Много предпринимателей не контролируют своего бухгалтера по причине недостатка знаний в этой сфере. И при этом даже не знают, как проверить своего бухгалтера. Хотя этот сотрудник — одна из ключевых фигур любого бизнеса. Особенно, если фирма настолько маленькая, что в ней работает всего один штатный бухгалтер. Ведь в таком случае вся учетная работа ложится на плечи одного человека.
В такой сложившейся ситуации полностью доверять ему — верх глупости. Так как по закону Российской Федерации фактически вся ответственность в случае нарушений будет ложиться на собственника бизнеса. В том числе и уголовная.
Способы контроля деятельности бухгалтера
Чтобы проверить бухгалтера, руководителю или собственнику бизнеса необходимо проконтролировать, чтобы его сотрудник фиксировал выплаты, траты и поступления денежных средств. Все эти операции должны быть отражены и своевременно зарегистрированы в бухгалтерской отчетности, а также подтверждены документально.
Когда сотрудник бухгалтерии ведет свою работу ответственно, то все выплаты компании происходят вовремя и полностью. Если на момент проверки имеется необоснованная задолженность по счетам собственной фирмы — у проверяющего должны появиться к сотруднику вопросы.
Как проверить бухгалтера и организовать работу бухгалтерии
Правильность оформления первичных документов
Первичные документы прежде всего нужны для ведения налогового учета компании. При неправильном их ведении, фирма может получить штрафы, пени и дополнительных начислений налогов.
Важно! При проверке принимается только та «первичка», которая оформлена правильно. Первичные документы, в которых имеются нарушения — проверяющими не учитываются!
Главные нарушения в первичных документах, на которые стоит обратить внимание, когда предприниматель начинает проверять первичные документы:
- Не составлен реестр документов. «Первичка» за прошлый период хранится как попало, документы за предыдущий год могут лежать вместе со свежей документацией.
- Бухгалтер ведет свою работу так, что у него отсутствуют оригинальные документы. В крайнем случае, вместо оригинала у специалиста имеются копии, а это уже нарушение.
- В «первичке» имеются исправления, она заполнена не полностью, в ней нет всех печатей и подписей.
Контроль над движением средств по расчетному счету
При контроле движения денежных средств по расчетному счету организации, нужно протестировать, чтобы не было сомнительных выплат. Это часто бывает, когда у сотрудника бухгалтерии имеется право первой подписи. Руководитель передает это право для того, чтобы банально экономить время, за что нередко расплачивается со своего кармана.
В бухгалтерской программе «1С» следует проверить остаток по счету. Если все показатели сходятся — предварительно все нормально. Если нет — нужно проверять более углубленно. На 2022 год налоговая инспекция России может получать информацию о движении денег проверяемой компании удаленно. Поэтому так важно периодически самому контролировать движение средств фирмы по расчетному счету.
Важно знать! Проверяющего должны насторожить не только сомнительные выплаты, но и странные поступления денег. Часто бывают такие ситуации, что бухгалтерия таким образом применяет «серые» схемы. Например, «отмывает» чужие капиталы.
Проверка кассового аппарата
Чтобы правильно проверять кассовый аппарат, бизнесмену необходимо обратить внимание на следующие подозрительные моменты:
- Если работник вносит средства в кассу организации, и при этом не составляет договор займа.
Хоть в РФ это и распространенное явление, когда руководитель вносит в кассу фирмы собственные деньги, чтобы ликвидировать разницу. Но, если бухгалтер не оформляет договор займа, фирма может получить штраф до 50 000 рублей, который потом ляжет на плечи руководителя или владельца компании.
- Кассовый лимит организации превышен.
Если на конец рабочего дня сумма денег в кассе превышает кассовый лимит, то это является нарушением статьи 15.1 КоАП РФ. Не является нарушением, когда бухгалтер излишки денег выдаст под отчет, а потом возвратит аванс как неиспользованный.
- При работе не используется контрольно-кассовая техника или при ее применении есть нарушения.
Сегодня информационные технологии позволяют налоговой службе проверять компании на предмет использования контрольно-кассовой техники любой организации, работая онлайн. При повторном нахождении нарушений, налоговые инспекторы, помимо штрафа могут приостановить работу предприятия до трех месяцев (статья 14.5, пункт 3, КоАП РФ).
- В кассовой книге нет нужных записей.
Проверка контрагентов
Проверку контрагентов следует начинать с наиболее крупных клиентов и поставщиков. Все документы должны организованно храниться в папках, в них должны стоять все подписи и печати.
Самый лучший вариант — когда организация имеет электронный архив. Тогда в любой момент времени в нем можно быстро найти и узнать нужный документ. Если нужно — распечатать его.
Контроль денег
Чем чаще собственник компании будет контролировать денежный поток, тем лучше. Особенно это актуально при розничной торговле. Надо стараться не держать больших денег в организации. Лучше при любом удобном случае при помощи инкассации сдавать денежные средства в банк. Не надо лишний раз испытывать сотрудников на порядочность.
Контроль отчетности
Бухгалтер отчетность должен сдавать в установленные законом сроки. Если проверяющие органы заметят ошибки в документах, помимо штрафа, организацию могут поставить на особый учет перед налоговыми органами.
Среди некоторых работников распространена практика, при которой периодически сдается неполная отчетность. Делается это, когда бухгалтерия не успевает вовремя его сдать в полном объеме. Когда отчет сдается в неполном виде часто, это может привлечь к организации ненужное внимание. Поэтому проверяющий руководитель компании время от времени должен контролировать данный момент.
Контроль налогообложения
Собственнику бизнеса нужно каждый год проверять своего специалиста на предмет взаиморасчетов фирмы с налоговой инспекцией. Вся информация о начисленных налогах должна ложиться руководителю на стол своевременно, хотя бы за 14 дней до сдачи отчета в налоговую службу.
Видеоинструкция по проверке бухгалтера
Если вам понравилась статья, то я буду очень рада комментариям и обратной связи.
Если хотите получать свежую информацию по бухгалтерии и особенностям ведения бизнеса с позиции налогов, то рекомендую подписаться на блог.
Источник: xn—-8sbcihe5b2bqgip7a.xn--p1ai
Мошеннические схемы бухгалтеров
Мошенники существуют в любых сферах деятельности человека, но мало какой вор или разбойник может нанести больший ущерб, чем не чистый на руку бухгалтер. Умышленные действия бухгалтера могут нанести прямой ущерб предпринимателю или компании и привести к серьезным проблемам с правоохранительными органами из-за нарушения налогового законодательства.
Проблема усложняется тем, что генеральные директора ООО и предприниматели часто не имеют профильного образования и опыта ведения бухгалтерского учета. Поэтому они соглашаются со всеми предложениями бухгалтеров и подписывают предоставленные им документы без тщательного изучения. Это позволяет совершать незаконные действия долгое время без риска быть обнаруженными.
Рассмотрим подробнее мошеннические схемы бухгалтеров, способы обмана руководителя компании, действия для предотвращения нарушений или минимизации ущерба.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Способы мошенничества бухгалтеров
Бухгалтер является одним из должностных лиц компании и имеет широкие полномочия по управлению финансами. Поэтому в его распоряжении есть множество инструментов для незаконного обогащения.
Оплата труда сотрудников
Часто встречающийся вариант мошенничества — начисление заработной платы наемным работникам, которые не работают на предприятие. В их роли выступают вымышленные лица, уволенные или ушедшие на пенсию сотрудники. Бухгалтер не исключает их из штатного расписания, продолжает начислять и получать за них зарплату.
Второй вариант мошенничества с заработной платой — умышленное завышение оплаты некоторым сотрудникам с последующим «откатом» в пользу бухгалтера. Эти действия совершаются по сговору с наемными работниками.
Подобные случаи невозможны в ООО с небольшим числом работников. Но в крупных и территориально разделенных компаниях следует обязательно проверить правильность ведения кадрового учета и начисления зарплаты.
Листы временной нетрудоспособности
Этот вид мошенничества бухгалтера подразумевает выплату денежных средств по больничным листам работникам, которые не работают у работодателя или не болеют в действительности. Ущерб причиняется не компании, а фонду социального страхования. Однако опасность состоит в том, что ответственность за нарушение будет нести руководитель, который подписывает документы.
Мошенничество с больничными сейчас почти не практикуется бухгалтерами, так как правоохранительные органы тщательно проверяют больничные листы и отказывают в выплатах при обнаружении подделок или ошибок в заполнении.
Перевод средств на фиктивные предприятия
Такой вид мошенничества бухгалтера возможен только в том случае, если руководитель подписывает платежные документы на безналичные платежи без подробного ознакомления с ними. Либо в случае, когда носитель с цифровой подписью передается бухгалтеру, который использует его без контроля.
В зависимости от наглости вашего бухгалтера размер «левых» платежей может колебаться от 1−2 тыс. рублей до миллионов. Причем один раз начав заниматься подобным мошенничеством, бухгалтер продолжает совершать эти действия до обнаружения. Тем более что большинство руководителей не выносят сор из избы и ограничиваются увольнением без обращения в правоохранительные органы.
В качестве примера можно привести нашумевшую историю бухгалтера комбината «Балтийский берег», которая с помощью цифровой подписи директора перевела на счета фирм-однодневок 300 млн рублей. Однако она понесла ответственность по УК РФ.
Особенность этой истории в том, что при расследовании дела удалось компенсировать только 20% от нанесенного ущерба, поэтому остальные деньги возмещал генеральный директор компании.
Выдача подотчетных денег
Бухгалтер компании имеет право выдавать денежные средства наличными под отчет для приобретения различных товаров. Однако все расходы в этом случае должны быть подтверждены чеками, а купленные товары оприходованы по документам.
Работники бухгалтерии пользуются этим и выписывают себе деньги под отчет, после чего не закрывают операции длительное время или подкладывают фиктивные документы. Таким образом бухгалтер может списать деньги на разные нужны:
- покупка бензина для собственной машины;
- приобретение электронных гаджетов;
- представительские расходы, которые бухгалтер фактически не несет.
Неправильный учет ТМЦ и операций с контрагентами
Мошенничество бухгалтера с товарно-материальными ценностями на складе возможно в сговоре с кладовщиком или экспедитором. Для этого достаточно оприходовать меньшее количество товара или увеличить его цену. В этом случае итоговая сумма в документах будет той же, а излишек реализуется с помощью кладовщика. Полученные денежные средства делятся между соучастниками.
Неправомерная выгода от сговора с контрагентами
Договориться о получении «левого» дохода можно и с контрагентами. Наиболее распространенные варианты:
- Сокрытие дебиторской задолженности до наступления срока ее списания;
- Приоритетная оплата счетов конкретной компании;
- Заключение договоров на покупку товаров или оплату услуг с «избранными» компаниями.
Действия в интересах одного участника общества
В некоторых случаях бухгалтеры действуют таким образом, чтобы один из учредителей ООО получал большие преференции, чем другие. Например, предоставляют ложную информацию о финансовом состоянии компании.
Такое мошенничество бухгалтера раскрыть достаточно сложно из-за заинтересованности одного участника. А последствия могут быть максимально серьёзными вплоть до исключения из состава учредителей.
Завышение налоговых платежей
Не всегда бухгалтера умышленно наносят ущерб предприятию. Встречаются случаи, когда бухгалтерский учет в компании ведут неопытные сотрудники или работники, которые плохо учились в институте. В этом случае для перестраховки они переплачивают налоговые платежи в бюджет и отчисления в целевые государственные фонды.
При таком положении дел контролирующие органы не тревожат плательщика проверками, что вселяет генеральному директору ложное чувство уверенности в квалификации бухгалтера. На самом деле необходимости в переплате нет, если специалист по ведению бухучета хорошо знает свое дело.
Сокрытие реальной информации
Дополнительной проблемой, с которой сталкиваются директора предприятий при взаимодействии с бухгалтерами, является замалчивание информации со стороны последних или предоставление недостоверных данных.
Примеры подобных ситуаций:
1. Постоянные ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, которые приводят к накоплению недоимки, штрафов и пени. Эта ситуация вскрывается после увольнения бухгалтера, а ответственность за все действия будет нести руководитель компании.
2. Требование выкупа за совершение или несовершение определенных действий. Например, бухгалтер может шантажировать руководителя разглашением конфиденциальной информации или требовать выкуп за якобы заблокированную хакерами базу данных бухгалтерской программы. Такие действия могут быть вызваны и желанием работника бухгалтерии скрыть недостатки в своей работе.
3. Недостатки в учете, которые вредят учредителям. Бухгалтер ввиду незнания или умышленно может не давать руководителям и участникам полноценно использовать средства предприятия. Например, работник бухгалтерии может не распределять прибыль в виде дивидендов (или не обналичивать ее другими способами).
Последствия мошеннических действий и ошибок бухгалтеров
Мошенничество главного бухгалтера и его сговор с третьими лицами для кражи наносит прямой материальный ущерб. Однако потери денежных средств или имущества — не единственный вред, от которого страдает компания.
Могут наступить также более серьезные последствия:
- Неправильное начисление налоговых платежей приводит к доначислению недоимок, штрафов и пени за несвоевременную уплату налогов;
- Ошибки в налоговом учете приводят к повышенному вниманию со стороны ФНС, а также органов по борьбе с экономическими преступлениями;
- Неправильное начисление и выплата зарплаты и оплата больничных листов приводит к конфликтам с наемными работниками, потере доверия к работодателю, увольнениям сотрудников;
- Совершение сомнительных действий влечет за собой блокировку расчетного счета со стороны банковского учреждения или по указанию налоговой службы. Из-за этого компания не может платить контрагентам, что негативно сказывается на результатах работы;
- Ошибки в учете и отсутствие контроля за бухгалтером со стороны руководителя подрывает доверие учредителей к руководителю компании, если он осуществляет свои полномочия по трудовому договору. В результате директора увольняют с негативной характеристикой, что мешает ему получить работу с высокой заработной платой в будущем;
- Попытки сговора бухгалтера с контрагентами и «откаты» подрывают репутацию компании и усложняю процесс дальнейшего поиска партнеров и заключение с ними договоров.
- Утрата данных бухгалтерского учета и первичной документации. Уличенный в мошеннических действиях бухгалтер может умышленно уничтожить первичные документы и базу данных приложения, в котором ведется учет. В будущем компании придется нести дополнительные траты по восстановлению учета. А отсутствие первички приведет к появлению проблем с налоговой.
Наиболее серьезные последствия — это уголовная ответственность генерального директора. Руководитель компании является должностным лицом и несет ответственность за соблюдение действующего законодательства. Поэтому даже если он не знал о незаконных действиях бухгалтера, ему придется отвечать за все недостатки в его работе.
При этом сам бухгалтер может стать свидетелем обвинения во время расследования. Наиболее квалифицированные мошенники совершают преступления в экономической сфере таким образом, что вся ответственность перекладывается на генерального директора.
Способы проверки правильности ведения учета
Наиболее действенный способ защиты от мошеннических действий бухгалтера — контроль его действий с помощью сторонних специалистов. Делать это нужно периодически независимо от степени доверия между руководителем и бухгалтером. Если работник честно ведет учет, он будет благодарен за эти проверки, так как они подтверждают качество его работы и помогают выявить «узкие» места до появления проблем с налоговой.
Первичный контроль руководитель может делать и самостоятельно. Для этого необходимо:
Способы проверки правильности ведения учета
- Проверять правильность расчетов с контрагентами и наличие заложенностей. С помощью приложения 1С Бухгалтерия или подобных программ можно за минуту сформировать ведомость с указанием общей суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также получить расшифровку по ней.
- Контролировать движение средств на расчетном счете. При отправке платежей рекомендуется проверять подписываемые документы и убеждаться в том, что получатели есть в списке контрагентов и в платежках указаны нужные суммы.
- Проверять движение денежных средств в кассе и правильность оформления командировочных и авансовых отчетов.
Источник: megaconsult.ru
За что и как могут наказать бухгалтера
Если бухгалтер допустит ошибки в своей работе, его могут наказать, причем не только руководитель, но и ИФНС. К нему может применяться несколько видов ответственности согласно разным кодексам.
Административная ответственность бухгалтера за ошибки в бухучете
При грубых ошибках в учете или ненадлежащем исполнении профессиональных функций к бухгалтеру применяется ответственность согласно положениям КоАП РФ. При этом используется ст. 15.11 кодекса, но есть существенный момент — вина бухгалтера должна быть доказана, а также должны быть соблюдены сроки исковой давности.
Ответственность назначается за любые ошибки, ведущие к искажению показателей бухотчетности. Также нарушением, за которое предусматривается административная ответственность, является оформление мнимых сделок или объектов.
По ст. 15.11 КоАП РФ штраф составляет 5 000-10 000 руб. При совершении нарушения повторно ответственность существенно ужесточается — штраф 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-2 года.
Однако штрафные санкции к бухгалтеру не применяются, если показатели бухотчетности были искажены:
- по вине иных лиц, составивших неверные первичные документы;
- из-за того, что иные лица не передали в бухгалтерию первичные документы.
Административная ответственность за ошибки в налоговом учете
Если бухгалтер нарушает положения налогового законодательства, он также несет ответственность по Административному кодексу. Наиболее распространенная ответственность по ст.15.5 за нарушение сроков сдачи налоговой отчетности (деклараций и расчетов). Штраф составляет 300-500 руб.
Кроме того, за непредставление или несообщение сведений, которые требуются для проведения налогового контроля, а также отказ от их представления ИФНС применяет штрафные санкции к сотруднику по ст. 15.6 КоАП РФ — 300-500 руб.
За неподачу в ИФНС годовой бухотчетности и аудиторского заключения штрафные санкции устанавливаются по ст. 19.7 КоАП РФ. Они составляют 300-500 руб.
В сервисе 1С:Отчетность бухгалтер после отправки отчетности получает извещение о получении электронного документа органом, принимающим отчетность. Если вдруг случается, что отправленный вами документ не соответствует каким-либо требованиям вам в течении 8 часов придет уведомление об отказе в принятии документа.
Если документ, например, декларация соответствует требованиям, налоговая инспекция проверяет его и не позднее следующего дня направляет вам через сервис, например 1С:Отчетность, квитанцию об отказе или приемке вашей отчетности. Настоятельно рекомендуем отслеживать эти уведомления, так как 1С:Отчетность автоматически формирует и отправляет извещения о результатах приема. Если вдруг пришел отказ в приеме отчетности, то документооборот завершится и сервис окрасит его красным цветом.
Возможна ответственность и по ч. 1 ст. 15.3 КоАП РФ на 500-1 000 руб. Ее применяют, если были нарушены сроки направления заявления о постановке на учет в ИФНС.
Если налогоплательщик не исполнит законное требование специалистов ИФНС, то его накажут по ст. 19.4 КоАП РФ на сумму 2 000-4 000 руб.
Дисциплинарная ответственность бухгалтера
По ст. 192 ТК РФ дисциплинарная ответственность подразделяется на замечание, выговор и увольнение. Данные меры применяются ко всем сотрудникам, в т.ч. и бухгалтерам.
Кроме того, работодатель может расторгнуть с бухгалтером трудовой договор и по дополнительному основанию — непрофессионализм работника, вследствие которого компания получила ущерб. Данный момент указан в п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — работодатель вправе по своей инициативе прекратить трудовой договор в связи с принятием необоснованного решения главбухом, если из-за него произошло нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу компании.
Материальная ответственность бухгалтера
К бухгалтеру применяется материальная ответственность, в т.ч. и за ошибки в бухучете. Она возникает, если работодателю нанесен прямой действительный ущерб.
Согласно ст. 238 ТК РФ бухгалтеру необходимо компенсировать вред компании, из-за которого произошло снижение имущества или денег.
Однако бухгалтер является наемным сотрудником, а потому он не несет материальной ответственности за налоговые правонарушения. Минфин в своем Письме от 22.08.2014 г. № 03-04-06/42105 пояснил, что административный штраф, уплаченный по вине сотрудника, считается ущербом компании, а потому она вправе требовать его компенсации с работника. Но штраф, выписанный за налоговое правонарушение, которое было совершено бухгалтером, нельзя считать ущербом компании.
Штраф представляет собой меру ответственности за неправильное выполнение налогоплательщиком своих обязательств. В качестве налогоплательщика подразумевается сама компания, а не ее наемный сотрудник — бухгалтер.
Ответственность за налоговые нарушения, например, при несоблюдении сроков сдачи отчетности или неуплату налогов, несет компания. Бухгалтер не обязан компенсировать ей штрафы за совершенные налоговые правонарушения. К примеру, об этом сказано в Апелляционном определении Мосгорсуда от 26.03.2019 г. № 33-13062/2019.
Бухгалтер неверно рассчитал зарплату и выплатил ее в большей сумме, чем нужно было. Соответственно, работодатель получил материальный ущерб, т.к. были неправомерно израсходованы деньги.
Работодатель может взыскать с бухгалтера ущерб, но только в пределах среднего месячного заработка работника. Для этого руководитель должен издать соответствующее распоряжение. В других случаях работодателю придется возмещать ущерб через суд.