Соблюдение норм речевого этикета — необходимое условие ведения любого делового разговора. Основу речевого этикета составляет вежливость, которая в обязательном порядке предполагает прежде всего ПРИВЕТСТВИЕ. С древних времен люди оказывают друг другу почтение посредством приветствий.
Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, цивилизованному бизнесмену не следует дожидаться, пока с ним поздоровается младший по возрасту или занимаемому положению партнер. Надо поприветствовать своего собеседника первым.
Мужчина должен рассматривать как знак особого уважения к нему, если женщина первой поприветствовала его. Приветствуя женщину на улице, мужчина снимает шляпу и перчатку. Когда он приветствует кого-либо на расстоянии, то делает легкий поклон и прикасается рукой к шляпе или слегка ее приподнимает.
На иные головные уборы — зимнюю шапку, лыжную шапочку, кепку или берет — это правило не распространяется. Во всех случаях для женщин это необязательно. Если женщина все-таки снимает перчатку — это знак особого уважения. По отношению к женщинам и мужчинам пожилого возраста это должно быть нормой.
Предприниматели — люди с твёрдыми принципами. Мотивация. Бизнес.
В любом случае в момент приветствия во рту не должно быть сигареты, нельзя также держать руку в кармане. Женщины слегка наклоняют голову и отвечают на приветствие улыбкой, они могут не вынимать руки из карманов пальто, жакета.
Обмениваться рукопожатиями при встрече мужчинам рекомендуется всегда, женщинам — по обоюдному согласию Женщине в знак приветствия никогда не целуют руку на улице, это делают только в помещении. У нас принято целовать руку лишь замужней женщине. Целуя руку женщине, не следует. поднимать ее слишком высоко, старайтесь сами наклониться.
Мужчины, здороваясь друг с другом, могут не снимать перчатки. Но если один снял, должен снять и другой. На улице первым кланяется проходящий мужчина стоящему. Инициатором рукопожатия почти всегда должна быть женщина. Но в некоторых случаях женщина, а также мужчина первыми не протягивают руку лицу намного старше себя по возрасту и выше по служебному положению.
Есть общее положение: старший является инициатором рукопожатия, женщина подает руку мужчине, замужняя женщина — незамужней; молодой человек не должен спешить первым пожать руку старшему или замужней женщине. Пожимая руку, мужчины обычно произносят краткое приветствие «Мое почтение . «, «Рад встретиться с вами (видеть вac)», «Добрый день . » Приветствуя мужчину, по правилам вежливости следует спросить: «Как здоровье супруги», «Как дела у ваших детей», «Как поживает ваша Maмa?» и т. п. Если, войдя в комнату, где находятся несколько человек, вы хотите обменяться рукопожатием с одним из них, по этикету следует обязательно протянуть руку и всем остальным.
Существуют вполне определенные правила речевого этикета, которые касаются ОБРАЩЕНИЯ к собеседнику. Обращение «BЫ» свидетельствует о культуре того, кто обращается, подчеркивает уважение к партнеру или коллеге.
Хорошо воспитанный и корректный деловой человек всегда пользуется этой вежливой формой обращения, независимо от того, С кем он беседует: будь то его непосредственный начальник или подчиненный, человек значительно старше его или моложе. Обращение на «TЫ» в деловой обстановке нежелательно.
Оно допустимо лишь тогда, когда может быть взаимным либо обусловлено неформальными отношениями. К деловым партнерам, которые хорошо знакомы, а также к своим коллегам предпочтительно обращаться по имени и отчеству или по фамилии с добавлением слов «господин» (раньше «товарищ»).
Не следует злоупотреблять обращением только по имени, да еще на американский манер в сокращенном варианте. В нашей стране испокон веков принято уважительно называть людей по имени и отчеству, такова наша традиция. По имени можно обращаться к ближайшим коллегам, если они молоды и не возражают против такого обращения.
К незнакомому человеку можно обратиться со словами: «гражданин», «господин», «судapь» или «сударыня», «девушка», «молодой человек». В сегодняшней России нет устоявшейся формы такого обращения. И надо признать, что некоторые из названных слов в конкретных случаях не совсем удачны.
Потому мы часто обращаемся к незнакомому человеку безлично: «Извините . «, «Позвольте . « или «Будьте так добры . » Во время ведения делового разговора очень важно учитывать расстояние между собеседниками и объем пространства общения. Здесь существует следующий неписаный закон: расстояние до одного метра считается интимным (общение на таком расстоянии обычно происходит между друзьями или близкими людьми).
Расстояние от одного до двух с половиной метров считается официальным. В тех случаях, когда люди нарушают эти «инстинктивные» границы, вам становится не по себе, и у вас остается неприятное ощущение от контакта с ними (вспомните, как обычно напряженно молчат незнакомые люди в лифте). Расстояние от трех метров и более — это расстояние безразличия.
Этой дистанцией достаточно умело пользуются начальники, которые собираются сделать выговор своим подчиненным. На расстоянии восьми метров можно только отдавать приказания.
Поэтому если вы хотите наладить контакт с собеседником и вести конструктивный диалог, придерживайтесь дистанции приблизительно в 1,5 м и постарайтесь, чтобы между вами и собеседником не стояла преграда в виде огромного письменного стола. Важным элементом вежливости в деловой жизни является ПРЕДСТАВЛЕНИЕ, с помощью которого можно установить нужные и полезные связи.
Этикетом предусмотрены определенные нормы, указывающие, когда и как необходимо представлять и быть представленным, и ими не следует пренебрегать. Прежде всего принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого — женатому, низшего по иерархии высшему, мужчину — женщине, более молодую женщину — старшей и Т.д.
Когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, сидящая женщина в таких случаях не встает. Представляя ближайшего « родственника, говорят «Мой отец», «Мой брат Петр», опуская фамилию. Только что прибывшие на встречу или прием не представляются лицам, которые уже покидают его.
Если возникла необходимость быть представленным, а вокруг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, то следует просто подать руку и четко назвать себя. В деловых разговорах руководителя с подчиненными должна соблюдаться СЛУЖЕБНАЯ СУБОРДИНАЦИЯ, однако при этом всем участникам таких разговоров необходимо соблюдать вежливость.
Так, в случае, когда нужно поручить подчиненному что-либо сделать, суть распоряжения лучше всего изложить в форме не приказа, а просьбы. Распоряжение, высказанное в форме просьбы, сближает людей, способствуя более уважительному отношению друг к другу. Например, вместо того, чтобы сказать: «Иван Иванович! Я требую . « (или несколько мягче: «Иван Иванович!
Я прошу . « ), лучше сказать: «Иван Иванович! Не смогли бы BЫ . » Для подчиненного конечно же ясно, что это не просьба, а распоряжение, но современный служебный речевой этикет требует всегда, когда это возможно, придерживаться демократической формы служебного разговора.
Такая форма свидетельствует, что руководитель учитывает интересы подчиненного, но, поскольку необходимо выполнить более срочную работу, он просит прервать текущую работу и заняться другой. Желательно, чтобы каждый раз, отдавая подчиненным устные распоряжения, руководитель исключал личные местоимения «я», «мнe».
Однако сказанное не распространяется на такие выражения руководителя, которые начинаются со слов «Я думаю», «мнe думается». Здесь нет подмены общественной потребности личной. Желание быть правильно понятым — это потребность личности.
На практике часто случается, что руководитель, чтобы подчеркнуть свою занятость, упирает взгляд в бумаги и не поднимает головы при появлении посетителя. Тот уже вошел и поздоровался, а начальник все еще не отрывается от бумаг. Надо ли говорить, что такого рода ситуация демонстрирует неуважение к человеку.
Вошедший — будь он руководитель рангом ниже или рядовой работник — должен с первого мгновения, как только он переступил порог, почувствовать, что он воспринят не в качестве неодушевленного предмета, к которому обращают взор, лишь когда нужно его использовать, а в качестве человека, заслуживающего уважения. Как бы руководитель ни был занят, он во всяком случае должен извиниться за задержку разговора и как можно быстрее закончить дело, отвлекающее его от беседы с вошедшим.
Разговаривая с подчиненным, естественно, необходимо быть предельно внимательным к нему и не отвлекаться от обсуждения вопроса на какие-либо посторонние дела. Так, нужно до минимума свести телефонную беседу, которая неожиданно может состояться, или диалог с третьим лицом, вторгшимся во время встречи. Особенно это относится к телефонным разговорам неслужебного характера.
Такое поведение не только может быть истолковано как отсутствие должного уважения к собеседнику, но и представляет собой растрату времени самого руководителя, ибо беседа с перерывами порождает необходимость вновь возвращаться к уже рассмотренному вопросу, а следовательно, напрасную трату времени. Всегда необходимо серьезное, внимательное отношение к содержанию того, что говорит подчиненный.
Опыт показывает, как важно не торопиться с окончательными суждениями по поводу того или иного предложения, высказанного подчиненным. В любом предложении может быть то, чего нельзя сразу понять. Поэтому мгновенно высказанное безапелляционное суждение никак не свидетельствует о глубине ума, мудрости, основанной на большом жизненном опыте.
Обладающий же этими качествами руководитель хорошо знает о существовании скрытых труднocтeй познания истины и будет стараться всесторонне продумать свою реакцию на любое предложение, высказанное подчиненным. Однако у многих руководителей старой советской закваски бытует до сих пор ложное представление о том, что он должен «cxoдy» высказаться, причем в самой категоричной форме, по любому служебному вопросу.
А некоторые практикуют такой подход и в вопросах, лежащих далеко за пределами их профессиональной компетенции. Каждому старшему по должности очень часто приходится давать оценки труда подчиненных. Эти оценки являются важным методом стимулирования как отдельного работника, так и всего коллектива.
Ведь оценки со стороны руководителя, если они правильны, не произвольны, способствуют формированию общественного мнения коллектива, помогают создать в нем надлежащий морально-психологический климат. Опыт показывает, что дело не только в соответствии оценок действительному положению вещей.
Очень важным является соотношение положительных и отрицательных оценок, характер их выражения, а также обстановка, в которой эти оценки доводятся до сведения работников. Речевой служебный этикет требует, чтобы ко всем членам коллектива применялись одинаковые мерки при оценке их работы. Начальник который использует разные мерки в оценке, в зависимости от личных симпатий и антипатий или каких -либо иных, не относящихся к деловым отношениям признаков, обнаруживает качество, считающееся едва ли не самым отрицательным для него — несправедливость. Поэтому в подходе к подчиненным наиболее целесообразен принцип эмоциональной нейтральности, требующий ко всем сотрудникам относиться равно и выдержанно вне зависимости от личных симпатий и антипатий.
Источник: studfile.net
Как научиться деловому общению
Джен Ягер, американская исследовательница, проведя опрос наиболее успешных людей, пришла к выводу, что все они придерживаются шести основных принципов. Стараться делать все вовремя. Не говорить ничего лишнего. Быть доброжелательным к людям. Одеваться в соответствии с ситуацией. Говорить и писать хорошим языком.
Думать о других, а не только о себе.
Все делать вовремя
Принцип — не опаздывать — касается менталитета абсолютно любой страны. В Японии не простят даже, если вы не явитесь за пять минут до начала деловой встречи. В Бразилии или Аргентине вашего опоздания на час никто и не заметит. Но в деловом цивилизованном мире и там принято не опаздывать.
Кстати, если руководитель дает вам поручение, и вы не справились с ним к определенному сроку, то в его глазах вы будете выглядеть как не очень надежный человек.
Любопытно, что японцы не доверяют тем, кто просит выполнить дело сиюминутно, так как оно горящее, не терпит отлагательств. Такие люди выглядят в их глазах неорганизованными.
Не говорить ничего лишнего
Не будем ломиться в открытые двери, доказывая, как, говоря ни о чем, можно легко набрать штрафные очки. Кроме того, что при этом вы «грабите» свое время, к вам может приклеиться ярлык болтуна и бездельника. Не обижайтесь потом, когда люди реже будут вступать с вами в диалог.
Трезвоня без умолку, подумайте и о собеседнике, поставьте себя на его место.
Есть еще один нюанс, почему информация, исходящая от вас, должна быть дозированной. Вспомните, как часто, по глупости сболтнув что-то лишнее, мы потом долго раскаиваемся. Может быть, лучше заранее предупредить свою словоохотливость. Недаром говорят в народе: слово — серебро, молчание — золото.
Любопытно, что завершение телефонных разговоров зависит от того, как они начинаются. Если абонент начинает общаться с фразы: «Привет, как дела?», будьте уверены, что беседа продлится долго. Если вы услышите в телефонную трубку: «Привет, у тебя есть минутка, не мог бы ты мне коротко ответить?», значит, разговор будет короткий.
Один администратор, когда ему звонили в неподходящее время, просто вешал трубку в середине разговора, причем делал это на середине своей фразы. Можно просто и коротко успокоить собеседника и предложить продолжить разговор при встрече.
Существуют определенные правила ведения разговоров по телефону. Когда в вашей фирме зазвонит телефон, вы должны поднять трубку до четвертого звонка, при этом сказать «доброе утро (день)», представиться. Нельзя спрашивать; «Могу ли я вам помочь’?» Нужно говорить: «Чем я могу вам помочь?» Неэтично задавать вопрос: «Кто это?» или «Кто его спрашивает?», правильнее сказать: «Могу я узнать, кто говорит?» или «Скажите, пожалуйста, кто говорит?»
Подорвать репутацию вашей фирмы могут такие выражения: я не знаю, мы не можем этого сделать, вы должны. В любом случае нельзя давать отрицательный ответ в лоб. Замечено также: слово «нет», произнесенное в начале предложения, усложняет позитивное решение проблемы.
Доказано, что хорошо модулированный голос является очень эффективным рычагом торговли. Чтобы говорить по телефону поставленным голосом, нужно принимать при этом такие же позы, как при публичных выступлениях: вдавить пятки в пол, освободить дыхательную диафрагму от пояса, наполнить легкие воздухом.
Ускорение темпа беседы будет выдавать ваше напряжение, медленный темп характерен для доверительного разговора. Необходимо излагать свою идею просто и прямо. Не перескакивать бесконечно с одной мысли на другую. Никогда не перебивайте собеседника. Не кричите, но и не шепчите скороговоркой.
Если ваши руки устали от физической работы, будьте уверены, что ваше состояние выдадут голосовые связки.
Быть любезным, доброжелательным, приветливым
Улыбнуться, поздороваться, сказать вовремя комплимент — неужели так трудно? Не надо только потом обижаться, что наша невнимательность обернется против нас, — с нами также официально, сухо и чопорно заговорят окружающие.
Надо быть доброжелательным с людьми любого ранга, так как неизвестно, до какого чина дослужится человек в будущем.
Имидж любой организации складывается из взглядов и поступков ее сотрудников. Поэтому быть любезным, доброжелательным и приветливым — это не личное дело, а дело фирмы, в которой вы работаете. Нужно уважать свое рабочее место, быть вежливым как с коллективом, так и с клиентами, которые обращаются в организацию. Никто не любит иметь дело с людьми сварливыми.
Думать о других, а не только о себе
Несколько лет назад в Америке появилась книга психолога Гарвардского университета Даниэля Гольмана «Эмоциональный интеллект», которая произвела настоящую сенсацию. На протяжении многих лет было принято считать, что интеллектуальный коэффициент (IQ) определяет возможности человека, об эмоциях и не вспоминали.
На деле именно эмоции ответственны за принятие решений — считает Гольман. Сам гарвардский психолог и его единомышленники не раз подтвердили экспериментальным путем, что лучшими научными сотрудниками, работниками фирм являются как раз те, у кого высокий EQ (эмоциональный коэффициент). В Америке появилась даже поговорка, которая звучит примерно так: «С хорошим IQ вас возьмут на работу, с хорошим EQ продвинут по службе».
Высокий уровень эмоционального интеллекта определяется двумя качествами — самоконтролем и способностью читать чувства других людей.
Чтобы стать интересным для окружающих, нужно интересоваться другими людьми. Более того, известный американский психолог Дейл Карнеги выводит шесть основных правил, как понравиться людям. Искренне интересоваться другими людьми. Улыбаться.
Помнить, что имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук. Быть хорошим слушателем (поощряйте других говорить о себе). Говорить о том, что интересует вашего собеседника. Внушать ему сознание его значительности и делать это искренне.
Попробуйте упражнять зрительную память. При встрече с человеком постараться до деталей запомнить его внешние данные, особенности походки, речи, а будучи дома наедине, попытаться все свои замечания припомнить и записать на листе бумаги. Другое предложение психологов — просматривание телепередач с отключенным звуком.
Через несколько часов подобного тренинга, утверждают специалисты, можно безошибочно предугадать состояние души другого человека — по мимике, жестам, взгляду. При повышенном интересе у собеседника начинают расширяться зрачки глаз.
Одеваться в соответствии с ситуацией
При этом постоянно приходится выбирать между желанием и необходимостью, фантазией и общепринятой модой.
Видный американский имиджмейкер Мери Спиллейн говорит, что в бизнесе слишком рискованно следовать только традиционному или прогрессивному имиджу.
Сотрудникам молодой компании имиджмейкер советует быть более разборчивыми в одежде. Им необходимо выглядеть уверенно и стабильно.
Женщины, которые руководят собственными компаниями, должны выглядеть авторитетно. Им необходимо каждый день носить пиджаки, независимо от времени года.
Говорить и писать хорошим языком
Это значит, что все произносимое, а равно написанное вами: будь то внутренние записки или любые письма, отправляемые за пределы фирмы кому бы то ни было, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные должны быть переданы без ошибок. Следите за тем, чтобы никогда не употреблять бранных слов: может случиться, что разговор, на ваш взгляд, совершенно приватный, на горе вам невольно услышит человек, от мнения которого зависит вся ваша карьера. Если по каким-либо причинам вы повторяете скверные слова, употребленные третьим лицом, — в качестве цитаты или при разборе какой-то ситуации, — не произносите самого бранного слова.
Хорошие деловые манеры настолько способствуют карьере, что надо использовать любую возможность научиться им.
Источник: www.motti.ru
Без «пжлст», мемов и капслока: правила делового общения в мессенджерах
Пандемия и удаленная работа привели к тому, что деловое общение почти полностью перешло в онлайн. Поначалу ни компании, ни руководители, ни сотрудники не понимали, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернете. Но постепенно сформировался цифровой этикет, регулирующий правила делового общения в онлайн-среде. О том, почему не стоит использовать в деловой переписке капслок, сокращения вроде «пжлст» и «очхор» и разбивать фразы в предложении на отдельные сообщения, в колонке для Forbes рассказывает управляющий консультант рекрутинговой компании Hays Екатерина Котова
Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.
В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.
Материал по теме
Как общаться в мессенджерах
В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству.
А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.
Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.
- Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
- Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
- Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.
Кроме того, закон об удаленной работе (ФЗ-407 о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования работы на удаленке) таит в себе много подводных камней. Например, время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Получается, что если ваш сотрудник или партнер читает ваши сообщения в мессенджере и отвечает вам поздним вечером или ночью, это уже сверхурочная работа. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве.
Материал по теме
- Четвертое — избегайте голосовых сообщений. Если вопрос требует обсуждения голосом, лучше договориться в чате о созвоне в удобное для партнера время. Чаще всего голосовые сообщения слушать неудобно, это требует лишних усилий и вызывает ненужное раздражение.
- Пятое — даже в мессенджерах стоит избегать сленговых выражений или излишних сокращений слов. Безусловно, это средство связи требует краткости, но важно искать баланс. Если сокращения «гендиректор» или «допсоглашение» — это нормально, то «пжлст» или «очхор» могут вызывать недоумение и недовольство.
- И последнее, но очень важное правило, которое на ходу и в спешке многие игнорируют, даже если помнят, как правильно вести деловую переписку, — обязательно перечитайте текст, прежде чем нажать кнопку «отправить». Убедитесь, что не наделали ошибок и успеете устранить нежелательные автозамены Т9. Этот полезный сервис иногда может заставить краснеть и оправдываться перед адресатом. Однажды клиент написал мне «больной потенциал», вместо «большой потенциал», что явно изменило смысл сообщения. В целом было ясно, что скорее всего сработала автозамена. Данная ситуация больше забавная, чем трагичная, но так бывает далеко не всегда.
Как общаться в социальных сетях
Страница в Instagram, Linkedin или на Facebook уже не только личная территория владельца. Это инструмент, с помощью которого специалисты ищут партнеров и демонстрируют экспертизу, а работодатели знакомятся с соискателями. Но в то же время соцсети используются и для общения с друзьями и близкими, поэтому приходится пробовать сочетать личное с деловым и учиться деловому этикету в социальных сетях.
Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт. Посмотрите, открыт ли профиль. Обратите внимание, что размещает владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не спешите оставлять лайки и комментарии, пока не познакомитесь ближе. Не спешите вторгаться в личное пространство нового делового знакомого.
Материал по теме
Всю информацию на собственной странице сейчас рекомендуется фильтровать и тщательно взвешивать, прежде чем разместить какой-то пост. Все-таки это не исключительно личный канал. Страницы в соцсетях мониторят и текущие, и возможные будущие работодатели. Лучше избегать любых сообщений, связанных с политикой, религией, сложными или спорными социально-экономическими проблемами. Не рекомендуется размещать любой негатив о работе, клиентах и коллегах.
При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок. Имеет смысл делать закрытые посты или сторис, которые будут предназначаться для определенного круга подписчиков — близких или друзей. Здесь правило такое: если пост вызывает какие-то внутренние сомнения, лучше для общего доступа его не публиковать.
Мне приходилось встречать людей, которые в соцсетях спешат рассказать всему сообществу, что известный бренд стал их клиентом, или что человек теперь работает под руководством известного специалиста. Прежде чем «тегнуть» человека или компанию, лучше спросить разрешения. То же самое лучше сделать, если хотите разместить на своей странице фото соискателя на вакансию, коллеги или тимлида дружественной компании.
На что обращать внимание при общении в электронной почте
Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте. Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.
Переписка в электронной почте по-прежнему более формализованный канал, требующий делового стиля и вежливости. Многие, переписываясь в мессенджерах, уже забыли, что в тело письма нужно добавлять информацию о себе. В подписи поместите свои данные — должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram.
Не забудьте заполнить графу с темой — иначе адресат не увидит послание или удалит его как спам. Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами. Например, тема «Предложение о сотрудничестве» — это не очень хороший вариант, потому что он обезличенный. Лучше добавить подробности: «Предложение о сотрудничестве от компании Ивана Иванова».
Материал по теме
Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым.
Как быть с видеоконференциями
Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне. Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе.
Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить.
Материал по теме
Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями. Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций.
Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный.
Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле.
Материал по теме
Но помните про возможность непредвиденных ситуаций. В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах.
При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике.
Правила деловых телефонных звонков
Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ.
Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила.
Материал по теме
В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить.
Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время. Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.
Источник: www.forbes.ru