С января 2019 года в России работает специальный налоговый режим для самозанятых. Самозанятые получают доход от самостоятельного ведения деятельности, не привлекают наемных сотрудников и не заключают трудовой договор с работодателями. Этот налоговый режим гораздо проще и удобнее, чем, например, ИП, но есть одна проблема. Обычно самозанятые сотрудники работают удаленно.
Как в этом случае получить от них закрывающие документы? Разберемся в этой статье.
Какие документы нужны самозанятым
При работе с самозанятыми компания-работодатель больше заинтересована в закрывающих документах, чем исполнитель, ей нужно получать чеки и акты выполненных работ для отчетов в ФНС. Для самозанятых исполнителей достаточно сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить работодателю справку о самозанятости из этого же приложения.
Поэтому работодателям бывает проще работать с ИП — они ответственнее подходят к оформлению документов. Но и с самозанятыми можно наладить удобное сотрудничество.
Самозанятые, как осуществлять деятельность, принимать оплату, теперь во всех регионах России
Для самозанятых исполнителей достаточно сформировать чек в приложении «Мой налог» и отправить работодателю справку о самозанятости из этого же приложения
Подписывайтесь на телеграм канал HRLink
Как обмениваться документами с удаленными сотрудниками
Представим ситуацию: есть компания в Москве, которая занимается грузоперевозками. Она решила запустить рекламу. Компания работает с самозанятыми, поэтому локация исполнителей не имеет значения: копирайтер из Саратова пишет рекламные тексты, дизайнер из Казани — создает креативы, а запускает кампании и собирает аналитику специалист из Воронежа. Как обмениваться документами и подписывать их, когда исполнители находятся далеко?
Есть стандартный способ — отправлять документы по почте или курьером. Но это дорого, долго и неудобно для обеих сторон. Посчитаем:
Печать одного листа А4 — около 10–15 рублей. А таких листов может быть пять, десять и более. Также мы понимаем, что вряд ли исполнитель сразу побежит в ближайший копицентр, чтобы распечатать и подписать документы. Скорее всего, он сделает это в течение 1–2 дней.
Согласно данным на сайте Почты России, отправить простое письмо весом до 20г обойдется в 39 рублей, заказное — 70 рублей. Курьером — дороже. Доставка займет от нескольких дней до нескольких недель — и это только в одну сторону. А еще отправление может потеряться или повредиться в дороге, и тогда всё придется начинать заново.
Гораздо более удобный способ, который сэкономит время и деньги — электронный документооборот.
Как работает ЭДО
Чтобы наладить ЭДО, потребуется электронная подпись, которой будут заверяться все документы. Она бывает трех видов:
Это бесплатная подпись, потребуется лишь логин и код подтверждения, который высылается на email или номер телефона пользователя.
Неквалифицированная усиленная
Бесплатная, включает в себя два ключа: подписи и проверки подписи.
САМОЗАНЯТЫЕ и ДОГОВОР | САМОЗАНЯТОСТЬ | Налог на профессиональный доход, документооборот, документы
Квалифицированная усиленная
Создается с помощью технологий шифрования, прошедших сертификацию, ключ имеет более высокую степень защиты. Платная, требует установки криптоплагина, за который тоже нужно заплатить. Получить такую подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре, для ИП и юрлиц — в ФНС.
Остается вопрос — как подписать документы электронно? Есть два варианта.
Без использования сервисов ЭДО
В этом случае компания пересылает исполнителю документы через удобный канал связи, например, email или мессенджер, а исполнитель их подписывает. Плюс такого способа — не надо устанавливать специальный сервис и просить сотрудника в нем зарегистрироваться, обмен происходит по привычным каналам связи.
Минус в том, что устанавливать какие-то программы все же придется: исполнителю потребуется сервис, чтобы подписать документы прямо в редакторе, а заказчику — чтобы проверить подпись. И не факт, что эти программы будут удобнее и проще, чем сервисы ЭДО.
В чем плюсы использования специализированного сервиса:
Сервис ЭДО — это удобный и современный способ наладить обмен документами с самозанятыми. При этом важно, чтобы сервис был удобным, простым, имел систему защиты данных и работал со всеми видами документации.
Источник: hr-link.ru
ФНС прислала требование по работе с самозанятыми: как реагировать
ФНС все чаще стала вызывать компании и предпринимателей на допросы по поводу их сотрудничества с самозанятыми. Да и самих исполнителей налоговики тоже допрашивают. В принципе, ничего страшного в этом нет, если ваше сотрудничество открытое и правильно оформлено
Прийти на допрос надо обязательно. Иначе компанию заподозрят в сокрытии трудовых отношений, вы можете стать кандидатами на выездную проверку в том числе.
Когда налоговики присылают уведомление
В прошлом году многие бухгалтеры и руководители говорили, что им начали поступать от ФНС уведомления по поводу работы с самозанятыми. Вероятно, рано или поздно, каждая компания или ИП, работающие с плательщиками НПД, получат такие уведомления.
При работе с самозанятыми заказчики не уплачивают страховые взносы и НДФЛ. А сами плательщики НПД платят только 6% налога при работе с юрлицами, что меньше в два раза, чем ставка по НДФЛ. Поэтому работа с самозанятыми и вызывает повышенный интерес ФНС — это деятельность, связанная с возможным злоупотреблением и высоким риском незаконной налоговой оптимизации.
Как налоговики понимают, что нужно обратить внимание на конкретного налогоплательщика:
- По расчетному счету есть перечисления физлицам, которые не указаны в отчетности компании или ИП (ФНС вправе запрашивать у банков данные по движениям средств по счетам предпринимателей и организаций).
- Численность сотрудников мала, однако компания ведет деятельность, требующую наличия работников или наемных исполнителей . Например, торговлю в магазине, грузоперевозки, организацию промо-акции (раздача листовок, разноска рекламных буклетов и т. д.), курьерские услуги и прочее.
- ФНС получила сведения о том, что организация использует труд самозанятых из отчетности. Например, компания предоставила декларацию УСН, к ней налоговики запросили в рамках камеральной проверки КУДиР. а в ней, в качестве расходов, указаны услуги, оказанные самозанятыми .
- Налоговая проводила проверку в отношении физического лица или получила данные о работе самозанятого с заказчиком из данных «Моего налога» — приложения для самозанятых.
Частый случай: в налоговую вызывают компанию, у которой заключен договор с самозанятым при условии, что у исполнителя больше нет ни одного заказчика .
Допустим, вы получили требование предоставить документы. Как правило, самый важный — чек из приложения. Кроме того, вам нужно предоставить договоры, акты, накладные как основные документы, подтверждающие сделки. ФНС может затребовать и другие документы, например переписку, претензионные письма.
Если самозанятый просрочил выполнение задания, налоговая может поинтересоваться, предъявлялась ли ему претензия в соответствии с договором, требовал ли заказчик выплаты неустойки или это были лишь формальные условия.
При условии, что вы покупали у плательщика НПД товар (например, заказали эксклюзивную мебель для офиса или изготовление сувениров с символикой компании), то вам могут потребоваться документы о доставке, приемке к учету и списании этих вещей.
Но, самое главное, нужно внимательно просмотреть ваши договоры на предмет наличия в них условий, которые могут привести к переквалификации договора в трудовой . Это самый большой риск. Оспаривать решение налоговиков придется в суде и не факт, что арбитраж встанет на вашу сторону. Ведь судьи тоже будут рассматривать в первую очередь документы.
Как налоговики определяют подмену трудовых отношений
Налоговики в письме выделили три основных пункта:
1. Оплата по ГПД происходит два раза в месяц по датам, когда перечисляется зарплата.
2. Самозанятый работает на территории заказчика и использует технику и материалы заказчика в работе. То есть компания или ИП полностью обеспечивают оборудованием исполнителей.
3. Плательщик НПД полностью зависит от заказчика. В этом пункте налоговики выделил четыре подпункта:
- Заказчик заставляет оформлять самозанятость при заключении договора.
- Самозанятый работает не тогда, когда он хочет, а по определенному графику , утвержденному заказчиком.
- Маршруты или объекты, на которых работает самозанятый, постоянно меняются в зависимости от производственной необходимости заказчика.
- Плательщик НПД работает на территории заказчика под его полным наблюдением или с выделением постоянного руководителя.
Вот именно на эти пункты налоговики будут смотреть, когда анализируют отношения между заказчиком и самозанятым исполнителем.
Как защититься от претензий
Убедитесь, что самозанятый не являлся вашим сотрудником последние два года. Это одна из серьезных ошибок и практически 100% гарантия переквалификации договора ГПХ в трудовой.
Проверьте все пункты договора с плательщиками НПД.
Посмотрите, что в договоре был пункт о том, что самозанятый обязан сообщить заказчику, если он «слетит» с НПД, например, из-за превышения годового дохода в 2,4 млн рублей.
Оплата услуг
Если в договоре указана оплата в зависимости от отработанного времени, а не выполненного объема работы (результата) — то этот пункт следует сразу изменить.
Не стоит указывать в договорах период оплаты — каждые две недели. Лучше указать оплату по мере выполнения заказа и из расчета за выполненный объем работы по истечению, например, месяца.
График работы
В договоре не должно быть указано:
- графика работы и отдыха;
- начала и окончания работы;
- продолжительности рабочего дня и т. п.
Единственное, что можно прописать — это сроки оказания услуг или выполнения работ, в том числе и промежуточные.
Если вам необходимо, чтобы самозанятый оставался на связи, например, чтобы вносить правки в создаваемый проект, не указывайте обязанность исполнителя постоянно отвечать на ваши запросы в рабочее время. Можно указать определенный промежуток времени, например, ответ на запрос должен быть дан в течение суток.
Материалы для оказания услуги
В договоре с плательщиком НПД надо прописать, что для оказания услуг используются материалы и техника исполнителя. Заказчик не должен предоставлять в работу или во временную аренду никакой техники.
Так как заказчик не обязан обеспечивать исполнителей никаким оборудованием. А вот работников — должен. Поэтому этот значимый критерий лучше всего прописать в условиях.
Переквалификация договора ГПХ в трудовой влечет доначисление НДФЛ и страховых взносов, начисление пени и штрафов. Вместо выгоды от работы с самозанятым вы получите лишние траты пристальное внимание проверяющих.
Дополнительные условия
Посмотрите, чтобы в договоре не было «опасных» дополнительных условий. Например:
- самозанятый должен подчиняться генеральному директору или другому руководителю;
- место оказания услуг или выполнения работ — офис заказчика;
- исполнителю положены премии, компенсации и похожие «привилегии» штатных сотрудников;
- выплата конкретных ежемесячных сумм авансов;
- исполнитель несет материальную ответственность (можно указать только ответственность за неисполнение условий по договору);
- в своих отношениях стороны руководствуются статьями ТК, а не Гражданского кодекса.
Что еще можно использовать в защите от претензий налоговиков
Договор — это не единственное, что можно использовать в качестве аргумента на допросе в налоговой.
Например, компания или ИП могут отметить, что услуга, которую оказывает самозанятый, разовая . Из-за нее принимать на работу штатного сотрудника нет смысла. Например, нужно сделать дизайн помещения для открытия нового магазина или создать логотип компании. Ранее такие договоры заключались с контрагентами-юрлицами.
Кроме этого, налоговикам можно предъявить дополнительные доказательства реальности сделки и свою добросовестность:
- компания проверяла статус самозанятого при подписании договора и при каждой выплате;
- штатное расписание , в котором нет должности с аналогичными трудовыми обязанностями;
- работа с платформами —заказчик не разместил объявление на сайте поиска работы, а зарегистрировался на онлайн-платформе и по необходимости выкладывает туда задания.
Например, «Ремонт оборудования», «Раздача листовок», «Доставка заказа по адресу. ». Если по чеку невозможно точно определить услугу (допустим запись в чеке: «Услуги самозанятого» или «Работы»), то точно потребуется предоставить дополнительные документы, те же акты выполненных работ.
Если вам предстоит личный визит в инспекцию, возьмите с собой основные документы (оригиналы и копии), но показывайте их только по запросу инспектора . Попросите инспектора записать, какие копии документов вы предоставили, подписать опись. Ее возьмите как подтверждение. Эти данные могут быть отражены и в акте (протоколе), который инспектор составит по итогам встречи.
В идеале запрос на документы должен поступать более официально — по электронным каналам через оператора ЭДО или по почте. В суде, если придется оспаривать решение налоговиков, подтверждение того, что вы передавали ФНС документы обязательно пригодится.
Источник: astral63.ru
Мобильный документооборот
с самозанятыми
Работа с самозанятыми в сервисе Nopaper — это выгодно и удобно
Оплата только за пакет подписанных документов
Бесплатный выпуск подписи за 5 минут
Всего 35 рублей за 1 пакет подписаний и никаких процентов. Входящие документы бесплатно.
Исполнители получают усиленную электронную подпись прямо в приложении
Все документы в одном месте
Готовая интеграция с 1С
Подписывайте договор, NDA, акты в 1 клик. Пакеты документов с чеками всегда под рукой в облачном хранилище
Оформляйте и отправляйте документы в привычной учетной системе. Исполнитель подпишет их в приложении
Идеально для компаний, которые работают с внештатными исполнителями
Nopaper решает задачи:
Топ-менеджмента
Экономия на налогах при переводе части должностей на самозанятость, расходах на документооборот, времени сотрудников и внештатных специалистов
Отдела персонала
Оперативное оформление исполнителей и закрытие потребностей бизнес заказчиков. Сотрудничество
с фрилансерами в любой точке мира
Бухгалтерии
Документы не теряются, ошибки в документах сводятся к минимуму. Быстрый сбор чеков от исполнителей
Почему с нами удобно и выгодно
Чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись. Это займет 5 минут, что в 3 раза быстрее большинства сервисов. Переход на кадровый ЭДО займет от 10 дней вместо 2-3 недель.
Быстрое подключение
Вашим сотрудникам и контрагентам понравится приложение Nopaper: его средняя оценка пользователями 4,8. Документы можно загружать как со смартфона, так и в удобном личном кабинете на ПК.
Дружелюбная платформа
Подберем оптимальный тариф в зависимости от ваших задач.
Выпуск мобильной подписи бесплатно, входящие документы бесплатно.
Выгодные тарифы
Служба заботы о клиентах решает задачи пользователей в среднем за 1 минуту.
А еще мы проводим обучение ваших сотрудников для легкого перехода на кадровый ЭДО.
Техподдержка за 1 минуту
Технология мобильной подписи от экспертов в fintech гарантирует безопасность данных.
Оферта и Соглашение признают электронную подпись аналогом собственноручной подписи, подписание соответствует 63-ФЗ.
Безопасно и юридически значимо
Расширенный функционал для крупного бизнеса
Готовый коннектор 1С, расширенный API, множественные подписания, брендирование приложения и SDK.
Обсудим функционал индивидуально под ваши задачи.
Выпуск подписи УНЭП прямо в приложении. УНЭП подходит для подписания большинства документов.
Токены и плагины не нужны.
Также доступны простая подпись (sms по ссылке) и КЭП для физических лиц.
Все виды электронных подписей
Настраивайте маршруты подписания и согласования, меняйте их в процессе работы с документом. Назначайте права и роли сотрудников. Отправляйте документы и приглашение в любой мессенджер.
Источник: nopaper.ru