Как правильно выставить счет на оплату от ИП за услуги

Работа и Карьера

Если вам необходимо заключить договор на покупку/продажу продукции или предоставление какой-либо услуги, вы столкнетесь с таким понятием, как «счет на оплату». В наше время — очень удобный способ оформления перевода денежных средств.

Сегодня мы разберем, как правильно выставить счет на оплату и какие подводные камни ожидают вас на этом пути.

Что такое счет на оплату и когда следует его выставлять?

Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.

Если вы занимаетесь каким-либо бизнесом, то без знаний по этому разделу вам просто не обойтись.

Законодательство Российской Федерации не предусматривает совершение сделок без договоров. Контрагент подписывает акт, в котором значатся основные пункты договора с вариантом оплаты товара.

Как выставить счёт на оплату в сервисе Моё Дело

В некоторых случаях условия могут опускать пункт о способе проведения оплаты: тогда вы не обязаны проводить операцию через выставления счета.

Когда следует выставить счет в обязательном порядке:

• Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 НК РФ.
• Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН.
• Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату.

Это один из самых быстрых вариантов проведения расчёта между участниками контракта.

Кроме того, это простой способ получения оплаты при устных договорённостях по сделке, когда расчет оформляется по факту прибытия товара к покупателю.

Как правильно выставить счет на оплату?

Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.

Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.

Способы заполнения счета:

Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.

Общепринятая информация на счете по оплате должна включать:

1. Наименование организации, что совершает сделку (поставщик продукции/услуг) в полном или сокращённом варианте.
2. Юридический и фактический адрес расположения предприятия. Сюда включите контактные данные и ссылку на официальный сайт.
3. У поставщика услуг ведется своя бухгалтерия. Следовательно, документ должен содержать порядковый номер его фирмы.
4. Время и фактическая дата составления акта.
5. Номер идентификации налогоплательщика – ИНН.
6. Код причины постановки, что присвоен налоговым органом – КПП.
7. Реквизиты для оплаты товара/услуг предприятия, которое предоставляет услуги.
8. Полная информация о фирме, что производит закупку/получение услуг + ее контактная информация с указанием официального сайта.
9. Максимально точная информация по товару/услуге.
10. Итоговый размер стоимости записывается с точностью до копеек. Желательно добавить графу с ценой прописью.
11. Если есть налог на добавленную стоимость, нужно внести по нему соответствующую информацию.
12. Роспись владельца предприятия, что предоставляет услуги, и его бухгалтера. Заверяется все круглой печатью. Если вы частный предприниматель, достаточно будет только вашей росписи.

Данные рассмотренного списка считаются обязательными для заполнения, но никто не вправе вас ими ограничивать.

Бухгалтер фирмы может вносить свои поправки и дополнения в зависимости от ситуации:

Счет на оплату идет как дополнение к основному документу по оформлению сделки о купле/продажи товара либо услуг.

Договор содержит гарантии по контракту и оговоренные заранее условия.

1) Как выставить счет на оплату по безналичному расчету?

Если вы владелец более-менее крупной фирмы, то безналичный расчет — лучший вариант для оплаты. Процесс становится очень оперативным и ускоряет обработку документации отделами бухгалтерии.

Как передать счет:

• факсом;
• на почтовый ящик покупателя;
• из рук в руки;
• адресной доставкой по почте.

Бланк внешне ничем не отличается от стандартного, кроме одного момента.
Нужно создать и провести оформление электронно-цифровой подписи.

Элемент требуется, если вы намерены проводить и далее операции по безналу в электронном виде. На рынке много юридических контор, предоставляющих подобную услугу.

При желании, оформить ее возможно в максимально сжатые сроки.

2) Как вставить счет на оплату для ООО и ИП?

В отличие от частных организаций, большие компании ежедневно совершают покупки товаров, что требует постоянной работы по оформлению контрактов и счетов.

В таких случаях, оптимальным вариантом будет использование специализированных CRM программ по автоматическому составлению бланков для каждого счета индивидуально.

Список бесплатных CRM программ:

Помимо выставления счетов через специальные программы, отделы организаций могут и самостоятельно проводить каждую сделку с корректировкой под заказчика.

Первый вариант явно быстрее и позволяет свести количество ошибок к минимуму.

Помимо, оговорённых выше пунктов, счет на оплату должен еще содержать:

• данные общества с ограниченной ответственностью (КПП, ОГРН и другие);
• информация банка, что предоставляет услуги (БИК, расчётный счет и другие);
• общероссийский классификатор по отраслям народного хозяйства;
• общероссийский классификатор предприятий и организаций.

Указав всю необходимую информацию, руководитель или бухгалтер организации ставит подпись.

Если были внесены какие-то поправки, необходимо повторно заверить бланк.

3) Как выставить счет с НДС?

Налог на добавленную стоимость часто указывается в счете на оплату.

Его выделение не является обязательным требованием, но помните, что этот шаг поможет избежать ошибок при дальнейших расчетах общей стоимости.

Образец заполнения аналогичен тому, что и для ООО. Единственное отличие — в конце бланка необходимо указать сумму НДС, которая повлияет на итоговую сумму оплаты продукции.

Во избежание каких-то оплошностей выставляют счет-фактуру. Это документ, который заполняется по шаблону, и на основании которого получатель товара делает выводы о возмещении или вычету НДС.

Иными словами – товарная накладная.

4) Как правильно выставить счет на оплату на английском языке?

В отличие от стандартных актов, тут необходимо указывать все тонкости сделки, во избежание недоразумений после принятия товара/услуги.

Следовательно, человек, составляющий подобный документ, должен на высоком уровне владеть английским языком.

При заключении контракта с большой фирмой следует указать сотрудника, ответственного за проведение сделки.

Производить расчет нужно с применением специально пронумерованных счетов.

В центральной части сделайте подробное описание товара или услуги, что предоставляете заказчику.

Описание товара должно содержать:

• характеристики товара;
• стоимость за 1 единицу продукции;
• скидки на продукцию (если таковы имеются);
• размер налога в казну страны;
• конечный объем средств к оплате

Когда вы хотите выставить счет на оплату, очень внимательно отнеситесь к этому разделу. Зарубежные компании часто весьма придирчивы в выборе поставщиков.

Документ будет влиять на принятие решения о вашем дальнейшем сотрудничестве.

В завершении укажите дополнительную информацию о возможных неустойках и условиях оплаты, а также штрафы при задержании перевода средств.

Закончите бланк благодарностью покупателю.

Может ли выставить счет на оплату физическое лицо?

Выставление счета на оплату подразумевает налоговую ответственность организации перед бюджетом страны. НДС физические лица не платят по причине отсутствия регистрации частного предпринимателя.

Даже при всем желании, напрямую вы не сможете оформить счет на оплату для какой-либо организации. Крупные компании не будут гореть желанием платить вам подобным образом, подвергая себя лишним налогообложениям.

В таких случаях составляется договор по услугам от физического лица с оговоренными условиями и размером оплаты.

Упрощенный вариант того, как выставить счет на оплату

Что делать, если вы новичок и не постигли все тонкости бухгалтерии? Вопрос «как выставить счет?» может стать непреодолимым барьером, особенно если закрыть сделку нужно в сжатые сроки.

Использовать консультации юристов или поиск информации на специализированных форумах – будет одним из методов решения проблемы.

Но есть еще один. Простой и понятный – с помощью онлайн сервисов.

Топ-5 онлайн-сервисов для выставления счета

• www.b-kontur.ru Сайт с пошаговой инструкцией и возможностью отправить уже готовый счет на оплату покупателю через электронную почту.
• выставить-счет.рф Ресурс позволит не только выставлять счет, но и отслеживать процесс оплаты. Есть возможность вести личную бухгалтерию на уровне частного предпринимателя.
• kub-24.ru Ничего лишнего. Оперативная отправка на почту и оповещения покупателя. Можно сохранить как шаблон в нескольких форматах себе на компьютер.
• naoplatu.ru Видеоинструкция + возможность сохранить шаблон на компьютер. При желании отправку счета на оплату можно оформить на постоянной основе в определенное время.
• service-online.su Дополнительные возможности по настройке бланка на оплату. Конструктор позволит быстро составить и выставить счет. Добавить поля к наименованию товара и загрузить дополнительные документы к отправке не составит также никаких проблем.

Процедура не займет много времени, а при регистрации на сайтах будет возможность на постоянной основе отправлять счета через личный кабинет.

Удобно для частных предпринимателей и мелких организаций.

Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?

Внимательность при заполнении бланка очень важна.

Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.

Ошибки при выставлении счета:

• Подпись главы или бухгалтера без расшифровки. При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.
• Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.
• Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС. Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.
• Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца. Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.
• Шапка бланка оформлена неверно. Внимательно указывайте информацию и контактные данные.

Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.

Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.

Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.

Не знаете, как выставить счет на оплату?

Тогда посмотрите эту видеоинструкцию:

При решении вопроса о том, как выставить счет на оплату, вы можете обратиться к онлайн-сервисам либо скачать шаблоны бланков для каждого случая в интернете.

Источник: dnevnyk-uspeha.com

Как выставить счет на оплату от ИП: образец

Финансовые советы от эксперта

Автор статьи
Евгений Беляев
Время на чтение: 4 минуты

Выставление счета является стандартной процедурой, применяемой ИП или фирмами при расчетах между собой. После формирования документа он оплачивается клиентом, затем происходит выполнение работ, передача груза и пр. Процесс не является сложным, но при первичном оформлении обычно возникает вопрос о том, как выставить счет на оплату по безналу, можно ли выставить счет без договора и т. п.

Когда выставляется счет

Счет – это документ, направляемый продавцом клиенту при безналичной оплате. Посредством счета контрагент уведомляется о подготовке товара, готовности выполнить услуги и необходимости внести плату. Он не является обязательным при ведении бухгалтерского учета, но служит для упорядочивания отношений между сторонами.

Квитанция на оплату по безналу выставляется:

1. Стороны подписали контракт на длительный срок с последующей пролонгацией, но не указали точные объемы материальных ценностей, услуг, сроки их отгрузки и выполнения. Для конкретизации отношений формируются платежные документы. Они позволят избежать необходимости заключать каждый раз новый контракт. Этот порядок подходит для услуг связи и пр.
2. Можно выставить счет без договора, а контракт подписать позже. Применяется только при срочной отгрузке товара или выполнении работ. Тогда счет выступает в роли предварительного договора.
3. В отсутствие соглашения при единоразовой сделке.

Особенно важно использовать платежный документ, если контрагенты работают с НДС. Документ служит дополнительным подтверждением, что налог был уплачен и покупатель имеет право на вычет.

Форма и реквизиты

Документ не имеет единой унифицированной формы. При его составлении необходимо указать все реквизиты:

• название продавца (ИП, ООО);
• регистрационные данные, адрес, контакты (ИНН, КПП и пр.);
• реквизиты банка для перечисления денег;
• наименование клиента;
• указание на услугу или предметы с перечислением количества, наименования, стоимости за единицу и общей;
• номер квитанции. Нумерация начинается с начала каждого года и увеличивается по нарастающей. Номер присваивается по журналу регистрации;
• подписывается директором и бухгалтером фирмы. Когда в штате нет бухгалтера, вторая подпись будет директора.

Если выставляет ИП, то ставится только его подпись. От ИП может расписаться доверенное лицо с указанием данных нотариального документа. После подписей проставляется печать.

Мнение эксперта
Евгений Беляев
Юрист-консультант, финансовый эксперт

Оптимальным решением при работе по безналу является оформление электронной подписи. Тогда выставлять и пересылать счета можно в режиме онлайн, что значительно ускорит процесс работы.

Дополнительно допускается вносить следующие сведения:

• условия оплаты;
• период действия;
• срок оказания услуг;
• прочие пояснения.

При уплате НДС, он отмечается в отдельной графе. Важно выделить сумму и ставку налога. Если применяется НДС, дополнительно формируется счет-фактура, который необходим для отчетности. Покупателем такой документ не подписывается.

При возникновении вопроса, может ли ИП выставить счет с НДС, необходимо отметить, что такая квитанция выставляется, если предприниматель работает на общей системе по налогам. При ведении деятельность через УСН, НДС не платится и не указывается.

Перед тем как выставить счет на оплату от ИП, образец документа стоит найти и держать перед глазами. Он позволит не пропустить существенные реквизиты. Скачать можно здесь.

Составить документ допускается в форматах Word или Excel, а затем применять свой шаблон. Он может выполняться на бланке организации поставщика или без него. Для формирования стоит использовать программы для бухгалтерии, а доступность и распространение интернета позволит выставить счет на оплату онлайн. Некоторые интернет-сервисы допускают скачать сформированный документ на компьютер, а также отправить его в электронном виде покупателю. Воспользовавшись сервисами, вы минимизируете допущение ошибок, например schetonline.ru.

Порядок выставления

Обязанность направить документ для оплаты прописывается в договоре. Если такой пункт отсутствует, но формировать квитанцию не требуется. Главное, чтобы условия контракта четко отражали условия предоставления услуг или поставку материалов.

Документ формируется в следующем порядке:

1. Покупатель связывается с поставщиком товаров с целью совершения покупки. В зависимости от категории продукта обратиться нужно непосредственно в офис компании, связаться по телефону или отправить письмо на электронную почту, дополнив текст просьбой, «выставьте, пожалуйста, счет».
2. На основании запроса направляется счет покупателю.
3. После клиент производит оплату на банковские реквизиты поставщика.
4. Получив подтверждение платежа, организация отправляет товары или выполняет работы по услуге.

Частые ошибки при выставлении документа

Можно обозначить основные ошибки, допускаемые при оформлении платежной квитанции:

1. Отсутствует расшифровка подписей. При использовании цифровой подписи, полные инициалы проставляются автоматически.
2. Счет сформирован позже 5 дней с момента отправки товара. Такое требование установлено Налоговым Кодексом.
3. Предоставление счета в инспекцию на вычет за другой налоговый период. Согласно рекомендациям Минфина подавать документы на вычет по НДС необходимо за период, в котором выставлялся счет.
4. Разные даты на экземплярах сторон сделки. Отличающиеся копии не могут подтверждать факт сделки.
5. Ошибки, допущенные в наименовании сторон, номерах ИНН, адресах и пр. Вносить исправления вправе только компания, вытравившая счет. Неправильные данные зачеркивается, рядом прописываются верные реквизиты. Дата исправлений заверяется подписью директора и печатью организации.

Оплата по счету осуществляется не позже срока, указанного в договоре. Важность соблюдение срока гарантирует получение услуги или груза на первоначальных условиях. До окончания срока продавец не вправе изменять условия соглашение. При обнаружении ошибок в реквизитах, стоит незамедлительно проинформировать об этом контрагента.

Источник: baikalinvestbank-24.ru

Как правильно выставить счет на оплату от ИП

Половина зарегистрированных в России предпринимателей занимается торговлей, но, чтобы реализовать товар, по закону необходимо предоставить контрагенту счет, исходя из которого он может оплатить продукцию или внести деньги по услугам. Чиновники не утвердили в 2017 году единую форму бумаги, ИП, как и прежде, самостоятельно определяет, как будет выглядеть документ и какие реквизиты нужно в него внести.

Но обязательные данные все равно придется включить, какие, рассказывают опытные бухгалтеры.

Что нужно указать в счете на оплату от ИП

В документе, который передается в руки покупателю товара для внесения денежных средств, всегда указывают такую информацию:

• полные Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, отраженные в паспорте;
• его ИНН, который выдается один раз и на всю жизнь;
• реквизиты банка, в котором зарегистрирован счет ИП;
• перечень продукции или услуг, которую реализуют покупателю;
• окончательный платеж, где указывают НДС;
• нумерацию счета и дату выдачи выписки.

Пошаговая инструкция по выдаче счета на оплату от ИП

Чтобы создать счет, необходимо воспользоваться специальной компьютерной программой, справиться с этим способен далеко не каждый ИП. Если речь идет об 1С, лучше нанять бухгалтера.

Если такой возможности нет, воспользуйтесь онлайн-сервисом, благодаря которому можно внести средства посредством Интернет связи, без применения программ.

Пошаговой инструкцией, как выставить счет на оплату от ИП, делятся специалисты:

1. Заполняя шапку документа, внесите данные об индивидуальном предпринимателе – Ф. И. О., название компании, адрес, по которому находится фирма, мобильный или домашний телефон, ИНН.
2. Впишите банковские реквизиты ИП, желательно также указать счет покупателя.
3. Определитесь с нумерацией документа. Уважающий себя бизнесмен обязательно заполняет журнал регистрации учета, ведь он позволяет отслеживать движение товара и средств, документооборот внутри компании. После того как документ готов, его не просто распечатывают, но также делают ксерокопию и вкладывают в журнал.
4. Запишите, какие именно товары продаются. Удобно показывать продукцию по порядку, в зависимости от проданных единиц, в табличном варианте, по возрастанию или по убыванию. Здесь же фиксируют стоимость с НДС и сумму НДС отдельно.
5. Не оставляйте без внимания дополнительные данные, нужные ИП или заказчику. Адекватный и порядочный покупатель поймет примечание внизу документа, где идет речь о сроке, на протяжении которого нужно закрыть счет, то же самое касается периода, когдатовар должен быть отгружен или передан потребителю. Этот пункт подтверждает и указывает на права и обязанности каждого участника осуществляемой сделки.
6. Подпись и печать бизнесмена. Если же бумага составляется в электронном формате, можно обойтись без подписи и печати.

Что делать дальше

После того как платежная бумага готова, ее осталось распечатать и выписать, заверив подписью учредителя ИП. Выставление можно делать с использованием других программ, главное, чтобы процесс подготовки был автоматизирован.

Как выставляется счет на оплату от ИП с помощью программы 1С, подробно рассказывают в видео:

Рекомендуем почитать по теме:

1. Как правильно оформить чек коррекции по онлайн-касса
2. Как правильно рассчитать ЕНВД для розничной торговли
3. Как самостоятельно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
4. Как используется корректировочный чек на онлайн-кассе

Источник: sovetip.ru