Как ставить задачи в бизнесе сотрудникам

Если рабочие задачи поставлены неправильно, формулировки размытые, а последовательность действий непонятна сотрудникам, продуктивность будет низкой. Вот, почему одной из ключевых компетенций руководителя является умение правильно сформулировать задачу, определить цели и четко изложить требования ответственному сотруднику.

В этой статье рассматриваем основные правила и алгоритм постановки задач, а также готовые решения для автоматизации процесса от КСК ТЕХНОЛОГИИ.

Виды задач

Как грамотно и эффективно ставить задачи исполнителям? Для начала стоит учитывать их значимость, статус и срочность. Можно разделить все задачи на 4 вида или категории:

Важные долгосрочные. Это глобальные задачи, которые имеют ключевое значение для развития компании. Например, открытие новых филиалов, поднятие месячной выручки до определенной планки. Планируют такие задачи тщательно с привлечением соответствующих подчиненных — директора по маркетингу, разработчиков, специалистов по программированию.
Текущие важные. Это категория задач, которые нужно решать здесь и сейчас — они важны для развития бизнеса и являются срочными. Например, поиск нового партнера или смена поставщика. Несмотря на срочность, задачи нуждаются в предварительном планировании и подготовке.
Ежедневные. Поручения, которые выполняют сотрудники каждый день на постоянной основе для стабильной работы компании. Например, заказ товара, обзвон клиентов, почтовая рассылка. Для выполнения этой задачи особой подготовки подчиненному не требуются.
Другие. Категория задач, не нуждающихся в срочном исполнении, так как от их результата напрямую не зависит успешность бизнеса. Например, организация корпоративного мероприятия или переезд в новый офис. Для эффективной постановки задачи можно использовать разные подходы и технологии. В качестве примера рассмотрим технологии SMART и МАРСОВ.

Мотивация для сотрудников при постановке задачи

Постановка задач сотрудникам должна сопровождаться мотивацией. Иногда достаточно сказать пару ободряющих и напутственных слов подчиненному, иногда нужно приложить чуть больше усилий и предусмотреть материальное поощрение.

Рассмотрим такой пример. Руководитель отдела маркетинга ставит задачу одному из членов команды — разработать серию вебинаров для привлечения новых лидов.

Чтобы помочь специалисту подготовиться к выполнению задания, можно сказать что-то вроде:

«Работая над этой задачей, ты поможешь всей команде выполнить план по лидогенерации!»
«Поручаю эту задачу тебе, потому что ты один из самых ответственных специалистов и очень находчивый маркетолог!»

Другие примеры мотивационных формулировок:

«Работая над этой задачей, ты прокачаешь свои навыки и повысишь экспертность!»
«Благодаря этому наша компания займет лидирующие позиции, а ты получишь хорошую премию!»

Также стоит признать, что материальное поощрение — одна из лучших мотиваций. Если сотрудник получает достойную зарплату, премии и бонусы за успешное выполнение сложных задач, скорее всего, проблем с мотивацией не возникнет.

Попробуйте КСК.ServiceTeamwork.

Это онлайн-инструмент, созданный для управления бизнес-процессами в компании. Продукт состоит из четырех модулей, функционал которых позволяет полностью закрыть все потребности сотрудников, работающих над проектом.

Модули в КСК.ServiceTeamwork помогает экономить время, которое обычно тратится на переговоры и длительные совещания, ускорить и автоматизировать процесс постановки задач сотрудникам, а также сделать их выполнение более логичным и понятным. Исполнитель может распределять задачи в порядке приоритетности, а постановщик — отслеживать сроки и качество исполнения заданий.
Удобно, что все файлы, задачи, рабочие обсуждения и другая информация по проекту находится в одном хранилище. Сотрудники получают доступ к порталу с любого мобильного устройства и с любого места, что позволяет оперативно отреагировать на замечания, внести правки или взять новую задачу в работу.

Источник: www.kck.ru

Как ставить задачи сотрудникам: советы и примеры для руководителя

Почему одни задачи сотрудники выполняют, а с другими постоянно возникают проблемы? Анализ компании ZSC показывает, на продуктивную работу сотрудник тратит в среднем 3,5 часа из 8. Остальное время он занимается личными делами. Но как ставить задачи сотрудникам, чтобы они эффективно использовали рабочее время? Подготовили материал, из которого вы узнаете:

Про задачи-приказы и задачи-проблемы
Про цели по SMART для сотрудников
Как ставить задачи сотрудникам правильно
5 типичных ошибок в постановке целей и задач

Задачи-приказы и задачи-проблемы

Важно осознать, каждая задача — не приказ с предельно точной инструкцией. Если подойти к решению оптимально и творчески, результат превысит все ожидания.

Примеры задач-приказов

Отремонтируй принтер!
Срочно позвони Ивану Геннадьевичу!
Подготовь отчет за прошедшую неделю!

Последствия задач-приказов

Приказ — бездумное выполнение в узких рамках. Сказано — сделано. Человек выполняет задачу, не задумываясь, зачем и кому это нужно. Такой путь не ведет к развитию навыков и самостоятельности.

Сотрудник не нацелен на результат. Если что-то пошло не так, он не готов стараться усерднее и проявлять инициативу. В итоге не растет ни он сам, ни компания. Такой работник теряет всякую мотивацию, отсиживается в офисе от зарплаты до зарплаты и стремительно деградирует.

Альтернатива: задачи-проблемы

Позвольте сотруднику самому выбирать способ решения конкретной задачи и отвечать за результат. Поощряйте его удачный выбор. Это путь роста. Так сотрудник чувствует себя свободным, выполняет поставленные ему задачи без четких рамок от руководителя. Он осознает свой вклад, значимость для компании и коллектива.

Дело не в глобальных изменениях системы, а только в правильных словах и формулировках. Грамотно выстроив их, вы получаете команду сотрудников, готовых с энтузиазмом, рвением приступать к работе и выполнять даже самые сложные задачи.

Примеры задач-проблем

К обеду придет клиент, нужно отремонтировать принтер и распечатать маркетинг-кит.

Звонил Иван Геннадьевич, просил внести правки в макет.
Конверсия снизилась на 30%, мне важно выяснить причину.

Как грамотно ставить цели сотруднику

Начните с предыстории, расскажите, откуда и для чего важно выполнить текущую задачу.
Обозначьте суть задачи и условия выполнения.
Опишите следующие этапы работы и ответственных за выполнение.
Поставьте и обоснуйте сроки.
Объясните, почему задачу выполняет этот сотрудник, похвалите его сильные стороны.
Предложите вариант решения задачи, но предупредите, он не единственно верный.

Так ваша команда будет видеть всю картину. Он мотивирован выполнить задачу креативно, в срок и с полной ответственностью за результат. Такие сотрудники быстро развиваются, а компания идет вперед.

Цели по SMART для сотрудников

Если сформулировать задачу четко и ясно, достичь её гораздо проще. Разберем концепцию Smart-целей. SMART — это аббревиатура: S — Specific (конкретная), M — Measurable (измеримая), A — Achievable (достижимая), R — Relevant (значимая), T — Time Boand (ограниченная во времени).

Конкретизируйте задачи сотрудникам

Определите результат, которого хотите достичь.
Используйте глаголы, избегайте общих, неоднозначных формулировок.
Назначьте ответственных.
Уделите внимание деталям, особенно для формирования задач новичкам.

Неправильно: срочно написать статью об автоворонках.

Правильно: написать статью на 9500 знаков для блога “Практическое применение автоворонок” до 1 июня.

Определите меры результата

Цель должна быть измеримой. Обозначьте конкретные критерии: показатели, метрики и т.д. Используйте вопросы:

Когда будет понятно, что цель достигнута?
Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
Какое значение у этого показателя?

Неправильно: создать пару постов для социальных сетей.
Правильно: создать 2-3 поста для социальных сетей — сообщить об акции до конца недели и охватить не менее 5000 человек.

Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок

Реалистичность цели влияет на мотивацию сотрудника. Если ожидания слишком завышены, исполнитель теряет веру в себя.

Убедитесь, что у сотрудника достаточно времени, знаний и опыта для выполнения текущей задачи.
Проверьте наличие необходимых ресурсов (инструментов, информации, инвестиций).

Неправильно: поручить дизайнеру создать статью в блог.
Правильно: поручить копирайтеру текст для статьи, дизайнеру — иллюстрации и обратную связь по материалу о дизайне.

Убедитесь, что цель значимая

Задайте вопрос: “Какие выгоды для компании принесет решение поставленной задачи?” Если компания не получит выгоды, такая цель не принесет результатов, а только отнимет ресурсы.

Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели

Ничто так не ускоряет выполнение задачи, как приближение дедлайна.

Укажите срок завершения задачи.
Большую задачу разделите на этапы и соответствующие им дедлайны.
Контролируйте или назначьте ответственных за поэтапное выполнение.

Неправильно: Провести опрос постоянных клиентов в ближайшее время.
Правильно: Провести опрос постоянных клиентов до 10 июня. Список вопросов прилагается.

Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику

Поставьте четкую, конкретную задачу.
Назначьте ответственного.
Пропишите дедлайн.
Когда будет понятно, что цель достигнута?
Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
Какое значение у этого показателя?
Какие выгоды для компании принесет решение
поставленной задачи?
Все ли ресурсы есть для достижения цели в срок?

Как ставить задачи сотрудникам: примеры

Поручить менеджеру по продажам провести опрос всех постоянных клиентов компании до конца текущей недели. Список вопросов прилагается.
Назначить руководителя отдела продаж ответственным за ежедневную проверку скрипта продаж у каждого менеджера в начале рабочего дня.
Запросить у аналитика посещаемость сайта за последние 3 месяца.
Поручить директору разработку бонусной системы за перевыполнение плана продаж менеджерами до 4 июня.
Поднять оборот отдела продаж на $5000 до конца июля 2018 года.
Поручить копирайтеру макет презентации проекта “Новострой ЖК Павловский” для клиентов до 10 июня.
Поручить верстальщику разработать мобильную версию сайта компании до конца июня.
Запросить у бухгалтера отчет о выдаче заработной платы сотрудникам отдела продаж за последние полгода.

5 типичных ошибок в постановке целей и задач

При всем изобилии информации о постановке целей и уверенности в своей правоте, все мы продолжаем делать ошибки. Разберем самые распространенные.

Нереалистичные цели и задачи

Как правильно ставить задачи сотрудникам и контролировать выполнение?

Почему сотрудники не выполняют задачи даже тогда, как есть точный дедлайн и понятная цель? Почему даже угроза увольнением не добавляет подчиненным мотивации? Разбираемся в этих непростых вопросах и находим реально полезные ответы.

Каждый руководитель хотя бы раз сталкивался с проблемой, когда сотрудникам ставят дедлайн, а они его срывают. Иногда вся работы компании может замедлиться или даже застопориться, если коллектив регулярно саботирует рабочий процесс.

Почему это происходит? Как поставить задачу сотруднику так, чтобы не переживать за результат? Есть ли смысл увольнять старых и нанимать новых специалистов до тех пор, пока не соберется по-настоящему эффективная команда? Эффективный менеджер должен быть строгим?

Ответим в статье на все эти вопросы, а также соберем полезный чек-лист с действиями, которые помогут «достучаться» до сотрудников.

Почему сотрудники регулярно срывают дедлайны и не выполняют задачи? Проблема в мотивации или в чём-то другом?

Зачем тратить время, чтобы научиться правильной постановке задач?

Несколько лет назад были популярны тренинги по мотивации. Сейчас они практически сошли на нет. Почему? Потому что еще в 1908 году был установлен закон Йеркса-Додсона, который говорит о том, что лучшие результаты достигаются при среднем уровне мотивации.

Проще говоря, при том уровне, который есть у нас почти каждый день. Получается, что сотрудники работают с низкой отдачей не из-за проблем с мотивацией. Причины в чём-то другом. Но в чём же?

Она заключается в эффективной постановке задач. Неправильная постановка целей и задач с вероятностью в 99% обернется тем, что задача никогда не будет выполнена. Скорее всего, она попросту потеряет свою актуальность и про неё навсегда забудут.

Как же ставить задачи правильно? Здесь довольно много нюансов, поэтому мы выделили 5 главных советов, которые могут подтянуть эффективность и работоспособность команды в разы.

Но для начала давайте разберемся с тем, какими задачи вообще бывают? Это важно, потому что у них разные правила постановки, разные способы контроля и т. д.

Какими бывают виды задач?

Есть много классификаций, но проще и понятнее всего разделить все задачи сотрудника, отдела и компании на три вида:

Ежедневные

Это задачи, которые нужно выполнять каждый день или почти каждый день. Часто их называют рутинными. К примеру, менеджер отдела продаж должен ежедневно совершать 30 звонков клиентам по холодной базе.

С одной стороны, ежедневные задачи редко бывают сложными. Тем более, регулярные повторения превращают все действия специалиста в автоматизм.

Рутинные задачи отнимают очень много сил. Поэтому их проще автоматизировать, чем искать дополнительную мотивацию и заставлять себя

С другой стороны, многие сотрудники отбывают такие поручения, как повинность. Поэтому часто саботируют, откладывают под любым предлогом.

Их можно понять, потому что рутинные действия быстро убивают интерес и мотивацию сотрудников. А работа без интереса очень заметно сказывается на эффективности деятельности. Поэтому здесь мало только правильно сформулировать задачу.

Можно, конечно, установить тотальный контроль за менеджерами и серьезно штрафовать каждого за невыполнение плана. Это даст результат на короткий срок, но в дальнейшей перспективе всё вернётся на круги своя или станет ещё хуже.

Мотивация страхом работает недолго. Гораздо эффективнее облегчить сотруднику ежедневные задачи, забрать у него часть рутины и передать её автоматике.

Как это сделать? Например, с помощью интеграции виртуальной АТС с CRM-системой. После интеграции сотрудники смогут звонить в один клик прямо из карточки лида.

Система автоматически будет направлять заказчиков на персонального менеджера, с которым они уже работали раньше. При входящем звонке карточка нового клиентам будет создаваться автоматически.

Записи разговоров станут сохраняться автоматически. И это лишь самые основные плюсы интеграции. Работа менеджеров станет проще, они будут успевать больше. Руководитель получит развернутую аналитику от первого звонка до заключения сделки.

Текущие

Эти задачи появляются здесь и сейчас. К примеру, подошёл срок модернизации оборудования, нужно найти нового поставщика или нанять еще двоих сотрудников в штат.

Главная проблема выполнения текущих задач в том, что если они не являются жизненно важными, то часто начинает откладываться, что может привести к серьезным финансовым потерям и другим негативным последствиям.

Например, сотрудничество с одним из подрядчиков перестало быть таким же выгодным, каким было раньше. Нужно найти другого, но проходит год и ничего не меняется. Никто так не довёл дело до результата.

Прибыль упала, об это время от времени кто-то вспоминает, но ничего не происходит. Здесь правильная постановка целей и задач часто упирается в две преграды. Это смысл и понятные микро-задачи.

С одной стороны, исполнители не всегда понимают, зачем и насколько важно выполнить работу. С другой, не особо понятно, как именно к ней подступиться. С чего начать?

Правильно поставленная задача — это конкретная, понятная и измеримая задача. Будь она ежедневной, текущей или долгосрочной

Долгосрочные

Касаются развития всего бизнеса или отдельных больших проектов. К примеру, увеличивать выручку на 20% в год или открыть за 5 лет 10 филиалов в крупных городах России.

Главная беда таких задач в том, что в них зачастую мало конкретики, они абстрактные. Им не хватает четких формулировок. Исполнители точно не понимают, что именно и когда они должны сделать. Поэтому время идёт и ничего не происходит.

Главное условие достижения глобальных проектов — максимальное разбиение на понятные, простые и конкретные действия для разных исполнителей. Это отдельная большая работа, но если грамотно её расписать и организовать, огромный проект реализуется сам собой.

Нужно лишь изредка контролировать выполнение промежуточных целей.

Как правильно ставить задачи: 5 главных правил

Здесь мы подбираемся к вопросу, какие же универсальные правила помогут не просто повысить работоспособность коллектива на 5−10%, а коренным образом решат проблему постановки задач, их исполнения и контроля.

Правило №1: каждый специалист отвечает только за свой небольшой сектор работ

Если обязанности специалистов размыты и у каждого из них нет четкого плана на неделю или месяц, то как с них вообще можно что-то спросить?

Руководитель попросту не сможет конструктивно указать на недостатки одного отдельно взятого сотрудника в его работе. Как быть с отделом продаж, где 5 менеджеров по идее должны заниматься одним и тем же?

Можно ограничиться только индивидуальным планом для каждого. А можно распределить роли по сегментам. Например, в компании по продаже спецтехники один менеджер занимается только грузовиками, второй техникой для сельского хозяйства и т. д.

Правило №2: задачи нужно формулировать правильно и не смешивать их с проектами

Наверное, это одна из самых главных ошибок в деле управления сотрудниками и компанией в целом. Суть в том, что задачу в стиле: «обновить корпоративный сайт» очень тяжело выполнить.

Она абстрактная. Даже если поставить точный дедлайн, то кто, когда и чем должен заниматься? Всё дело в том, что перед нами вообще не задача, а проект. Это совсем разные вещи.

Правильная постановка управленческих целей и задач — это уже наполовину выполненный проект

Проект — это что-то большое, долгое и серьезное. Его навряд ли получится сделать за один день. А задача — это здесь и сейчас. На этой неделе, в крайнем случае. К примеру, правильно сформулированной задачей может стать такая: «организовать планерку по поводу переделки сайта».

Но и с этой задачей могут возникнуть сложности. Её можно упростить еще больше, чтобы избежать прокрастинации. К примеру, так: «поручить Лене организовать общее собрание сегодня в 15:00».

Правило №3: переместите задачи из головы в трекинг

Всё запомнить невозможно. Но многие руководители и простые сотрудники пытаются, забывают важное, расстраиваются и корят себя. А может ещё и получают критику от начальства.

Всего этого можно избежать, если переместить все этапы, правки и обсуждения по задачам из головы и блокнотов в специальные программы, которые называются трекерами задачи.

К примеру, Trello, JIRA или Яндекс.Трекер. Теперь все работы по промежуточным целям будут наглядно видны. А вместе с ними и проблемы, которые ведут к срыву сроков.

Правило №4: используйте SMART-метод или его составляющие при исполнении задач

Критерии SMART и сама методика были разработаны Джорджем Дораном ещё в 80-е годы прошлого века, но до сих пор актуальны и популярны. Технология устанавливает важнейшие составляющие правильной постановки задачи:

Конкретность. Как мы уже говорили, цель должна быть максимально точной и понятной для исполнителя. Не «позвонить клиентам», а «обзвонить клиентов, которые уже делали заказ у нас, чтобы рассказать о новых продуктах».
Измеримость. Речь идет о количественных показателях. Не «улучшить продажи», а «выйти на ежемесячный рост в 10%»
Достижимость. Крайне важно, чтобы сотрудники понимали, что у них хватит сил и средств выполнить эту задачу. Если она пугает их, скорее всего, они её будут откладывать до последнего.
Здесь часто помогает шаг разбить задачу на ряд более мелких действий. Да, этапов работы станет больше, но пройти их будет проще.
Релевантность. Задачи подчиненным не должны противоречить друг другу и быть значимыми. Если специалист не понимает, в чём смысл и какая будет польза от его действий, скорее всего, ничем хорошим это не закончится.
Ограничение в сроках. Конкретные дедлайны всегда необходимы. В противном случае, задачи без точных сроков будут раз за разом проигрывать задачам с ограниченным сроком исполнения.

Картина маслом: «За 5 минут до дедлайна»

Правило №5: формирование доверительной атмосферы в коллективе

На первый взгляд, это довольно общие слова. Но с другой стороны, если сотрудники боятся обращаться к начальству за разъяснениями, если в компании не принято просить помощи и диктуется принцип «умри, но сделай», то о какой продуктивной работе может идти речь?

По крайней мере, в долгосрочной перспективе.

Главные ошибки руководителей при постановке задачи

После обсуждения того, как поставить задачу сотруднику правильно, давайте посмотрим на типичные ошибки, которые допускают менеджеры и более вышестоящие руководители в этом деле.

Они думают, что подчинённые всегда сами должны догадаться, что точно имелось ввиду;
Точные дедлайны заменены на «скоро», «не так срочно», «быстро» и т. д.;
Начальники не считают нужным приводить примеры, чтобы лучше донести свою идею;
Нет проверки, насколько участники процесса правильно поняли задачу;
Сотрудники подвергаются жёсткой критике. Мотивация страхом работает только в краткосрочной перспективе. Но у неё слишком много «побочных эффектов». Например, подчиненные боятся уточнять подробности и теряют желание что-то делать вообще.

Как контролировать выполнение задачи, чтобы всё не пришлось переделывать?

Контроль лучше всего разбить на две составляющие. Во-первых, ввести промежуточный контроль результатов после выполнения каждой небольшой задачки в рамках проекта.

Это позволяет исправлять небольшие недочеты и ошибки быстро и просто, а не переделывать дорого и долго весь проект в финальной стадии его реализации.

Контролировать выполнение задачи и следить за исполнителем — это разные вещи. Руководитель помогает, а не надзирает за подчиненным

Во-вторых, вам помогут современные технологии. Мы уже говорили про CRM и трекеры, которые позволяют отслеживать эффективность сотрудников на каждом микро-этапе. Еще они помогают упростить постановку управленческих целей и задач, разгрузить голову всем участникам процесса.

К примеру, простая и быстрая интеграция виртуальной телефонии в CRM-систему компании позволяет убрать из работы сотрудников многие рутинные задачи, которые раньше отнимали у них время и силы.

А руководитель получает развернутую аналитику по каждому сотруднику для корректировки его работы и результатов.

Как же ставить и контролировать задачи правильно? Итоговый чек-лист

Нужно разделять задачи, цели и проекты. Задача — это то, что можно сделать здесь и сейчас или в обозримой перспективе. Управление проектом — это более высокий уровень, который требует других действий ;
Руководителю нужно убедиться, что сотрудник правильно его понял, у исполнителя есть знания, навыки и время для решения задачи. У каждой задачи должен быть точный дедлайн;
Лучше следить за атмосферой в коллективе и отказаться от жесткой критики, которая убивает инициативу в подчиненном и желание сделать работу хорошо. Контролируйте выполнение задания вместо поиска эффективных способов приструнить расслабившийся коллектив.
Большинство рутинных действий в деле постановки задач и контроля их выполнения можно автоматизировать. Для этого есть CRM-системы, трекеры, умная виртуальная телефония, системы отслеживания ошибок и т. д.

Эффективная команда профессионалов, которой можно делегировать любую задачу и не бояться за конечный результат, выстраивается не муштрой или бесконечным подбором новых сотрудников до победного.

Она сама создается тогда, когда отточены механизмы работы с проектами и задачами, когда исполнители понимают, что они делают и зачем, когда у них всегда есть возможность получить обратную связь в процессе.

В таком коллективе не нужно искать какой-то путь к достижению успеха, стратегическая цель постепенно сама становится реальностью.

* Приобретение телефонных номеров возможно только после верификации личности по паспорту гражданина РФ и заключения договора оказания услуг связи.

Источник: plusofon.ru