Трудовая книжка (далее ТК) является единственным официальным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности гражданина РФ. В ней отражается карьерный рост, работа в тяжелых и вредных условиях, что важно для начисления льготной пенсии, уровень квалификации по специальности и другие вещи, которые могут иметь значение для трудоустройства или начисления трудовой пенсии. Об изменениях в процессе заверения копии трудовой книжки, которые произошли с 1 июля 2018 года, рассказывает Евгений Полубояров, эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «Кадриум»
Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «Кадриум»
Для чего требуется копия ТК
По действующему законодательству ТК хранится у работодателя в течение всего времени работы сотрудника и на руки не выдается. Записи в трудовую производятся на основании приказов. Сотрудник может ознакомиться с новой записью под контролем ответственного лица.
Нужно ли ИП самому себе оформлять трудовую книжку и начислять себе зарплату?
Заверенная копия может быть затребована кредитными учреждениями для подтверждения справки о заработной плате, для подтверждения степени постоянства места работы потенциального заемщика, т.к. «летунам» меньше доверия и для определения причин увольнения. «Плохие» причины могут стать основанием в отказе в выдаче кредита.
Также, не нарушая законы РФ, копию может запросить кадровое агентство, если человек подыскивает новое место работы, не прекращая работать на прежнем, и ОФМС при оформлении визы с целью работы за рубежом.
Копия ТК действительна в течение месяца. Нотариально заверенная копия действительна до момента внесения любой записи.
Изменения в правилах оформления копии ТК с 1 июля 2018 года
В редакции от 14.05.2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 внесены изменения, которые касаются всех организаций, вне зависимости от организационно-правовой формы и вида деятельности, и обязательны для выполнения. Внесенные изменения дают возможность получателю копии проверить достоверность копии, существование организации и ответственного лица в действительности.
Изменения носят локальный характер и не касаются ранее существовавшего регламента оформления копий ТК:
- копируется разворот книжки с первой страницы и до последней с полной записью информации об исполнителе;
- листки брошюруются (прошиваются);
- конец нитки приклеивается этикеткой с указанием количества страниц, подписью исполнителя и датой;
- этикетка заверяется печатью, края которой захватывают основной лист.
Добавилось требование внесения записи: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле No . за . год» и «Работает по настоящее время» с указанием ответственного лица с подписью, ее расшифровкой и датой. Если оригинал хранится у руководителя малого предприятия или ИП, которые имеют право не заводить личных дел, то указывают только наименование предприятия или ИНН предпринимателя. Запись может находиться выше или ниже заверяющей подписи генерального директора, начальника ОК или бухгалтера, но печать должна охватывать нижнюю строчку.
Основные ошибки при оформлении копии трудовой книжки
Ошибки при оформлении копии ТК, как правило, связаны с квалификацией или небрежностью исполнителя и не критичны, однако к созданию копии ТК следует относиться ответственно, т.к. она является юридически значимым документом и может доставить неприятности не только в настоящем, но и в будущем.
Краткий список ошибок:
- Не все страницы полностью подписаны (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) и заверены печатью исполнителя.
- Печать проставлена на свободном поле, а не на части заверяемого текста или поля копии.
- Печать делает текст нечитаемым.
- Копия без указания места хранения или записи «Работает по настоящее время».
Источник: delovoymir.biz
Основные правила заверения трудовой книжки
Основные правила заверения трудовой книжки: порядок, правила и срок действия
Весь период официальной трудовой деятельности гражданина фиксируются в трудовой книжке, данный документ заводится работодателем при приеме сотрудника на работу. Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается сотруднику только при его увольнении, для дальнейшей передачи следующему работодателю.
Правила заверенная копии трудовой книжки
Когда работнику нужно подтвердить, что он официально трудоустроен, ему требуется заверенная копия трудовой книжки. Право работника на получение копии книжки предусмотрено статьями 84.1 и 89 Трудового Кодекса РФ (ТК РФ).
В соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ и 7-м пунктом Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 работодатель обязан по заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки в течении трех дней, с даты подачи работником заявления о выдачи.
Следует помнить, что дубликат трудовой книжки, не заверенный организацией является не действительным без представления оригинала документа.
Как работодателю заверить копию трудовой книжки (инструкция)
Согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65 Пост. Госстандарта. При изготовлении копии трудовой книжки двусторонняя печать листа недопустима, данные должны отражаться на одной стороне листа. Достоверность каждого листа подписывается уполномоченным лицом и печатью организации.
Основные этапы заверения копии трудовой
Прежде всего, чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, вам необходимо:
- написать заявление, на имя директора организации (указываем кому предназначено заявление, полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью, а также свои данные);
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на ст.62 ТК РФ, подпись и дата.
Руководство предприятие обязано рассмотреть и вынести свой ответ в 3 (трехдневный) срок.
Одобрив заявление руководитель издает приказ о выдаче и поручает ответственному лицу отдела кадров выдать заверенную копию сотруднику. Уполномоченное лицо делает копии всех страниц трудовой книжки, обязательно нужно обратить внимание на то, чтобы все записи были четко видны, не было никаких полос, исправлений.
Заверение последней страницы трудовой книжки
На последней странице трудовой книжки запись о том, что гражданин «работает по настоящее время», позволяет использовать трудовую книжку для личных целей, к примеру: выдача кредита банком, подача документов в суд, получение льгот, субсидий и т.д.
Срок действия полученной заверенной копии трудовой книжки
Заверенная копия трудовой книжки считается действительной в течение 1 (одного) месяца. Но существуют исключения, например банк может потребовать заверенную копию не более 2 (двухнедельный) срока давности, для этого следует обратится в отдел кадров для проставления новой даты и печати организации, либо оформить новую копию трудовой книжки.
Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter
Подпишитесь на соцсети
Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи пару раз в месяц. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Поделиться с друзьями
Источник: suvorov.legal
Как индивидуальному предпринимателю правильно заверить трудовую книжку
Очевидным является тот факт, что предприниматель не может вступить в трудовые правоотношения сам с собой. Следовательно, работником в смысле, придаваемом этому понятию статьей 20 ТК РФ, предприниматель не является.
На основании работодатели обязаны вести трудовые книжки на работников. Таким образом, приходим к выводу, что индивидуальный предприниматель не ведет на себя трудовую книжку, т.к. законодательство такой возможности для него не предусматривает.
Новые правила заверения копии трудовой книжки в 2023 году
Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.Копии можно заверить 2 способами:
- Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
- Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.
После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать.
Оформление трудовой книжки у ИП. Как заполнить трудовую книжку при отсутствии печати?
Тому, кто устраивается на работу впервые, предприниматель обязан оформить трудовую книжку в течение недельного срока со дня приема на работу в присутствии самого работника (п.
8 Правил). Кроме того, есть вариант оформления сотрудника по .
1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование ИП, а также сокращенное наименование (при его наличии).
Фамилия, имя, отчество предпринимателя указываются полностью. 2. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. 3. В графе 3 делается запись о принятии или назначении, наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графе 4 заносятся дата и номер приказа работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу.
4. ИП как работодатели издают локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, графика отпусков, правил внутреннего трудового распорядка и т.п.)
Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями
Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.
N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция N 69), а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила N 225). При оформлении трудовой книжки индивидуальный предприниматель должен учитывать, что в ней не может быть сокращений, даже в наименовании работодателя, например: “ИП Веревкин И.А.” должно выглядеть не иначе как “Индивидуальный предприниматель Веревкин Иван Алексеевич” (п.
Рекомендуем прочесть: Налог ру ярославль дзержинский район
11 Правил N 225, п. 2.1 Инструкции N 69). То есть в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка
Порядок заверения трудовой книжки с 2023 года: образец заверенной копии
А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке.
Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф.
Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце.
Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2023 году
Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2023. Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ().
Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее. С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст .
Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец
Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)
Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки.
Записи в них, как следует из содержания , подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом. Правительство Российской Федерации своим утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.
В соответствии с каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).
Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой.
В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Как заверить копию трудовой книжки
Самые распространенные из них: оформление кредита, получение загранпаспорта, оформление пенсии, получение субсидии, процедура усыновления и т.д.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.
Законодательное регулирование в данной сфере
Несмотря на то, что заверение трудовой книжки – процедура более чем распространенная и требуется очень часто, конкретного нормативного документа, регламентирующего порядок заверении именно трудовой книжки, как документа особого рода, не существует.
Рекомендуем прочесть: Как оставить жалобу на больницу
Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2023 года и как это было раньше
Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника.
Можно руководствоваться отдельными общими положениями трудового законодательства, а также нормативной базой в отношении документооборота в той части, которую можно отнести к регулированию процесса ведения трудовой книжки, ее хранения, копирования и заверения.
Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление. Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.
Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов.
После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.
Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата.
Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время». Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании.
Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки. От слов, к делу – приступим! [direct] Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах.
Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику.
Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников.
Как заверить копию трудовой книжки
Кадровые специалисты всегда знают, как заверить копию трудовой книжки правильно.
Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если не работаешь. Получить такую услугу всегда можно у нотариуса.
Инструкция, как заверить копию трудовой книжки работодателем:
- Посередине листка пишется слово «заявление».
- Дата и виза.
- На работе требуется подойти в отдел кадров и написать соответствующее заявление. Оно содержит следующие обязательные данные:
- Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
- Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
- Посередине листка пишется слово «заявление».
- Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
- Дата и виза.
В назначенное время можно забрать запрошенную бумагу. Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.
Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления.
Заверенная работодателем копия трудовой книжки для банка
Документ должен содержать:
- ФИО и должность руководителя;
- наименование документа «Заявление»;
- ФИО и должность заявителя;
- дату и подпись.
- название организации;
- основную часть;
Заполненный образец заявления выглядит так: Право на изготовление и заверение копии трудовой книжки есть у отдела кадров крупной организации, а также у непосредственного руководителя.
В большинстве случаев заверение происходит непосредственно в присутствии заявителя без составления заявления.
Источник: cppyurist.ru
