В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчётными лицами, которые получают деньги из кассы на административно-хозяйственные и операционные расходы. Зачастую за сотрудником числится «незакрытая» дебиторская задолженность.
Подотчётное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами. Если подотчётное лицо в установленный срок не вернуло неиспользованные денежные средства в кассу предприятия, то за работником образуется дебиторская задолженность, которую работодатель может удержать с работника не позднее одного месяца, если работник согласен с удержаниями. При невозможности удержания невозвращённых подотчётных сумм из заработка работника по каким-либо причинам, организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы.
Как списать подотчетные суммы от фантастических идей до реальных решений (вебинар Евгения Сивкова)
Бухгалтерский учёт
По нашему мнению, в случае образования дебиторской задолженности по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» организация может придерживаться следующей схемы проводок:
- Дт 94 Кт 71 – в момент истечения срока для предъявления авансового отчёта либо возврата денежных средств в кассу предприятия;
Если сотрудник предоставил письменное объяснение, согласен с удержанием этой суммы со своей заработной платы, при этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20 процентов, делается проводка:
- Дт 70 кт 94 – в момент издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;
Если работник не согласен с удержаниями либо истёк месячный срок для издания распоряжения руководителя организации по взысканию невозвращённой суммы подотчётных средств, а сумма причинённого ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то делается проводка:
- Дт 73 Кт 94 – в момент истечения разумного срока для согласия работника с удержанием этой суммы из заработной платы либо в момент истечения месячного срока для издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;
В случае расторжения трудового договора с должником:
- Дт 76 Кредит 73 – на следующий день после расторжения трудового договора;
В случае прощения долга либо в случае истечения срока исковой давности по невозвращённой сумме подотчётных средств делается проводка:
- Дт 91 Кт 76 (73) – на момент издания приказа руководителя о прощении долга либо на момент издания приказа о признании её долгом, который является нереальным для взыскания.
Налоговый учёт
Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ установлено, что к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадёжных долгов. Налоговым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований для признания задолженности безнадёжной. Одним из них является истечение срока исковой давности. По истечении срока исковой давности долг по невозвращённой сумме можно признать безнадёжным и включить в состав внереализационных расходов.
1С: БУХГАЛТЕРИЯ 8: «УЧЕТ ПРИ УСН. РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»
Работодателю следует удерживать НДФЛ с подотчётных сумм, которые сотрудник не вернул (не подтвердил документально расходы). Если удержать не удалось, работодатель должен направить уведомление в налоговый орган и сотруднику. Если деньги, полученные под отчёт, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму следует начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно зачесть (вернуть), после того как работник вернёт деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Источник: www.kaminsoft.ru
Проводки по авансовому отчету
Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет
Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.
Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.
По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).
Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:
- Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
- Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.
Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:
Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.
Источник: buhspravka46.ru
Как списать подотчетные суммы без документов проводки
Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета.
Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08–16893).
Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника
Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.
Как правильно списать деньги с подотчета без документов
- объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
- копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.
Как списать подотчетные суммы без документов проводки
Как списать подотчетные суммы
Даже по решению суда, снять со счетов можно не любые поступившие суммы. По ФЗ №229 «Об исполнительном производстве» ст. 101 устанавливает категории поступлений на счета, которые не подлежат взысканию. Перечень состоит из 17 пунктов. Для того чтобы не перечислять их, можно отметить категории защиты от изъятия.
Рекомендуем прочесть: Берется ли земельный налог с пенсионера
Справочник Бухгалтера
- командой Добавить создается новая проводка;
- дата осуществления операции указывается в строке «от»: необходимо ввести дату, соответствующую истечению периода, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет или сдана денежная сумма в кассу;
- в строке дебет указывается номер счета 94; в строке кредит – номер счета 71.01;
- бухгалтерский справочный документ можно распечатать, задав команду Бухгалтерская справка;
- завершается заполнение документа командой Записать.
Списание невозмещенной сотрудником подотчетной суммы
Рассмотрим, в чём отличие от предыдущего варианта.
Материальная помощь. Чиновники говорят о том, что с сумм материальной помощи свыше 4000 рублей в год на одного сотрудника, нужно уплатить страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010г. №1212–19). То же самое касается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Но есть судебное решение, где указана другая точка зрения: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда (постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013г. № 17744/12). Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и её работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо.
При выдаче материальной помощи есть вероятность столкнуться с работниками фондов при проверках по вопросу правильности операций компании.
Подарок. Денежный подарок до 4 000 рублей в год на одного сотрудника освобожден от НДФЛ (письмо Минфина от 08.05.2013г. № 03-04-06/16327). Также подарок до 4 000 рублей за налоговый период не подлежит обложению страховыми взносами (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Главное, чтобы выплата подарка не была прописана в условиях коллективного или трудового договора, а так же положении об оплате труда.
Иначе подарок может быть расценен как зарплата, что приведет к начислению взносов и НДФЛ.
Как списать долг по подотчётным средствам
Каких-либо других действий со стороны Налоговых служб можно не бояться, законодательством им не предоставлено право принимать решение об изменении юридической квалификации сделки. Таким правом обладает только суд. Чтобы переквалифицировать сделку, они должны обратиться в суд. Что очень долго и практически нереально.
О безопасном списании подотчётных денег, и почему это нужно делать не спеша
Если до конца календарного года Вы не смогли удержать НДФЛ у уволившегося сотрудника, то не позднее 1 марта следующего года нужно сообщить об этом и о сумме задолженности (п. 5 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина от 24.03.2020 N 03-04-06/17225, ФНС от 30.03.2020 N БС-4-11/5443):
Рекомендуем прочесть: Как рассчитать вторую пенсию военному пенсионеру в 2020 году
Расчеты с подотчетными лицами — задолженность
Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать.
Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату.
О безопасном списании подотчётных денег, и почему это нужно делать не спеша
Об ошибках, допускаемых бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций, говорили и писали много, тем не менее, как показывают результаты проверок, контрольно-ревизионные органы все равно находят нарушения законодательства при проверке данного участка. В статье рассмотрены ошибки, допускаемые бухгалтерами при выдаче и возврате подотчетных сумм.
Списание подотчетных сумм без оправдательных документов
Особенно непросто бухгалтеру в ситуации, когда деньги из кассы берет руководитель предприятия, и долг вырастает. Полностью погасить его необходимо не позднее чем в трехлетний срок. Поэтому нужно убедить директора помочь разобраться с накопившимися суммами и обнулить подотчет. Можно, конечно, записать расходы руководства как хозяйственные расходы компании, но сложно будет доказать их обоснованность. К тому же представить при проверке авансовый отчет с накладными и чеками также доведется в обязательном порядке.
Списание подотчетных сумм
В чем проблема. Не учитывайте всю сумму покупки в налоговых затратах при упрощенной системе, пока не рассчитались с подотчетником. Объясним почему. В налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п.
2 ст. 346.17 НК РФ). При перерасходе у вас есть долг перед работником. Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Электронный журнал — Упрощенка
Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.
Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами
Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать.
Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату.
Источник: uristsos.ru