Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:
- какой вид операции выбрать в том или ином случае;
- как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.
Авансовые отчеты в 1С 8.3: пошаговая инструкция
На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по работе с подотчетными лицами. Основных шагов всего три:
- Аванс подотчетнику;
- Отчет подотчетника;
- Окончательный расчет.
Каждый шаг подробно описан – смело ищите свою ситуацию на схеме.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить
В данной статье мы подробно рассмотрим блок Отчет подотчетника. И начнем разбор с вопроса – Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3?
Вид операции в авансовом отчете 1С 8.3
Оформление Авансового отчета осуществляется в разделе Банк и касса по ссылке Авансовые отчеты .
При создании документа сразу же возникает вопрос, – какой Вид операции выбрать?
- Авансовый отчет – это универсальный вариант, его можно использовать при любых обстоятельствах.
- Авансовый отчет по командировке – упрощенный вариант, его рекомендуется выбирать для отчета по командировкам только, если подключен онлайн-сервис Smartway ( Администрирование – Подключение данных Smartway ).
Если вы приняли решение использовать в работе Авансовый отчет по командировкам , то обратите внимание на ряд ограничений в документе:
- нет возможности указать данные счета-фактуры:
- если подключен Smartway, то на все расходы с НДС создается документ Счет-фактура (Бланк строгой отчетности) с кодом вида операции – 23, без возможности его редактирования;
- если Smartway не используется, то весь выделенный НДС автоматически списывается на расходы, не принимаемые в НУ.
- по умолчанию задан счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» без возможности его редактирования на счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».
Авансовый отчет в 1С 8.3: образец заполнения
Теперь вы знаете, как делать Авансовый отчет в 1С 8.3. Перейдем к его заполнению.
Авансовый отчет
Документ с этим видом операций состоит из множества вкладок, что позволяет нам отразить разнообразные операции. Пройдемся по каждой вкладке.
Авансы – все выданные ранее подотчетные суммы (в т.ч. денежные документы), за которые отчитывается подотчетник.
Товары – ТМЦ закупленные подотчетником. На эти позиции не были выставлены документы в адрес нашей Организации, например, ТОРГ-12.
- Документ (расхода) – документ, подтверждающий стоимость приобретенных ТМЦ;
- Поставщик – продавец ТМЦ, обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры;
- СФ – флажок устанавливается, только если был предоставлен дополнительно еще и СФ.
Оплата – заполняется, только если подотчетник оплатил товары (услуги), оприходованные документом Поступление (акт, накладная) . Это полезно делать, если нужно, чтобы покупка попала в Акт сверки с контрагентом.
Прочее – расходы, у которых нет материальной формы и поэтому они не попали на вкладку Товары . Например, услуги, за которые отчитывается подотчетник.
- Поставщик – поставщик услуг, поле обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры или БСО;
- СФ – флажок устанавливается, только, если был предоставлен дополнительно еще и СФ. Если вместо СФ получен БСО, установите флажки СФ и БСО одновременно.
В строке итогов отражается финансовый результат от операции. В зависимости от наличия остатка или перерасхода зависят дальнейшие действия бухгалтера.
При интеграции программы со Smartway , данный вид документа также можно использовать. В этом случае загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .
Авансовый отчет по командировке
В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.
- Период – время, проведенное в командировке;
- Суточные – размер суточных положенных подотчетнику, рассчитывается автоматически в зависимости от Периода . При необходимости можно изменить дневную ставку, перейдя по ссылке с суммой. В этой же форме заполняется аналитика по затратам.
Как заполнить авансовый отчет?
Авансовый отчет составляют сотрудники компании для подтверждения хозяйственных расходов, на которые им выдавались денежные суммы из кассы предприятия или потраченные личные денежные средства на хозяйственные нужды. Авансовый отчет составляется лично сотрудником компании в течение 3 -х. рабочих дней с момента выдачи ему денег подотчет или даты, указанной в затратных документах (чеках на оплату).
Авансовый отчет имеет унифицированный вид и составляется по форме АО-1 на 2 листах. На 1 листе работник указывает данные по компании в которой он работает и на которую оформлены затраты, свои инициалы, должность, табельный номер и назначение затрат: хозяйственные нужды, оплата услуг, связанных с рабочими моментами и прочие моменты. Также сотрудник должен перечислить все виды расходных документов, которые подтверждают понесенные затраты, а именно кассовые чеки, квитанции об оплате, указать дату и номер этого документа, вид понесенного расхода (например, оплата такси, оплата канцелярских товаров) и указать сумму.
Далее необходимо передать авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет соответствие документов, указанных в отчете и на оборотной стороне прописывает сумму затрат, принятую к учету. Дебетирует затратные счета и заполняет первый лист: смотрит наличие остатка по авансовым отчетам за этим сотрудником, осуществлялась ли ему выдача денежных средств из кассы или он потратил свои личные денежные средства, заполняет сумму, потраченную в соответствии с оборотной стороной и выводит остаток.
Далее, если сотрудник потратил больше денег, чем вы ему выдали из кассы, то вы должны возместить эту сумму, если у сотрудника остались денежные средства, то остаток он должен вернуть вам в кассу.
Источник: www.buxprofi.ru
Заполнение авансового отчета в 1С
Авансовый отчет — это способ подтверждения работником (подотчетным лицом) израсходованных денег, которые ему выдали авансом. Аванс выдается на такие цели как: покупка товара, материалов и т.п.; приобретение возвратной тары; расчеты с поставщиками; командировочные расходы. Все операции отражаются в соответствующих вкладках.
Для чего нужен авансовый отчет?
Рассмотрим для наглядности ситуацию с командировкой. Авансовый отчёт как раз и нужен для того, чтобы сотрудник мог подтвердить командировочные расходы, и отчитаться за них точно и подробно. Работодателю этот отчёт дает возможность вести учет всех расходов.
Итак:
1. Подотчётное лицо получает определенную сумму для будущих затрат: оплата жилья, питания, действий, которые относятся к исполнению задач командировки, а кроме того исполнение каких-либо других хозяйственных или операционных целей.
2. В учетной политике, приказе организации утверждается: перечень лиц, которым выдадут эти деньги, периоды (сроки, пребывания), цели командировки, способ выдачи средств.
3. Бывает, что работник берет материальные ценности, при этом с ним не оформлен договор о материальной ответственности, в таком случае ему необходимо выдать разовую доверенность о передаче ценностей.
Сроки авансового отчёта
Предприятие утверждает сроки сдачи авансового отчета приказом. Для того, чтобы выдать средства необходимо командировочное удостоверение. Эту процедуру упростили и теперь, чтобы сделать расчет командировочных в 1С не надо выдавать служебные задание и удостоверение.
Подтверждение расходов
Сотрудник оформляет отчет о потраченных средствах и подтверждает расходы чеками не позже трёх рабочих дней с даты окончания срока аванса, либо после того, как командировка закончилась, и сотрудник прибыл на предприятие. Работнику надо передать бухгалтерам авансовый отчёт, где подтверждаются все расходы, это станет основанием для окончательного с ним расчета. Авансовый отчёт оформляют в одном экземпляре.
Размер суточных
Сумма расходов за сутки пребывания прописывается в учётной политике или в приказе. Этот размер и берется в расход при расчёте по налогу на прибыль. Законодательно размер суммы суточных не утвержден.
Но есть нормативы, в рамках которых суточные не облагаются НДФЛ: на территории России это 700 руб., за пределами Российской Федерации — 2500 руб.
Заполнение авансового отчета в 1С Бухгалтерия
Итак, как проводить авансовые отчеты в 1С:
1. Открыть раздел «Банк и касса» → группа документов «Касса» и нажать «Создать». Появится новый документ.
2. Установить дату, обозначить подотчётное лицо.
3. Отчёт заполняется в валюте, в которой подотчетное лицо получило деньги. Изменить в отчете валюту можно в окне «НДС», в сумме – «Редактировать цену и валюту». В программе, по умолчанию, все оформляется в отечественной валюте.
4. В форме есть следующие вкладки:
«Авансы»
В ней находятся документы, на основе которых выдали аванс: выдача денежных документов, наличных; расчетный счет, с которого было проведено списание.
«Товары»
Здесь надо отразить документы, переданные сотрудником. Вносим сведения: чеки, накладные, счета-фактуры на приобретённые материальные ценности. Если необходимо — оформляет приход на склад. К примеру, подотчетный передал счёт-фактуру поставщика, тогда вносим реквизиты, счета учёта автоматически заполняются.
«Оплата»
В этой вкладке отражаем погашение задолженности предприятия перед контрагентом.
«Прочее»
Здесь необходимо отразить суточные, затраты на покупку билетов. Следует внимательно посмотреть на субконто «Представительские расходы» — по завершению месяца 1С нормирует расходы организации, после этого станет возможным начисление налога на прибыль, вот почему нужно без ошибок заполнить субконто на затратном счёте.
Итак, вы внесли всё, что предоставил сотрудник. Проводим документ, при этом формируются входящие счета-фактуры, и программа сама сделает все проводки. Нажав на «ДтКт» проверяем заполнение всех пунктов. Теперь отчёт (АО-1) можно распечатать и дать на подпись подотчётному лицу.
Неизрасходованный остаток
Если при всех вышеописанных операциях в конце выявился остаток, то сотруднику необходимо отчитаться и внести его в кассу в срок до 3-х дней.
Оформить это легче всего из авансового отчёта: «Создать на основании» → «Поступление наличных».
Все заполняется автоматически, следует только уточнить дату и статью движения денежных средств. Для этого выбираем «Прочие поступления по текущим операциям».
Источник: mastersoft.ru
