С февраля 2020 года налоговая инспекция прекратила процедуру регистрации касс старого образца, и часть организаций и предпринимателей уже пользуются кассовыми аппаратами нового образца, в которых есть возможность создавать онлайн чеки.
Все предприятия должны перейти на такой режим до конца 2020 года. В данном материале расскажем, как создать товарный чек онлайн в 2023 году, как его грамотно заполнить, какие реквизиты прописать, как внести дополнительные необходимые данные.
Основные моменты
Каждый из нас является потребителем товаров и услуг, поэтому мы практически ежедневно сталкиваемся с товарными чеками.
При совершении покупок в магазинах, оплате услуг, при покупках вещей через интернет-магазины продавцом должны предоставляться покупателям подтверждающие документы о проведении сделки.
Во многих ситуациях товарные чеки необходимо сохранять, поскольку они выступают неотъемлемым документом в случае необходимости замены товара или оказании сервисного обслуживания.
Электронные чеки: как это работает? | Чек в электронной форме | Виды электронных чеков
Также рассмотрим, обязательно ли заполнение товарного чека и заменяет ли чек онлайн кассы товарный чек.
Что нужно знать
Товарный чек относится к категории документации строгой отчетности и широко используется в торговле различными товарами.
Чек применяется в ситуациях, когда представитель продающего предприятия (к примеру, кассир) должен выдать подтверждение факта получения денежных средств и осуществления продажи.
В большинстве случаев товарные чеки используются, когда организация-продавец вправе не использовать в своей деятельности кассовое оборудование, или если покупатель запрашивает выписку товарного чека в дополнение к кассовому.
К примеру, это может использоваться с целью детальной расшифровки приобретаемых товаров. Часто товарные чеки оформляются для представителей компаний, которые покупают для рабочих нужд товары.
Например, если секретарь закупает канцелярскую продукцию для предприятия.
Тогда товарный чек становится дополнительным документом к кассовому чеку и выступает в качестве бухгалтерского документа отчетности, которым подтверждаются осуществленные расходы на нужды предприятия.
В ситуациях, если купленный товар не соответствует требуемым параметрам качества, покупатель имеет право на его возврат продавцу и получение денег назад или замену на аналогичный товар.
Тогда товарный чек, выписанный в режиме онлайн, будет использоваться в роли подтверждающего документа о совершенной покупке ранее.
Также распечатанный из онлайн-кассы чек имеет законную силу, если в силу определенных обстоятельств между продавцом и покупателем произошли разногласия, которые необходимо решать в ходе судебного разбирательства.
Вид товарного чека, выписываемого в онлайн режиме или с помощью онлайн кассы, представлен в произвольной форме.
Однако законодательными актами к чекам предъявляются конкретные требования, которые в обязательном порядке необходимо соблюдать в процессе составления и оформления чека.
Иначе такой документ может быть признан недействительным и не будет использоваться как официальное подтверждение совершенных расходов.
К обязательным реквизитам, которые должны указываться на каждом выданном товарном чеке, относятся:
- название документа;
- ФИО предпринимателя;
- ИНН предпринимателя;
- порядковый номер чека (нумерацию допускается вести как каждый день, так и в течение определенного отчетного периода);
- дата оформления;
- полная расшифровка и число проданной продукции или услуг;
- конечная сумма в рублях;
- при наличии печать организации.
Указанные реквизиты должны в обязательном порядке присутствовать на бланке товарного онлайн чека, также в зависимости от необходимости допускается внесение в него дополнительных сведений.
Назначение документа
Товарный онлайн чек используется в качестве подтверждающего документа вместе с кассовым чеком для подтверждения обоснованного осуществления затрат.
В нем содержится информация о продавце, названии продукции, дате покупки, артикуле и сорте товара.
Также в большинстве случаев на онлайн чеке проставлена печать продающей организации, однако это не является обязательным моментом.
Следует учитывать, что в большинстве случаев без чека ККМ такой онлайн чек не обладает действительностью. Рассмотрим иные ситуации, когда может понадобиться онлайн чек.
Сперва разделим две ситуации — если товарный онлайн чек предоставляется вместо кассового и если он предоставляется покупателю вместе с кассовым чеком.
В первом случае онлайн чек станет единственным доказательством того, что покупателем была осуществлена покупка или получена определенная услуга.
Это значит, что в случае необходимости защиты своих прав в суде покупатель имеет полное право ссылаться на данный документ.
Сегодня законодательством была несколько упрощена ситуация с обязательным использованием кассового оборудования, поэтому отдельные продавцы полностью перешли на систему выдачи товарных онлайн чеков.
Во второй ситуации такой чек будет иметь самостоятельную силу и будет выступать в роли своеобразной товарной накладной на приобретенную продукцию.
В первую очередь ,этот момент важен для организаций с целью соответствующего оформления бухгалтерских проводок по приобретению товаров.
Вместе с кассовым чеком товарный онлайн чек предоставляется исключительно по запросу покупателя, и продавец по закону не имеет права отказать в выдаче такого документа.
Новые онлайн-кассы предназначены для распечатки чеков с указанием полного перечня приобретаемой продукции, а не просто с указанием суммы, как это делалось ранее.
Большинство торговых предприятий перешли на современную систему использования штрих-кодов продукции, при считывании которых необходимые данные в автоматическом режиме добавляются в кассовый чек.
Что является источником личных доходов смотрите в статье: личный доход.
Какой срок хранения кадровых документов в организации с момента их создания, читайте здесь.
В такой ситуации выдача товарного чека не является целесообразной. Однако в случае использования старого кассового оборудования выдача товарного чека является обязательной.
Законные основания
Оформление и выдача онлайн чеков регулируется новым законом ФЗ № 290-ФЗ от 03.07.2016 г.
Основные его положения таковы:
- стандартное кассовое оборудование заменяется на онлайн-кассы;
- сведения обо всех чеках автоматически передаются в ИФНС;
- частные предприниматели, работающие на ЕНВД и патентной системе, больше не имеют права вести предпринимательскую деятельность без ККТ;
- штрафы были откорректированы и внесены новые за определенные нарушения.
Как заполнить товарный чек онлайн
В данном разделе рассмотрим ключевые правила, которые предъявляются к заполнению товарных чеков в онлайн режиме, разберемся в алгоритме заполнения чеков, детально рассмотрим инструкцию по созданию чеков для предприятий и индивидуальных предпринимателей, а также как заполнить онлайн и распечатать товарный чек.
Правила оформления
Требования к грамотному заполнению бланка товарного онлайн чека прописаны в законодательных актах, а данные, которые должны прописываться в документе, четко закреплены нормативными актами и обязательны для выполнения всеми субъектами, осуществляющими предпринимательскую деятельность на территории РФ.
Ключевые параметры, которые непременно должны присутствовать на товарном чеке:
- информация о дате формирования и выдачи покупателю;
- наименование проданной продукции полностью;
- количество проданного товара в соответствующих единицах измерения;
полная внесенная сумма; - сведения о продавце (название, ИНН, печать при наличии);
- в случае наличия печати организации или предпринимателя товарный чек должен быть обязательно проштампован.
Покупатель обязан внимательно отнестись к получению документа и проверить все указанные данные, поскольку онлайн чек становится гарантией защиты прав покупателя в случае возникновения разногласий или судебных разбирательств для возмещения понесенных финансовых расходов.
Инструкция по созданию
Для перехода на онлайн-кассы законом №54-ФЗ предусмотрена регистрация оборудования в личном кабинете на сайте налоговой службы.
Предприниматель или должностное лицо торговой компании должны зарегистрировать новую онлайн-кассу на официальном портале налоговой.
Здесь можно проводить авансовые платежи и подавать налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Такие зарегистрированные онлайн-кассы имеют функцию автоматической передачи данных обо всех пробитых товарных чеках в соответствующий орган ИФНС.
Все современные кассы имеют определенный объем памяти и возможность подключения к компьютеру. Поэтому все поступившие финансы записываются и хранятся в аппарате, а затем передаются на компьютер.
Все аппараты подключаются к сети Интернет, и фискальная память заменяется на фискальное хранилище данных.
Рассмотрим алгоритм формирования товарного чека:
| Кассир или ответственный работник на данной должности пробивает по ККТ всю продукцию | Которую он отпустил покупателю, и отправляет фискальному оператору через интернет данные о совершенной покупке и полученной финансовой сумме |
| Оператор осуществляет обработку чека | Записывает его и сумму итого в свою базу данных и пересылает назад на аппарат продавца уникальный код, присвоенный чековому документу |
| После этого вся информация | Оперативно пересылается в налоговую службу на официальный сервер |
| Покупатель получает от кассира | Распечатанный бумажный чек |
С текущего года вся торговля, осуществляемая интернет магазинами, обязана также сопровождаться оформлением товарных чековых документов.
По причине того, что данные о продажах оперативно направляются на серверы налоговой, все продажные операции становятся прозрачными.
Как можно бесплатно заполнить на сайте
Законодательно не установлена определенная форма заполнения онлайн чека. В большинстве случаев это документ, заполненный на компьютере или на специализированном сайте и выведенный на печать посредством принтера продавца.
При наличии всей необходимой информации документ признается действительным и может использоваться в качестве официального подтверждения факта совершения покупки.
Видео: как правильно оформлять товарный чек
При наличии современных технологий разработаны специализированные программы, помогающие автоматизировать процесс выдачи товарных чеков онлайн.
При помощи таких программ есть возможность синхронизировать данные кассового оборудования с компьютером или рабочим ноутбуком, и с них товарные чеки можно напечатать.
В такой ситуации нет необходимости заполнять чеки от руки, поэтому вероятность ошибок сведена к минимуму.
Такие программы пользуются широким спросом среди продавцов, которые продают свои товары и услуги массовому потребителю.
Ведь при необходимости выписки тысяч чеков в день необходима качественная автоматизация процесса.
Пользуются такими программами и сайтами, на которых можно сформировать онлайн чеки и множество интернет магазинов, которые осуществляют удаленную продажу своей продукции и доставку покупателю.
На просторах интернета есть множество ресурсов, предлагающих составление товарных чеков в режиме онлайн по унифицированной форме в формате Word. В такую форму каждый продавец может внести дополнительные сведения.
Такие сайты имеют широкие возможности оформления и печати товарных чеков, в них настроены шаблоны, куда можно добавить и сохранить в настройках следующие данные:
- дополнительные сведения о продавце или товаре;
- наличие гарантийных обязательств и условий возврата продукции;
- графические элементы, в том числе логотипы фирмы, штрих-коды и прочее.
Также в онлайн чек допускается автоматически добавлять любое число названий товаров, менять валюту, начислять НДС отдельно от стоимости и прочие опции.
В большинстве своем такие сервисы, предлагающие оформление онлайн чеков, являются комплексными продуктами, где можно сохранить шаблоны чеков, управлять продажами, вести контроль расчетов с контрагентами, вести бухгалтерский учет и складской учет в режиме онлайн.
Как правило, на сервисах настроен шаблон, которые дорабатывается каждым продавцом в зависимости от предпринимательских нужд.
Рассмотрим обобщенную инструкцию для оформления товарного онлайн чека:
- регистрация на определенном сервисе;
- внесение информации о своей компании, которая будет выводиться при печати чеков;
- внесение данных о продаваемой продукции, то есть создание базы, из которой вы легко можете выбирать требуемые товары;
- затем можете оформлять реализацию, по итогам которой будет распечатываться чек.
Большинство сервисов позволяют распечатывать счета-фактуры, накладные, квитанции, кассовые ордера и прочие документы кассовой отчетности.
Любой из этих документов допускается настраивать для печати в зависимости от своих потребностей.
Обязательна ли печать
В оттиске печати предприятия должны обязательно содержаться ИНН и наименование компании. То есть, если на товарном чеке ставится печать, тогда допускается не прописывать название продавца и его ИНН.
Однако на практике все же лучше фиксировать эти данные, поскольку оттиск печати компании не всегда является читабельным.
Печать не выступает обязательным элементом товарного чека, однако в случае наличия ее у продавца она должна стоять на всех выданных чеках.
Нужен с гарантийными обязательствами
Если продавец оформляет продажу специфичного товара, по которому необходимо указание условий гарантийных обязательств, тогда данный момент можно добавить в качестве дополнительных опций в шаблон товарного чека, который выписывается продавцом на онлайн сервисе.
Как можно узнать код ОКПО по ИНН в Росстате узнайте и статьи: узнать код ОКПО по ИНН.
Что это дочерняя компания, читайте здесь.
Образец доверенности в банк от юридического лица, смотрите здесь.
Также допускается пропечатать условия возврата товара в случае выявления брака или несоответствия заявленным характеристикам.
С внедрением новых технологий и принятием обновленного законодательства организации и частные предприниматели должны в 2023 году перейти на современные онлайн кассы, которые позволяют оперативно формировать чеки с перечнем продукции и сразу пересылать данные о пробитых чеках в ИФНС.
Такие меры способствуют защите потребительских прав покупателей и снижению прессинга на предпринимателей в ходе налоговых проверок отчетности по НДФЛ и прочим налогам.
Источник: jurist-protect.ru
Требования к чеку онлайн кассы для ИП на УСН
Содержание
- Правила выдачи чека онлайн кассы
- Реквизиты онлайн чека и БСО
- Основные требования к бумажному чеку
- Способы пересылки чека онлайн кассы клиенту: преимущества и недостатки
- Проверка и контроль над чеком онлайн кассы
- Распространенные ошибки в чеке онлайн кассы и принципы их исправления
- Особенности работы с онлайн кассой и выдачи чека при ПСН / ЕНВД / ЕСХН / УСН / ОСНО
- Пример 1. Содержание онлайн чека для ИП, работающего на патенте
- Ответы на часто задаваемые вопросы
При оплате покупки (работы, услуги) пробивается чек, который передается клиенту на бумажном носителе либо в электронном виде. Чек онлайн кассы (далее по тексту — ЧОК) — подтверждение совершенного платежа. В статье расскажем про требования к чеку онлайн кассы, рассмотрим правила его выдачи.
Правила выдачи чека онлайн кассы
Правовое регулирование по части работы с чеками онлайн кассы осуществляют:
- ФЗ №54, ст. 4.7., п.1 (ключевые требования к содержанию ЧОК);
- ФЗ №290 (порядок применения ККТ при расчетах наличными и посредством платежных карт).
Каждая платежная операция должна отображаться порознь, на отдельном чеке. ЧОК пробивается при возврате денежных средств, когда покупатель отказался от покупки (работы, услуги). Выдают чеки также при оплате лотереи, проведении азартных игр, в случае выплаты выигрыша по ним.
Реквизиты онлайн чека и БСО
ФЗ №54 обязывает владельцев онлайн касс правильно настраивать реквизиты чека. Несмотря на отсутствие строгой формы ЧОК, наличествует целый перечень атрибутов, которые сообразно закону обязательно должны отображаться в чеке.
дата, время, место покупки (адрес организации, магазина, киоска, регистрации ИП, сайта магазина, № и название транспорта);
сведения о продавце (ИНН, наименование организации, инициалы ЧП, режим налогообложения);
совершенные операции (приход, расход, возврат);
сведения о покупке, услуге, работе (название, стоимость, численность, с учетом НДС, скидок и наценок, ставка НДС);
способ и размер оплаты (наличные, по карте, электронными деньгами);
инициалы кассира, выдавшего ЧОК;
сведения о ККТ (заводской и регистрационный номера, фискальный признак) адрес ОФД, сайт ФНС для проверки ОЧ);
информация о клиенте (номер мобильного, e-mail);
- продавец высвобожден от уплаты НДС, не является его плательщиком,
- покупка (работа, услуга) не облагаются НДС.
Инициалы кассира не пишутся, если оплата производится в интернете либо при расчете используется автоматический аппарат;
сайт ФНС и информация о клиенте не фиксируется, если расчет производится на удаленной от сетей связи территории (сообразно одобренному списку федеральных властей);
фискальный признак нужен для ЧОК, который хранится на фискальном носителе, отправляется ОФД;
ИП, которые работают на УСН, ЕСХН, ЕНВД либо применяют патентную систему, вправе вплоть до 01.02.2023 не указывать название и численность продукции (работ, услуг) в ЧОК.
Исключение составляют частные предприниматели, занимающиеся торговлей подакцизными товарами.
Все данные в ЧОК следует указывать правильно. Так, название товара должно совпадать с маркировкой, чтобы его недвусмысленно можно было аутентифицировать, распознать. Примечательно, бланк строгой отчетности (БСО), который также исполняет функцию подтверждения оплаты, может заменять кассовый чек при оплате работ, услуг. БСО печатают в типографии, формируют на базе ККТ. По сути такой бланк — разновидность ЧОК, к ним выдвигают идентичные требования.
В частности, БСО должен включать серию и номер тиража, данные налогоплательщика, место нахождения, название услуги, подпись выдавшего лица. Применяют БСО в расчетах с населением.
Основные требования к бумажному чеку
Кассир пробивает кассовый чек при внесении платы клиентом за покупку (работу, услугу), причем этот фискальный документ формируется одновременно в бумажном и электронном виде. Требования и порядок работы с ними не имеют отличий и подчиняются единым правилам. Бумажный чек формируется так же, как и его электронный образчик:
- Клиент вносит плату наличными либо карточкой.
- Онлайн касса формирует чек с надлежащими атрибутами.
- Распечатывается бумажный вариант ЧОК.
- Информация о совершенной операции фиксируется на фискальном носителе.
- Подтверждение фискальными данными.
- Обработка ЧОК и передача его ОФД.
- Подтверждение ОФД получения чека.
- Обработка полученных данных ОФД и переправка их налоговикам.
При проведении операций возврата (когда в ЧОК указана ошибочно завышенная сумма выручки) формируется чек с признаком «возврат прихода».
Способы пересылки чека онлайн кассы клиенту: преимущества и недостатки
ФЗ №54 обязывает владельцев онлайн касс переправлять чеки клиентам сразу. Задержка в 5 минут считается нарушением. Месячный простой кассы, в течение которого чеки вообще не пробиваются и не отправляются, приводит к автоматической ее блокировке. Чтобы восстановить работу после этого понадобится перерегистрация кассы.
автоматически (посредством системы CloudPayments);
мгновенная отправка, не нужно ничего делать вручную;
Электронный вариант ЧОК переправляется покупателю в момент покупки. Если платеж произведен одной командой, то чек формируется сразу, если оплата производится в два этапа, тогда в момент, когда будет подтверждена операция. Проверить работу онлайн кассы и формирование чеков можно в тестовом режиме.
Проверка и контроль над чеком онлайн кассы
Налоговая служба разработала и ввела в действие особое мобильное приложение, которое позволяет осуществлять верификацию ЧОК в ФНС. Приложение принимает и хранит электронный вариант чека. С его помощью можно узнать отправлялся ЧОК налоговикам или нет. Сделать это можно одним из способов:
- Автоматически: считать QR-код.
- Вручную: ввести фискальные данные ЧОК (№, сумма, фискальный признак чека онлайн кассы, дата, время, тип совершенной операции).
В результате появится дубликат информации о совершенной покупке (оплаченной услуге, работе), которая имеется на исходном чеке. Таким образом выясняется отсутствие, наличие, несоответствия сведений, выявляется легальность работы продавца, наличие нарушений.
Распространенные ошибки в чеке онлайн кассы и принципы их исправления
Помимо электронного и бумажного кассового чека предпринимателями, владельцами онлайн касс, нередко используется в работе чек коррекции. Этот вид ЧОК предусмотрен ФЗ №54 и предназначен для исправления ошибок, указанных в реквизите по сумме выручки. К примеру, в чеке фигурирует заниженная сумма, что свидетельствует фактически о неучтенной выручке. Допущенную ошибку нужно исправлять сразу и до закрытия смены.
Формируется корректирующий чек по инициативе кассира при обнаружении заниженной суммы либо по предписанию налоговой при выявлении неучтенной выручки. В нем указываются все те же сведения, только сумма корректируется и должна соответствовать в итоге размеру оплаты покупки. В корректирующем чеке не пишутся название товара и контакты покупателя (номер телефона, e-mail).
Если ЧОК забыли пробить, то разрешить проблему можно так. Сначала исправляется ошибка, т.е. пробивается сумма неоприходованной выручки в текущий день, затем пишется налоговикам заявление, где сообщается о нарушении. С 15.07.2016 такие «заявленные нарушители» освобождаются от административной ответственности.
Особенности работы с онлайн кассой и выдачи чека при ПСН / ЕНВД / ЕСХН / УСН / ОСНО
Предприниматели, которые применяют (совмещают) ПСН / ЕНВД / ЕСХН / УСН / ОСНО обязаны осуществлять переход на онлайн кассу сообразно единым требованиям ФЗ №54. Соответственно, при использовании таких касс в работе независимо от системы налогообложения предприниматель обязан выдавать ЧОК, руководствуясь общими правилами.
работа на ЕНВД (кроме услуг) с выдачей документа, подтверждающего оплату;
В ситуациях, когда не используется ККТ, по-прежнему оформляются БСО и т.п. по старым правилам, без их последующей передачи ОФД посредством интернета.
Пример 1. Содержание онлайн чека для ИП, работающего на патенте
Предприниматель Л. П. Примерный занимается ремонтом обуви. Сообразно правовым требованиям ЧП обязан перейти на онлайн кассу до 1 июля 2023 года. Используя кассу, Л. П. Примерный обязан выдавать стандартные чеки (бумажный либо электронный) клиентам по факту проведения платежа. ЧП вправе не указывать в ЧОК некоторые реквизиты (название и количество продукции, услуг, работ) до 01.02.2023.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Считается ли нарушением отсутствие в чеке 1-2 обязательных реквизитов?
Если налоговики обнаружат, что организация (ЧП) выдала ЧОК без необходимых реквизитов, то его могут признать недействительным (ФЗ №54, ст. 4.7). Виновным должностным лицам грозит штраф (1,5 — 3000 руб.). ЧП и организацию могут оштрафовать на сумму от 5 до 10 000 руб.
Вопрос №2. Что указывается в ЧОК при оплате услуг такси в пункте «место расчета»?
Название (либо адрес) организации, номер такси.
Вопрос №3. Если частный предприниматель работает на труднодоступной территории, далеко от сетей связи, можно ли ему не предоставлять чек покупателю?
Электронный вариант можно не выдавать, если эта местность, где он работает, есть в списке территорий, далеко расположенных от сетей связи, который одобрен региональными властями. При этом неважно, давал клиент номер своего мобильного и электронный адрес продавцу либо нет. Но бумажный вариант ЧОК выдать клиенту продавец обязан (ФЗ №54, ст. 1.2, п. 2). В подобных случаях продавец вправе использовать ККТ в специальном режиме, без отправки электронного чека ОФД и налоговикам.
Вопрос №4. Как восстановить утраченный бумажный чек?
Можно сделать дубликат у продавца. Предполагается, что в скором времени покупатель самостоятельно сможет это сделать посредством особого сервиса на сайте ФНС (зайти на сайт, найти чек и распечатать).
Вопрос №5. Насколько равноценен бумажный кассовый чек (и распечатанный самостоятельно из интернета) электронному?
Их значение, роль, весомость одинаковы при условии, что распечатанный вариант (бумажный) полностью соответствует, идентичен электронному.
Вопрос №6. Какая ответственность предусмотрена для юрлица, если он вообще не выдал никакого чека клиенту?
Предупреждение либо штраф до 10 тыс. руб. (КоАП, ст.14.5, п.6).
Источник: online-buhuchet.ru
