотации – это как язык общения между людьми. Для того, чтобы понимать друг друга, нужно говорить на одном языке. Собственно говоря, так и появилась необходимость каким-либо образом стандартизировать варианты записи схем. Как и в языках, на которых общаются люди, в блок-схемах есть правила и общая логика изложения.

Для всех типов блок-схем существует свод своих требований. Это касается и бизнеса и программирования, и прочих сфер, где возможно встретить схемы как таковые.

В общем-то, обозначения ни на что не влияют. Можно выбрать самые разные нотации, но самое важное, что здесь стоит отметить – возможность понимать друг друга. Обычно перед реализацией проекта или заказчик сам говорит, что работаем в такой-то нотации, или она выбирается произвольно исходя из “набитости” руки специалистов, которые будут с этим работать.

Шаг 4. Выбор рабочего инструмента

Когда известны все обозначенные моменты и ясно, что именно нужно описать, следует выбрать рабочий инструмент. Схему можно рисовать и на бумаге ручкой, но гораздо проще использовать какие-то современные электронные инструменты.

В зависимости от сложности задачи можно использовать самые разные приложения, но, исходя из нашего опыта, хорошо себя зарекомендовали для решения самых разных задач приложения Visio и Draw.io

Одно из них входит в состав программного продукта Office, является платным и в общем-то, ничем особенно примечательным не отличается. Речь идёт про Visio. Все основные функции там есть. Нарисовать схему практически любой сложности вполне возможно и даже относительно удобно.

А вот второе, которое мы постоянно сами используем в своей работе, выгодно отличается.

Это приложение draw.io. Адрес программы в интернете вот тут. Оно снабжено удобными интеграциями буквально со всеми существующими и, наверное, даже не существующими сервисами. Распространяется бесплатно, очень хорошо дружит с сервисами от google и позволяет строить буквально любые схемы. Работать можно как в режиме он-лайн, так и скачать программу на свой компьютер или мобильный.

Обладая таким инструментарием, вполне можно справиться с самыми разными задачами и нарисовать даже самые сложные блок схемы как бизнес-процессов, так и логику работы будущей программы.

Шаг 5. Знать основные правила построения блок-схем

Для удобства полезно знать несколько полезных советов или негласных логичных правил, которые позволят строить поэтапную блок-схему.

• Обязательно в схеме должно присутствовать два блока – это «Начало» и «Конец». Очевидно, что у любого алгоритма или бизнес-процесса может быть только одно начало или только один конец.
• Начальный блок связывается с конечным посредством линий связи, которые могут быть дополнены различными промежуточными операциями. Из всех блоков, кроме конечного, должны выходить линии потока.
• Все блоки удобно пронумеровывать. Так легче ориентироваться и вам при разборе схемы, и тому, кто пытается осмыслить полученный вами результат.
• Не секрет, что линии делятся на входящие и выходящие. Если блоки не начальные или конечные, или концевые для конкретной ветки, то одна и та же линия является для одного блока выходящей, а для другого входящей.
• Допускается наличие разрывов в линиях потока. Это обычное дело! Ведь у каждого ответвления рано или поздно происходит логическое завершение.
• Логика процесса может быть линейная, разветвляющаяся или циклическая. Предположительно, тут вопрос появиться не должно Если блоки на прямой линии – это линейный вариант. Если на схеме есть разветвления – то схема разветвляющаяся (всегда реальная схема такая). Циклическая – для программиста обычное дело, а вот для бизнес-аналитика более редкая. Скажем, заправка автомобиля перед каждым рейсом – это циклическая операция.

Шаг 6. Проработка существующей схемы процесса “от” и “до”

Когда схема нарисована, нужно проверить, соблюдается ли логика и действительно ли по разработанной схеме можно сделать хоть что-то? Если это так, то с задачей мы справились. Но если схема получилась с ошибками и логика прорисовки нарушена, то это будет видно и получится внести изменения.

Сделать, в общем-то, это совсем не сложно. Нужно поставить себя на место того, кто будет читать разработанную схему и проанализировать, можно ли там что-то понять, если ты не знаешь суть происходящего. Часто рекомендуют представить, что мы не знаем вообще ничего и попробовать проработать схему с этой логикой.

Ну а дальше следует проработать всю схему поэтапно и удостовериться, что кирпичиков из блоков вполне хватает. Если это сделать получается, то блок схему мы построили.

Автоматизация учёта в ООО «Бизнес-программы» Компания ООО «Бизнес-программы» занимается построением бизнес-систем, обучением пользователей, составлением подходящих алгоритмов и построением систем автоматизации различного…

Как организовать бюджетирование в 1С Вопрос планирования бюджета становится всё более актуальным. Что сделать для автоматизации бюджетирования в программных продуктах…

Источник: ev-group.ru

Рисуем понятные блок-схемы для описания бизнес-процессов

Неожиданным был недавно мой доклад про то, как рисовать блок-схемы. И чему только учат в институтах? Давайте для закрепления? На полях этой заметки тоже пробежимся по основам разработки и описания процессов в блок-схемах.

Составляющие блок-схем

В первую очередь надо договориться о нотации, т.е. правилах отрисовки блок-схем:

• Действие;
• Условие;
• Документ;
• Подпроцесс;
• Линии.

Вот пожалуй и все, что нам с вами требуется для начала, чтобы описать практически любой процесс в виде диаграммы бизнес-процесса.

Как описать бизнес-процесс

Давайте попробуем прочитать уже сделанную блок-схему (о том как сходить в магазин). Какие шаги нужно выполнить для достижения цели:

• Составить список покупок;
• Найти кошелек;
• Взять кошелек;
• Открыть кошелек;
• Хватает ли в кошельке денег?
• Если нет, то возвращаемся к Списку покупок;
• Если Хватает, то берем пакет;
• Смотрим, есть ли на улице дождь;
• Если дождь есть, берем зонт и затем выходим на улицу;
• Если нет, выходим на улицу;
• Идем в магазин (это ведь тоже может быть целый подпроцесс);
• Далее выполняем процесс № 2 (Купить продукты);
• . тут еще можно расписать возвращение домой, раскладывание продуктов по шкафам и холодильнику, приготовление ужина и т.д. .
• Конец.

Так будет выглядеть описание бизнес-процесса для нашей задачи:

Как видите, рисовать и описывать блок-схему (диаграмму) достаточно просто.

• и диаграмма;
• и текст.

Источник: denvic.ru