Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы
После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.
Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.
В каком порядке сшивается заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства
Для корректного заполнения документа необходимо тщательно рассмотреть каждое из полей по отдельности: Стоит отметить, что документ должен быть обязательно подкреплен подписью заявителя или уполномоченного лица, занимающегося составлением заявления, с расшифровкой.
Как прошивать документы?
При вводе документа в шапке обязательно нужно указать следующие реквизиты: После выбора вида заявления нужно заполнить закладки: На закладке Работники указывается список работников, по которым передаются формы. По кнопке Записать файл на диск откроется окно выбора каталога, в который следует записать файл данных, после чего формируется файл для передачи в ПФР в соответствии с выбранным форматом.
Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления
Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.
- неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
- над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
- возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
- подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
- исправления вносятся во все экземпляры.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера.
Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
Как прошивать документы
Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс.
Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.
- нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
- если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
- опись дела не нуждается в нумерации;
- номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
- в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
- в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
- если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
- когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
- приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
Рекомендуем прочесть: Пандусы для инвалидов на лестничный марш кемеровская область
Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.
Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).
Правила сшивания документов ->
1. Документы, составляющие дело, подшиваются на пять проколов в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Далее сверлятся 5 (пять) отверстий слева на полях документа (чтобы сохранить читаемость текстов). Расстояние между отверстиями должно составлять не менее 3-х сантиметров, отверстия должны располагаться строго по вертикали (по центру левого поля листа). Для прошивки документов можно использовать переплетный станок.
2. Прошить документы с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными
3. Пропустить концы шпагата из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставить около 6 см. свободного конца прошивной нити.
4. Опечатать дело, наклеив на узел канцелярским клеем бумагу (наклейку 4х5 сантиметров) с заверяющей надписью и печатью, либо опечатать сургучной печатью. Оттиск мастичной печати заливается канцелярским клеем.
5. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников с пометкой архивные работы.
1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).
2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.
5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
- Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
- Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
- Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
- Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
- Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
- Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
- Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
- Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
- Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
Рекомендуем прочесть: Какописать нежилое помещение для обьвления о продаже
Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2021 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.
Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой
Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.
Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц.
Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия — таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.
Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе
Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение различных аббревиатур в виде: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д., так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Например, нельзя писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Следует писать: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».
На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей. Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.
Рекомендуем прочесть: Льготы и выплаты многодетным семьям в 2021 дагестан
Как нумеровать листы при сшивании
В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.
Как правильно сшивать документы
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».
Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.
Как подшивать бухгалтерские документы
9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.
4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
- Название документа.
- Дата подшивки.
- Срок хранения.
- Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
- Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
- Данные ответственного лица – составителя подшивки.
Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2021 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.
Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция
Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.
- наименование документа;
- дата, когда опись составили;
- короткая аннотация;
- опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
- количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
- подпись делопроизводителя.
Как правильно прошивать и заверять документы
Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.
Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.
Источник: pravitzakon.ru
Как правильно оформлять пакет документов для суда: сшивать и опечатывать или достаточно просто скрепить степлером?
Как правильно оформлять пакет документов для суда. Надо ли сшивать и опечатывать исковое заявление, или достаточно просто степлером скрепить? Да и все остальные документы тоже? Заранее благодарю!
Ответы на вопрос (11):
25.10.2014, 12:20,
Достаточно степлером. Все остальные также.
25.10.2014, 12:20,
г. Йошкар-Ола
Ничего сшивать не нужно. Достаточно скрепить.
25.10.2014, 12:20,
г. Екатеринбург
Документы должны быть либо прошиты, либо подписаны на каждой странице. А какой пакет составлять — зависит от дела.
25.10.2014, 12:22,
Скрепите весь пакет (аккуратно разложенный, согласно приложению) канцелярской резинкой или зажимом, чтобы потом работники суда не мучились раскрепляя пакет документов. Всегда принимают, еще и спасибо говорят.
25.10.2014, 12:22,
По ст.131,132, 71 ГПК РФ оформляйте. Успехов Вам.
25.10.2014, 12:23,
достаточно просто степлером скрепить
25.10.2014, 12:28,
Исковое заявление скрепляют степлером.
25.10.2014, 12:31,
Все документы укрепляете сервером или крепкой.
25.10.2014, 12:39,
Лучше всего скрепить скрепкой, поскольку в суде дело будет прошиваться.
25.10.2014, 14:08,
Опечатывать не нужно, скрепите, чтобы листочки не разлетелись, либо скрепкой, либо степлером.
14.11.2017, 10:57,
г. Красногорск
Если пакет документов объемный лучше сшить и опечатать. Некоторые суды отказываются принимать.
.С уважением, Патракова Надежда
За дополнительными разъяснениями Вы можете обратиться ко мне написав личное сообщение.
Процедура подачи документов для регистрации ИП: прошивка или скрепление достаточно?
Нужно ли при самостоятельной подаче документов в налоговую инспекцию на регистрацию ИП сшивать документы или достаточно без прошивки просто скрепить степлером? Спасибо.
Читать ответы: 1 05.09.2014
Оформление искового заявления с приложениями для подачи в районный суд: как правильно сшить и скрепить документы?
Как должно быть оформлено исковое заявление с приложениями для подачи в районный суд? Требуется сшить документы, скрепить степлером или не предпринимать ни каких действий? Заранее огромное спасибо!
Читать ответы: 3 29.04.2015
Подпись на обеих страницах искового заявления: обязательно или достаточно только на второй странице?
Пжл, если исковое заявление получилось на 2-х страницах, надо обе страницы подписывать? Или просто скрепить их степлером и подписать только вторую страницу, где место для дата, подпись?
Читать ответы: 1 22.12.2015
Как правильно оформить исковое заявление в World’е и приложения к нему?
Набрал в World’е исковое заявление на 3-х листах плюс 4 ксерокопии приложений к иску. Вопрос — нужно ли сшивать нитками эти 7 листов, или достаточно сброшюровать степлером? Только заявление или всё вместе?
Читать ответы: 3 04.09.2017
Организация и отправка пакетов документов для подачи иска по экземпляру в другой город.
Я подготовил пакет документов для подачи иска по экземпляру на каждого члена суда: судье, истцу и два ответчика итого 4 экз, всё разложил по файлам. Пакеты отправляю почтой в другой город.
Пакет это само исковое заявление 4 листа и приложения состоящие из разного кол-ва листов какие то по 1 листу некоторые по 3 листа, всего 20 листов. Вопрос: как всё это должно скрепляться или сшиваться воедино или скрепляются только состоящие из нескольких листов остальные просто прикладываются? Надо ли их нумеровать согласно описи приложения? Нужно ли прикладывать отдельную опись на каждый пакет или достаточно того что она есть в самом исковом заявлении?
Читать ответы: 2 18.11.2013
Как правильно подавать копии документов в судебном приложении к иску?
Вопрос: Есть ли установленное правило как подать копии документов из приложения к иску (в файл для каждого (ответчика или 3 лица) скрепить степлером или просто врассыпную.
Источник: www.9111.ru
Нужно ли сшивать документы?
Не существует незыблемых правил, ведь даже те, которые устоялись, могут быть в любой момент изменены. В 2013 году всех предпринимателей поразило неожиданное нововведение, согласно которому они больше не должны сшивать документы и не вправе никто их обязывать это выполнять. Однако далеко не все доверились этой информации, и инспектора всё ещё продолжают отвечать на этот актуальнейший вопрос: надо сшивать или в этом нет необходимости?
Каким же образом должны быть оформлены документы, вручаемые на регистрацию ИП сейчас?
Между тем, инспекторы дают рекомендации собирать воедино все документы при помощи скрепок или степлера, так же они будут выданы на руки с пометкой регистрирующего органа. Прежде всего, это имеет отношение к уставу организации. Инспектор при этом не обязан проверять последовательность страниц, что может повлечь вероятность того, что учредитель по своей же небрежности получит на руки такой устав, какой будет не пригоден к использованию, и ему придется заявить о внесение изменения в такие учредительные документы. По этой причине именно скрепки или степлер пойдут только на пользу, поэтому пока что не запрещено их использовать, а значит ими пренебрегать не стоит.
Подытожим. Предприниматели вправе подавать на регистрацию документы в любом виде. Ключевое правило — это следовать всем инструкциям по делопроизводству.
Но если вы по старому решили действовать, то нужно понимать, что нет общего штампа прошивки документов, но соблюдать вполне конкретные требования всё же придется: пронумеровать листы; убрать скрепки и булавки; а если будет нужно, то составить опись документов, имеющихся в деле; заверить на последней странице все бумаги подписью и печатью. А что лишним точно не будет, так это перед шнуровкой ещё раз всё скрупулезно перепроверить.
Источник: ipregistr.ru
