Как прошить книгу учета проверок для ИП в РБ образец

Берёте нитку с иголкой и начинаете сшивать как на фото:. Генерал Духонин с большим Ленинграде и других городах, большевики и солдаты которые. Как прошить документы 26. H бланк доверенности на снятие с учета. На моём предприятии принят стандарт по оформлению бумг и докумен.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

Для жителей Москвы и МО — +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Журнал учёта проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя позволяет хранить и анализировать сведения о проведённых плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению. Этот закон определяет:. Как прошивать журнал учета?

Книга учета проверок ИП для предпринимателя (Беларусь)

Типовая форма журнала учёта утверждена Приказом Минэкономразвития России от Однако ответственность за его отсутствие законодательство не предусматривает. Если вы не ведёте этот документ, инспектор делает в акте соответствующую запись. Отсутствие журнала будет расценено как недостаток, который вам будет рекомендовано устранить.

Для чего необходим и как правильно оформить журнал учета проверок лишь требование о необходимости прошить журнал, пронумеровать, а также. Как заполнить журнал учета проверок юридического лица работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля.

Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица

Как прошить журнал регистрации Как прошивать журнал учета? При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Ответственность Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один. При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это?

И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом. В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава! Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб.

Как правильно прошить журнал учета проверок

Когда организуется налоговая проверка, такой факт должен фиксироваться в журнале учета проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя. Что это за документ, как он заполняется и ведется, вы узнаете после прочтения статьи. Этот документ подтверждает, что проверка действительно состоялась. Содержит информацию о плательщике, представительном органе, а также проведенном мероприятии.

Поскольку журнал учета — официальный документ, важно, чтобы он правильно заполнялся, хранился в надежном месте и т. Ответственность за его организацию и ведение несут: — руководитель когда речь идет об организации ; — индивидуальный предприниматель; — представительные органы, которые принимают участие в проверке.

Руководство вправе делегировать эти функции секретарю-делопроизводителю, бухгалтеру или кадровому специалисту. Приобрести рассматриваемый документ можно в готовом виде либо распечатать самостоятельно. Образец вы можете скачать здесь файл 1. Как заполнить журнал? В центре пишется название документа, в правом верхнем углу реквизиты нормативно-правового акта. Допускается писать на обложке порядковый номер, чтобы проще ориентироваться в реестре.

Заполненный документ для ЮЛ смотрите здесь файл 2. Последняя страница. Указывается количество листов прописью , ставится подпись и печать. Также пишется ФИО и должность человека, ответственного за ведение и хранение. Документ прошивается и пломбируется.

Иногда прошивку поручают полиграфической компании листы скрепляют металлической или пластиковой пружиной. На первый взгляд, так удобнее и проще, но на самом деле возникает риск распространения конфиденциальной информации. Поэтому намного безопаснее делать все самостоятельно. Какой бы вариант вы ни выбрали, потребуется прошивка.

Эта процедура выполняется в 3 этапа: 1. Нумерация листов. Пишутся арабские цифры в правом верхнем углу. Использовать можно банковский шпагат, тонкую лавсановую ленту или обычные грубые нитки. В листах делаются отверстия достаточно 2 шт. Игла вводится с задней стороны документа.

Начинается и завершается прошивка со среднего отверстия.

По окончании нити связываются в узел. Затем приклеивается листочек, на котором пишут количество пронумерованных и прошнурованных страниц. Обратите внимание! Печать надо поставить так, чтобы она касалась одновременно журнала учета и этого листочка.

Опломбирование — способ защитить документ от вмешательства. Суть в том, что одновременно скрепляется нить, бумага с печатью и обложка.

Хранить журнал учета нужно в надежном, но доступном для проверяющих лиц месте. Например, в отдельном кабинете или металлическом шкафу. Обзор Роспотребнадзора от 21. Изменение незначительно, но это не повод безответственно относиться к оформлению журнала учета проверок ЮЛ и ИП.

При правильном ведении и прошивке документ рассмотрят быстрее и лишних претензий не возникнет.

Как вести журнал учета проверок юридического лица

Зачем нужен Титульный лист журнала учета проверок юридического лица Основной функцией учетного журнала является фиксирование факта состоявшейся проверки документальным путем, а также первичное ознакомление руководителя организации с итогами проведенного контроля в отношении предприятия. Согласно пункту 8, статьи 16 этого нормативного акта, в обязанность юридическим лицам вменяется ведение учета проверок посредством унифицированной формы журнала. Надо отметить, что подобный журнал можно приобрести в готовом виде, а можно сделать самостоятельно, разбив на необходимые графы в соответствии с образцом. Кто ответственный за журнал Журнал учета проверок юридического лица является официальным документом, поэтому вся ответственность за организацию ведения такого учета возлагается на руководителя учреждения, а также на представителей контролирующих органов, которые участвуют в проведении проверок. Кроме этого руководитель может назначить ответственное должностное лицо, которое непосредственно будет заниматься ведением журнала.

Журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя

ФИО ответственного лица, если таковое было назначено. Ответственное лицо назначается первым руководителем официально приказом по предприятию. Если при наличии журнала эти данные не были указаны или были искажены это является нарушением. Если на момент проверки журнал не был предоставлен инспектору, проверку это не отменяет.

В составленном после проверки акте этот момент обязательно указывается. Все страницы нумеруются, прошивают так, чтобы вырвать или заменить ее было невозможно. На последнем листе нити прошивки связываются, закрепляются мастичной печатью и заверяются подписью владельца ИП или директора ООО. Требований о его регистрации в каких-либо органах закон не выдвигает.

Ответственность за отсутствие Журнала проверок Юридическая ответственность законом о защите прав предпринимателей не предусмотрена. Поэтому владелец компании сам решает заводить этот документ ли нет.

Журнал Учета и Проверок для ИП Как Заполнить Титульный Лист

Журнал учета проверок юридического лица — это документ, в котором юридические лица и ИП фиксируют проверки надзорных органов. С 2009 года журнал имеет типовую форму. Приведем образец заполнения этого документа. Этот закон определяет: само понятие проверки плановой и внеплановой ; процедуру назначения и сроки проведения контроля; порядок подведения итогов.

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля. Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица. Журнал учёта необходимо пронумеровать, прошить, скрепить печатью и подписью. Как выше было отмечено, журнал учета проверок юридического лица можно приобрести в готовом виде, а можно.

Журнал учета проверок ип образец заполнения

Журнал учета проверок юридического лица индивидуального предпринимателя образец Любой индивидуальный предприниматель или организация на протяжении своей деятельности подвергаются ряду обязательных проверок со стороны надзорных органов. В связи с этим законодатель накладывает на юридических лиц, равно как и на индивидуальных предпринимателей, необходимость ведения учета произведенных проверок с помощью унифицированного шаблона журнала.

О том, чем является журнал учета проверок юридического лица, кто и как должен его заполнять, а также о других нюансах, связанных с ведением подобного журнала, рассказывается в данном материале. Зачем нужен Основной функцией учетного журнала является фиксирование факта состоявшейся проверки документальным путем, а также первичное ознакомление руководителя организации с итогами проведенного контроля в отношении предприятия.

Согласно пункту 8, статьи 16 этого нормативного акта, в обязанность юридическим лицам вменяется ведение учета проверок посредством унифицированной формы журнала. Кто ответственный за журнал Журнал учета проверок юридического лица является официальным документом, поэтому вся ответственность за организацию ведения такого учета возлагается на руководителя учреждения, а также на представителей контролирующих органов, которые участвуют в проведении проверок. Кроме этого руководитель может назначить ответственное должностное лицо, которое непосредственно будет заниматься ведением журнала. Это может быть секретарь-делопроизводитель, сотрудник кадрового отдела или бухгалтер.

Для чего необходим журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей

Источник: oblstomtver.ru

Книга учета проверок

Всем известно, что одна (а в некоторых случаях — несколько) книга учета проверок (далее — книга) должна находиться в каждой организации и предъявляться должностным лицам контролирующих органов при проведении ими проверок. Однако порой возникают вопросы о необходимом и достаточном количестве книг, о порядке и месте их регистрации, порядке хранения, предъявления при проведении проверок и об ответственности за нарушения, связанные с ведением книги.

Покупаем книгу: сколько нужно

Если организация располагается по одному адресу, не имеет обособленных подразделений (филиалов, представительств), иных объектов осуществления деятельности, расположенных вне ее места нахождения (торговых объектов, торговых мест на рынке, мест оказания услуг и др.), нужна одна книга. В ином случае на каждый такой объект необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции по одному экземпляру книги. Исключение составляют транспортные средства, которые используются для перевозок пассажиров и грузов на основании специального разрешения (лицензии) (п. 2 Правил ведения книги учета проверок (далее — Правила), утвержденных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 №383 (далее — Постановление №383)).

Книги приобретаются у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые реализуют их на основании договоров, заключенных с республиканским унитарным предприятием «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» (подп. 1.1 Постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 27.04.2010 №31 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. №383 и о признании утратившими силу постановления и отдельных положений постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь» (далее — Постановление №31)). Форма книги утверждена Правительством Республики Беларусь (Постановление №383).

Что сделать до регистрации книги

До регистрации в налоговой инспекции книгу необходимо оформить в соответствии с законодательством: пронумеровать страницы, прошнуровать, скрепить подписью руководителя организации (или действующего на основании доверенности руководителя обособленного подразделения, если оно состоит на налоговом учете) и печатью организации (п. 3 Правил).

По аналогии с подшивкой дела в конце книги на чистом вклеенном листе оформляют лист-заверитель по следующей форме (п. 187 Инструкции по делопроизводству).

Книги регистрируются в инспекции МНС не позднее одного месяца со дня постановки организации (или ее обособленного подразделения) на налоговый учет (подп. 2.1 Постановления №383). Для случая, когда действующая организация открывает объект, не требующий постановки на налоговый учет, срок не установлен, однако рекомендуется зарегистрировать книгу в пределах того же месячного срока со дня открытия объекта.

Если торговый объект организации (не исполняющий ее налоговых обязательств) расположен в другом районе города или в другом городе, книга регистрируется в налоговой инспекции не по месту расположения торгового объекта, а по месту постановки организации на налоговый учет.

Однако если организация открыла обособленное подразделение (ст. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь) (например, филиал), которое исполняет ее налоговые обязательства, книгу от имени организации регистрирует филиал в инспекции МНС по месту постановки его на учет.

Регистрация книги в инспекции МНС — административная процедура, которая осуществляется на основании устного заявления руководителя или представителя организации (ч. 2 подп. 2.1 Постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.12.2010 №99 «О некоторых вопросах осуществления налоговыми органами административных процедур, внесении изменений в постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 13 февраля 2009 г. №11 и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь»). Регистрация производится бесплатно в день представления книги (п. 28 Перечня административных процедур, осуществляемых налоговыми органами в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.10.2007 №1399).

Руководителю некоммерческой организации следует иметь при себе удостоверение руководителя. Представителю организации нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность на получение зарегистрированной книги, выданная руководителем организации (иным уполномоченным лицом) и заверенная его подписью и печатью организации (подп. 1.5 Постановления №31).

Хранитель: кто в ответе за книгу учета проверок

За хранение книги отвечает руководитель организации или уполномоченное им лицо (несколько уполномоченных лиц — когда книги регистрируются на объекты осуществления деятельности, расположенные вне места нахождения организации) (п. 4 Правил). Если руководитель не назначает лиц, ответственных за хранение книги, приказ о том, что он отвечает за хранение книги, не издается. Приказ (распоряжение) о назначении лиц, ответственных за хранение книги, относится к категории приказов по основной деятельности.

В большинстве организаций в соответствии с законодательством для этих приказов устанавливается постоянный срок хранения, а в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, — 10 лет (подп. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 №38 (далее — Перечень №38)). Наименование, дата и номер решения о назначении ответственным лицом за хранение книги (кроме случая, когда за хранение книги отвечает руководитель), а также его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность указываются в книге, в специально предусмотренных для этого графах (форма книги учета проверок утверждена Постановлением №383). Если уполномоченное лицо меняется, издается новый приказ и в книге делается соответствующая запись.

Читайте также: Как выйти ИП на Озон

Книга должна храниться по месту нахождения объекта осуществления деятельности (п. 6 Правил).

Место книги в документообороте организации

Книга включается в номенклатуру дел организации. Если ответственным за ее хранение назначен секретарь приемной руководителя, книга включается в номенклатуру дел руководителя, если главный бухгалтер (бухгалтер) — в номенклатуру дел бухгалтерии. Если организация планирует открывать новые торговые и иные объекты осуществления деятельности, которые располагаются вне места нахождения организации, в номенклатуре дел, утверждаемой в начале года, рекомендуется зарезервировать свободный индекс для книги (в разделе руководителя или подразделения, работник которого будет назначен ответственным за ее хранение).

Обложка книги оформляется аналогично обложке дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 182 Инструкции по делопроизводству). На обложке указываются:

— наименование вышестоящей организации (при наличии);

— наименование обособленного (структурного) подразделения или функция (направление деятельности) организации;

— индекс дела по номенклатуре;

— дата дела (год, в котором заведено дело);

— срок хранения дела.

Книга относится к документам временного срока хранения. Ее не требуется приобретать и регистрировать ежегодно: она ведется до полного заполнения, поэтому в номенклатуре дел, которая утверждается ежегодно, в графе «Примечание» делается отметка «переходящее». По завершении книга передается в архив организации, где хранится пять лет после окончания ведения (п. 540-1 Перечня №38).

По окончании срока хранения книга включается в акт о выделении к уничтожению документов и дел. Книга уничтожается, если организацией подготовлены описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий хронологический период (п. 7 Положения о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий), утвержденного Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 08.08.2001 №39 (далее — Положение №39)). В случае ликвидации организации книги с не истекшим сроком хранения передаются по акту приема-передачи в архив местного исполкома одновременно с документами постоянного хранения и по личному составу (п. 13 Правил, п. 8 Положения №39).

К вам пришла проверка: предъявляем книгу

Лицо, ответственное за хранение книги, выдает ее проверяющим перед началом проверки для внесения необходимых сведений после предъявления проверяющим (руководителем проверки) служебного удостоверения и предписания на проведение проверки (п. 5 Правил, п. 3 ст.

71-1 Налогового кодекса Республики Беларусь; п. 33 Положения о порядке организации и проведения проверок (далее — Положение о проведении проверок), утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 (далее — Указ №510)). Сведения, внесенные в книгу проверяющим (руководителем проверки) до начала проверки, удостоверяются его подписью, как и исправления, сделанные им в книге. Руководитель организации (иной уполномоченный представитель) вправе не допускать к проведению проверки проверяющего, отказавшегося записать в книгу необходимые сведения (абз. 5 п. 7 Положения о проведении проверок; ч. 1 п. 14 Указа №510).

Не вносятся в книгу сведения о проведении проверок:

— соблюдения требований технических нормативных правовых актов при строительстве (в том числе реконструкции, реставрации, капитальном ремонте и благоустройстве); утвержденной проектной документации при выполнении строительно-монтажных работ; соответствия используемых при строительстве материалов, изделий и конструкций проектным решениям и сертификатам для обеспечения эксплуатационной надежности и безопасности (сведения о проверке вносятся в журнал производства работ);

— с использованием метода контрольной закупки товарно-материальных ценностей либо контрольного оформления заказов на выполнение работ (оказание услуг) — до начала проверки. Такие сведения заносятся в книгу после завершения контрольных мероприятий (закупки, оформления заказов) (ч. 1 п. 14 Указа №510);

— в иных случаях, перечисленных в Указе №510 (п. 21 Указа №510, ч. 2 п. 89 Положения о проведении проверок).

Решение по этому вопросу принимается (в том числе по заявлению (жалобе) проверяемого субъекта) вышестоящим контролирующим (надзорным) органом (руководителем контролирующего (надзорного) органа, если вышестоящий контролирующий (надзорный) орган отсутствует). Жалоба подается в течение 10 дней со дня начала проверки (ч. 1 — 3 п. 22 Указа №510).

Если организация не согласна с решением по жалобе о признании проверки незаконной, действия (бездействия) должностных лиц контролирующего (надзорного) органа — невнесение записи о проведении проверки в книгу (ч. 3 п. 22 Указа №510) — можно обжаловать в суд в течение 10 дней со дня получения решения.

О наличии (непредставлении, отсутствии) книги и о произведенной в ней записи о проверке проверяющие обязаны указать в акте проверки (абз. 2 п. 14 Указа №510, абз. 7 п. 60, абз. 6. п. 89 Положения о проведении проверок).

Если у вас книги нет

Представители организаций, в которые пришла проверка, обязаны выдать проверяющим книгу (абз. 2 п. 8 Положения о проведении проверок). Если книга не предоставлена и об этом имеется отметка в акте проверки, в отношении организации может быть составлен протокол об административном правонарушении.

Протокол оформляет должностное лицо контролирующего органа за воспрепятствование должностному лицу государственного органа в проведении проверки. За данное нарушение на организацию может быть наложен административный штраф от 10 до 50 базовых величин (ст. 23.2 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП)). За неисполнение требования проверяющих о предъявлении книги учета проверок проверяемый субъект может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин (ст. 23.4 КоАП).

Наряду с этим предусмотрена административная ответственность должностных лиц контролирующего (надзорного) органа, правовых или технических инспекторов труда профессионального союза, должностных лиц профессионального союза, назначивших проведение проверки, за совершение деяний, повлекших признание проверки незаконной (ст. 23.79 КоАП). Этот факт устанавливается государственным органом или хозяйственным судом, в том числе на основании невнесения должностным лицом контролирующего (надзорного) органа записи о проведении проверки в книгу (ч. 1 — 3 п. 22 Указа №510).

Источник: studbooks.net

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Правила сшивания документов ГОСТ

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

Кадровая документация по итогам текущего года
Документация бухгалтерии
Входящая и исходящая документация делопроизводителя
Документы для налоговой
документы для сдачи отчетности в ПФР
документы в различные отделы банка
документы на тендер
копии уставных документов
документы при заключении особо важных соглашений
книги учета прибыли
нотариально удостоверенные копии и переводы
при подготовке документации к сдаче в архив

Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

иглы с нитью подходящей толщины
документов, которые необходимо прошить
шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
печати организации
клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
Сшиваем
Оформляем сопроводительную надпись.
Готовим внутреннюю опись.
Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

упустить этап систематизации документов
распределить документы без нумерации
возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Видео: Как сшить диплом три дырки?

Как прошить папку с 4 дырками: схема

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

На что стоит обратить внимание: