Я управляю бизнесом с 2011 года и за это время попробовал разные методы создания отчетов и анализа бизнес-показателей.
Долгое время я работал, не прибегая к специальным программным решениям, мне всегда было проще самому получить и обработать показатели из базы данных. Интерес к Business intelligence появился, когда отчетов стало слишком много, а времени на аналитику и обмен информацией с управляющей командой — слишком мало.
Зная, насколько распространена такая проблема среди руководителей малого и среднего бизнеса, я решил поделиться своим опытом ее решения.
Business Intelligence (BI): как я выбрал подходящие инструменты
Словосочетанием Business intelligence (BI) называют сервисы и инструменты, предназначенные для автоматизированного приведения разрозненной информации о системах и процессах в компании в форму, позволяющую их анализировать. Инструменты BI позволяют автоматизировать принятие решений комплексно по различным направлениям: бухгалтерия, продажи, логистика, управление бюджетом, персоналом и проектами.
Бизнес с нуля на продаже информации! Пошаговый план!
Моей задачей был выбор системы BI, которая не только сэкономит мое время, но и не потребует дополнительных расходов. Я сразу отказался от корпоративных систем: они дороги, заставляют пользователя полностью переносить документооборот в свою экосистему. Кастомные самописные решения также требуют затрат, сложны в расширении и, по моему опыту, часто не дают нужной управляемости данными. Я считаю, малому бизнесу нужен Business intelligence, который:
- Будет достаточно гибким и настраиваемым.
- Не заставит полностью изменить всю систему документооборота.
- Не требует финансовых затрат и найма дополнительных сотрудников ради занятия бюрократией.
Сегодня я хотел бы поделиться несколькими находками, на мой взгляд, решающими ряд очень общих для каждого бизнеса задач:
- Визуализировать данные аналитики.
- Вести записи так, чтобы документы моментально конвертировались в необходимый отчет.
- Автоматизировать сбор данных из разных источников.
Визуализировать данные отчетов
С использованием Google DataStudio создать кастомизируемый дашборд сможет любой пользователь Google Таблиц.
Не секрет, что многие современные предприниматели ведут документооборот в инфраструктуре Google Docs: приказы и инструкции в документах, бюджет и отчеты — в таблицах. Именно для таких менеджеров и создан Google DataStudio, позволяющий соединять данные из разных документов и строить интерактивные отчеты, оставаясь в привычной среде. В качестве источников данных (Data Sources) сервис может использовать не только содержимое Google Таблиц, но и данные из mySQL или других баз данных.
Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте
При работе с Google DataStudio многое кажется очень удобным:
- возможность преобразования информации после выгрузки и создания сводных таблиц;
- простота создания графиков и виждетов с помощью инструмента, похожего на визуальный редактор;
- интеграция с другими сервисами Google — Google Analytics, AdWords, Firebase Analytics и т.д. Так в одном отчете можно визуализировать практически любые данные из различных источников.
В то же время в процессе создания дашборда я столкнулся с некоторыми сложностями. Во-первых, если в качестве источника данных выступают Google Sheets, они должны содержать структурированные однотипные данные.
УЧЕНИК СДЕЛАЛ 200.000 НА WILDBERRIES / ПУТЬ ПРОДАВЦА / НЕУДАЧИ И СЛОЖНОСТИ / КАК СДЕЛАТЬ РЕЗУЛЬТАТ?
Например, раньше наши отчеты могли выглядеть так:
Для корректной работы Google DataStudio нужна другая структура:
Потребовалось время, чтобы привести таблицы к такому формату, убрать пометки и неструктурированные данные. Некоторые отчеты пришлось разбить на несколько отдельных таблиц, что добавило работы людям, которые их заполняют. Облегчить жизнь этих сотрудников удалось с помощью Google Forms: они избавляют от ряда досадных ошибок и структурируют ввод данных.
Во-вторых, в качестве источника данных нельзя использовать ячейки, заполненные с помощью макросов, поэтому пришлось раскрывать некоторые макросы и делать вычисления через ячейки формул. Условным недостатком можно назвать также небольшое количество виджетов, но учитывая новизну сервиса, я надеюсь, что скоро выбор будет расширен.
Несмотря на несовершенства, Google DataStudio способен качественно изменить работу менеджера: с помощью него вы получаете не статичную картинку, а кликабельный отчет с нужными элементами таблиц, постраничным разделением списков, графиками и диаграммами.
Пример настройки дашборда для маркетинговой отчетности.
Перейти на умные документы
Coda.io — решение для тех, кто готов вести документы на новой платформе, заранее адаптированной под нужды аналитики
С этим продуктом я познакомился на producthunt.com. Ребята из Coda переосмыслили подход к ведению таблиц: создавая очередной файл, вы формируете что-то вроде небольшой базы данных, содержимое которой становится доступно во всей инфраструктуре. Данные могут быть использованы в других документах в виде так называемых представлений (view).
Эта особенность Coda открывает множество возможностей: во-первых, можно отказаться от самостоятельного сбора данных из разных источников. Поручив каждому ответственному заполнение показателей по своим направлениям, руководитель может с легкостью создать интерактивный «главный» отчет и контролировать всю ситуацию в моменте. Систему можно сделать удобной не только для «аналитика», но и для исполнителей: например, можно показывать им только те пункты, которые нужно заполнить.
Во-вторых, с помощью Сoda-таблиц можно не только сделать своеобразный дашборд, но и интерфейс для управления проектами (планировщик задач). Таблицы можно представить в виде карточек в стиле Trello, можно — в виде диаграмм Ганта. Согласитесь, это уже совсем не Excel. Отдельно хочу отметить, что у Coda довольно приятный дизайн — при всей сложности задачи разобраться в сервисе очень просто.
Автоматически собрать данные из разных источников
Zapier обеспечит связность сервисов и снизит число рутинных задач.
Итак, Google Data Studio и Coda.io с помощью разных подходов решают задачи компоновки и визуализации данных, но даже при использовании этих платформ нужно некоторое количество ручного труда. Дело в том, что помимо таблиц и отчетов, создаваемых сотрудниками, компании используют CRM, бухгалтерское ПО, маркетинговые решения, может быть, складское ПО или планировщики проектов. Данные часто кочуют из одного источника в другой, при этом не сохраняя своей целостности и преобразуясь в ходе переноса.
Zapier поможет отказаться от ручного заполнения дополнительных форм и таблиц и снизить влияние человеческого фактора в процессе работы с данными. Этот инструмент позволяет автоматизировать отправку данных из одного сервиса в другой. Zapier интегрирован практически с каждым современным сервисом и может выступать в качестве «мостика» между всеми API.
Сервис легко настраивается и дополняется новыми интеграциями. Для нестандартных случаев можно использовать специфические инструменты самого Zapier.com: планировщики событий, триггеры, загрузку данных из популярных баз данных вроде MySQL, парсеры почты и кастомный код для предобработки данных.
Самое вкусное: Zapier.com интегрирован с Google Spreadsheets и Coda.io. То есть источником данных для создания отчетов могут быть привычные вам площадки, а Zapier будет автоматически складывать данные в любые удобные вам таблицы для визуализации в DataStudio или Coda.io. Или даже обратно.
Возможный вариант интеграции вышеописанных сервисов
Заключение
Все показанные выше инструменты хороши тем, что могут быть полезны практически в любой сфере и при любой категории бизнеса. Их можно использовать в синергии или по отдельности, а чтобы разобраться в настройках достаточно немного читать по-английски. Безусловно, существует множество других полезных инструментов, с большими возможностями визуализации и глубинного анализа, например Mode, но я решил остановиться на самых простых, но пока недостаточно известных в русскоязычной среде BI-приложениях.
В заключении хотелось бы дать некоторое напутствие всем, кто интересуется вопросами оценки бизнеса. Построение аналитики и систем принятия решений — занятие непростое и не каждый бизнесмен или управленец решается на это. Я бы рекомендовал всем экспериментировать.
Подобрать удобную для себя совокупность решений нелегко, но когда это случается, ваш бизнес совершает качественный скачок. Поставив перед собой вопрос «что я могу автоматизировать?», вы еще лучше поймете тонкости тех или иных направлений деятельности и, главное, позволите своим сотрудникам заниматься ими, меньше отвлекаясь на бюрократию. Не бойтесь лишить себя и своих сотрудников привычной работы: заинтересованный человек всегда сможет найти более удачное применение своим силам, чем заниматься рутиной.
Материалы по теме:
Источник: rb.ru
Возможности бизнес-аналитики в Excel и Office 365
По сути, бизнес-аналитика — это набор инструментов и процессов для сбора данных и их превращения в осмысленную информацию, на основании которой можно принимать более эффективные решения. В Office 365 корпоративный, у вас есть возможности бизнес- Excel и SharePoint Online. Эти службы позволяют собирать и визуализировать данные, а также обмениваться информацией с пользователями организации, используя для этого различные устройства.
В этой статье
- Сбор и визуализация данных в Excel
- Шаг 1. Получение данных
- Шаг 2. Визуализация данных
- Шаг 3. Добавление фильтров
- Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей
Сбор и визуализация данных в Excel
С помощью нескольких простых действий в Excel можно создавать диаграммы и таблицы.
Шаг 1. Получение данных
Приложение Excel поддерживает широкий набор функций для поиска и упорядочения данных.
- Вы можете импортировать данные из внешних источников (Power Query)Excel создавать диаграммы, таблицы и отчеты.
- С помощью Power Query можно находить и объединять данные из разных источников, а также организовывать данные в соответствии с вашими потребностями.
- Вы можете создать модель данных в Excel, содержащую одну или несколько таблиц данных из различных источников. При использовании нескольких таблиц из разных баз данных с помощью Power Pivot можно создавать связи между ними.
- Функция Мгновенное заполнение позволяет настраивать в таблице данных формат столбцов для отображения информации в определенном виде.
- Опытные пользователи Excel могут настраивать вычисляемые элементы.
Шаг 2. Визуализация данных
Работая с данными в Excel, можно без труда создавать отчеты.
- Функция Экспресс-анализ позволяет выбирать данные и сразу просматривать различные способы их визуализации.
- Вы можете создавать доступные типы диаграмм в Office, которые включают таблицы, графики, линиовые диаграммы, диаграммы с радиолокационными диаграммами и так далее.
- Можно создавать сводные таблицы и использовать упомянутую функцию Экспресс-тенденции для детального анализа данных. С помощью списка полей для отчета можно определить, какую информацию следует отобразить.
- Также можно создавать системы показателей с использованием условного форматирования и ключевые индикаторы производительности в Power Pivot, позволяющие моментально увидеть, выполняются ли поставленные цели.
- Power Map можно использовать для анализа и карты данных на трехмерном глобусе.
Шаг 3. Добавление фильтров
На листы можно добавлять фильтры, такие как срезы и элементы временной шкалы, упрощающие поиск нужной информации.
Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей
При необходимости для анализа данных в книгах можно использовать дополнительные возможности. Например, можно создавать вычисляемые элементы в Excel. К ним относятся:
- вычисляемые показатели и элементы для отчетов по сводным диаграммам и таблицам;
- вычисляемые поля для моделей данных.
Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг
Если ваша организация использует сайты групп, значит, вы — пользователь службы SharePoint Online, которая предоставляет множество вариантов для совместной работы над документами. Вы можете указать Параметры просмотра в браузере и тем самым определить, как будет выглядеть книга.
Для отображения книг можно использовать представление галереи. При этом просматриваемые элементы будут поочередно отображаться в центре экрана.
Если выбрать представление листа, в браузере будут отображаться целые листы книги, как показано на рисунке ниже.
Если книга была добавлена в библиотеку в SharePoint, вы и другие люди можете легко просматривать ее и работать с ней в окне браузера.
Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI
Power BI позволяет получить еще больше возможностей бизнес- Excel и SharePoint Online. Power BI предлагает надежное решение для самостоятельной бизнес-бизнес-бизнес-бизнес-работы в облаке.
Примечание: Возможности бизнес-аналитики не поддерживаются в Microsoft 365 под управлением 21Vianet.
Дополнительные сведения см. в Power BI и бизнес-аналитике Excel и службы Excel (SharePoint Server).
Источник: support.microsoft.com
Как быстро собрать информацию о конкурентах из открытых источников
Недавно мы писали о сервисах, помогающих «следить» за онлайн-активностью конкурентов. Сегодня коммерческий директор «КП Британика» Виталий Немченко рассказывает, как еще можно быстро и законно собрать нужную информацию о конкурентах, какие открытые источники в этом помогут, а какие методы использовать не стоит.
— Конкуренция на рынке застройки жилья — сегменте, в котором мы работаем — в Москве и Подмосковье жесткая, поэтому для нас очень важно оперативно отслеживать информацию об изменении ценовой политики, появлении новых акций, расширении услуг наших конкурентов.
— В учебнике «Теория и практика предпринимательской конкуренции» его автор Юрий Рубин, российский ученый, ректор Московского финансово-промышленного университета «Синергия», приводит данные, которые в свое время озвучил высокопоставленный сотрудник разведки ВМС США Эллис Захариа:
«Во время Второй мировой войны 95% информации разведка военно-морских сил черпала из открытых, 4% — из полуофициальных и только 1% — из секретных источников».
Это правило работает до сих пор, и мы активно применяем его при конкурентной разведке. Расскажу о тех простых, всем известных, но для нас полезных (если ими пользоваться регулярно) источниках информации, которые помогают нам выстраивать стратегию на рынке строительства и недвижимости.
Но прежде чем использовать эти методы, стоит определить, кто ваши основные конкуренты, и кого вы собираетесь мониторить. Мы с такой проблемой столкнулись, когда только начинали работу: на рынке присутствуют сотни компаний-соперников, мониторить всех — невозможно. Экспериментальным путем определили 7 прямых конкурентов и 3 потенциальных и косвенных — на них и стали равняться.
Какие методы мы применяем
Анализируем действия и работу конкурентов. Во-первых, смотрим на то, сколько средств конкуренты готовы вкладывать в рекламу. Во-вторых, обращаем внимание на то, что они предлагают, и что из этого мы можем взять на заметку.
В наблюдении за действиями конкурентов может быть много разных вариантов. Хороший способ — посещение их мероприятий или объектов.
Вот одна из возможных ситуаций. Застройщик соседнего коттеджного поселка пригласил дольщиков и потенциальных покупателей на т.н. «день открытых дверей» в поселке. Мы отправили туда «нашего человека», послушали замечания клиентов, которые они обсуждали между собой, и учли их при проведении своего «открытого дня». Также мы поняли, чем еще можем заинтересовать.
Например, предоставили клиентам транспорт, на котором они могли проехаться по строящемуся поселку и ознакомиться с работами, которые ведутся для развития инфраструктуры. Это стало хорошим решением, т.к. из-за строительных работ и плохой погоды дороги были не в лучшем состоянии, и ездить по грязи на личном авто никто не хотел.
Мои знакомые бизнесмены, которые торгуют строительными товарами, иногда покупают у конкурентов в магазине продукцию утром после открытия магазина и вечером перед закрытием. Можно увидеть разницу в нумерации чеков и подсчитать количество покупателей за этот период.
- В каком месте они расположены
- Насколько удобно добираться до офиса или магазина
- Какая вывеска у магазина или офиса, насколько компания заметна
- Как оформлены помещение, витрины с продукцией, стойки с прайс-листами и т.д.
- Какой профессиональный уровень продавцов, какие вопросы они вам задавали, предлагали ли помощь и т.д.
Узнаем у наших клиентов, к каким компаниям они обращались ранее, и в разговоре аккуратно «достаем» из них эти сведения.
Отправляем к конкурентам своего человека в качестве покупателя. Это дает понимание, как у конкурентов налажен сервис, как быстро они реагируют на любые обращения заказчиков. Правда, именно к этому методу прибегаем не так часто, но когда только выходили на рынок, он для нас был более актуальным. Хотя приемами бенчмаркетинга (сравнение себя с конкурентами по разным позициям) пользуемся.
Изучаем сайты конкурентов, особенно раздел вакансий. Это помогает лучше понимать их планы, их, а иногда — и финансовые возможности, к примеру:
- Открываются новые представительства, и туда набираются люди. Скорее всего — компания активно развивается
- Резко набирается штат основных сотрудников — возможно, предыдущая команда уволилась или в компании есть постоянная текучесть кадров. Может быть, среди уволенных сотрудников или тех, кто остался, но думает о смене компании, есть те, кто будет полезен нам?
Нередко уволенные сотрудники конкурентов, приходя к нам на собеседование, охотно рассказывают о бывшей работе. Иногда сведения бывают достаточно ценными.
Некоторые компании отправляют на собеседование к конкурентам своих сотрудников — мы подобный трюк не используем, но это тоже вариант получить информацию.
Мониторим СМИ и соцсети. Ниже перечислю некоторые открытые источники, из которых получаем дополнительную информацию о рынке и его участниках:
- Специализированные форумы, на которых клиенты оставляют отзывы о товарах и услугах, о партнерах и т.д. В России есть также кадровые агентства, которые собирают сведения о компаниях от их бывших работников
- Сайты, на которых можно узнать о тенденциях развития рынка (продуктов, технологий), к примеру, в Беларуси можно найти такую информацию на сайте Национального центра интеллектуальной собственности
- Соцсети и социальные медиа: Facebook, Twitter, ВКонтакте, LinkedIn, Одноклассники, LiveJournal, YouTube и т.д. На этих ресурсах есть сведения об акциях, которые проводят конкуренты, новых услугах, можно прочитать комментарии, а через эти комментарии — пообщаться с потенциальными клиентами и т.п.
Отслеживать конкурентов в соцсетях — достаточно затратный по времени процесс. Есть немало онлайн-сервисов, которые за вас могут сделать аналитику по соцсетям и медиа, к примеру, wobot.ru.
Используем бесплатные общедоступные ресурсы, чтобы проверить компанию. К примеру, не выступает ли она в качестве ответчика по какому-либо делу. Такие данные помогают, если заказчик выбирает между нами и конкурентами.
В России смотрим информацию в картотеке арбитражных дел на сайте Высшего арбитражного суда. На этом ресурсе можно даже встретить контрагентов конкурента и оценить его налоговую нагрузку. Судебные решения можно поискать на этом ресурсе.
В Беларуси проверить компанию можно через:
- Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
- Единый государственный реестр сведений о банкротстве
- Сведения о ликвидации/прекращении деятельности субъектов хозяйствования
- Реестр коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере и др.
Подробнее о том, где и как можно проверить компанию здесь.
Посещаем крупные выставки, в которых участвуют конкуренты. Как показывает наша практика, сотрудники, работающие на стендах, словоохотливы и с удовольствием рассказывают о планах, новинках, технологических решениях компании.
Какие методы мы не применяем
Как я уже сказал выше, мы не отправляем на собеседование к конкурентам наших сотрудников.
Также не используем серые схемы. Например: вашему бухгалтеру звонит человек, который говорит, что он сотрудник вашего контрагента. Он заявляет, что в компании проверка, и ему срочно нужен какой-либо акт сверки или сканы накладных, или другую информацию на его новый электронный адрес. Бухгалтер в большинстве случаев будет лоялен и отправит ему эту информацию.
И естественно, не прибегаем к противозаконным способам получения информации. К примеру, промышленному шпионажу (взлом электронной почты конкурентов, прослушка телефонов и офиса, поиск документов в мусоре, шантаж, внедрение или вербовка инсайдера и т.п.).
- Какие онлайн-сервисы помогают мониторить сайты конкурентов
- История поимки шпиона — как уволенный сотрудник 3 месяца воровал информацию у компании
Источник: probusiness.io