Как правильно вести кассовую книгу на бумажном носителе ИП

Все хозяйствующие объекты обязаны составлять отчеты о полученных доходах, на этом основании вносятся платежи в казну государства. И очень важно знать, как ведется кассовая книга – основополагающий документ для ведения отчетности.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна

Любое малое или крупное предприятие должно вести бухгалтерскую и налоговую отчетность по итогам своей хозяйственной деятельности. Чтобы сведения были достоверными, и данные отчетов не подвергались сомнению, ведется кассовая книга, где проводятся все финансовые операции компании: приход и расход денежных средств. Она ведется только за последний финансовый год, а по его окончании открывают другой экземпляр книги, такие строгие требования предъявляют ЦБ РФ и Госкомстат России. В постановлениях и приказах установлены унифицированные формы первичных учетных документов.

Есть два варианта кассовых книг:

1. Страницы расположены вертикально. Как правило, все финансовые операции за 1 рабочий день вмещаются на одном листе. В этом случае отчет кассового сотрудника может быть оформлен двумя вариантами:
2. Два листа книги нумеруются одним числом, между ними прокладывается лист копирки, затем на первом листе все данные заносятся ручкой с синими чернилами, а следующий лист отрывается и он остается у кассового сотрудника, по его данным будет составлен отчет по всем финансовым операциям.
3. Можно для отчетности использовать вкладыш, который имеет тот же порядковый номер, что и лист книги. В этом случае при заполнении подкладывают вкладыш и копировальный лист. Все данные в книге и вкладыши тщательно сверяются бухгалтером.
4. Страницы расположены горизонтально, тогда листы поделены пополам, их сгибают, подкладывают копировальную бумагу и заполняют. Отрывную часть отдают кассовому сотруднику, а неотрывная часть остается на месте. Обе половины листа зафиксированы одним и тем же номером, любые помарки, исправления запрещены. Если все-таки нужно исправить данные, то их заверяют подписями ответственных сотрудников.

Шпаргалки бухгалтера — Правила заполнения книги учета доходов

Кто должен вести кассовую книгу

В основном, такие обязанности исполняет кассовый сотрудник, если он есть в штате компании, а если должность кассира отсутствует, то сотрудник бухгалтерии.

Если происходит поступление денежных средств, то их оформляют ордером, то же происходит и при выдаче наличных средств. Все эти финансовые операции тут же оформляют в книге, на основании соответствующих документов.
Начинают вести записи после строки «остаток», вначале ведется учет приходных документов, и только потом – расходных.
Ежедневно сотрудник кассы выводит итоговую сумму всех проведенных финансовых операций, учитывает остаточные средства и составляет отчетную документацию по итогам дня.

Все данные передаются бухгалтерскому сотруднику, который отвечает за ведение финансовой деятельности.

К отчетным документам подкалывают отрывной лист книги, все документы должны быть переданы под роспись ответственного бухгалтера, которые сверяет все данные книги и отчета. Если все данные сходятся, то на их основании будут составляться бухгалтерские и налоговые отчеты.

Как правильно оформить кассовую книгу

К оформлению этого важного отчетного документа нужно подойти со всей ответственностью: ведь любой инспектирующий орган в первую очередь требуют предоставить именно ее.

Ее заполнение производится на унифицированном бланке КО-4:

• На всех листах проставляют порядковые номера;
• Обязательное требование к перешнуровке книги, в конце ставят фирменную печать организации;
• В конце пишут общую численность всех листов, и закрепляют подписями ответственных лиц.

Титульный лист книги оформляется по своим правилам: на нем указывают название компании, коды хозяйственной деятельности и дату создания.

Если на предприятии ведется активная финансовая деятельность, то одного экземпляра может и не хватить. Если это так, то заводят новый вариант книги, но обязательно прописывают период, на который она будет действовать.

Как правильно вести кассовую книгу

Обычно все записи о проведенных финансовых операциях за текущий день вносятся в готовый бланк, где обязательно указываются данные о приходной или расходной операции. На конец рабочего дня устанавливается итог по всем проведенным финансовым операциям, и высчитываются остаточные денежные средства. Исходя из всех документов, сотрудник составляет отчетную документацию и передает ее ответственному бухгалтеру.

Пошаговая инструкция

Поскольку основной бланк поделен пополам, то одну часть оставляют в книге, а вторую, отрывную часть забирает кассовый сотрудник. Заполняют сразу две части, с одинаковыми реквизитами. Все приходно-расходные документы, на основании которых проведены записи, должны быть подшиты к отчету кассового сотрудника.

На бланке проставлены графы, которые следует заполнить так:

• «Остаток на начало дня» переносят из графы «Остаток на конец дня», сумму не изменяют.
• «№ документа» заполняют в соответствии с реквизитами ордеров.
• «2 графа» предназначена для указания поступивших или переданных сумм, прописываются полностью вплоть до копеек.
• Затем отображаются корреспондентские счета, например, перевод средств на расчетный счет оформляют цифрой 51, выдача заработной платы – 70, поступление средств от покупателей или заказчиков – 62, на подотчетный -71;
• Графа «Перенос» — здесь следует просуммировать все предыдущие данные на строках, а на обратной стороне ничего не заполняют.
• «Итог» подсчитывают приходные и расходные данные, выводят остаток, который должен соответствовать формуле: остаток на начало дня + приходные данные – расходные.
• В конце документа свои подписи проставляет кассовый и бухгалтерский сотрудники, проставляют количество приложенных документов.

Как нужно сшивать кассовую книгу

Все кассовые документы в обязательном порядке должны иметь свои порядковые номера, их сшивают согласно очередности так, чтобы нити остались сзади сшитых листов. Их объединяют, пишут на отдельном листе их количество, затем их скрепляют сургучной печатью, и в конце руководитель и бухгалтер проставляют свои подписи.

Электронная кассовая книга

Допускается ведение кассовой книги в электронном виде, при условии, что все первичные документы будут сохранены в надлежащем порядке. Для этого используют специальную программу на компьютере, которая отображает сразу две части листа: вкладыш и отчет кассового сотрудника. Листы ежедневно распечатывают, их можно прошнуровать в конце текущего года, а затем на них проставляются печать компании и подписи лиц, отвечающих за бухгалтерский учет и руководителя.

Если ведется электронная кассовая книга, то можно распечатать титульный лист в конце отчетного периода, к нему подшиваются все вкладные листы.

При этом виде ведения книгу можно оформлять через каждый квартал, вместо 1 года.

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

1. Ведение кассового учета для индивидуальных предпринимателей. Это может быть простой блокнот, соответствующим образом пронумерованный и прошитый. Эту книгу можно не заверять в налоговой инспекции. Книга должна отображать действительное количество закупленных или произведенных товарных групп, количество потраченных на эти цели средств. Кроме того, в ней должна отображаться суммы, полученные от продажи товаров или предоставляемых ИП услугах. Если ИП работает по упрощенной системе налогообложения, то можно указывать только полученные доходы, поскольку исчисления проводятся именно с этой суммы. Все данные, отображаемые в книге, должны найти подтверждение в бумажных первичных документах: товарными чеками, накладными, кассовыми ордерами. Если ИП предоставляет населению какие-либо услуги, то необходимо прописывать и данные клиента. ИП, работающие по Единому Вменному Налогу кассовую книгу могут не вести.
2. Кассовый учет в ООО. Общество с ограниченной ответственностью ведет хозяйственную деятельность, и, следовательно, должна вести кассовую книгу. Можно назначить отдельного сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. С ним необходимо заключить договор о материальной ответственности, в случае не состыковки денежных средств он будет отвечать за допущенную недостачу. Если нужно иметь в наличии свободные денежные средства, то нужно подать заявление в банк, где у вас есть расчетный счет, о расчете лимита. Он рассчитывается по следующей схеме: полученный доход за 90 рабочих дней + выплаты по зарплате+ рассчитанный средний доход разделенные на 90. Такую сумму можно иметь в кассе, если придут с проверкой, то дать объяснения подобным лимитом, выданным банком, а сумму выше это лимита нужно сдавать в банк. Ведется учет всех приходных и расходных операций на каждый день, а в конце рабочего дня составляются отчеты по общей схеме.

Проверка кассовых книг

Осуществлять проверку кассовых книг имеет право обслуживающий компанию банк, при этом проверке подвергаются:

• Полное количество оприходованных денежных средств.
• С расходные операции по сдаче наличных в банковское подразделение.
• Установленные банком условия проведения расходных операций, их целевое предназначение.
• Соответствие лимита денежных средств с оприходованной наличностью.
• Проверка ведения кассовой книги в соответствии с законодательными актами.

Если результаты проверки будут отрицательными, то банк предупреждает отделение налоговой инспекции о дополнительной проверки организации, или передает материалы во внутренние органы порядка.
Те предприятия, которые были замечены в нарушении кассовой дисциплины, могут быть привлечены к административной ответственности с наложением штрафных санкций до 50 тыс. рублей.

Источник: corphunter.ru

Как правильно вести кассовую книгу в 2021 году

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

• приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
• расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
• кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Ведение кассовой книги

Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России ).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:

• отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Лимит остатка в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.

Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.

Выдача и сдача разменной монеты

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

• одна остается в книге;
• вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.

Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Как оформить кассовую книгу

Вести книгу можно на бумаге или в электронном виде. Форма для этого одна — КО-4 (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Всего в указаниях Банка России предусмотрено три способа:

• заполнять на бумаге от руки;
• вести на компьютере и печатать;
• вести в электронном виде.

Для каждого способа есть свои требования.

Кассовая книга от руки

Распечатанные листы кассовой книги нужно прошить и пронумеровать. Это защищает от манипуляций с записями: нельзя будет вырвать один из пронумерованных листов и заменить другим. Заполнять книгу можно только шариковой ручкой или чернилами.

Титульный лист следует заполнить самостоятельно — на нем укажите данные организации и год, на который заведена книга. Записи в книге делайте в двух экземплярах — через копировальную бумагу.

В конце рабочего дня второй отрывной лист с копией записей за весь день (отчет кассира) вырывается из книги и передается на хранение в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами.

Кассовая книга на компьютере

Записи по приходам и расходам наличных ведут в бухгалтерской программе, а она автоматически формирует листы книги и отчеты кассира. Оба листа в конце дня печатают и подписывают кассир и бухгалтер, а затем передают в бухгалтерию вместе со всеми сформированными ПКО и РКО.

В итоге получается две стопки бумаг.

Первая — распечатывается, хранится в течение года, а после его окончания прошивается, заверяется подписью и печатью (при наличии). Это и есть кассовая книга.

Вторая — распечатывается и подшивается вместе с ПКО и РКО за год. Сшивать их в конце года не нужно. Это отчеты кассира, которые будут храниться в бухгалтерии в больших папках.

Электронная кассовая книга

Электронную книгу нужно оформлять с использованием специальных технических средств. Она должна быть защищена от потери данных, искажений или злоумышленников. Для этого книгу подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что подписи понадобятся в том числе главбуху и кассирам.

Еще одна особенность электронной книги — в нее нельзя внести исправления после подписания электронной подписью.

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге ( п.4.6 указания Банка России №3210-У ).

За отсутствие кассовой книги грозит штраф ( ст. 15.1 КоАП РФ ):

• должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
• компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽ .

Как вести кассовую книгу в Экселе

Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.

Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.

Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
4. титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
5. основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
6. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
7. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
8. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
9. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

• в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
• в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Источник: ronis-media.ru

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

Кассовая книга в 1С 8.3 расположена в меню Банк и касса – в разделе Кассовые документы:

Кассовая книга в 1С – это отчетная форма. Её основу составляют документы приходных и расходных кассовых ордеров, а также другие документы, оформляемые одновременно с первичными кассовыми ордерами.

Обратите внимание! Не только ПКО и РКО формируют движение денег в кассовой книге. Позднее мы к этому факту вернемся:

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

ВАЖНО! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Ведение кассовой книги полностью в электронном виде

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

• доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
• потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Настройка и формирование кассовой книги в 1С 8.3

Кассовая книга формируется в двух режимах:

• По собственной деятельности. Операции с наличностью по своей основной деятельности отображаются на счетах 50.1 Касса организации, 50.21 Касса организации в валюте.
• По деятельности платежного агента. Агентские операции попадают на счет 50.4 Касса по деятельности платежного агента.

Формирование кассовой книги происходит по настройкам:

• Выбрать период;
• Режим формирования: по основной деятельности или по деятельности платежного агента;
• Если нужно, выводить основания кассовых ордеров;
• Когда кассовая книга готовится в конце отчетного (налогового) периода отметить галочкой формирование обложки и завершающего листа:

ФНС о новом порядке ведения кассовых операций

Новый порядок вводится Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П.

Новое для индивидуальных предпринимателей

ФНС обращает внимание на то, что индивидуальные предприниматели обязаны:

— определять лимит остатка наличных денег;

— хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленных лимитов;

— оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами 0310001 и расходными кассовыми ордерами 0310002;

— обеспечивать наличие кассовых документов и других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

— вести кассовую книгу 0310004.

На заметку

Унифицированные формы по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

— приходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310001) – унифицированная форма № КО-1;

— расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002) – унифицированная форма № КО-2;

— кассовая книга (форма по ОКУД 0310004) – унифицированная форма № КО-4.

Сроки хранения кассовых документов

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этот приказ принят на основании п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно пункту 362 Перечня кассовые документы и книги подлежат хранению не менее 5 лет. При этом уничтожить их можно при условии проведения проверки (ревизии) за этот 5-летний период. Документы за необревизованный период, даже если он превышает 5-летний срок, не могут быть уничтожены.

Отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Административная ответственность

В письме ФНС указано, что административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотренная частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в равной степени распространяется и на организации, и на индивидуальных предпринимателей.

К нарушениям кассовой дисциплины относятся:

— осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

— несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

— накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

На заметку

Согласно Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У расчеты наличными деньгами между организациями, индивидуальными предпринимателями, а также между организацией и индивидуальным предпринимателем не могут превышать 100 тыс. руб. в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами.

Вышеперечисленные нарушения влекут наложение штрафа:

— на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей;

— на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Кого будут проверять в первую очередь

ФНС России обратила внимание налоговых инспекторов, что приоритетным является налоговый контроль за применением контрольно-кассовой техники и полноты учета выручки налогоплательщиками, не применяющими систему налогообложения в виде ЕНВД.

Особенности для платежных агентов

Платежный агент обязан вести раздельный учет:

— наличных денег, кроме денег, принятых им в качестве платежного агента;

— наличных денег платежного агента.

В связи с этим платежный агент:

а) при определении лимита остатка наличных денег не учитывает денежные средства, принятые им при осуществлении деятельности в качестве платежного агента;

б) на поступившие через ККТ денежные средства оформляет в конце дня два приходных кассовых ордера 030001:

— на сумму без учета наличных денег, принятых им как платежным агентом;

— на сумму денег, принятых им как платежным агентом;

в) ведет две кассовые книги 030004: без учета деятельности платежного агента и по деятельности платежного агента.

На заметку

Платежный агент – это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц, направленных на исполнение денежных обязательств плательщика денежных средств перед поставщиком по оплате товаров (работ, услуг), в том числе внесение платы за жилое помещение и коммунальные услуги. За счет полученных от физических лиц денежных средств платежный агент осуществляет расчеты с поставщиками от имени физических лиц (статьи 2, 3 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ).

Кассовая книга обособленного подразделения в 1С 8.3

Часто возникает вопрос, как вести кассовую книгу по подразделениям в 1С 8.3, если на предприятии фактически две кассы: центральная и обособленного подразделения.

В 1С Бухгалтерия 8.3 для не очень крупных предприятий не предусмотрено ведение двух касс. Таким образом, в базе организации с обособленным подразделением будет формироваться только кассовая книга «головы». Возможность вести несколько касс в одной базе по основной деятельности предоставляет только 1С Бухгалтерия 8.3 КОРП.

А в базовой версии и версии ПРОФ 1С Бухгалтерия 8.3, имеющийся в плане счет 50.02, предназначен для накопления и передачи денежных средств по кассе обособленного подразделения, но ни одна проводка с участием счета 50.02 в кассовую книгу не попадет. Более того, если необходимо, чтобы документы по центральной кассе нумеровались подряд непрерывно, придется вручную корректировать номера кассовых документов со счетом 50.02.

Как восстановить хронологическую нумерацию кассовых документов в 1С 8.3 с помощью Экспресс проверки читайте в нашей статье.

Вот как это выглядит. Рассмотрим в базовой версии и версии ПРОФ 1С Бухгалтерия 8.3 получение выручки обособленного подразделения и сдачу её в головное подразделение, а далее – в банк за один день:

• ПКО 9: Дт 50.02 Кт 90.01.1 – 26 000 руб. (получена выручка обособленного подразделения);
• РКО 11: Дт 57.01 Кт 50.02 – 26 000 руб. (выручка ОП передана в центральную кассу);
• ПКО 10: Дт 01 Кт 57.01 – 26 000 руб. (выручка ОП оприходована в центральную кассу);
• РКО 12: Дт 51 Кт 01 – 26 000 руб. (выручка ОП из центральной кассы внесена в банк):

Обратите внимание! Четыре документа: ПКО 9, ПКО 10, РКО 11 и РКО 12, но в кассовой книге отразились только два: ПКО 10 и РКО 12:

Кассу обособленного подразделения придется вести в отдельной базе или вручную.

Если обороты по документам и проводкам не совпадают в 1С 8.3

Часто, когда 1С 8.3 вывела на экран кассовую книгу, можно увидеть сообщение: «Обороты по документам и проводкам за «чч.мм.гггг ч.мм.сс» не совпадают!»

В этом случае необходимо проверить, все ли кассовые ордера сформировали проводки по операциям с денежными средствами.

Например, поступление оплаты при розничной продаже, если такая происходила не по складу НТТ (неавтоматизированной торговой точки), то необходимо зафиксировать двумя документами: ПКО и отчетом о розничных продажах. ПКО создает запись в кассовой книге, а Отчет о розничных продажах формирует проводки по соответствующим счетам.

Профилактика ошибок в кассовой книге

Кассовая книга в 1С 8.3 – это отчет. Но контроль над правильным ведением кассовых операций он не осуществляет. И если не соблюдается лимит остатка денежных средств в кассе или, наоборот, образуется отрицательное сальдо на какую-то дату, сформированная кассовая книга об этом не «просигналит».

Из списка кассовых документов можно выполнить печать формы КО-3 «Журнал регистрации кассовых документов». Данный отчет позволит проверить ошибки в нумерации кассовых документов.

Поэтому, чтобы избежать ошибок в кассовой книге, необходимо провести Экспресс-проверку ведения учета по кассовым операциям. Проверка запускается из меню Отчеты – Экспресс-проверка ведения учета, закладка Операции по кассе:

Что делать, если экспресс-проверка в 1С 8.3 выдает ошибку по кассовым операциям читайте в нашей статье.

Результаты проверки отражаются в таблице, там же даются рекомендации по устранению:

Правильно созданную кассовую книгу остается только распечатать!

Каким образом можно отследить правильность соблюдения лимита кассы, установленного банком в 1С 8.2 рассмотрено в следующем видео:

Кассовую книгу в электронном виде не нужно распечатывать каждый день

Придя с проверкой ККТ, инспекторы не обнаружили у компании распечатку кассовой книги на интересующий их период. Они попытались наложить штраф. Но суд сделал другой вывод: если кассовая книга ведется в электронном виде, распечатывать ее каждый день не обязательно.

Аргументы налоговиков Компания не оприходовала денежные средства в сумме более 500 000 руб., полученные в кассу за период с 1 по 3 сентября 2008 года.
Такой вывод делается из-за того, что на момент прихода инспекторов имелись расхождения между информацией на ленте фискального отчета и выручкой, отраженной в кассовой книге организации.

То есть нарушен Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Это влечет за собой санкции по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В данном случае размер штрафа — 40 000 руб.

Аргументы налогоплательщика

На самом деле кассовая книга велась, информация туда заносилась своевременно и в полном объеме. Другой вопрос, что распечатывался документ только один раз в неделю, а сведения по итогам дня отражались в электронном варианте.

Однако это не является нарушением. Согласно пункту 25 Порядка ведения кассовых операций… кассовая книга на предприятии может вестись автоматизированным способом — при условии полной сохранности кассовых документов, то есть в электронном виде. В тот момент, когда налоговики пришли с проверкой, неделя еще не закончилась, именно поэтому компания не смогла представить им распечатки. Но это и не является ее обязанностью.

Выводы суда

Кассовая книга действительно может вестись в электронном виде. Тот факт, что инспекторам не представили распечатанные листы, не является нарушением.

Главное, чтобы электронный вариант содержал актуальную и достоверную информацию. Так и было, по крайней мере налоговики не доказали обратное.

Соответственно, их постановление о привлечении к ответственности за нарушение порядка работы с наличностью по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях незаконно.

От редакции

Перед нами редкая ситуация, когда благоприятное для компании мнение суда еще и полностью разделяет вышестоящий налоговый орган.

Еще в феврале 2006 года в письме УФНС России по г. Москве была рассмотрена аналогичная ситуация: инспекторы пришли с проверкой 13 декабря 2005 года и получили все необходимые документы, кроме кассовой книги и первичных кассовых документов за период с 1 по 8 декабря 2005 года.

Реакцией стала попытка оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, хотя главбух и пояснил, что нужные документы ведутся в электронном виде, распечатываются один раз в неделю и к приходу проверяющих просто не были распечатаны.

Налоговое управление посчитало, что в данном случае нет повода штрафовать компанию по данной статье, так как отсутствует событие административного правонарушения (письмо УФНС России по г. Москве от 27 февраля 2006 г. № 09-24/14819).

В целом вести кассовую книгу в электронном виде, конечно, очень удобно, и вряд ли кто-то захочет ежедневно ее распечатывать, тратя на это время и ресурсы.

Однако, если ваша компания решила перейти на электронный документооборот, мы советуем прописать это в учетной политике. В случае спора это станет еще одним аргументом в вашу пользу.

Источник: постановление ФАС Московского округа от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1416-089

Источник: platinalog.ru