Об учете доходов и расходов на услуги связи и Интернет, об учете расходов на приобретение автономного программно-аппаратного устройства и о правилах отражения доходов и расходов в книге учета.
С вопросом в финансовое ведомство обратился индивидуальный предприниматель на упрощенной системе налогообложения с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Предпринимательская деятельность коммерсанта связана со сдачей нежилых помещений в аренду. Налогоплательщика интересовали три вопроса: об учете доходов и расходов на услуги связи и Интернет, об учете расходов на приобретение автономного программноаппаратного устройства и о правилах отражения доходов и расходов в книге учета.
В ответном письме специалисты Минфина России пояснили, что право арендодателя учитывать в расходах при расчете налога затраты на услуги связи и Интернет зависит от условий договора аренды.
Учет расходов на связь
Если по условиям договора аренды услуги связи и Интернет оплачивает арендодатель, то он может учесть эти расходы в целях налогообложения. Понесенные расходы на услуги связи и Интернет арендодатель на УСН может учитывать при расчете единого налога на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В законодательной норме сказано, что налогоплательщики на УСН при определении налогооблагаемой базы могут учитывать расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи. Таким образом, арендодатель на УСН может уменьшить доходы от сдачи в аренду нежилых помещений на сумму расходов по оплате услуг связи и Интернета, если договором аренды указанные затраты возложены на арендодателя.
Если по условиям договора арендатор возмещает арендодателю расходы на связь и Интернет, то арендодатель обязан учесть эти суммы как налогооблагаемый доход. В обоснование такой позиции специалисты финансового ведомства привели аргумент о том, что в статье 251 Налогового кодекса РФ, содержащей перечень исключаемых из налоговой базы доходов, не поименовано возмещение арендатором расходов на связь и Интернет.
В то время как статья 249 Налогового кодекса РФ требует учитывать в целях налогообложения выручку от реализации исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары, работы, услуги или имущественные права. И хотя указанные статьи регламентируют учет доходов и расходов в целях налогообложения прибыли, предприниматели на УСН с объектом обложения доходы, уменьшенные на величину расходов, тоже должны руководствоваться этими нормами при расчете единого налога (ст. 346.15 НК РФ). Исходя из этого, полученные от арендатора суммы возмещений за оплату услуг связи и Интернета арендодатель на УСН обязан учесть в составе доходов при исчислении налоговой базы.
Учет расходов на автономное программно-аппаратное устройство
Специалисты Минфина России пояснили, что учет расходов на программно-аппаратные устройства зависит от того, относятся ли они к основным средствам или включаются в состав материально-производственных запасов. И в том и в другом случаях расходы на приобретение таких устройств уменьшают налогооблагаемый доход, но учитываются по-разному.
В течение календарного года расходы на приобретение основных средств “упрощенцы” учитывают за отчетные периоды равными долями с момента введения ОС в эксплуатацию (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
Учитывать так программно-аппаратное устройство справедливо, если оно отвечает всем требованиям, которые установлены к амортизируемому имуществу пунктом 1 статьи 256 Налогового кодекса РФ (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
Кодекс относит к амортизируемому имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности и используются им для извлечения дохода. Стоимость такого имущества погашается путем начисления амортизации. Срок полезного использования амортизируемого имущества превышает 12 месяцев, а его первоначальная стоимость должна быть более 40 000 рублей.
В случае, если автономное программно-аппаратное устройство не соответствует вышеперечисленным требованиям, его принимают к учету как материально-производственный запас. Траты на имущество стоимостью ниже 40 000 рублей в налоговом учете списываются единовременно – на день оплаты – как материальные расходы (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
На сумму таких расходов можно уменьшить единый налог, уплачиваемый в связи с применением упрощенной системы налогообложения (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Перечень материальных расходов приведен в статье 254 Налогового кодекса РФ – затраты на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и другого имущества, не являющегося амортизируемым имуществом. Таким образом, перечень материальных расходов законодатель оставил открытым. Расходы на имущество стоимостью ниже 40 000 рублей уменьшат налогооблагаемую базу в качестве материальных расходов.
Книга учета доходов и расходов
Третий вопрос, освещенный финансовым ведомством, касается округления сумм, фиксируемых в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (утв. приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н). Специалисты Минфина России пояснили, что все показатели в вышеназванной книге следует отражать в полных рублях согласно Общероссийскому классификатору (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 366, 383). Как и указано на титульном листе формы.
Подведем итоги. Арендодатель на УСН может уменьшить доходы на сумму расходов по оплате услуг связи и Интернета, если указанные затраты возложены на него договором аренды. Учет расходов на программно-аппаратные устройства зависит от того, относятся ли они к ОС или включаются в состав МПЗ. В обоих случаях расходы на приобретение таких устройств уменьшают налогооблагаемый доход, но учитываются по-разному. Все показатели в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, указываются в полных рублях.
Источник: globuss24.ru
Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны
Если организация является плательщиком НДС, то налог со стоимости служебных телефонных переговоров примите к вычету. Услуги мобильной связи в части личных переговоров не признаются оказанными для ведения деятельности, облагаемой НДС. Поэтому сумму налога со стоимости личных звонков к вычету не принимайте и при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: в какой момент можно принять к вычету входной НДС, уплаченный при приобретении карт экспресс-оплаты мобильной связи для сотрудников?
НДС по картам экспресс-оплаты принимайте к вычету только после того, как услуга будет оказана.
В момент покупки карт или их активирования принять налог к вычету нельзя. НДС примите к вычету по мере использования карты в размере, соответствующем фактически понесенным затратам на сотовую связь. Такой вывод следует из статьи 171 Налогового кодекса РФ и подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2013 г. № А56-55972/2012).
Принять к вычету НДС можно независимо от того, будут ли учтены расходы на связь при расчете налога на прибыль. Ведь прямой связи между тем, включены ли те или иные расходы в состав затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль, и вычетом «входного» НДС налоговое законодательство не устанавливает (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 августа 2004 г. № А56-50026/03).
Совет: есть способ, позволяющий принять НДС, уплаченный при приобретении карт экспресс-оплаты, к вычету в момент покупки.
Оформите покупку карт оплаты как предоплату сотовому оператору за услуги связи.
Но только если одновременно выполняются следующие условия:
- налог предъявлен поставщиком услуг связи;
- аванс перечислен в счет предстоящего оказания услуг, предназначенных для использования в операциях, облагаемых НДС;
- аванс перечислен в денежной форме;
- наличие счета-фактуры от сотового оператора;
- наличие документов, подтверждающих фактическое перечисление аванса;
- наличие договора, предусматривающего перечисление аванса.
Это следует из положений статьи 171 и пункта 9 статьи 172 Налогового кодекса РФ.
Таким образом, если организация заключит с оператором сотовой связи договор, предусматривающий перечисление предоплаты, и получит от него счет-фактуру, то НДС, уплаченный в составе аванса, можно будет принять к вычету (при выполнении всех прочих условий).
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на оплату услуг мобильной связи не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то расходы на оплату услуг мобильной связи в части служебных телефонных переговоров уменьшают налоговую базу (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Расходы учтите только после их фактической оплаты оператору связи (п. 2 ст.
346.17 НК РФ).
Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете единого налога не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).
Указанное письмо посвящено организациям, применяющим общую систему налогообложения. Однако им могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на оплату услуг мобильной связи не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Организация может оплатить телефонные переговоры сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае сумму расходов нужно распределять (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Расходы на оплату телефонных переговоров сотрудников, занятых в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.
Расходы на оплату служебных телефонных переговоров, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения, можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату личных телефонных переговоров при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).
Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре оператора мобильной связи, также нужно распределить. Распределите НДС пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения расходов на оплату служебных телефонных переговоров сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляет:
- по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 800 000 руб.;
- по розничной торговле – 650 000 руб.
Других доходов организация не получала.
Главный бухгалтер организации А.С. Глебова пользуется правом ведения переговоров по мобильному телефону за счет организации. По расшифровке счета оператора мобильной связи за январь стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой составила 708 руб. (в т. ч. НДС – 108 руб.).
Чтобы распределить расходы между двумя видами деятельности организации, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
1 800 000 руб. : (1 800 000 руб. + 650 000 руб.) = 0,735.
Сумма расходов на оплату телефонных переговоров, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
(708 руб. – 108 руб.) × 0,735 = 441 руб.
Сумма расходов на оплату телефонных переговоров, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
(708 руб. – 108 руб. – 441 руб.) = 159 руб.
Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам I квартала.
Возмещение сотрудником материального ущерба
Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.
Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.
Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.
Ситуация: должен ли сотрудник возместить ущерб организации, если он потерял служебный телефон? Аппарат принадлежал организации и был закреплен за потерявшим его сотрудником.
В этом случае сотрудник обязан возместить организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Обратите внимание, если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
- Создайте специальную комиссию по расследованию факта потери (ст. 247 ТК РФ).
- Подсчитайте сумму потери (по рыночной цене на день причинения ущерба).
- Возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа – составьте акт (ст. 247 ТК РФ).
- Подготовьте приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позднее чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.
- Удержите сумму ущерба.
Ситуация: можно ли взыскать с сотрудника стоимость личных разговоров по служебному телефону, если он уже уволился? Добровольно возместить стоимость разговоров сотрудник отказывается.
Но для этого организации необходимо обратиться в суд (ст. 232 и 381 ТК РФ). Такое мнение высказал Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16 ноября 2006 г. № 52.
Срок обращения организации в суд – один год со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска срока исковой давности по уважительным причинам суд может восстановить его. Об этом сказано в статье 392 Трудового кодекса РФ.
При этом взыскать ущерб от личных разговоров сотрудника можно лишь в том случае, если в организации установлены правила пользования служебными телефонами и за сотрудником закреплен аппарат. Такие положения могут быть прописаны, например, в должностной инструкции, трудовом договоре либо в отдельном документе «О порядке пользования служебными мобильными телефонами».
Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правилами под роспись. Тогда в случае нарушения он будет нести материальную ответственность. Организация должна лишь доказать сумму причиненного ей ущерба (ст. 233 ТК РФ).
Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику, если сотрудник возмещает стоимость личных переговоров со служебного телефона наличными в кассу?
Ответ: нет, не нужно.
Контрольно-кассовая техника применяется только при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54‑ФЗ). Организация, которая оплатила личные переговоры сотрудника со служебного телефона, не оказывала ему услуги связи. В данном случае сотрудник наличными возмещает организации причиненный ей ущерб.
Поэтому применять ККТ не нужно.
В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).
Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:
Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.
Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:
Дебет 50 Кредит 73
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.
Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).
Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;
Дебет 26 Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;
Дебет 73 Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;
Дебет 19 Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;
Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.
Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов организации по оплате его личных телефонных переговоров? Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи.
Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник будет обязан возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств.
Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ).
Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224, от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации организация вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение.
Если организация применяет УСН и платит единый налог с доходов, то такие суммы учтите в составе доходов от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).
Налоговую базу нужно увеличить:
– либо в тот день, когда сотрудник вносит сумму возмещения в кассу;
– либо в тот день, когда эта сумма удержана из его зарплаты.
Такой порядок следует из пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами компенсацию сотрудником затрат организации по оплате его личных телефонных переговоров? Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи.
Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. При этом сотрудник обязан будет возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств.
Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в расходах при расчете единого налога при упрощенке (подп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров. Возмещенную сотрудником сумму нужно отнести на доходы от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. Порядок учета расходов на оплату личных телефонных переговоров, приведенный в этих письмах, сделан в отношении расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Однако его можно применить и при расчете единого налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Источник: nalogobzor.info
Сотовая связь для сотрудников: ничего личного
Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно.
Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.
Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:
- Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
- Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.
Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.
В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.
Корпоративная сотовая связь
Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):
- договор с оператором сотовой связи;
- счет за оказанные услуги;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.
В отдельных случаях требуются также:
- счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
- документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:
- должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
- трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
- детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.
! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.
Учет телефонов и сим-карт
При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:
- телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
- работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.
Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение.
Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.
Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:
- в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
- если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.
Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.
! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.
Установление лимитов расходов на сотовую связь
В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.
У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.
Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.
Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.
Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:
- Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).
В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).
- Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).
Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:
- может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
- не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
- не облагается страховыми взносами;
- учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.
- может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
- признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
- облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
- не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Компенсация расходов на сотовую связь
Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.
Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».
Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):
- утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
- должностная инструкция работника;
- трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
- копия договора работника с оператором сотовой связи;
- копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.
Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:
- в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
- в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.
Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:
- не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
- принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь
Компенсация расходов на сотовую связь
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Нормативная база
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
- Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19
- Письма Минфина РФ:
- от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378
- от 19.01.2009 № 03-03-07/2,
- от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350,
- от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15
- от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178
- от 20.04.2015 № 03-04-06/22274
5. Постановления ФАС
- МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10,
- МО от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2,
- ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07
- СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006;
- МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты
Источник: buh-aktiv.ru