Как учесть аванс по зарплате при УСН

У большинства бухгалтеров есть устоявшееся название для зарплаты за первую половину месяца — «аванс». К сожалению, это тот случай, когда игра словами приводит к печальным последствиям. И только реформа НДФЛ в 2023 г. заставила, наконец, их задуматься о том, что что-то они понимают и делают не так.

Почему зарплата — не аванс?

ТК РФ не содержит таких терминов как «аванс» и «получка» (последнее понятие широко применялось в обиходе в СССР). Оплата за труд согласно ТК РФ всегда называется заработной платой. И это принципиально важно, потому что произвольно подходить к оплате первой половины месяца (естественно, как и второй) нельзя.

Ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца.

На эти «рельсы» перешло большинство работодателей и не удивительно — такие требования были еще в КЗоТ (в Кодексе законов о труде — предшественнике ТК РФ). Однако широкое распространение в постсоветской России такой график выплат зарплаты приобрел только в последние 10-15 лет.

Как начислить аванс по зарплате в 1С 8.3 Бухгалтерия

Но вот беда: что подразумевается под «заработной платой» многие не задумываются. А ведь имеется в ст. 129 ТК РФ четкое определение — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе, за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Как видим, закон однозначно увязывает исчисление зарплаты с отработанным временем (выполненной работой), а также включает в нее доплаты, надбавки и стимулирующие выплаты.

Выходит, что нельзя за первую половину месяца волевым решением определить размер выплаты (какая бы логика или договорные условия ни закладывались), а расчет по данным табеля учета рабочего времени и с учетом выплат, отличных от оклада (тарифной ставки), отложить на конец месяца. Организация учета труда должна обеспечивать полноценный расчет, как за первую, так и за вторую половину месяца. Форма табеля учета рабочего времени (например, унифицированные формы Т-12, Т-13) предусматривает по прошествии половины месяца подведение подытога отработанного времени. Эти данные нужно обязательно использовать при начислении зарплаты за первую половину месяца.

Говоря же об «авансе», работодатель нередко теряет связь с нормами ТК РФ о заработной плате, что может привести (и приводит) к дискриминации в сфере труда, ухудшению трудовых прав работников (см. Письма Минтруда России от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 20.03.2019 № 14-1/В-177, от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765 и др.). Ведь, например, устанавливая аванс в фиксированной сумме или в процентах от оклада, с применением какого-то коэффициента к окладу и т. п., ему не уследить за тем, чтобы зарплата каждого работника за первую половину месяца всякий раз была гарантировано не ниже требуемой законом величины.

Как платить аванс по зарплате в 2023 году? #советникпроф

Минтруд России (см. Письма от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 20.03.2019 № 14-1/В-177) поясняет, что при определении размера выплаты заработной платы за первую половину месяца необходимо учитывать оклад (тарифную ставку) работника за отработанное время, а также надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей) (например, компенсационная выплата за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы и другие).

Выплаты стимулирующего характера, которые начисляются по результатам выполнения показателей эффективности, оценка которых осуществляется по итогам работы за месяц, а также выплаты компенсационного характера, расчет которых зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца (например, за сверхурочную работу, за работу в выходные и нерабочие праздничные дни), могут производиться при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц.

Формально при каждой выплате зарплаты работодатель обязан выдавать работнику расчетный листок (часть 1 ст. 136 ТК РФ), хотя Минтруд России в Письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 признал, что общепринятой практикой при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, является выдача расчетных листов с указанием начисленной месячной заработной платы.

Отчётность в СФР, ФНС и другие госорганы удобно подготовить, отредактировать и отправить через сервис электронной отчётности «Онлайн-Спринтер».

Сроки выплаты

Конкретная дата выплаты заработной платы не должна отстоять более чем на 15 календарных дней от дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ).

Это означает, что за первую половину месяца выплата должна производиться не позднее последнего дня месяца, а за вторую — с 1 по 15 число следующего месяца.

При этом сроки премирования можно безнаказанно смещать, если требуется время на то, чтобы оценить показатели, на основе или с учетом которых начисляется такая стимулирующая выплата. Работодателю следует мотивировать свой подход в локальном нормативном акте (например, в положении о премировании) (Письма Минтруда от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532, от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293, от 21.06.2020 № 14-1/ООГ-9132).

Нарушение работодателем срока выплаты заработной платы влечет необходимость уплаты работнику денежной компенсации в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ). Как видим, даже если выплатить зарплату в срок, но не в полном объеме, компенсация работнику все равно причитается.

• на должностных лиц от 10 000 до 20 000 ₽;
• на ИП от 1 000 до 5 000 ₽;
• на юридических лиц от 30 000 до 50 000 ₽.

За повторное нарушение штраф может доходить до 100 000 ₽.

А могут ли оштрафовать, если за первую половину месяца выплатить зарплату больше или раньше, чем надо? Тогда ведь получится, что за вторую будет меньше и/или не будут соблюдены сроки выплаты. Найти ответ на этот вопрос, занимающий многих бухгалтеров, не сложно.

Достаточно понимать природу санкций: они призваны не допустить ухудшения положения работника по сравнению с тем, что гарантирует ему ТК РФ. Выплачивая за первую половину месяца больше, чем получилось по расчету, или с опережением сроков выплаты, установленных локальным нормативным актом, работодатель не дискриминирует работника, а, значит, и не рискует быть привлечен к ответственности. Так же на это смотрит и Минтруд России (см. Письмо от 26.07.2019 № 14-1/В-582).

Период учета расходов на оплату труда

В целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ затрат на оплату труда и не зависят от даты фактической выплаты (п. 1, п. 4 ст. 272 НК РФ). Например, в июне 2023 года работникам начислена годовая премия за 2022 г. Сумма относится к расходам месяца начисления, т.е. июня 2023 г.

Налогоплательщики, применяющие УСН и избравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, учитывают расходы на оплату труда в момент погашения задолженности перед работником путем списания денежных средств с расчетного счета работодателя или выплаты из кассы (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В бухучете организации затраты на оплату труда признаются расходами в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты (п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Эти положения незыблемы и даты признания расходов на оплату труда (в том числе, за первую половину месяца), установленные в главе 25 «Налог на прибыль организаций», главе 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ, а также применительно к бухучету, не имеют никакого значения для целей налога на доходы физических лиц.

Дата получения дохода для целей НДФЛ и страховых взносов

Начиная с налогового периода 2023 г. дата получения дохода в виде заработной платы по правилам главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ приходится на день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (ст. 223 НК РФ). При этом не важно за какую половину месяца выплачивается зарплата, а важно лишь в каком месяце это происходит — к тому месяцу и относится доход. Например, зарплата за первую половину апреля 2023 г., выплаченная 25 апреля, будет доходом апреля, а зарплата за вторую половину этого месяца, выплаченная 10 мая 2023 г. — доходом мая.

НДФЛ удерживается налоговым агентом непосредственно при выдаче (перечислении) дохода — при каждой выплате, — т. е., применительно к зарплате как за первую, так и за вторую половину месяца (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При начислении страховых взносов закономерности другие: дата осуществления выплат и иных вознаграждений определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (п. 1 ст. 424 НК РФ); взносы рассчитываются по итогам каждого календарного месяца (п. 1 ст. 431 НК РФ).

Таким образом, например, зарплата как за первую, так и за вторую половину апреля 2023 г., выплаченная, например, соответственно, 25 апреля и 10 мая, будет считаться доходом апреля применительно к страховым взносам.

Источник: taxcom.ru

Как перечислять зарплату, аванс и НДФЛ в 2023 году: новые правила

Согласно закону все работодатели обязаны перечислять заработную плату сотрудникам как минимум каждые полмесяца. Выплата за первые две недели (аванс) обязательна. Можно выплачивать заработную плату и чаще, это не запрещено.

Важно! Даже если работник подаст заявление о перечислении зарплаты одной выплатой в месяц, нарушать данное правило нельзя.

Правило касается всех работников, оформленных по трудовым соглашениям.

Подрядчикам по договорам гражданско-правового характера следует перечислять денежные средства в сроки, прописанные в самом договоре.

Когда нужно перечислять зарплату

Зарплату за месяц необходимо выплатить до 15 числа следующего месяца. Аванс — до последнего дня текущего месяца.

Конкретные даты работодатель предусматривает сам с учетом того, чтобы от зарплаты до аванса перерыв составил не дольше 15 дней. Допускаются незначительные смещения из-за праздничных и выходных дней.

Выбранные даты закрепляются в локальных документах либо в самих трудовых соглашениях. Необходимо прописывать точные даты, а не периоды времени.

Когда дата выпадает на выходной, деньги перечисляются накануне.

Закон разрешает закреплять разные даты для разных отделов и должностей. Также для вновь принятых работников работодатель вправе ввести внеочередной аванс.

Важно! В отношении ряда выплат закон предписывает самостоятельные сроки перечисления. Это:

• Отпускные. Выдать их нужно за три рабочих дня до ухода в отпуск.
• Расчет при увольнении. Перечисляется в день увольнения.

Как рассчитать аванс в 2023 году

В ТК правил по подсчету аванса не прописано. Согласно разъяснениям Министерства труда его размер не должен быть меньше оплаты за отработанное по факту время.

Используется две разновидности аванса: расчетный и фиксированный. В обеих ситуациях для подсчета суммы берется оклад и постоянные доплаты, надбавки. Не суммируются месячные, квартальные и годовые премии.

Параметры

Расчетный аванс

Фиксированный аванс

По отработанному по факту времени либо по выработке за период. Если лицо не работало в первую половину месяца, тогда аванс не уплачивается

В твердом размере либо в виде процента от оклада. Даже если лицо не работало первые две недели месяца, фиксированный аванс будет перечислен

Равняется МРОТ, исчисленному за отработанный период

МРОТ + зарплата, рассчитанная из оклада либо расценок за полмесяца

Достаточно сложные бухгалтерские расчеты, размер авансов отличается от месяца к месяцу

Возможны переплаты в связи с отпусками и больничными в первые полмесяца. Если они значительны, возвращать их можно только частями: до 20 % с одной выплаты. Если работник уволится и его расчет при этом не достигнет суммы переплаты, взыскать остаток уже не получится

Не может возникнуть переплаты работникам

Простые бухгалтерские расчеты, одинаковый размер аванса ежемесячно

В случае, если с зарплаты удерживаются взыскания по исполнительным листам, работодатель вправе взимать их и с авансовых выплат, и с окончательного расчета. Удержанные суммы следует перечислить в адрес получателя не позднее трех дней с момента выплаты денег сотруднику.

Правила подсчета аванса необходимо зафиксировать в трудовых договорах либо во внутренних документах. Они не обязательно должны быть одинаковыми для всех сотрудников.

Используя функционал СБИС, вы легко сможете настроить расчет аванса для конкретного лица, департамента либо в рамках всего предприятия. Программа сама подсчитает итоговые суммы.

Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО

Единая отлаженная система заменит несколько разных программ. Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО — это бухгалтерский, налоговый, складской и производственный учет, зарплата и кадры, все виды отчетности, ЭДО, маркировка, ОФД и онлайн-касса.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса

Днем получения дохода для целей НДФЛ с 2023 года признается день его выплаты. Поэтому необходимо удерживать подоходный налог в том числе и с аванса (не важно, расчетного или фиксированного), а не только со второй части зарплаты.

Фиксированный аванс следует предусмотреть в сумме не меньше ½ суммы оклада до уплаты НДФЛ.

В какие сроки уплачивать НДФЛ с зарплаты

Подробнее в таблице:

Дата удержания НДФЛ

Последний день уплаты НДФЛ

С 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего

28 число текущего месяца

Последний рабочий день в году

Порядок перечисления НДФЛ в бюджет зависит от предусмотренных работодателем сроков выплаты зарплаты.

Когда НДФЛ будет считаться уплаченным

Работодатель вправе выбрать один из способов уплаты НДФЛ:

• Вместе с единым налоговым платежом (ЕНП). Для этого до 25 числа текущего месяца необходимо сформировать специальное уведомление об исчисленных налогах для ЕНП.
• Самостоятельными платежными поручениями на соответствующий КБК (если уведомление ранее не направлялось).

В любой из этих ситуаций деньги зачисляются на единый налоговый счет. Налог считается внесенным в бюджет, когда ФНС провела зачет денежных средств с единого счета на НДФЛ.

Обратите внимание на два новшества:

• С 29 мая 2023 года действует приоритет для списания задолженности и текущих платежей по НДФЛ с ЕНС.
• С 29 июня 2023 года при наличии денег на ЕНС зачет в счет НДФЛ пройдет автоматически в течение одного дня после направления уведомления о зачете на данный налог. Рекомендуем не сдавать такие уведомления заранее.

Какая ответственность установлена за задержку выплаты зарплат

• Работодатель не перечисляет аванс.
• Между выплатами проходит существенно больше полумесяца.
• С момента выплаты до истечения расчетного периода проходит более 15 дней. К примеру, зарплата перечисляется 20 числа следующего месяца.
• Аванс меньше, чем сумма, которая положена по расчету за первые полмесяца.

Размеры взысканий за задержку выплаты зарплаты:

Кто привлекается к ответственности

Штраф, руб.

Штраф при повторном нарушении, руб.

Источник: saby-sbis.ru

Расчет и выплата аванса по заработной плате в программе 1С:Бухгалтерия

Порядок выплаты аванса может быть задан как для всей организации (порядок выплаты будет одинаковый для всех сотрудников организации), так и индивидуально для каждого сотрудника. Выбор производится в настройках учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты) на закладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса. В настройках по умолчанию указано, что размер аванса Общий для всех сотрудников и расчет аванса производится Процентом от оклада в размере 40% (при необходимости данные можно изменить). Способ расчета Процентом от оклада подразумевает собой расчет аванса процентом от всех начислений, назначенных сотруднику в плановом порядке.

Если порядок выплаты аванса у сотрудников отличается, установите переключатель в положение Устанавливается индивидуально каждому сотруднику, тогда способ расчета и размер аванса можно будет задать индивидуально для каждого сотрудника документами учета кадров: Прием на работу, Кадровый перевод (раздел Зарплата и кадры — Кадровые документы). При указании способа расчета аванса Фиксированной суммой размер аванса указывается в рублях, при указании способа расчета Процентом от оклада — в процентах.

Внимание

Ведомости на выплату аванса с датой после 01.01.2023 не будут заполняться сотрудниками, для которых были указаны способы расчета аванса Фиксированной суммой и Процентом от тарифа. Расчет аванса за период с 2023 года всем сотрудникам организации будет производиться способом Расчетом за первую половину месяца (независимо от ранее указанного способа расчета аванса).

Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам

Получить консультацию

Расчет аванса по заработной плате производится с помощью документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры — Все начисления).

1. В поле от укажите дату регистрации документа в информационной базе.
2. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, выберите ту, сотрудникам которой необходимо рассчитать аванс.
3. В поле Месяц укажите месяц, за который будет рассчитываться аванс.
4. Поле Подразделение заполните, если необходимо рассчитать аванс конкретного подразделения.
5. Установите переключатель в положение Аванс.
6. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Заполнение производится по всем сотрудникам организации (указанного подразделения) с учетом способа расчета, указанного для организации или сотрудника. При начислении аванса исчисляется НДФЛ (с учетом вычетов) на планируемую дату выплаты аванса, которая указывается в настройке расчета зарплаты (раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — ссылка Порядок учета зарплаты — закладка Зарплата). Если выплата аванса произойдет в другой день, то доход и НДФЛ автоматически переучтутся на фактическую дату выплаты (ручные корректировки не нужны). При расчете аванса учитывается количество занимаемых ставок сотрудником. Например, сотрудник работает на полставки и ему назначен в плановом порядке оклад за полную ставку в сумме 60 000 руб. и ежемесячная премия в сумме 20 000 руб. Аванс назначен в размере 40% от оклада. По сотруднику будет рассчитан аванс в сумме 16 000 руб. (80 000 руб. * 0,5 * 40%).
7. Кнопка Провести и закрыть.

В бухгалтерском учете суммы рассчитанного аванса и НДФЛ отражаются только при окончательном расчете за месяц.

Выплата аванса производится с помощью документов Ведомость в банк, Ведомость в кассу (раздел Зарплата и кадры – Ведомости в банк или Ведомости в кассу) (вид документа выбирается в зависимости от способа выплаты зарплаты).

В указанных документах в поле Вид выплаты укажите характер выплаты Аванс, установив переключатель в соответствующее положение. Кнопка Заполнить. Суммы к выплате будут рассчитаны с учетом рассчитанного НДФЛ с аванса (колонка НДФЛ). Налог с аванса удерживается на дату выплаты (дата документов Выдача наличных, Списание с расчетного счета).

Для анализа расчета и выплаты аванса предназначены отдельные специализированные отчеты – Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца), Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца), Расчетный листок (за первую половину месяца) (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате).

В расчетном листке за первую половину месяца можно увидеть сумму аванса, НДФЛ и ведомость выплаты аванса.

В справке о доходах сотрудника сумма аванса включена как отдельный доход (доход включен в справку в январь, т. к. дата выплаты аванса – 27.01.2023), указаны суммы исчисленного и удержанного налога, отражены вычеты.

При окончательном расчете зарплаты за месяц с помощью документа b>Начисление зарплаты рассчитанные в аванс суммы не будут учтены, зарплата будет начислена за полный месяц. Но в этом нет задвоения. Теперь при регистрации суммы дохода для целей исчисления НДФЛ дополнительно формируется отрицательная сумма дохода на сумму ранее рассчитанного аванса. Получается, что положительная сумма дохода на всю начисленную зарплату за месяц и отрицательная сумма дохода на сумму ранее рассчитанного аванса равно доходу за вторую половину месяца.

Далее при выплате зарплаты программа рассчитает сумму с учетом ранее выплаченного аванса и удержанного налога с него.

В расчетном листке за месяц (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) можно увидеть общую начисленную сумму зарплаты за месяц, НДФЛ и ведомости выплаты зарплаты за первую половину месяца и за вторую.

В справке о доходах сотрудника аванс и зарплата за вторую половину месяца будут выделены как отдельные доходы. Зарплата за вторую половину месяца выплачена 06.02.2022, доход будет включен в февраль.

Источник: set-r.ru