Как правильно вести транспортный бизнес

Учет перевозок на предприятии: как правильно вести бухгалтерию

Важно правильно вести бухучет с первых этапов, когда предприятие только приобрело автотранспорт и приняло водителя на работу. Это значительно облегчает последующие процессы учета автотранспорта на предприятии.

Особенности бухучета транспортных перевозок

Что входит в бухгалтерский учет:

• автотранспорт в собственности предприятия,
• расходы на командировки водителей.

На бухгалтерский учет ставится только транспорт, находящийся в собственности предприятия. Если автомобиль взят в лизинг или аренду, он находится на счетах лизингодателя или арендодателя.

Если водитель ездит на дальние расстояния, бухгалтерия оформляет командировку и выдает денежные средства на все расходы. Водитель должен отчитаться перед бухгалтерией. Он предоставляет все необходимые документы и чеки по окончанию поездки.

Учет автомобильных перевозок: что важно для бухгалтера

Бухгалтерам необходимо правильно вести учет и не выходить за рамки бюджета. Для этого нужно вести учет по следующим критериям.

Транспортная компания | Как открыть транспортную фирму | Грузоперевозки

Количество автомобилей и работников автопарка. Важно, чтобы рассчитать, действительно ли количество водителей хватает на количество машин. Смогут ли они выполнить все заявки или нужно расширять автопарк.

Расходы на командировку. Важно понимать, действительно ли водитель ехал по определенному маршруту, сколько раз он заправился и остановился в пути. Если он сливает бензин или меняет маршрут, расходы предприятия увеличиваются.

Учет автопарка чаще всего не автоматизирован. Путевые листы и отчетность заполняются от руки, данные в бухгалтерию поступают на бумажных носителях. Это неудобно. К тому же из-за человеческого фактора допускаются ошибки и теряются важные бумаги. Это существенно осложняет работу бухгалтерии и автопарка.

Организация учета перевозок с точки зрения бизнес-процессов

Для руководителей самое важное в перевозках — это скорость выполнения заявок и безопасность поездок. Для этого необходимо, чтобы работа водителей была прозрачной.

Руководитель должен знать:

• соблюдает ли водитель маршрут поездки,
• сколько раз водитель останавливался и заправлял транспорт,
• где он находится сейчас,
• с какой скоростью едет.

Отследить перечисленные пункты непросто. Не все сотрудники добросовестны и ответственны: некоторые могут предоставить недостоверную информацию или вовсе не выходить на связь, ездить неаккуратно и сливать бензин.

Поэтому контроль водителей следует автоматизировать. Это позволит узнать местоположение, статус и загруженность водителя на данный момент.

85% компаний совершают эти 7 ошибок по управлению автопарком.
Узнайте, есть ли они у вас

Учет перевозок: программа «ТМ: Корпоративные поездки»

«ТМ: Корпоративные поездки» — программный комплекс, который позволяет автоматизировать учет и контроль перевозок на предприятии. Система помогает руководителям контролировать передвижение автотранспорта, отслеживать показатели, а бухгалтерам — вести учет. Это возможно благодаря следующим функциям программного комплекса.

Предлагает оптимальный маршрут. Система анализирует и предлагает водителю маршрут, по которому он сможет максимально быстро и эффективно добраться из точки А в точку Б. Поэтому перевозки осуществляются быстрее. К тому же система рассчитывает время прибытия автомобиля в конечную точку. Диспетчер сможет тут же назначить следующий заказ.

Система выстраивает оптимальный маршрут

Отслеживает передвижения водителя. Руководитель может отследить, соблюдает ли водитель рекомендованный маршрут или отклоняется от него. Благодаря интеграции с датчиками ГЛОНАСС/GPS система показывает реальное местоположение автотранспорта и скорость движения.

Работа с водителями в Кабинете оператора

Автоматизирует заполнение важных бумаг. Программный комплекс автоматизирует заполнение путевых листов и интегрируется с системами бухучета. Диспетчер или механик могут одним нажатием кнопки внести данные водителя и распечатать путевой лист. Система не допускает ошибок человеческого фактора.

В результате «ТМ: Корпоративные поездки» оптимизирует работу автопарка, делает работу водителей прозрачной и ускоряет бизнес-процессы.

Добавление водителя и автомобиля в «ТМ: Корпоративные поездки»

Выбор водителя в «ТМ: Корпоративные поездки»

Выбор автомобиля в «ТМ: Корпоративные поездки»

Формирование путевого листа в «ТМ: Корпоративные поездки»

Форма путевого листа в «ТМ: Корпоративные поездки»

Вывод путевого листа на печать в «ТМ: Корпоративные поездки»

Источник: tmcorp.pro

Учет и отчетность транспортной организации

Бухучет и налогообложение транспортных компаний имеет свои особенности. Из статьи вы узнаете, какие документы нужны обязательно, а без каких можно обойтись. Таблица основных проводок поможет вести учет без ошибок.

Сдать отчетность транспортной организации в срок и без ошибок. Попробовать

Особенности затрат

Расходы можно рассмотреть с двух сторон: прямые (непосредственно связанные с перевозками) и косвенные. К первым относятся траты на приобретение и страхование транспорта, ГСМ, техобслуживание, медосмотры водителей и т.п. Существует другая часть расходов, которые напрямую не связаны с основной деятельностью. Например, доставка воды для сотрудников.

Бухгалтерия и проводки

• Дебет 08 Кредит 76 — автомобиль поступил от лизингодателя.
• Дебет 01 «Имущество, полученное в лизинг» Кредит 08 — оформлен ввод в эксплуатацию.
• Дебет 76 «Арендные обязательства» Кредит 76 «Задолженность по лизинговым платежам» — начислены лизинговые платежи.
• Дебет 20 (25, 26) Кредит 02 «Амортизация имущества, полученного в лизинг» — начислена амортизация.

Для лизингового имущества можно применять ускоренную амортизацию с коэффициентом до 3. Чтобы не возникли налоговые разницы, лучше применять одинаковый «ускоряющий» коэффициент в бухгалтерском и налоговом учете (п. 2 ст. 259.3 НК РФ).

Если автомобиль выкупит лизингополучатель, следует сформировать проводки внутри счетов:

• Дебет 01 «Собственное имущество» Кредит 01 «Имущество, полученное в лизинг».
• Дебет 02 «Амортизация имущества, полученного в лизинг» Кредит 02 «Амортизация собственного имущества».

Если автомобиль учитывается на балансе лизингодателя, проводки будут отличаться от указанных выше:

• Дебет 001 — автомобиль учтен на забалансовом счете по договорной стоимости.
• Дебет 20 (25, 26) Кредит 76 «Задолженность по лизинговым платежам» — отражен лизинговый платеж.

После выкупа автомобиль списывается с забалансового учета (делается запись по кредиту счета 001). В рамках балансовых счетов выкуп автомобиля у лизингодателя нужно отразить проводкой: Дебет 01 Кредит 02.

Оказание транспортных услуг оформляется стандартными проводками. Выручка записывается как Дебет 62 Кредит 90, НДС с выручки — Дебет 90 Кредит 68. Затраты компании на оказание услуги перевозки списываются в дебет счета 90.

Если организация помимо перевозок занимается продажей товаров, то проводки могут быть иными. Когда в договоре зафиксировано, что продавец осуществляет доставку товара своими силами и стоимость транспортировки входит в цену товара, бухгалтер делает запись: Дебет 44 Кредит 10 (60, 69, 70 и т.д.) — отражены затраты на доставку. Здесь можно учесть зарплату водителя, бензин, израсходованный на транспортировку и т.п. Дебет 90 Кредит 44 — затраты списываются на себестоимость.

Таблица «Основные проводки»

Дебет Кредит Содержание операции

08	76	Поступление автомобиля по договору лизинга (учет на балансе лизингополучателя)
01	08	Ввод в эксплуатацию
20	02	Начисление амортизации
001	Лизинговый автомобиль учтен на забалансовом счете по договорной стоимости (учет на балансе лизингодателя)
20	76	Отражен в составе затрат ежемесячный лизинговый платеж (учет на балансе лизингодателя)
001	Лизинговый автомобиль списан с забалансового учета (выкуплен или истек срок договор)
01	02	Автомобиль выкуплен после лизинга и поставлен на баланс
62	90	Отражена выручка компании при оказании услуг
90	68	Выделен НДС с оказанной услуги
20 (25, 26)	60	Списана арендная плата по транспорту, взятому в аренду
19	60	Отражен НДС по аренде (если обе стороны работают на ОСНО)
20 (25, 26)	68	Начислен транспортный налог
68	51	Налог перечислен в ФНС
002	Принятие груза на ответственное хранение

Специфика затрат при перевозках

Основной штат сотрудников составляют водители. Персонал должен проходить медосмотры, в том числе перед выходом в рейс. Кроме того, водителям при длительных поездках положены перерывы на отдых. Медицинские осмотры, перерывы и т.п. оплачиваются компанией.

Что взять под контроль транспортной организации? Выделим основные моменты:

1. Транспорт должен быть учтен: на балансе или за балансом в зависимости от ситуации. Тогда затраты можно принять к учету обоснованно.
2. Автотранспорт должен пройти регистрацию в ГИБДД.
3. Необходимо платить транспортный налог.
4. Обязательный учет и контроль ГСМ. Списание по нормам, утвержденным законодательством и нормативными актами компании.
5. Ведется учет не только транспорта, но и запчастей. Например, важно организовать учет зимней и летней резины.
6. Транспорт должен быть застрахован. Сумма по полису включается в затраты равными частями ежемесячно.
7. Необходимо проходить техосмотры и периодическое обслуживание транспорта.
8. Нужно оформлять путевые листы на поездки.

Налогообложение

Компании, занимающиеся перевозками, могут работать на ОСНО или УСН. У индивидуального предпринимателя есть дополнительный выбор — работа на патенте (ПСН).

Налоги транспортной организации в целом не отличаются от налогов любой другой компании. У перевозчиков в силу специфики возникает обязанность по уплате транспортного налога. Особенности расчета и уплаты прописаны в ст. 356-363 НК РФ. ФНС самостоятельно рассчитывает сумму налога, компании остается ее перечислить. Декларацию сдавать не нужно.

Налог по итогам года бухгалтер перечислит до 1 марта. Регионы вправе установить отчетные периоды, тогда в течение года организация обязана уплачивать авансовые платежи.

Отслеживайте сроки и статусы уплаты налогов и сдачи отчетности в онлайн-таблице Контур.Экстерна

Все затраты должны быть документально подтверждены и обоснованы, иначе ФНС может аннулировать такие расходы и доначислить налог на прибыль.

ГСМ списывают согласно нормам, учитывая данные путевых листов. Существуют летние и зимние нормы расхода. Всё, что сверх установленных лимитов, списывается за счет прибыли (т. е. не уменьшает налогооблагаемую базу). Лимиты расходования ГСМ утверждает руководитель, издав приказ.

В расходах с целью уменьшения налоговой базы можно учесть проезд по платным дорогам (ст. 264 НК РФ). Такие траты должны быть обоснованы: необходима ускоренная доставка скоропортящихся товаров, такие правила установлены в договоре и т.д.

Налоговая отчетность зависит от системы налогообложения. На ОСНО сдают декларации по прибыли, НДС, 6-НДФЛ. Компании на упрощенке сдают декларацию по УСН. Специальной налоговой и бухгалтерской отчетности у транспортной компании нет. Бухгалтерский и налоговый учет ведется согласно требованиям и нормам ПБУ, Закона № 402-ФЗ и НК РФ.

Первичка и контроль затрат

Чтобы контролировать работу водителей, начислять зарплату и списывать ГСМ, бухгалтеры используют путевые листы (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Порядок заполнения путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. На любую перевозку груза, багажа или пассажиров нужно выписать путевой лист. Срок документа зависит от продолжительности рейса.

Организация должна вести журнал учета путевых листов. Разрешено вести записи вручную на бумаге, при этом пронумеровав и прошнуровав листы. Также предусмотрен электронный вариант журнала, в котором сведения нужно заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.

Некоторые перевозчики прикладывают к грузам товарно-транспортную накладную, но она не является обязательной.

Выводы

Учет в транспортных организациях имеет свои особенности. Чтобы подтвердить расходы, придется позаботиться о специальных документах. Их отсутствие при проверке повлечет штрафы и снятие расходов.

Подготовить, проверить и сдать отчетность транспортной организации через интернет.

Источник: www.kontur-extern.ru

Бизнес план грузоперевозок. Основа для успешного старта коммерческих проектов

Сегодня любое серьёзное коммерческое начинание, будь то строительство многоэтажного дома или организация туристической фирмы, требует наличие бизнес плана. А если речь идёт о получении кредита для осуществления целевой предпринимательской деятельности, то разработанный проект со сроками окупаемости является необходимой составляющей подаваемых в банк документов. Поэтому бизнес план транспортной компании по грузоперевозкам во всех случаях становится базовой платформой для начала коммерческой деятельности в этой области. Грамотное планирование бизнеса позволяет правильно распределить стартовое финансирование, гарантируя определённую доходность предприятия на начальном, самом важном этапе. При этом такие документы помогают наметить оптимальные пути для долгосрочного развития крупных транспортных компаний или индивидуальных предпринимателей, работающих на своём транспорте.

Общие цели и задачи

1. Определение размеров начальных инвестиций.
2. Оценка конкурентной среды и регионального рынка перевозок в целом.
3. Чёткое распределение финансов по намеченным пунктам.
4. Разработка основных векторов для старта и развития.
5. Фиксация бюрократических формальностей, связанных с открытием транспортного предприятия или регистрацией ИП.
6. Определение приблизительных сроков окупаемости.
7. Убедительная демонстрация коммерческих выгод для кредитора, если речь идёт о получении кредита для организации бизнеса.

Такие документы должны разрабатываться индивидуально для каждого отдельного случая. Однако за основу можно брать образец типового плана, который подойдёт как для индивидуального предпринимателя, работающего на «Газели», так и для серьезного бизнесмена, задумавшего управлять целым автопарком.

Что включает в себя бизнес план грузовых перевозок

1. Все нюансы процедуры регистрации индивидуального предпринимателя или компаний с различными формами собственности.
2. Перечисление потенциальных заказчиков транспортных услуг с привязкой к конкретному региону.
3. Точный размер всех инвестируемых средств с распределением по отдельным статьям.
4. Перечень единиц транспорта с точной или приблизительной стоимостью, который планируется приобрести на начальном этапе.
5. Описание основных технических характеристик приобретаемых автомобилей с указанием среднего рабочего ресурса и планируемых затрат на обслуживание и ремонт.
6. Планы по аренде помещений под офисы, если существует такая необходимость с указанием стоимости аренды.
7. Расходы на рекламу предлагаемых услуг, без которой любое начинание попросту невозможно. В частности, речь идёт о создании собственного сайта и публикации объявлений на платных электронных досках. В некоторых случаях целесообразно опубликовать рекламу в печатных средствах массовой информации, а при наличии финансов – продемонстрировать рекламные ролики на популярных каналах телевидения.
8. Перечень индивидуально разработанных стимулов для привлечения клиентов (накопительные скидки, бонусы, бесплатные услуги типа упаковки товара и т.д.).
9. Перечень расходов на дополнительное техническое оснащение автомобилей и покупку офисного оборудования, включая мобильные и стационарные телефоны.
10. Расчёт общей рентабельности предприятия с указанием приблизительных сроков окупаемости. Под рентабельностью в данном случае подразумевается отношение общей прибыли к себестоимости услуг, выраженной в процентах. Для определения прибыли суммируются все предполагаемые доходы с каждого автомобиля при условии загрузки заказами на 70-80%. В настоящее время рентабельность этого бизнеса в среднем по России составляет 18-22%.

Если планируется запускать большое предприятие с собственным штатом сотрудников, то в бизнес план грузовых перевозок необходимо включить перечень всех работников с указанием заработной платы. Все расчёты производятся, исходя из себестоимости 1 км пробега. Для определения этого показателя общий доход от предоставленных услуг делится на пройденный километраж.

Выбор транспортных средств. Продуманные решения

Для начала нужно определиться, какую именно транспортную услугу вы будете предоставлять. Эта сфера условно разделяется на следующие направления:

• коммерческая доставка грузов общей массой до 1,5 тонн по городу. Офисные, квартирные и дачные переезды. Для этих целей подойдёт базовая модель «Газели» с тентом или импортные аналоги. Если вы выбираете «Газель», то рекомендуется взять новый автомобиль. Малотоннажные грузовики зарубежного производства имеют большой рабочий ресурс, так что в этом случае можно приобрести автомобиль с пробегом от 50 000 до 80 000 километров.
• перевозки скоропортящихся грузов. Эта услуга организуется с помощью специальных изотермических фургонов, устанавливаемых на шасси различной грузоподъемности. Производители «Газелей» и «Соболей» предлагают оснащение изотермическими контейнерами базовых моделей прямо на производстве;
• перевозка грузов с предоставлением бригады грузчиков. Отдельное направление, которое сопровождается необходимостью указания использования наёмного труда в налоговых декларациях и выплаты официальной зарплаты со всеми отчислениями;
• работа на междугородних и международных маршрутах с доставкой крупных партий товаров. В этом случае не обойтись без тяжёлых грузовиков-тягачей, работающих в паре с вместительными контейнерами-фурами;
• доставка негабаритных и специальных грузов. Такие сложные задачи решаются с помощью тягачей с открытыми площадками или фургонами-длинномерами. В большинстве случаев подобные задания требуют согласований со службами безопасности дорожного движения

Если речь идёт о дальних маршрутах, по которым будут ездить ваши автопоезда, настоятельно рекомендуется оснащать каждую машину автономными средствами навигации и радиосвязи. А при перевозке скоропортящихся продуктов – устройствами для температурного контроля изотермических фургонов.

Обеспечение безопасности и контроля – ключевой момент

Дальние междугородние и международные маршруты всегда связаны с необходимостью постоянного контроля над техническим состоянием транспортного средства и местонахождением автомобиля. Сегодня существует большой выбор инновационных устройств, которые могут в удалённом режиме передавать следующие данные на диспетчерский пункт:

• расход топлива;
• температура масла в картере;
• точное местонахождение автомобиля (1 до метра);
• текущая температура в фургоне;
• сигнал об экстренной ситуации

Поэтому если вы собрались доставлять грузы большими партиями в другие города и страны, то установка такого оборудования существенно снизит разнообразные риски.

И расходы на такие технические средства должны быть указаны в бизнес-плане грузоперевозки отдельной статьёй.

Как получить статус индивидуального предпринимателя?

Чтобы зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя, необходимо подать в налоговую инспекцию по месту жительства стандартный пакет документов. Самым распространённым вариантом ведения предпринимательской деятельности при предоставлении транспортных услуг являются фиксированный патент или единый налог на вменённый доход (ЕНВД).

В бизнес план грузоперевозки ИП, работающего на одном автомобиле без сотрудников, могут быть включены следующие позиции:

1. Стоимость автомобиля.
2. Затраты на топливо с определением стоимости 1 км пробега.
3. Расходы на покупку компьютера, принтера, рабочего мобильного телефона.
4. Объём затрат на плановое техническое обслуживание.
5. Расходы на налоговые отчисления.
6. Размер ежемесячного дохода.
7. Суммы, которые будут потрачены на рекламу.

Если вы собираетесь решать масштабные задачи в области доставки грузов и транспортной логистики, в этом случае рекомендуется регистрация общества с ограниченной ответственностью. Соответственно вам понадобится подробный бизнес план логистической компании по грузоперевозкам, включающий все юридические финансовые и правовые нюансы.

Определение сроков окупаемости

Согласно статистическим данным индивидуальный предприниматель с одним грузовым малотоннажным автомобилем, приобретённым в собственность, выйдет на уровень окупаемости примерно через 2 года. Если транспортное средство берётся в аренду, этот срок составляет примерно 5-6 месяцев.

Соответственно можно сделать расчеты для большого парка автомобилей с учётом рыночной стоимости каждого транспортного средства. Во всех случаях большая доля расходов на старте приходится на покупку транспорта, который может стоить от одного до нескольких миллионов рублей. Если для начала бизнеса берётся кредит, в расчётах следует учитывать ежемесячные отчисления по кредитной линии.

Где искать заказчиков?

Для обеспечения транспортной компании заказами необходимо на старте использовать все доступные средства для рекламы бизнеса, включая знаменитое «сарафанное радио».

В настоящий момент задача частного рекламирования облегчается наличием широких возможностей коммерческого интернета.

Оптимальным решением для начинающих грузоперевозчиков может стать площадка Cargocash, на которой вы сможете искать заказчиков в удалённом режиме. Очевидные достоинства такого удобного инструмента могут быть перечислены следующим списком:

• быстрая публикация собственного объявления с предложением конкретных транспортных услуг и перечнем конкурентных преимуществ;
• удобный поиск заказчиков с фильтрацией входящих предложений;
• уведомления о новых заказах, приходящие на электронную почту;
• получение положительных отзывов со всеми вытекающими плюсами

В настоящее время такие решения пользуются высоким спросом у грузоперевозчиков, которые только начинают работу в этой сфере. Низкие затраты с большими возможностями определяют безусловную привлекательность таких отраслевых проектов

Выводы

Если вы не знаете с чего начать грузоперевозки, бизнес план станет для вас главным ориентиром, позволяющим оценить необходимые инвестиции и сроки окупаемости.

Начинать такое серьёзное дело без предварительного планирования означает подвергать свои финансы различным рискам, которые особенно высоки на начальном этапе.

Грамотно распределяя инвестиции и используя для рекламы и поиска заказчиков такие сайты как Cargocash, вы сможете быстро вывести свой бизнес в рентабельную плоскость. И дальнейшая эволюция в высоко конкурентной среде будет проходить с ориентацией на основные положения предварительного стратегического планирования.

Источник: cargocash.ru