Как сшивать документы ИП

До 3 июля 2013 года действовали особые правила по оформлению документов для регистрации ИП. Среди них отдельное значение придавалось прошиванию документов. Сейчас прошивать заявление для регистрации ИП не нужно. Но тем не менее, полезный навык пригодится для других действий с документами, например, для оформления КУДИР, для сдачи документов в архив или при ответе на требование налоговой с приложением большого количества бумаг.

Единого стандарта прошивки документов мною обнаружено не было. При этом есть ГОСТы по делопроизводству (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»), общие требования в банках (Инструкция Банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)») и частные требования в различных инстанциях. Наиболее подробно процесс подшивки и переплета дела описан в рекомендациях Росархива (Приложение 24 к Приказу №76 от 23.12.2009).

Как сшивать документы

Выдержка из рекомендаций Росархива:

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

С полным текстом документа можно ознакомиться по ссылке.

Смысл сей процедуры в том, чтобы документы не потерялись и чтобы их нельзя было подменить, поэтому листы должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью на последней странице. Наклейка с заверяющей надписью крепит нить на обратной стороне подшивки и содержит информацию с количеством листов. При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.

Как прошить документы

Упрощенный способ с прошивкой документов ниткой в два прокола:

Пишем номер на каждом листе, делаем дыроколом два отверстия, пропускаем обычную нитку (лучше использовать банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки, но можно обойтись обычной швейной в несколько сложений), выводим концы нити сзади, завязываем узелок, на узел сверху приклеиваем бумажку 6х4 см и пишем от руки «Всего прошито и пронумеровано столько-то листов, подпись, расшифровка».

Возможны варианты, например, в налоговой 46 выдают выписку из ЕГРИП прошитую степлером с наклеенной поверх заверяющей надписью, а вот такие милые бантики вяжет госпожа Усольская из ООО «Юридический партнер»:

Читать похожие статьи:

• 46 налоговая в Москве
• Регистрация индивидуального предпринимателя в РФ
• Заявление о переходе на УСН для вновь зарегистрированного ИП
• Как выбрать коды ОКВЭД
• Если ИП сменил фамилию или адрес прописки

Источник: iphelper.ru

Как правильно сшивать документы в соответствии с ГОСТом

С необходимостью сшивания документов сталкиваются работники всех организаций. Важно соблюдать определённые требования того, как сшивать документы. Существует ГОСТ по скреплению, нумерации и подписи важных бумаг. Неверно сделанная прошивка может создать проблемы, если пропадет какой-либо важный листок.

Подготовка к сшиванию документов

Список, включающий в себя бумаги, подлежащие к сшиванию, достаточно велик: бухгалтерский отчет, журнал доходов, домовой и кассовый отчёт, бланки или книга учёта.

Все эти документы делят на:

• финансовые;
• архивные;
• бухгалтерские;
• кадровые данные;
• которые необходимо проверить.

Каждая папка с документами регистрируется в архиве и хранится в соответствии с требованиями устава.

Методы архивирования

В соответствии с последними изменениями в законодательстве и делопроизводстве сшиваться должны те отчёты, которые необходимо хранить не менее 10 последующих лет. Обязательным условием хранения является то, что документы должны быть заверены и утверждены подписью и печатью руководителя организации.

После того как отчёты будут перепрошиты, заверены печатью и подписью, необходимо поместить папки с бумагами в архив. Архив — это учреждение или подразделение организации, которое занимается сбором, хранением, комплектованием, реализацией архивных документов. Он может находиться как на территории самого предприятия, так и быть отдельной государственной структурой.

В первую очередь, листы сшиваются для хранения. Многие отчёты и договоры необходимо хранить законодательно, другие же могут пригодиться компании в случае возникновения вопросов. В любой работе с бумагами необходима систематизация. Структурированные папки, пронумерованные страницы, которые хорошо сохранены, значительно облегчают поиск необходимой информации.

На данный момент не существует единой системы и регулирования правил сшивания. Однако, существует рекомендация, разработанная Росархивом, гласящая о том, шнуровать и нумеровать документы необходимо представлениям ГОСТа № 51141.

Для того чтобы сшить документы, понадобятся следующие приспособления:

Характеристики инструментов

Сегодняшний рынок предлагает три основных разновидности нитей: лавсановые, смесь лавсана и хлопка и крепкие хлопчатобумажные.

То, какие материалы лучше использовать, зависит важности документов. Если бумага не несёт в себе особой значимости, то требования могут быть предельно простыми. Можно сшить ее самостоятельно, используя при этом недорогие, некачественные материалы. Подойдёт и хлопковая нить. Обычные нитки не подойдут, так как они быстро изнашиваются, стираются и недостаточно прочны для хранения.

Важно выбрать большую иглу подходящей толщины, чтобы она легко проходила через отверстия.

Если папка имеет особый статус важности, то для таких случаев существуют специальные компании, которые занимаются скреплением архивных документов. Работа выполняется специалистами полиграфических организаций. Для сшивания они используют оборудование, качественные материалы, специальные пластиковые или металлические скрепления, картонные обложки. Времени на сшивание уходит в несколько раз меньше. На производстве имеется специальный станок, биндер и прочие приспособления.

Прокалывание отверстий

Чтобы определить, каким именно инструментом (дыроколом, иглой, шилом) будут проделываться отверстия, важно определиться с количеством листов документации, количеством прорезаемых дыр, статусом, сроком и надёжностью хранения.

Если количество листов в папке до 20, то при сшивании необязательно использовать дополнительные материалы. Достаточно иметь хорошую, толстую, длинную иглу, которая с лёгкостью проходила бы через намеченный слой бумаг. Если листов более 50, то используйте шило. Для облегчения работы и экономии сил можно использовать молоток.

Если количество документов превышает 100 и более, используют дырокол.

Количество отверстий

Существует несколько способов размещения отверстий на документах. Неважно, каким именно способом сшиваются листы, нужно соблюдать правила:

Понадобится канцелярский клей, чтобы закреплять концы нитки. Для этого используйте клей ПВА. Обычный клей карандаш не подойдёт, так как он быстро теряет свои свойства.

Подшивка в два прокола

Чтобы прошить небольшое количество бумаг, подойдёт способ «в два прокола». Он является самым простым и элементарным. Для этого понадобится простая толстая игла или дырокол. Наметьте будущие отверстия. Они должны находиться по левую сторону листа, примерно в 1−2 см от края.

Убедитесь, что ни один прокол не повредит текст документа.

На то, как прошить документы в 2 дырки, указывает схема. Через проделанные отверстия можно пропустить как обыкновенную шелковую нитку, так и специальную ленту для сшивания. Через отверстия несколько раз пропустите нить, концы завяжите узелком. На последней странице в конце необходимо скрепить прошитую документацию, завязав крепкий узел и проклеив концы нити или ленты.

Для стикера используйте бумагу размером 4х6 см. Приклейте ей концы нити, так, чтобы в соответствии с ГОСТом, кончики нити выглядывали из-под конца бумаги. На приклеенный кусок необходимо сделать подпись: «Прошито и пронумеровано», указать количество страниц. Там же должна находиться подпись должностного лица, штамп и дата.

Способ в три прокола

Наиболее распространенный способ. Процесс шитья в 3 дырки является более сложным. Можно сделать прокол посередине тыльной стороной иглы без помощи дырокола.

Проденьте иглу с лицевой стороны, сделайте второй прокол с лицевой стороны документа, чуть ниже. Далее, переместите нитку в третью дырку сверху. Запустите иглу в первое отверстие, с которой начинали. Повторите шаги. После того как работа будет завершена, сделайте узелок.

Сшив, проведите регистрацию. Она необходима на случай проверки. Для этого заполните заверительный лист, а также напишите название компании.

На четыре дырки

Четвёртый способ, с помощью которого сшиваются документы, имеющие статус особой важности, это способ на четыре дырки. Чтобы сшить документацию на четыре прокола, придерживайтесь следующей инструкции.

1. С помощью дырокола проделать четыре дырки.
2. С лицевой стороны продеть нитку с иголкой во вторую от конца.
3. Далее, нитку проденьте в дырку, которая расположена ближе всего к краю, после чего снова выведите нитку через уголок.
4. Со второй дырки (далее все делать с лицевой стороны) переместитесь в третью.
5. Последний шаг. Проведите нитку в крайний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны вденьте нитку в третью дырку.
6. Соедините концы нитки, сделайте узелок. Отрежьте лишнее концы нитки, после чего заклейте концы клеем.
7. Сверху приклеить листок бумаги, на котором указаны необходимые пометки.

Оформление документов

Перед тем как сшивать документы, ещё раз проверьте правильность нумерации. Возможно смещение текста или попадания его под место прокола. Убедитесь, что нумерация легко читаема, нанесена простым карандашом в правом углу. Делая проколы, убедитесь, что они не задевают текст документов. Соблюдайте симметрию.

Требования к обложке

Размер должен иметь определённый стандарт 30х33 см, то есть форма листа А4. Нестандартный размер может быть в том случае, если не стандартный размер имеет листы. Важно то, из чего будет выполнена ваша обложка. Это зависит от того, какой планируется срок хранения документа. Если хранение менее 10 лет, то это обыкновенный картонный скоросшиватель.

Если более 20 лет, то обложку изготавливают на заказ из твёрдого картона или других материалов.

Обложка является очень важной частью документа. Для того чтобы обложка проходила все требования ГОСТа, необходимо указать:

1. Название организации.
2. Подразделение, где были изготовлены документы (бухгалтерия или отдел кадров).
3. Укажите название отдела, его номер.
4. Обозначьте срок хранения, номер тома.
5. Запишите число подшитых листов.
6. Укажите дату прошивки.

Правила нумерации

Нумерация листов производится арабскими цифрами. Номера страницы должны находиться в верхнем правом углу на лицевой стороне. Цифры не должны пересекаться с текстом документа.

Если в документе есть приложение, то каждая страница также должна быть пронумерована, но для них используется дополнительная нумерация.

Исправление ошибок

Если работа завершена, но допущена ошибка в нумерации, или часть бумаг была не вложена, вносятся исправления. Все изменения необходимо уточнить на листе в конце, повторно написать, сколько пронумеровано и прошнуровано листов, образец оформления указан в предыдущих пунктах.

Если часть бумаг была забыта или необходимо править папку, можно подшить недостающую часть либо завести дополнительный том. Главная ошибка — это просто вложить листы в уже готовый пакет бумаг. Этого делать нельзя. Если главной проблемой является допущенная ошибка в нумерации, то можно либо зачеркнуть цифры и написать их заново, либо исправить число листов на правильное.

Источник: 1001sovetnik.ru

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Чаще всего бремя этого «ремесла» ложится на хрупкие плечи кадровиков и бухгалтеров. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

Какие документы сшивают в делопроизводстве?

В основном в делопроизводстве прошивают кадровые и бухгалтерские документы, которые положено хранить более десяти лет. Учредительные же документы и заявления в ФНС с июля 2013 года разрешается подавать для регистрации и не прошитыми.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.

Зачем сшивать документы?

Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

К этому добавьте удобство хранения: прошитые дела компактны и занимают мало места.

Оформление документов для налоговой

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать. А если документы сшиты, для сканирования их приходится расшивать, что делает работу налоговиков вдвое сложнее.

Однако регистрирующий орган вовсе не обязан проверять правильность расположения страниц в предоставленных документах. Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

Законодательное регулирование

• Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.
• ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
• Инструкции Центрального банка по документоведению
• Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России? Ответ содержится в этой статье.

Как правильно сшивать документы ниткой: фото пошагово

Шаг 1. Комплектация

• Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.
• Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
• Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.

Шаг 2. Нумерация

Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны. Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается.

Если в пачке есть лист, который по формату не входит, подшивать его можно за один край и складывать, а нумеровать как один лист. Но если сложенный лист подшит за середину, его нужно считать за два листа. Иллюстрации нумеруются на обратной стороне листа.

Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

Шаг 3. Подготовка

1. Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь.Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
2. Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
3. Подбор материалов:

• Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).
• Канцелярский клей (или жидкое стекло)
• Папиросная бумага 4 на 5 см.
• Шило.
• Картон

Шаг 4. Обложка

1. Стандартный размер – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
2. Нестандартный размер – зависит от формата подшиваемых бумаг.
3. Для длительного (более 25 лет) хранения обложки изготовляются из очень твердого картона.

На обложке укажите:

• Название организации
• Какое подразделение (например, бухгалтерия).
• Индекс и название дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Число подшитых листов
• Дата подшивки.

Шаг 5. Пробивка отверстий

Рекомендуется делать пять отверстий, но если блок невелик, можно делать и меньше. Находиться они должны слева на полях, не задевая текст. Отступ от края – 1,5-2 см. Расстояние между проколами – не менее 3-х сантиметров, располагаться отверстия должны строго по вертикали.

Если использовать не шило, а обычный дырокол, то достаточно делать два прокола.

Калькулятор и пошаговая инструкция по расчету неустойки по ставке рефинансирования содержатся тут.

Шаг 6. Прошивка

Документы с большими сроками хранения прошивать разрешается насквозь, вместе с картонной обложкой. Однако общепринятая процедура – начинать подшивание с листа, идущим вслед за переплетом.

На первый лист положите картонную полоску. Это предохранит нить от быстрого изнашивания.

Прошиваются документы дважды.

При трех проколах: начинайте сшивать бумаги с тыльной стороны, со среднего прокола, оставляя около 7 см нити.

С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.

Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол.

Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне.

Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.

Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола. Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху.

Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое. Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны.

После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити.

Шаг 7. Опечатывание и заверение

Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей. Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.

Концы нитей должны свободно болтаться. Когда клей просохнет, нужно сделать заверительную надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___».

Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке.

Обычно заверяет документ подписант оригинала. Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта.

Количество листов укажите и цифрами, и прописью. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Отобразите характер имеющихся документов (например, чертежи).

Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь.

Подпись расшифровывать обязательно. Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать.

Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее. Можно воспользоваться и сургучной печатью.

Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем. При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их.

До тех пор, пока ФНС не издаст конкретное распоряжение с запретом на данное действие, лениться сшивать документы прошивочной иглой не стоит. В случае же с оформлением архивных томов лени и вовсе быть не должно.

Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок:

Источник: fbm.ru