Электронный документооборот между организациями — как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.
- Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия
- Что такое электронный обмен документами между предприятиями
- Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
- Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно
- Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
- Письмо о переходе на электронный документооборот
- Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
- Итоги
Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия
Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.
ЭДО электронный документооборот и ИП. #shorts
Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.
С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).
Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.
Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.
Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.
Что такое электронный обмен документами между предприятиями
Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?
Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.
Электронный документооборот 2023 : Платформа ЭДО для бизнеса
Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.
О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.
Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:
- Обладать обязательными реквизитами.
- Соответствовать утвержденному формату.
- Удостоверяться подписью ответственного лица.
Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.
В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.
В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.
В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.
После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:
- Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
- Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
- Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
- Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.
Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно
Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:
- Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
- Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
- Необходимость в последующей распечатке документа.
- Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
- Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).
Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.
Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.
Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.
В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:
- Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
- Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.
Образец заполнения заявления:
Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:
- До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
- После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.
Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.
Письмо о переходе на электронный документооборот
Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.
Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.
В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:
- О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
- Его преимуществах.
- Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
- Действиях, необходимых для перехода на эту систему.
Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.
Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.
Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?
На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.
Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.
С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:
- «Форма соглашения о неустойке — образец»;
- «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».
Итоги
Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.
Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).
Источник: nalog-nalog.ru
Электронный документооборот для маркетплейса: подключаем за три шага
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет в электронном виде получать закрывающие документы от Яндекс Маркета. После подключения ЭДО обмен документами становится проще и дешевле: не нужно подписывать и отправлять бумажные копии.
В статье расскажем об особенностях электронного документооборота на маркетплейсе и о том, как к нему подключиться.
Особенности электронного документооборота
Документы отправляются через провайдера ЭДО, и их не нужно дублировать на бумаге. Они подписаны цифровой подписью, поэтому имеют юридическую силу: их принимает налоговая инспекция и другие службы. Если подписанный файл меняется, подпись становится недействительной и нужно подписывать заново.
Маркет работает с двумя провайдерами ЭДО: «Диадок» и «СБИС». Сервисы, которые предоставляют услугу роуминга — обмена документами между разными операторами электронного документооборота, — не подходят для работы с Маркетом.
Главные особенности ЭДО для маркетплейса:
- Документы для маркетплейса необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. ИП и юридические лица могут получить ее бесплатно в удостоверяющем центре ФНС или в одном из аккредитованных удостоверяющих центров.
- Маркет присылает закрывающие документы два раза в месяц.
- Через оператора ЭДО можно получить закрывающие документы по договору на оказание услуг маркетплейса «Яндекс Маркет» и по договору на оказание услуг по продвижению сервиса.
- Если вы работаете с маркировкой «Честного знака», ЭДО пригодится для передачи Маркету УПД с кодами всех поставляемых единиц товара.
После успешного подключения к провайдеру ЭДО и настройки обмена документами с Маркетом можно отказаться от бумажных копий.
Первые электронные документы по договору на оказание услуг маркетплейса придут в том месяце, когда вы перешли на ЭДО.
Как подключиться к ЭДО
Чтобы подключиться к электронному документообороту на маркетплейсе, нужно принять приглашение. Его можно отправить себе самостоятельно, а можно дождаться, пока его отправит Яндекс. Приглашение придет в течение 14 дней после подключения к провайдеру ЭДО.
Чтобы получить приглашение, нужно подключиться к одному из двух операторов электронного документооборота, с которыми сотрудничает Яндекс.
Шаг 1. Заключить договор на оказание услуг с выбранным провайдером ЭДО. Если договор уже есть, можно переходить ко второму шагу.
Переход на электронный документооборот: алгоритм внедрения
Электронный документооборот экономит время и деньги. До перехода на него нужно оценить, какие потоки обмена бумагами можно перевести в онлайн, проработать маршруты и внести изменения в учетную политику. Для внедрения ЭДО понадобятся электронные подписи для всех участников и согласие контрагентов. Технически можно воспользоваться обычным способом отправки документов, но удобнее работать с решениями операторов ЭДО.
Когда предприниматели в 2021 г. сомневаются, переходить или нет на электронный документооборот (ЭДО), хочется напомнить, что первые попытки автоматизации делопроизводства появились еще в 1980-х гг. А в середине 90-х на крупных предприятиях уже были внедрены индивидуальные системы электронного документооборота (СЭД). Через 35–40 лет, когда процессы отшлифованы, появились удобные функциональные программы передачи и средства защиты данных, рассказывать о преимуществах ЭДО не имеет смысла. Поэтому остановимся на самом алгоритме внедрения с учетом современной специфики ведения бизнеса и законодательства.
Шаг 1. Соберите аналитику
Внедрять ЭДО можно по 3 направлениям.
Отчетность
Здесь «отступать» уже некуда. Декларации по НДС, а также отчеты по НДФЛ, страховым взносам, в ПФР и ФСС при численности от 10 чел., баланс в ИФНС в 2021 г. ‒ все сдают в электронном виде. Малому бизнесу отсрочили до 2022 г. только передачу онлайн-статотчетности.
Работа с контрагентами
На скорость сделок напрямую влияет доставка бумаг. Кроме этого, у крупных компаний издержки на внешний документооборот превышают сотни тысяч рублей, сумма увеличивается в разы за счет расходов, связанных со ошибками, штрафами, бизнес-потерями.
Пример совмещения внутреннего и внешнего документооборота.
Скрин с sbis.ru
- Проанализируйте, какие документы получаете чаще. Все их можно разделить на: — формализированные – оформляют по утвержденному формату ФНС (акты приема-передачи, счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД и пр.). Именно эти документы переводят на ЭДО в первую очередь; — неформализированные – составляют в любой удобной форме. Это письма, доп. соглашения, договоры, доверенности и пр.
- Составьте перечень всех контрагентов. Выделите тех, с кем работаете чаще всего, для кого важны сроки получения оригиналов. Возможно, часть партнеров уже работает с ЭДО, поэтому имеет смысл рассмотреть, с какими именно провайдерами.
- Продумайте алгоритм регистрации, хранения корреспонденции. Отработка отправки, получения, подписания нужна, если не рассматривается отдельно внедрение ЭДО для внутренних согласований.
Полезная ссылка! Перечень форматов, утвержденных ФНС России с файлами для загрузки.
Внутренний документооборот
Проследите все маршруты. Распишите, какие этапы составления, согласований, отправки, регистрации и пр. проходит каждый тип документов. Именно на этом этапе часто выясняется, что бизнес-процессы не оптимизированы. Но даже для сложных маршрутов с последовательными или параллельными согласованиями можно подобрать техническое решение.
Пример маршрута подписания договора.
Скрин с sbis.ru
Если планируете внедрять ЭДО по всем направлениям и дополнить его аналитикой, лучше рассматривать подключение СЭД.
«Запуск ЭДО позволил только за первые три месяца работы сэкономить более полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%. Сегодня актуальность ЭДО ещё выше. Мы продолжали работу даже в режиме самоизоляции, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать счета дистанционно и без бумаг»
Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК».
Источник: business.ru
Шаг 2. Оформите электронные подписи
Документ принимает статус электронного не просто при наборе или оправке его онлайн, а при наличии на нем специальной подписи. Чтобы не возникало сомнений, что завизировал его определенный человек, придумали электронные подписи. Прочитать документ можно и без ЭП, но именно она подтверждает, что договор, письмо, счет-фактура и пр. подписаны, и гарантирует, что в них после этого не вносили изменений.
Юридическая сила ЭП предусмотрена ФЗ № 63 от 06.04.11 «Об электронной подписи». Законом утверждено, какой вид можно использовать в различных ситуациях.
Внешние и внутренние документы
Документооборот с физлицами
Оформлять ЭП для всех сотрудников не нужно, а только для тех, кто непосредственно визирует документы. Но обязательно учитывать, для каких целей они ее будут использовать:
- Простая подойдет для заверения внутренних документов. Фактически в системе ЭДО это логин и пароль для пользователей. Таким способом можно разграничить права доступа к ней.
- Неквалифицированную используют для внешнего и внутреннего документооборота. Но при работе с контрагентами нужно оговорить в договоре или доп. соглашением действительность такого визирования.
- Квалифицированная обязательно нужна для обмена с контролирующими органами отчетами и пр. Но ее можно применять в любом документообороте без ограничений, так как сертификат придает юридическую силу любому документу. КЭП оформляют только в удостоверяющих аккредитованных центрах.
Услугу оформления КЭП или НЭП часто предлагают операторы ЭДО, которые прошли аккредитацию, как УЦ. Если планируете работать через провайдера, выгоднее заказать подписи у них, так как стоимость может входить в пакетное предложение, или услуга предоставляться со скидкой.
Шаг 3. Определите, как отправлять документы или зачем нужен оператор
Почему бы не воспользоваться обычной электронной почтой, если документ уже завизирован ЭП. Причин несколько:
- Налоговая принимает отчеты только через специальные сервисы.
- Счета-фактуры по приказу Минфина № 74н от 10.11.2015 г. отправляют и принимают в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением КЭП только через Операторов электронного документооборота.
- Это небезопасно. Почту могут взломать, а документы окажутся в руках мошенников.
При выборе провайдера обращайте внимание на:
базу клиентов – некоторые операторы предлагают бесплатное подключение контрагентов;
- функциональность – это не обязательно должны быть стандартные пакеты, предусмотрите возможность внедрения дополнительных функций;
- наличие и качество роуминга – он нужен, если контрагенты подключены к другому оператору. То есть без роуминга с ними работать в ЭДО не получится;
- ценообразование – не все услуги включают в тариф, поэтому уточните, за что придется платить дополнительно.
Полезная ссылка! Реестр ФНС доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.
Самые популярные провайдеры ЭДО с большими базами клиентов: «Диадок», «Контур», СБИС, «Такском», «Эватор», Synerdocs.
Шаг 4. Выберите способ работы с ЭДО
Для автоматизации работы и быстрого внедрения документооборота подойдут как облачные, так и коробочные решения. С первыми сотрудники смогут работать из любой точки, в том числе удаленно, в командировках. Они интересны и в плане цены, так как оплата идет только за то, чем пользуетесь. Сэкономить можно на покупке мощной техники, оплате труда ИТ-специалистов, поддержке самой системы. Для запуска это самый быстрый и дешевый вариант.
От облачных CRM-систем часто отказываются крупные корпорации из-за внутренних протоколов безопасности. Они выбирают коробочные решения, которые, кроме личного контроля данных, обеспечивают возможность доработки функциональности системы под специфику бизнеса, работы вне сети с внутренними документами.
При подключении к оператору ЭДО, в зависимости от сложности маршрутов, количества документов и участников, необходимости совмещения с внутренними CRM-системами выбирают подключение:
- Веб-клиента. Самый простой вариант. Вмешательство во внутренние системы компании не предусмотрено. Работа с документами происходит через программу в браузере с архивацией в сервисе ЭДО. Для исполнителей это прокачанная электронная почта с удобным, простым интерфейсом, поэтому переучивать персонал не придется. Подходит для маленьких компаний, у которых документооборот небольшой.
- С интеграцией с учетной системой. Обычно это типовые решения для популярных версий 1С. Пользователь после установки модуля может сразу в своей учетной системе создавать электронные документы.
Пример отправки документов через Диадок, интегрированной с 1С.
Скрин с wiki.diadoc.ru
«При выборе решения оценивайте не только стоимость внедрения, но и поддержку решения в будущем, а также стоимость доработок, так как внутренняя структура компании может меняться. Соотнесите бюджет проекта с количеством операций, которые вы планируете совершать при помощи системы, так как в некоторых случаях инвестиции могут быть существенными и не соответствовать масштабу бизнеса»
Денис Панин, руководитель отдела закупок компании Estee Lauder.
Источник: business.ru
Шаг 5. Оформите внутренние документы
В локальные нормативные акты, регламентирующие документооборот, внесите корректировки. Разработайте инструкции по ведению ЭДО, хранению документов. Назначьте ответственных лиц.
В учетную политику необходимо добавить фразу: «Первичные учетные документы могут оформляться в электронном виде и подписываться электронной подписью». Это можно сделать не сразу, а при ежегодном обновлении учетной политики.
Источник: moneymakerfactory.ru
