Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Возникнет ли у работника, получившего наличные средства под отчет на хозяйственные нужды, обязанность по уплате НДФЛ, если организация не хранит документы, подтверждающие расходы?
При определении базы по НДФЛ учитывают доходы сотрудника, полученные им в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. При этом согласно п. 5 ст. 346.11 кодекса организации, применяющие УСН, от исполнения обязанностей налоговых агентов не освобождаются.
Тот факт, что стоимость приобретенных сотрудником товарно-материальных ценностей, в силу применяемого предприятием спецрежима, не подлежит отнесению на расходы, для целей исчисления НДФЛ значения не имеет. Организация — налоговый агент определяет облагаемый доход работника, исчисляет, удерживает и уплачивает НДФЛ в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима.
Финансисты также указали, что на «упрощенные» организации распространяется порядок ведения кассовых операций (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). Он гласит, что подотчетное лицо обязано не позже трех рабочих дней после дня истечения срока, на который ему выданы деньги, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами. Проверка данного отчета, утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (письмо Минфина от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).
Практически одновременно Минфин РФ рассмотрел схожую ситуацию, в которой компания, применяющая УСН с объектом «доходы», направляет работников в командировки (письмо от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Чиновники подчеркнули: такие фирмы обязаны оформлять всю необходимую документацию, подтверждающую направление сотрудников в такие служебные поездки. Кроме того, у организации должны быть правильно составленные авансовые отчеты со всей «первичкой» по затратам, понесенным командированными специалистами (кассовые чеки, квитанции, счета и т.д.).
Каковы же налоговые последствия отсутствия документального подтверждения потраченных сумм? Официальная позиция выражена УФНС РФ по г. Москве в письмах от 27.03.2006 № 28-11/23487 и от 12.10.2007 № 28-11/097861. Чиновники считают, что с неподтвержденных документально подотчетных сумм нужно исчислить НДФЛ. Есть судебные решения, поддерживающие эту позицию.
Так, Президиум ВАС РФ в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12 установил отсутствие документальных доказательств расходования подотчетных сумм по целевому назначению (был представлен только авансовый отчет). В результате арбитры сочли, что при таких обстоятельствах деньги, взятые под отчет, являются доходом физлиц и подлежат включению в базу по НДФЛ.
Однако есть и иная точка зрения. Например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 01.04.2013 № А55-15647/2012 отметил, что деньги, выданные под отчет, не являются для сотрудника экономической выгодой и не относятся к его доходу. Суд также подчеркнул, что ИФНС не вправе переквалифицировать указанные средства в доходы работников, тем более что срок давности для взыскания сумм в судебном порядке не истек. На основании этого решение инспекции было признано недействительным.
Как мы видим, позиция судов неоднозначна. Значит, при выдаче денег подотчетным лицам «упрощенцам» желательно контролировать их расходование, иметь авансовые отчеты и соответствующие первичные документы. Иначе компанию могут привлечь по ст. 123 НК РФ за невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы. Напомним, что такое прегрешение грозит штрафом в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.
Что касается нарушения порядка ведения кассовых операций. Если у организации нет авансового отчета с соответствующей «первичкой», то считается, что работник за полученные деньги не отчитался. Но тогда выдать ему новые подотчетные суммы нельзя (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А если фирма все же так поступит, инспекторы могут оштрафовать ее по ч. 1 ст.
15.1 КоАП РФ от 40 до 50 тыс. рублей, а должностных лиц — от 4 до 5 тыс. рублей (v2b.ru).
Оглавление
- Блог (7 602)
- Бухучет (491)
- бухучет в учреждениях (8)
- МСФО (84)
- договорное право (115)
- новости гражданского права (365)
- общая часть (59)
- особенная часть (4)
- международные правовые новости (980)
- формы документов (338)
- — декларации (47)
- — налоговые споры (133)
- — формы налоговых документов (436)
- виды налогов (46)
- налоговая проверка (550)
- налоговое планирование (763)
- новости налогообложения (3 124)
- ошибки налогоплательщика (196)
- перечни документов (6)
- расчет налоговой базы (17)
- судебные налоговые решения (640)
- унифицированные формы документов (20)
Источник: lawedication.com
Авансовый отчет в организации
Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет. Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье.
Определимся для начала с понятиями.
Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денежных средств подотчетными лицами.
Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые могут получать денежные средства на хозяйственные нужны, расчеты с поставщиками, командировочные расходы и оплата услуг сторонних компаний. Тратить денежные средства подотчетное лицо может только на те цели, на которые он их получил.
Чаще всего компании оформляют приказ со списком лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет.
Существует несколько правил, которые должен соблюдать бухгалтер при формировании авансового отчета:
- За основу берем унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет» (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»). Но форму отчета может установить и сама организация. Обратите внимание, что какую бы форму авансового отчеты вы ни решили использовать в организации, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.
- Организация теперь в праве самостоятельно устанавливать срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета — это необходимо отразить в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требование отчитаться по подотчетным суммам не позднее 3 рабочих дней отменено с 30.11.2020.
- Бухгалтеру необходимо подписать авансовый отчет у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ не действителен, а значит, организация не сможет принять суммы по этому отчету к налоговому учету.
Как пошагово заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.
В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.
На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.
Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.
Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.
Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета. Как исправить ошибки в авансовом отчете.
Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:
- Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой 4 278,13 , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
- Рядом сделать отметку «исправлено»;
- Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.
Какие существуют нарушения, если нет авансового отчета
Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:
- Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
- В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)
Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:
- отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
- отсутствие заявлений на выдачу авансового отчета.
Сколько необходимо хранить авансовые отчеты
В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.
Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет. Данные изменения вступили в силу с 30.11.20г.:
- в заявлении на выдачу денег в подотчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.
- организация и ИП в праве самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.
- денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам. Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.
- так же с 2021 года подотчетные деньги можно перечислять на заработную карту сотрудника. Но тогда реквизиты заработной карты, на которую перечисляются деньги, необходимо отразить в приказе директора, либо сотрудник должен прописать их в заявлении на подотчет. А чтобы налоговики не решили, что это заработная плата сотрудника, и не потребовали с подотчетной суммы исчислить НДФЛ, то платежные поручения необходимо будет заполнять особым образом. В поле 24 «наименование платежа» уточнять, что перечисленные денежные средства являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи как: аванс на хозяйственные нужды или аванс на оплату командировочных расходов и так далее.
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.
Вас может заинтересовать
- Как получить ЭЦП в налоговой в 2022 году
- Доменное имя и Товарный знак.
- Обзор новых документов
Источник: www.uk-prioritet.ru
Как проводить авансовые отчеты в усн
УСН | НЕ ДЕЛАЕМ ОШИБОК
Золотова Е. Н.,
практикующий бухгалтер
Отсутствие авансового отчета
- Следует издать приказ с перечнем сотрудников, которым будут выдавать денежные средства
в подотчет, и локальное (внутреннее) положение о командировках. - Со всеми сотрудниками, которым организация планирует выдавать деньги в подотчет, следует заключить договоры о полной материальной ответственности.
- Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления
в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у руководства. - Перед выдачей денежных средств необходимо проверить, нет ли задолженности по подотчетным суммам у данного сотрудника, так как при наличии задолженности по счету 71
(«Расчеты с подотчетными лицами») выдавать очередную сумму в подотчет нельзя. - Сдать авансовый отчет в бухгалтерию подотчетное лицо должно в течение трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении, или с момента выхода на работу после возвращения
из командировки.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Авансовый отчет – это документ, подтверждающий расходование полученного работником аванса. Соответственно лица, получившие в установленном порядке под отчет денежные средства для последующего расходования их в интересах выдавшей их организации, являются подотчетными лицами. Они обязаны отчитаться за полученные денежные средства путем представления авансового отчета с подтверждающими расходы документами.
То есть если водитель берет деньги на заправку ГСМ 1-го числа месяца и указывает в заявлении, что берет эти деньги на 10 дней, то не позднее 13-го числа он должен отчитаться за деньги, и он не имеет права получить следующие деньги, пока не отчитается за полученные 1-го числа. А вот проверять авансовый отчет, готовить его к утверждению, а также производить по нему окончательные расчеты (возмещение перерасхода, если подотчетник потратил больше, чем получил) нужно в срок, установленный руководством, для чего этот срок лучше всего оговорить в учетной политике.
С этого года отменены командировочные удостоверения, а также журналы учета выбытия и прибытия командировочных. Согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 теперь требуется только приказ руководства о направлении сотрудника в командировку. Фактическое количество дней, проведенных в командировке, определяется по предъявленным по возвращении проездным документам или на основании служебной записки, если поездка в командировку осуществлялась на служебном, личном или арендованном транспортном средстве. При этом следует приложить документы, подтверждающие использование данного транспортного средства, как то: путевой лист, чеки на ГСМ, маршрутный лист, квитанции об оплате проживания по пути следования и другие документы, которые могут подтвердить нахождение сотрудника в командировке.
При этом к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных денег. В случае их отсутствия или неправильного оформления заявленные по отчету суммы будут признаны доходом работника и соответственно должны быть включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ, что подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля поступления (зачисления) средств и их использования.
— Письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
Последствия пропуска сроков представления авансового отчета
Срок для сдачи авансового отчета установлен в три дня с окончания срока, на который были выданы денежные средства. Если у подотчетного лица остались неизрасходованные денежные средства, то данное лицо обязано в этот же срок сдать остаток денег в кассу (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Если работник не сдаст в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие его расходы документы или не вернет полученные денежные средства, то у работодателя есть один месяц для принятия решения, что делать с получившейся дебиторской задолженностью. В соответствии со ст.
137 ТК РФ у работодателя есть право на удержание данной задолженности из заработной платы, и это право работодатель как раз и должен реализовать в течение месяца со дня окончания срока для сдачи авансового отчета. То есть работодатель должен взять письменное объяснение, почему работник не сдал авансовый отчет и не возвращает полученную сумму, а также получить его согласие на удержание задолженности из заработной платы.
На основании данных объяснений и согласия работодатель издает приказ на удержание, учитывая положения ст.ст. 241 и 248 ТК РФ, – работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб в пределах своего среднемесячного заработка. Если же работник отказывается от добровольного возмещения ущерба или размер ущерба превышает размер среднемесячного заработка виновного, а также если работодатель пропустил месячный срок для принятия решения, то работодатель, согласно ст. 248 ТК РФ, имеет право обратиться в суд для возмещения ущерба.
Если же работодатель не предпринимает никаких шагов для погашения дебиторской задолженности или не следит за сроками сдачи авансовых отчетов, то данные суммы будут облагаться налогами, а какими и как, мы сейчас рассмотрим.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
НДФЛ
Для начала рассмотрим, облагаются ли данные суммы НДФЛ. Дело в том, что данным налогом согласно ст. 41 НК РФ облагается не только заработная плата работников, но и другие экономические выгоды как в денежном, так и в материальном виде. Поэтому надо разобраться, являются ли суммы, полученные в подотчет и ставшие дебиторской задолженностью, экономической выгодой работника.
В ст. 212 НК РФ данные суммы не указаны в качестве материальной выгоды, и данные суммы не являются заемными средствами согласно ст.ст. 807 и 808 ГК РФ, так как договор займа работодатель и работник не заключали.
Но налоговые органы и Минфин России считают, что если работник не отчитался за подотчетные суммы, или представил недостоверные документы, или не вернул денежные средства, взятые под отчет, то у него возникает денежный доход, который облагается НДФЛ. Данная позиция контролирующих органов неоднократно подтверждалась, например, письмами Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 и ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. Минфин России и налоговики считают, что если организация не предпринимает мер к взысканию дебиторской задолженности со своего работника в связи с окончанием срока исковой давности, его увольнением или вследствие принятия руководством решения о прощении долга этому работнику, то у этого работника возникает доход в размере дебиторской задолженности, и организация обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этой суммы. То есть пока данная задолженность реальна к взысканию, дохода, облагаемого НДФЛ, нет. Суды в основном поддерживают в этом вопросе контролирующие органы (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).
Если работник уже уволился и у работодателя нет возможности удержать НДФЛ, то организация обязана на основании п. 5 ст. 226 НК РФ в течение месяца с момента признания данной задолженности доходом бывшего работника письменно известить налоговые органы о том, что организация не смогла удержать НДФЛ с указанием физического лица, получившего доход, и суммы его задолженности.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет с указанием израсходованных в связи с командировкой сумм, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены документы об осуществленных расходах.
Основание для начисления страховых взносов
Но, помимо НДФЛ, доходы работников облагаются еще и страховыми взносами. Соответственно, если за работником есть дебиторская задолженность по полученным подотчетным суммам, то она облагается и страховыми взносами. Именно такой позиции придерживается Минтруд РФ в письме от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Чиновники, основываясь на Указаниях ЦБ № 3210-У, ст. 137 ТК РФ, а также на Федеральном законе от 24.07.2009 № 212-ФЗ, прописывают схему действия бухгалтера при условии задержки сдачи авансового отчета. Предположим:
- бухгалтер выдал денежные средства в подотчет работнику на основании его письменного заявления, где тот указал, что берет деньги в подотчет до 28.09.2015;
- не получив отчет до 30.09.2015 (трехдневный срок с 28.09.2015), бухгалтер сообщает об этом руководству;
- работодатель до 30.10.2015 (месячный срок с даты, когда должен быть сдан авансовый отчет) должен принять решение и издать приказ об удержании из заработной платы дебиторской задолженности работника. Если работодатель произвел удержание данной суммы из заработной платы,
то налогооблагаемой базы по страховым выплатам не возникает. Если же работодатель не удержал задолженность с работника, то сумма задолженности облагается страховыми взносами, и сумма взносов должна быть перечислена на счета соответствующих фондов не позднее 15.11.2015. Если организация не произвела начисления и перечисления взносов, то при проверке она будет вынуждена заплатить штраф и пени; - если работник все же представит авансовый отчет 10.11.2015 со всеми подтверждающими документами, то бухгалтер имеет право сделать перерасчет по страховым взносам и учесть переплату по взносам по сроку 15.12.2015.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Если работник не отчитался в установленный срок по полученным авансам, нарушив порядок ведения кассовых операций, административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ не наступает, поскольку такой состав правонарушения действующим КоАП РФ не предусмотрен.
Это действия бухгалтера по одному не вовремя сданному отчету. А если представить, что таких несданных отчетов по организации десять? Или даже больше? При этом сроки по ним разные. В таком случае либо бухгалтер будет занят постоянными расчетами и перерасчетами страховых взносов, либо организация будет оплачивать штрафы за несвоевременное начисление страховых взносов и пени за несвоевременную их уплату.
Также проверяющие из фондов будут обращать внимание на правильность и достоверность принятых к учету авансовых отчетов, так как неправильно оформленный или без оправдательных документов авансовый отчет тоже подлежит обложению страховыми взносами, о чем говорилось в письме Минтруда РФ от 07.10.2013 № 17-4/1647.
Судебные инстанции поддерживают позицию Минтруда РФ (см., например, постановление АС ЗСО от 30.09.2014 № А27-16522/2013 и постановление ФАС ДВО от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Суды отмечали, что даже если организация освобождена от ведения бухгалтерского учета, то это не значит, что она освобождена от сбора первичных документов, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством.
ПОЗИЦИЯ МИНТРУДА
Если работник, получивший аванс, в установленный срок не представил авансовый отчет, а организация в свою очередь не удержала из зарплаты сумму полученного аванса, то вся сумма этого аванса облагается страховыми взносами в общем порядке.
— Письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609.
Документальное оформление
Порядок проведения расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и порядок оформления документов можно представить в таблице:
| 1 | Определить круг лиц, получающих денежные средства в подотчет, способ получения денежных средств и срок, на который выдаются эти средства | Приказ | Руководитель | Приложение к учетной политике |
| 2 | Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у бухгалтера и руководства | Заявление | Сотрудник, получающий денежные средства в подотчет | Заявление прикладывается к расходно-кассовому ордеру (РКО) |
| 3 | Кассир на основании подписанного руководством заявления по РКО выдает сотруднику заявленные денежные средства. Если в организации принято решение о перечислении подотчетных денежных средств на карточку, то бухгалтер перечисляет данную сумму на карточку | РКО – в случае выдачи наличных денежных средств или платежное поручение – в случае перечисления на карточку | Кассир, бухгалтер | Дебет 71 Кредит 50 (51) 25 000,00 руб. |
| 4 | Представление авансового отчета с приложенными к нему документами. Следует учесть, что кассовые чеки через 2–3 месяца становятся нечитаемыми и контролирующие органы могут исключить данные чеки из подтверждения расходов, но можно при составлении авансового отчета снять ксерокопии с этих чеков и приложить ксерокопии вместе с оригиналами документов к авансовому отчету. Суммы, указанные сотрудником в авансовом отчете, должны соответствовать суммам в приложенных документах | Авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками, квитанциями к приходному кассовому ордеру, бланками строгой отчетности; в случае расчетов банковской картой – оригиналы слипов, квитанции из банкоматов или терминалов | Сотрудник, получающий денежные средства в подотчет | |
| 5 | Бухгалтерия принимает авансовый отчет, отдает расписку (она есть в форме АО-1), проверяет авансовый отчет и после его утверждения делает записи в учете | Авансовый отчет | Бухгалтер | Оплата поставщику: Дебет 60 Кредит 71 24 000,00 руб.; приобретение ТМЦ Дебет 10 Кредит 71; командировочные расходы Дебет 20 (44) Кредит 71 |
| 6 | Сотрудник возвращает в кассу оставшиеся денежные средства | Приходный кассовый ордер (ПКО) | Кассир | Дебет 50 Кредит 71 1000,00 руб. |
| 7 | В случае перерасхода организация возмещает данный перерасход | РКО | Кассир | Дебет 71 Кредит 50 (51) 1000,00 руб. |
| 8 | В случае невозврата денежных средств в кассу по организации издается приказ об удержании из заработной платы дебиторской задолженности | Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям/ Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 71 1000,00 руб. Дебет 70 Кредит 73/2 1000,00 руб. |
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Хотя «упрощенцы», выбравшие объект налогообложения «доходы», и не учитывают расходы, они обязаны в общем порядке оформлять подотчетные суммы, в том числе оформлять авансовые отчеты по установленным правилам.
— Письмо от 30.10.2013 № 03-11-11/46198.
Общество с ограниченной ответственностью «Образец»
Приказ № 1
о контроле расходования подотчетных сумм
14 января 2015 г.
В целях организации контроля расходования подотчетных сумм утверждаю следующее:
- Выдача денежных средств осуществляется из кассы на основании личного заявления сотрудника с указанием, на какой срок берутся денежные средства, с резолюцией бухгалтера об отсутствии задолженности данного сотрудника по ранее выданным суммам и утвержденного директором.
- Получать денежные средства в подотчет могут нижеперечисленные сотрудники:
— директор И. И. Иванов;
— заместитель директора по хозяйству Р. Р. Романов;
— водитель К. К. Константинов;
— менеджер П. П. Потапов. - Сотрудники могут получить денежные средства под отчет на срок, не превышающий:
— по командировочным расходам – срок командировки;
— по прочим хозяйственным операциям – не более 15 рабочих дней с даты получения денежных средств. - Целевое расходование денег сотрудники должны подтвердить авансовым отчетом,
к которому обязаны приложить документы, подтверждающие расходы, и сдать его
в бухгалтерию в трехдневный срок с даты, указанной в заявлении как окончание использования взятых в подотчет денежных средств. - Лимит выдачи денежных средств в подотчет на расчеты с контрагентами или закупку товарно-материальных ценностей устанавливается в пределах 100 000 руб.
- Бухгалтерия в 10-дневный срок обязана проверить авансовый отчет и прилагающиеся документы и представить его для утверждения директору.
- В случае перерасхода по авансовому отчету бухгалтерия должна в 10-дневный срок возместить полученный перерасход.
- Контроль выполнения данного приказа оставляю за собой.
Директор И В А Н О В И. И. Иванов
Директору ООО «Образец» И. И. Иванову
менеджера П. П. Потапова
Заявление.
Прошу Вас выдать под отчет денежные средства в сумме 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей для расчетов с контрагентами на срок до 15.07.2015.
01.07.2015 П О Т А П О В П. П. Потапов
Задолженности за П. П. Потаповым по ранее выданным подотчетным суммам по состоянию на 01.07.2015 отсутствуют.
Бухгалтер С Е Р Г Е Е В А С. С. Сергеева
В кассу: выдать П. П. Потапову денежные средства в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.
Директор И В А Н О В И. И. Иванов
В качестве бланка авансового отчета можно использовать и типографские бланки АО-1, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и распечатывать из бухгалтерских программ (там же можно заполнить и распечатать уже заполненную форму АО-1), а можно разработать свой собственный бланк, утвердив его в учетной политике.
Скачать: Форма авансового отчета
Итак, чтобы не платить штрафы и пени по НДФЛ и страховым взносам за отсутствие авансового отчета, руководство организации должно знать и осознавать, какие последствия ждут организацию или ИП в случае несоблюдения требований законодательства. И уже с помощью руководства следует ужесточить контроль соблюдения сроков сдачи авансовых отчетов, дабы не тратить драгоценное время бухгалтера на расчеты и пересчеты страховых взносов за несоблюдение этих сроков. И не стоит забывать, что нахождение организации или ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы» не освобождает их от обязанности оформления авансовых отчетов (письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198).
Источник: buhpressa.ru
